Apertura de Cuentas Bancarias para el Pago de Nómina Electrónica

Transcripción

1 Página: 1 de 13 PROCEDIMIENTO: Apertura de Cuentas Bancarias para el Pago de Nómina Electrónica OBJETIVO: Agilizar el pago oportuno a los servidores públicos del Instituto, así como a los pensionados y pensionistas, mediante la apertura de cuentas bancarias para el pago de nómina electrónica. ALCANCE: Aplica al personal adscrito a la Sección de Dispersión del Departamento de Egresos, que es responsable de tramitar y controlar la apertura de cuentas bancarias de los servidores públicos, pensionados y pensionistas. REFERENCIAS: Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, Título Tercero, Sección Cuarta, Capitulo III, Sección Primera, artículo 67. Gaceta del Gobierno, 3 de enero de 2002, reformas y adiciones. Reglamento Interior del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, Capítulo V, Artículo 18, fracción VIII. Gaceta del Gobierno, 8 de septiembre de Manual General de Organización del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, Apartado VII, Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, 203F50000 Coordinación de Finanzas, 203F51000 Dirección de Administración Financiera, 203F51200 Subdirección de Tesorería, 203F51202 Departamento de Egresos. Gaceta del Gobierno, 7 de octubre de RESPONSABILIDADES: El Departamento de Egresos es la unidad administrativa responsable de realizar la apertura de cuentas bancarias para el pago de nómina electrónica. El Jefe del Departamento de Egresos deberá: - Firmar oficio de envió del listado de altas de cuentas bancarias y remitirlo al Departamento de Administración de Personal para el trámite correspondiente.

2 Página: 2 de 13 El Jefe de la Sección de Dispersión del Departamento de Egresos deberá: - Recibir y verificar las solicitudes de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria. - Determinar si los datos de la solicitud son correctos e informar al personal encargado del trámite si este presentara errores u omisiones en la documentación soporte. - Recibir relación, contratos de apertura de las cuentas bancarias, tarjeta de débito, NIP S y verificar si corresponden a las solicitadas. El de la Sección de Dispersión deberá: - Capturar los datos de las solicitudes por banco solicitado. - Imprimir las relaciones de apertura de cuentas bancarias y enviar junto con el soporte documental a la institución bancaria. - Capturar el número de cuenta bancaria de los pensionados y pensionistas en el sistema de nómina electrónica. - Elaborar oficio e imprimir relación de cuentas bancarias del servidor público, y enviar el documento al Departamento de Personal para ser capturado en el sistema de nómina electrónica. - Determinar si las solicitudes de apertura de cuenta bancaria corresponden al Valle de México o al personal del Valle de Toluca. - Integrar paquete, elaborar relación y enviar al Titular de la Unidad de Atención al Derechohabiente Naucalpan los contratos de apertura de cuentas, las tarjetas de débito y los NIP S - Elaborar relación de los contratos por institución bancaria. - Atender a los pensionados, pensionistas y servidores públicos del Valle de Toluca y entregarles copia del contrato de apertura de cuenta bancaria, la tarjeta y el NIP. Los Titulares de las Unidades de Atención al Derechohabiente Toluca y Naucalpan deberán: Enviar a la Sección de Dispersión del Departamento de Egresos las solicitudes de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria, junto con la documentación soporte de los pensionados o pensionistas que soliciten su pago de la pensión por nómina electrónica. Informar a los pensionados o pensionistas la devolución de las solicitudes de Autorización para altaapertura de cuenta o tarjeta bancaria que presentaron errores y entregarles una nueva solicitud para el llenado correspondiente. El Titular de la Unidad de Atención al Derechohabiente Naucalpan deberá: Entregar los contratos de apertura de cuenta bancaria, así como las tarjetas y los NIPS a los pensionistas y pensionados del Valle de México. Remitir a la Sección de Dispersión del Departamento de Egresos, los contratos originales debidamente autorizados por los pensionados o pensionistas para su pago de la pensión por nómina electrónica.

3 Página: 3 de 13 DEFINICIONES: Institución Bancaria: Pagador Habilitado: Pensionado: Pensionista: Servidor público: Tarjeta de débito: Institución con la cual se mantiene relación mediante un contrato bancario. Servidor público del Instituto con puesto nominal de base designado por el titular de su unidad médico administrativa como pagador habilitado. Servidor público retirado del servicio, a quien en forma específica la Ley de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, le reconoce esa condición. Persona que recibe el importe de una pensión, originada por tener el carácter de familiar o dependiente económico del servidor público o del pensionado fallecido. Persona que desempeña un empleo, cargo o comisión al servicio del estado. Tarjeta bancaria de plástico en la cual se realiza el depósito de la nómina electrónica. INSUMOS: Solicitud de Autorización para alta- apertura de cuenta o tarjeta bancaria RESULTADOS: Entrega de la tarjeta de débito y el contrato de apertura de cuenta. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Pago de nómina. POLÍTICAS: 1) Las Unidades de Atención al Derechohabiente Toluca y Naucalpan remitirán las solicitudes de los contratos de apertura de cuenta con la documentación soporte al Departamento de Egresos y darán seguimiento a las mismas para su notificación a los solicitantes. 2) La apertura de cuentas bancarias se realizará única y exclusivamente con los bancos contratados por el Instituto.

