SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria

Transcripción

1 SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria Proceso: Gestión Financiera CONTENIDO I. Objetivo 279 II. Alcance 279 III. Políticas 279 IV. Desarrollo y responsabilidades 279 V. Referencias 284 VI. Formatos N/A VI. Histórico de Revisiones 285 VI Firmas de Autorización de mayo de de 394

2 I. Objetivo Verificar que los movimientos de efectivo efectuados en el Departamento de Caja por los ingresos recibidos y gastos efectuados en el día, se encuentren contabilizados, de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos. II. Alcance Verificar que el 100% de los ingresos recibidos y pagos efectuados, se encuentren registrados en la contabilidad dentro del periodo contable al que corresponden. III. Políticas Recibir diariamente de la Dirección de Egresos (Departamento de Caja) el paquete de documentos diarios que ampara los pagos efectuados en el día; así como, reintegros en efectivo y cheques cancelados. IV. Desarrollo y responsabilidades Encargado de Validación de registro Electrónico de Cancelación de Pasivo, Inversiones, Transferencias Bancarias 1. Recibe del Departamento de Caja el paquete diario de documentos que se tramitan para su pago. 2. Revisa que la relación de documentos enviados por el Departamento de Caja, coincida con los documentos físicos. 3. Devuelve copia con hora y firma de recibido al departamento de Caja de la Relación de Documentos. 4. Entrega al Encargado del procedimiento de Validación de Registro de Cuentas por Cobrar a Estudiantes, Ingresos, Reintegros en Efectivo e Intereses, los documentos correspondientes a reintegros en efectivo y cheques cancelados. 5. Revisa si el paquete contiene copias de nóminas express de la región Xalapa y copias de Fax de las regiones pagadas con la cuenta bancaria Express de mayo de de 394

3 6. Fotocopia la relación de documentos enviados, para su archivo y para entrega de nómina express. 7. Valida que los números de cheques e importe de las nóminas coincidan con el reporte numérico de cheques emitidos de la región Xalapa y en caso de faltar alguna de las nóminas señala con la letra N para indicar que no se recibió. 8. Valida que los totales de las nóminas por cuenta bancaria coincidan con los totales señalados en el Reporte Detalle de Movimientos por Cuenta, en caso de no coincidir, se informa verbalmente al Departamento de Caja, quien corrige y sustituye el Reporte mencionado. 9. Procede a entregar al Encargado de la importación y Validación del registro de Sistemas externos emisión cancelación y reposición de nómina, copia de las nóminas express de la Región Xalapa junto con el Reporte numérico de cheques emitidos de la Región Xalapa y las fotocopias de Fax de las regiones, anexando la tira sumatoria que ampara los totales por emisión y serie que envía el Departamento de Caja y copia de la relación de documentos donde se mencionan. 10. Revisa la Cédula que contiene los pagos brutos y netos de las nóminas pagadas en cada quincena, por regiones y tipos de nómina, cuyos datos deben de coincidir con los Resúmenes de cheques por zonas y total U.V. 11. Compara los datos anteriores contra Detalle de Movimientos Diarios por cuenta. Si existen diferencias, se comunica verbalmente al Departamento de Caja. 12. Turna los reportes mencionados en los puntos 7 y 8 a la encargada de la importación y Validación del Registro de Sistemas externos emisión cancelación y reposición de nomina. PÓLIZAS O 13. Fotocopia Reporte de Pagos del día que contenga información de las cuentas de PROMEP moneda nacional y dólares, indica los importes en dólares que le corresponden a cada cheque y el número del mismo, y entrega a solicitud del Encargado de Conciliación de Fideicomisos dólares y Moneda Nacional. 14. Fotocopia las pólizas de cheque que corresponden a pagos de PROMEP que son cheques manuales de la cuenta de PROMEP o mecanizados cuando se pagan de la cuenta de Gastos U.V. y conserva para envío a solicitud de la Dirección General de Desarrollo Académico, para su comprobación de gastos ante la SEP. La póliza cheque original se entrega a las secciones correspondientes. 15. Imprime pólizas contables de pago que se identifican con una O en la opción de FWGREPO del SIIU y anexa soportes en cada una. 13 de mayo de de 394

4 16. En caso de pagos al Extranjero elaboran cheque manual que origina póliza contable O, se separa la ficha de cargo por comisión que cobra el banco y se anexa a su respectiva póliza O. CHEQUES CANCELADOS 17. En caso de contener el paquete cheques cancelados del día cuyos originales anexan, realiza los siguientes pasos: a) Consulta e imprime la opción FGIDOCR del SIIU para verificar si existe póliza de cancelación del cheque en el sistema contable. En caso de no existir informa verbalmente al Departamento de Caja para su investigación. b) Imprime las pólizas cheque originadas por la emisión y por la cancelación del mismo, CHK y CCK respectivamente. c) Verifica el registro en la póliza contable que inicia con C y que canceló el gasto, se anexa el cheque original a la póliza mencionada y la póliza contable C inicial de pago y se intercala en el paquete. d) En el caso de los cheques cancelados físicamente y que no se reflejan en el registro contable, se elabora una Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), en donde con cargos y abonos por un centavo, solo para que se incorpore el dato del cheque cancelado en la contabilidad. e) Elabora Pólizas de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01). f) Turna al jefe de departamento para firma y para recibir autorización del Director. g) Llena formato Control de Póliza para Registro (DGRF-C-FI-09) y turna para captura al encargado de cierre contable y emisión de Estados Financieros y Reportes (Capturista), para su registro, asignando el número de referencia S. 18. Imprime pólizas contables que se identifican con una G y! que se anexan a los reportes de transferencias a Vicerectorías y otros pagos. 19. En los casos de fichas de depósitos al Fideicomiso del SAR, se fotocopian apara anexar al Reporte de pagos del día. DEPOSITOS SAR 20. Turna a la Secretaria Ejecutiva, originales de las fichas de depósitos al Fideicomiso SAR, junto con el oficio de informe al Banco que elabora el Departamento de Caja y de pagos de impuestos. Secretaria Ejecutiva 13 de mayo de de 394

