Persona Responsabilidad Autoridad. Autorizar la solicitud de anticipos de prestaciones, prestamos. Verificar el otorgamientodescuentos

Transcripción

1 Versión vigente No. 02 Fecha: 09/09/10 1. PROPÓSITO: Establecer los lineamientos para solicitar anticipos de prestamos. 2. ALCANCE: Aplica a todo el personal universitario. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Persona Responsabilidad Autoridad Secretario de Administración Director de Recursos Financieros Jefa de Cuentas por Cobrar Autorizar la solicitud de anticipos de prestaciones, prestamos. Verificar el otorgamientodescuentos de los préstamos solicitados o, en su caso, realizarlos. Coordinar el trámite de anticipo de préstamos. Autorizar los préstamos. Aprobar los criterios establecidos para otorgar anticipos de préstamos. No aplica. Solicitar préstamo ante la o el sindicato correspondiente. No aplica. 4. NORMATIVIDAD APLICABLE: LEY DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO (UAEM) TITULO PRIMERO Art. 8 TITULO CUARTO Art. 24 Fracciones I, IV, V y XIV TITULO QUINTO Art. 38

2 ESTATUTO UNIVERSITARIO DE LA UAEM TÍTULO QUINTO DE L ADMINISTRACIÓN Y PATRIMONIO UNIVERSITARIOS CAPÍTULO III DEL PRESUPUESTO Y PATRIMONIO Art. 137 Art. 139 Art. 140 LEY FEDERAL DEL TRABAJO Artículo 353-U REGLAMENTO DEL PERSONAL ACADÉMICO Art. 5o. CONTRATO COLECTIVO SUTESUAEM TITULO CUARTO DE LAS COMISIONES MIXTAS CAPITULO VI COMISIÓN MIXTA DE PROTECCION AL SALARIO Cláusula 44. Cláusula 49. Cláusula POLÍTICAS: El presente procedimiento debe ser aplicado por todos usuarios que soliciten el servicio. Lo prestamos deberán ser autorizados por el Secretario de Administración o, en su caso, por el Director de Recursos Financieros. La información que la Unidad de Cuentas por Cobrar archiva para su control, solo la resguarda durante un mes, posteriormente la turna al Archivo de la. 1. Se deberá otorgar préstamos a todos los empleados académicos, administrativos y de confianza, cuando exista causa de fuerza mayor debidamente respaldada y/o comentada al Secretario de Administración de la U. A. E. M. 2. Todos los préstamos realizados a los empleados universitarios, deberán estar liquidados a más tardar al 31 de diciembre del año en curso salvo autorización expresa de Secretaría de Administración con renovación de pagaré por el importe pendiente de liquidar. 3. La autorización de préstamos al personal universitario deberá estar respaldada mediante la firma de un comprobante de salida en efectivo y un pagaré firmado por el Secretario de Administración y/o Director de Recursos Financieros de la U. A. E. M.

3 6. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCEDIMIENTO: Secretaría de Administración Dirección de Recursos Financieros Unidad de Cuentas por Cobrar INICIO 1 El interesado solicita préstamo a la Secretaría de Administración (de manera verbal o vía telefónica). Estableciendo la fecha y forma de pago (Pago directo, Nómina General o Nómina Confidencial) 2 Se entera, en su caso autoriza, e informa a la Dirección de Recursos Financieros. 3 Se entera e informa a la Unidad de Cuentas por Cobrar. Proporcionando los datos del interesado. 4 Se entera, elabora Comprobante de salida en efectivo (0-2) y Pagaré (0-3), registra datos en sistema (Excel) para verificar control de saldos a fin de mes. Archiva para su control (1) de la Ficha y los demás documentos los turna al Área de Cuentas por Pagar. A

4 Archivo Área de Cuentas por Cobrar Departamento de Tesorería Unidad de Cuentas por Cobrar A 5 Recibe Ficha (0,2), Pagaré (0-3), elabora Póliza-Cheque (0-2) y turna todo al Tesorería. 6 Recibe Ficha (0,2), Pagaré (0-3) y Pólizacheque (O-2). Recaba firmas del en Pagaré (0-3) y en la Póliza (2). Entrega Póliza (0) al, turna (1,2) de ésta junto con (0,2) de la Ficha al Archivo y el Pagaré (0-3) a la Unidad de Cuentas por Cobrar. 7 8 Recibe Póliza (1,2) y Ficha (0,2) y archiva para su control. B Recibe pago junto con Póliza-cheque (0). Posteriormente cambia Póliza, realiza gastos y tiempo después acude a la Unidad de Cuentas por Cobrar para obtener Pagaré (0-3) una vez que haya realizado los pagos correspondientes. Conecta paso 16.