4 Página: 4 de 13 3) La Sección de Dispersión del Departamento de Egresos entregará los contratos, las tarjetas de débito y los NIP S de los pensionados, pensionistas y servidores públicos del Valle de Toluca. 4) La Unidad de Atención al Derechohabiente Naucalpan proporcionará a los pensionados y pensionistas del Valle de México el contrato, la tarjeta (plástico) y el NIP (Número de Identificación Personal) para el pago de la nómina electrónica. 5) Las Tarjetas de débito serán tramitadas para el personal de base, así como para los pensionados y pensionistas que presenten su credencial de elector. 6) Cuando el pensionado o pensionista que solicite el pago de nómina electrónica, y no cuente con su credencial de elector, se tramitará mediante tarjeta de pago (monedero electrónico), con la credencial de afiliación al ISSEMYM.

5 Página: 5 de 13 DESARROLLO: No. UNIDAD ADMINISTRATIVA 1 Departamento de Egresos / Jefe de Sección ACTIVIDAD Recibe de los pagadores habilitados de las unidades médico administrativas y de los titulares de las Unidades de Atención al Derechohabiente (Toluca y Naucalpan) las solicitudes de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria, copia de la credencial de elector y copia de un comprobante domiciliario en caso de no tener actualizado el mismo; de los servidores públicos, pensionados y pensionistas que solicitan su pago por nómina electrónica, verifica los datos de la solicitud con la documentación presentada y determina: Son correctos los datos de la solicitud? 2 Departamento de Egresos / Jefe de Sección 3 Pagador Habilitado y/o Titular de la Unidad de Atención al Derechohabiente 4 Servidor Público / Pensionado o Pensionista 5 Pagador Habilitado y/o Titular de la Unidad de Atención al Derechohabiente No son correctos los datos Informa verbalmente y devuelve de manera económica al pagador habilitado, o persona encargada del trámite la documentación que presente algún error u omisión de información. Recibe de manera económica las solicitudes de apertura de cuenta junto con la documentación soporte, se entera del motivo de la devolución, cancela la solicitud e informa al servidor público, pensionado o pensionista solicitante que deberá elaborar una nueva solicitud de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria, la cual entrega para el llenado correspondiente, retiene documentación soporte. Recibe nueva solicitud de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria, requisita nuevamente con la información correcta y entrega. Recibe la solicitud de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria debidamente requisitada, extrae y anexa la documentación soporte y la envía nuevamente al Departamento de Egresos. Se conecta a la operación no.1. 6 Departamento de Egresos / Jefe de Sección Si son correctos los datos Entrega las solicitudes de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria junto con la documentación soporte al de la Sección de Dispersión.

6 Página: 6 de 13 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA 7 Departamento de Egresos / ACTIVIDAD Recibe las solicitudes de Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria junto con la documentación soporte, captura los datos de las mismas por banco solicitado e imprime las relaciones, anexa a éstas, el soporte documental (copia de la credencial de elector, copia de comprobante domiciliario, en su caso), entrega a la Institución Bancaria. 8 Institución Bancaria Recibe la relación de las solicitudes de apertura de cuentas bancarias junto con la documentación soporte, emite los contratos de apertura de cuenta en original y copia, las tarjetas de débito junto con los NIP S los relaciona y turna al Jefe de la Sección de Dispersión del Departamento de Egresos, obtiene acuse de recibo y archiva. 9 Departamento de Egresos / Jefe de la Sección 10 Departamento de Egresos / 11 Departamento de Administración de Personal / Titular 12 Departamento de Egresos / Recibe la relación junto con los contratos de apertura de las cuentas bancarias solicitadas en original y copia, las tarjetas de débito y los NIPS, revisa el contenido de la información y verifica que correspondan a las solicitadas, archiva la relación y entrega el resto de la documentación al para su trámite correspondiente. Recibe los contratos de apertura de cuentas bancarias en original y copia junto con las tarjetas de débito y los NIPS, revisa el nombre del titular y captura el número de cuenta bancaria del pensionado o pensionista en el sistema de nómina electrónica, elabora oficio y listado, recaba firma del Jefe del Departamento de Egresos, y envía al Titular del Departamento de Personal. Recibe oficio y listado, firma acuse de recibo en copia de oficio y devuelve y se conecta a su procedimiento interno. Recibe acuse de recibo y archiva. Revisa en las solicitudes de apertura de cuenta el lugar de pago y determina: Corresponden al Valle de México o al personal del Valle de Toluca?