5 21. Conserva originales en el archivo de la Dirección de Contabilidad. NÓMINAS Y CHEQUES MANUALES DE PENSIÓN ALIMENTICIA 22. Recibe de la Dirección de Egresos (Departamento de Caja) pólizas contables identificadas con J, con soporte de las pólizas cheque y nominas elaboradas manualmente por pagos de pensión alimenticia. 23. Valida el registro contable. 24. Fotocopia y entrega al Encargado de Importación y Validación del Registro de los Sistemas Externos, Emisión, Cancelación y Reposición de Nómina (Pagos en Exceso) original de las nóminas complementarias, copia al carbón de la póliza cheque elaborada manualmente y fotocopia de la póliza contable J. REPOSICIÓN DE CHEQUES DE SUELDOS. 25. Recibe de la Dirección de Egresos (Departamento de Caja) pólizas contables J, con su soporte documental y el Formato de Reposición de Cheque (DGRF-C-FI-12) y cheque original cancelado por las siguientes causas: a. Por fecha vencimiento b. Por daño físico del cheque c. Por robo o extravío anexando el reporte de bloqueo emitido por el Banco. 26. Valida el registro contable, si existen errores, se informa al Jefe de Departamento de Afectación Contable, para solicitar por medio de oficio se efectúen las aclaraciones pertinentes. 27. Intercala las pólizas en el paquete diario. TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS E INVERSIONES 28. Recibe de la Dirección de Egresos (Departamento de Caja) pólizas contables J impresas, con los formatos de transferencias de banco a banco que soportan dichas pólizas. 29. Valida el registro contable, si existen errores, se informa al Jefe de Departamento de Afectación Contable, para solicitar por medio de oficio se efectúen las aclaraciones pertinentes. 30. Valida que las inversiones en valores correspondan a la cuentas e importes señalados. MOVIMIENTOS POR DEUDA ENTRE FONDOS. 13 de mayo de de 394

6 31. Recibe de la Dirección de Egresos (Departamento de Caja) pólizas contables J anexando como soporte oficio de instrucción para que realice transferencias de cuentas de un fondo a otro. 32. Valida el registro contable, si existen errores, se informa al Jefe de Departamento de Afectación Contable, para solicitar por medio de oficio se efectúen las aclaraciones pertinentes. PÓLIZAS CONTABLES C 33. Revisa que coincidan con la relación de documentos del día. 34. Revisa si hay documentos con cargo al Fondo PROMEP y se entregan copias al Encargado de Conciliaciones Bancarias (Fideicomisos en M. N. y Dólares) 35. Se archivan en el paquete diario de documentos al cual correspondan. REPORTE DE MOVIMIENTOS POR CUENTA 36. Verifica que la salida de las cuentas del PROMEP y la cuenta bancaria de Divisas que vienen en el Reporte de Pagos del día, coincidan con los importes del Reporte de Detalle de Movimientos por Cuenta; así como, de otros proyectos como Cambio Climático y DIPROCAFE. 37. Clasifica las pólizas C, G,! J y O y llena Formato de Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11) y lo turna al Encargado del Archivo documental de ingresos, gastos y prestaciones. 38. Separa del paquete de documentos, el Reporte de Pagos del Día con original de documentos emitidos y copia del Formato de Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11) y entrega a la Secretaria Ejecutiva. Secretaria Ejecutiva 39. Recibe el Reporte de Pagos del Día y archiva Encargado del Archivo documental de ingresos, gastos y prestaciones 40. Recibe y verifica los documentos contra Formato de Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo. (DGRF-C-FI-11) 41. Firma de recibido y entrega al Encargado de Validación de registro Electrónico de Cancelación de Pasivo, Inversiones, Transferencias Bancarias. 13 de mayo de de 394

7 V. Referencias 1. Norma ISO 9000:2000 (Fundamentos y Vocabulario) 2. Instructivo del Proceso para Documentar Sistemas de Gestión de la Calidad (DOM-GE-II-01) 3. Manual de Procedimientos Administrativos apartado 1 al 4 4. Procedimiento Emisión de Cheques de Sueldos Xalapa (DGRF-E-FI-06) 5. Procedimiento Cierre Contable y Emisión de Estados Financieros y Reportes (DGRF-C-PI-09) 6. Procedimiento Conciliaciones Bancarias (DGRF-C-PI-11) 7. Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) 8. Control de Póliza para Registro (DGRF-C-FI-09) 9. Paquete Diario de Documentos para su entrega al archivo (DGRF-C-FI-11) VI. Formatos No aplica 13 de mayo de de 394

8 VII. Histórico de revisiones No. de Revisión Fecha de modificación Sección o Pág. modificada Descripción de la modificación 1 Abril del 2008 Todo Se da de baja el procedimiento anterior y se sustituye completamente por el presente documento. VIII. Firma de autorización Autoriza Fecha de autorización 9 de Mayo de 2008 C.P. Ma. Antonieta Salvatori Bronca (nombre y firma) 13 de mayo de de 394