5 Dirección de Recursos Financieros Unidad de Cuentas por Cobrar Dirección de Recursos Humanos Tesorería B 9 Recibe Pagaré (0-3) y archiva temporalmente que el interesado acuda por él. Verifica forma de pago y determina: Si es pago en efectivo, espera que el interesado acuda a pagar a Tesorería. Si es pago vía Nómina General, elabora oficio (0-2) y turna a la Dirección de Recursos Humanos para que realicen los descuentos correspondientes. Si el pago es vía Nómina Confidencial, verifica que el Director de Recursos Financieros Realice descuentos. 10 Nómina Confidencial Forma de pago Pago Directo 15 Elabora Póliza en sistema financiero y realiza descuentos en el Sistema. Conecta con paso Recibe (2) del Oficio de solicitud de descuentos vía nómina y archiva para su control. Nómina General 11 Elabora Oficio (0-2) de solicitud de descuentos vía nómina y turna (O,1) a la Dirección de Recursos Humanos y (2) a la Dirección de recursos Financieros. 14 Recibe (1) del Oficio de solicitud de descuentos vía nómina y archiva para su control. 13 Recibe (0-2) del Oficio de solicitud de descuentos vía nómina. Firma de recibido en (2) y turna junto con (1) a Cuentas por Cobrar. Archiva (0) para su control. Realiza los descuentos correspondientes en el sistema. Conecta con paso 15. Elabora recibo de pago (0-2), recaba firma en (2) y archiva para su control. Turna (1) a la Unidad de Ingresos y (0) al. C 16 Recibe (0) del recibo de pago. Y turna a la Unidad de Cuentas por Cobrar. D

6 Unidad de Cuentas por Cobrar Tesorería Unidad de Ingresos D C Verifica que el interesado haya terminado de pagar su adeudo o, en su caso, obtiene recibo de pago (0), registra fecha de pago y número de recibo en pagaré (1) y devuelve Pagaré (O) y Recibo de Pago (O) documentos al interesado. Archiva para su control pagaré (3e). 20 Recibe (0) del recibo de pago (si fue préstamo a través de pago directo) o, en su caso, pagaré (0) (si fue a través de descuento vía nómina) y archiva para su control. 18 Recibe (1) de Póliza de ingresos y archiva para su control. Recibe (1) del recibo de pago y Póliza de ingresos (O-1), firma en (1) de ésta última y tuna a Tesorería Archiva para su control. FIN

7 7. GLOSARIO: Salida en efectivo. Implica la salida real de dinero. Pagaré. Promesa unilateral escrita que hace una persona, por la cual se compromete a pagar a otra, o a su orden, una determinada suma de dinero en una fecha determinada. Presupuestación. Corresponde al Consejo Universitario normar, dictaminar y opinar sobre el control del gasto universitario y, al Rector, garantizar su buena administración, ejecución y evaluación. S.U.T.E.S.U.A.E.M. Sindicato Único de Trabajadores y Empleados al Servicio de la Universidad Autónoma del Estado de México. F.A.A.PA.U.A.E.M. Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico de la Universidad Autónoma del Estado de México. Copia. Documento que se refiere a una reproducción de un original o de un modelo, generalmente son de colores (azul, rosa, amarillo) o de ciertas características que se distinguen fácilmente del original. Ejemplar. Documento que indica cada una de las copias sacadas de un mismo original o modelo, son del mismo color que el original, por lo que es difícil diferenciar uno de otro. Fotocopia. Es documento que indica una fotografía instantánea de un documento obtenida directamente sobre papel a través de una copiadora. 8. ANEXOS: Pagare 9. REVISIÓN HISTÓRICA: Número de Revisión Fecha de Revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio 01 16/10/ /09/10 Actualización de formato Actualización