7 Página: 7 de 13 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA 13 Departamento de Egresos / 14 Unidad de Atención al Derechohabiente Naucalpan/Titular ACTIVIDAD Corresponden al Valle de México Integra el paquete con los contratos de apertura de cuentas, las tarjetas de débito y los NIPS, elabora relación de envío de los mismos a la unidad de atención al derechohabiente Naucalpan para los pensionados y pensionistas y a los pagadores habilitados de las unidades médico administrativas para los servidores públicos y entrega, obtiene acuse de recibo en copia de la relación y archiva. Se conecta a la operación no.19. Recibe relación junto con los contratos de apertura de cuentas, las tarjetas de débito y los NIPS, de los pensionados y pensionistas así como de los servidores públicos del Valle de México, revisa el contenido de la información, archiva los documentos y espera. 15 Pensionista o pensionado Acude a la Unidad de Atención al Derechohabiente y solicita su tarjeta para el pago de nómina electrónica. 16 Unidad de Atención al Derechohabiente Naucalpan/Titular Atiende al pensionado o pensionista, le solicita su credencial de elector, extrae original y copia de su contrato de apertura de cuenta bancaria, obtiene firma de recibido en el contrato original, le entrega la copia del contrato junto con su credencial de elector, la tarjeta y el NIP, archiva los contratos originales. 17 Pensionista o pensionado Recibe copia del contrato de apertura de cuenta bancaria junto con su credencial de elector, la tarjeta y el NIP, se retira y se conecta al procedimiento de Pago de Nómina en la operación no Unidad de Atención al Derechohabiente Naucalpan/Titular Elabora relación de contratos de apertura de cuenta bancaria entregados a los pensionados o pensionistas, anexa a los contratos originales y turna al Departamento de Egresos. (Sección de Dispersión), obtiene acuse de recibo en la copia de la relación y archiva. Se conecta a la operación no Pagador Habilitado Viene de la operación no.13. Recibe relación junto con los contratos de apertura de cuentas en original y copia, las tarjetas de débito y los NIPS, de los servidores públicos adscritos a la unidad médico administrativa del Valle de México, revisa el contenido de la información, archiva la relación, espera a que el servidor público acuda a recoger su tarjeta. 20 Servidor público Acude con el pagador habilitado de la Unidad Médico Administrativa y solicita su tarjeta.

8 Página: 8 de 13 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD 21 Pagador Habilitado Atiende al servidor público, se entera de la petición, le entrega copia del contrato, la tarjeta y el NIP, obtiene firma de recibido en el contrato original. 22 Servidor Público Recibe copia del contrato, la tarjeta y el NIP, se retira y se conecta al procedimiento de Pago de Nómina en la operación no Pagador Habilitado Elabora relación de contratos firmados por los servidores públicos, adjunta a los contratos originales y mediante relación los envía al Departamento de Egresos, obtiene acuse en la copia de la relación y archiva. 24 Departamento de Egresos / Jefe de Sección 25 Departamento de Egresos / 26 Departamento de Egresos- 27 Servidor Público, Pensionista o pensionado Viene de la operación no.18. Recibe relación junto con los contratos de apertura de cuenta bancaria originales debidamente firmados por los pensionados y pensionistas, así como de los servidores públicos del Valle de México, revisa que los contratos remitidos correspondan a los registrados en la relación, archiva la relación y entrega los contratos al. Recibe los contratos de apertura de cuenta bancaria originales debidamente firmados por los pensionados y pensionistas, así como de los servidores públicos, elabora relación de los mismos por institución bancaria, anexa los contratos y entrega a la Institución Bancaria, obtiene acuse en copias de la relación de envío de los contratos de apertura de cuentas bancarias y archiva. Corresponden al Valle de Toluca Archiva momentáneamente los contratos, las tarjetas y los NIP S y espera a que se presente el servidor público, pensionado o pensionista para su entrega correspondiente. Acude a la Sección de Dispersión del Departamento de Egresos y solicita la entrega de su tarjeta para el pago de nómina electrónica. 28 Departamento de Egresos- Sección de Dispersión/ 29 Servidor Público, Pensionado o Pensionista Atiende a los pensionados y pensionistas así como a los servidores públicos y les solicita su credencial de elector, extrae su contrato de apertura de cuenta bancaria en original y copia y se lo entrega para firma. Recibe el contrato de apertura de cuenta bancaria en original y copia, firma de autorizado y devuelve.

9 Página: 9 de 13 No. UNIDAD ADMINISTRATIVA 30 Departamento de Egresos / 31 Servidor público, Pensionado o Pensionista ACTIVIDAD Recibe el contrato de apertura de cuenta bancaria en original y copia debidamente firmado por los pensionados y pensionistas así como de los servidores públicos, devuelve su credencial de elector y le entrega copia del contrato, la tarjeta y el NIP, retiene los contratos originales. Se conecta a la operación no.25. Recibe su credencial de elector junto con la copia del contrato de apertura de cuenta bancaria, la tarjeta y el NIP y se retira. Se conecta al procedimiento de Pago de Nóminas, en la operación no.29 y 55.

10 Página: 10 de 13 MEDICIÓN: Indicador para medir la capacidad de respuesta del procedimiento. No. de solicitudes de apertura de cuentas bancarias atendidas mensualmente No. de solicitudes de apertura de cuentas bancarias recibidas mensualmente X 100 = porcentaje de solicitudes de apertura de cuentas bancarias gestionadas durante el mes REGISTRO DE EVIDENCIAS: Las relaciones de las solicitudes de apertura de cuentas por institución bancaria, así como la documentación generada durante el procedimiento se archivan y resguardan en el expediente de apertura de cuentas bancarias de la Sección de Dispersión. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: Nombre del formato Clave Autorización para alta-apertura de cuenta o tarjeta bancaria /10

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12 Página: 12 de 13 Nombre del formato: AUTORIZACIÓN PARA ALTA - APERTURA DE CUENTA O TARJETA BANCARIA. Objetivo: Obtener la autorización de los servidores públicos y pensionados para la apertura de su cuenta bancaria, a fin de que le sea proporcionado su pago de sueldo o pensión mediante tarjeta. Distribución y Destinatario: Original: Se integra al expediente de aperturas de cuentas bancarias en la Subdirección de Tesorería. No. Concepto: Descripción: 1 a de de 20 : Anotar en el primer espacio el día, en el segundo espacio el mes y en el tercer espacio el año en que se requisita la autorización. 2 Tipo de derechohabiente: Anotar con una X el tipo de derechohabiente que otorga la autorización: servidor público, pensionado o pensionista. 3 Estado civil: Indicar con una X el estado civil del servidor público o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria o tarjeta para su pago de nómina o pensión. 4 R.F.C.: Escribir el Registro Federal de Contribuyentes del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria. 5 Institución bancaria: Anotar el nombre del banco seleccionado por el servidor público, pensionista o pensionado para el depósito de su nómina o pensión. 6 Cuenta o número de tarjeta: Registrar el número de cuenta o de tarjeta bancaria en la cual se realizará el depósito de la nómina del servidor público o pensión del pensionista o pensionado. 7 Clave ISSEMyM: Anotar la clave de afiliación al ISSEMyM del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria. 8 Nombre: Registrar el apellido paterno, apellido materno y nombre (s) del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria para su pago de nómina o pensión. 9 Domicilio: Asentar el nombre de la calle, número exterior e interior, así como la colonia donde se ubica el domicilio del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de cuenta bancaria.

13 Edición: Primera MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS Página: 13 de 13 No. Concepto: Descripción: 10 Municipio: Anotar el nombre del municipio donde se ubica el domicilio del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria. 11 Ciudad o población: Indicar el nombre de la ciudad o población donde se ubica el domicilio del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria. 12 C.P: Anotar el código postal del domicilio del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria. 13 Teléfono: Anotar el número telefónico del domicilio del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria. 14 Lugar de pago: Indicar el nombre de la unidad médico administrativa o pagaduría, donde el servidor público, pensionista o pensionado recibe el pago de su nómina o pensión. 15 Beneficiario (s): Anotar el apellido paterno, apellido materno y nombre(s) de los beneficiarios del servidor público, pensionista o pensionado que autorizó la apertura de la cuenta bancaria. 16 Parentesco: Indicar el parentesco de los beneficiarios registrados por el servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria. 17 Porcentaje: Asentar el porcentaje de aportaciones asignado a cada uno de los beneficiarios del servidor público, pensionista o pensionado que realizó la apertura de la cuenta bancaria. 18 Nombre y firma: Asentar el nombre y firma del servidor público, pensionista o pensionado que autoriza la apertura de la cuenta bancaria para el depósito de su nómina o pensión. 19 Recibí tarjeta: Anotar el nombre y firma del servidor público, pensionista o pensionado al momento de recibir su tarjeta, nip y contrato en caso de apertura de cuenta.