Procedimiento para el cobro de muestras y análisis clínicos de usuarios y derechohabientes de la UADY

Transcripción

1 Página: 1 de OBJETIVO Realizar el cobro de los Usuarios y Derechohabientes de la UADY que acuden a la Facultad de Química para realizar análisis clínicos. 2.- ALCANCE A todos los usuarios y Derechohabientes de la UADY que requieran un servicio de laboratorio clinico 3.- POLÍTICAS Todo usuario deberá de: Realizar el pago de sus estudios en el área de cobro Cubrir la totalidad del costo y/o anticipo de los análisis solicitados en efectivo, tarjeta de crédito, debito o cheque Tener impreso el sello de pagado cuando cubran la totalidad de los análisis a realizar Tener impreso el sello de anticipo cuando se cubra una parte de la totalidad de sus estudios a realizar y el sello de pagado cuando salde dichos estudios Lllenar el formato de Requisitos para Facturación Electrónica en caso de que el usuario requiera factura por primera vez. Todo Derechohabientes de la UADY deberá de: Entregar sus pases a Recepción para que le realicen sus análisis. La recepcion deberá de: Entregar los pases de los derechohabientes de la Uady al de Cobro para solicitar el pago de los analisis realizados a la Coordinacion General de Salud por medio de Interuady.

2 Página: 2 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para el cobro de muestras y análisis clínicos de usuarios y derechohabientes de la UADY de cobro de recepción sanitario Inicio Realizar cobro de comprobante de pago T1 Se realiza el cobro total NO T2 Si Descuentos Anticipos, saldos Descuentos, Anticipos, saldos Descuentos, anticipos, saldos Se requiere factura? Si Facturación No T3 Cobro correcto? NO T4 SI Reembolsos Reembolsos Derechohabiente UADY? Si Cobro del derechohabiente UADY NO T5 Corte de Caja T6 Fin

3 Página: 3 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Descripción de la actividad detallada 1.1. El usuario entregará al de Cobro sus dos Solicitudes de Pago especificando el tipo de pago a realizar. (Efectivo, cheque o pago por terminal). El de Cobro imprimirá dos copias del Comprobante de Pago de Solicitud y pondrá en ambos comprobantes el sello de pagado entregando un comprobante de pago al usuario con la autorización del de Cobro y el otro para control en el depto. de contabilidad. Registro de Calidad T1 Realizar el cobro del comprobante de pago de Cobro Nota: Si por alguna circunstancia no se pudiera imprimir el comprobante de pago, se pondrá el sello de pagado en la Solicitud de Pago con la autorización del de Cobro en la solicitud que se le entrega al usuario Los pagos de los usuarios de comunidad y/o los derechohabientes de la UADY con pase de pago parcial de la Coordinación General de Salud (estudios de laboratorio), que hayan solicitado un estudio adicional se documentarán en el formato de Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad. F-FQUI-LAC-68 F-FQUI-LAC-77 F-FQUI-LAC-78 F-FQUI-LAC En caso de que hubiera muestras urgentes después del cierre de caja se podrá emitir la orden para sus análisis ese mismo día y el pago se reflejara en el corte del día siguiente En los módulo de la Unidad Universitaria de Insercion Social San Jose Tecoh (UUIS) y Fénix los químicos de cada modulo recibirán lo recaudado en manos de las personas de la recepción (de cada modulo) con el formato Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad, quienes firmaran de recibido y entregado respectivamente; después los químicos entregarán al

4 Página: 4 de 14 Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Descripción de la actividad detallada responsable de cobro lo recibido de los recepcionistas de cada modulo, junto con una copia del formato que firmaron y las solicitudes de pago para que se capturen en el sistema de laboratorio; además el responsable de cobro checará que los importes de las solicitudes sean los mismos que tienen puestos en el formato y que el dinero que está recibiendo sea el correcto; una vez capturado pondrá el sello de pagado en el comprobante. Registro de Calidad En caso de que se haya observado algún error, se notifica a los químicos asignados en cada modulo para que hagan las correcciones pertinentes y se sustituyan los formatos. Nota: Se le dará una copia del comprobante de pago con el visto bueno del responsable de cobro (o persona asignada) junto con una solicitud de pago al químico de la UUIS para que en la recepción de la UUIS puedan entregárselos al usuario, y en el caso del modulo del Fénix si el sistema no funcionara se enviará una copia de los comprobantes de pago con la solicitud de pago para entregárselos al usuario además de que se sacará una copia de la solicitud de pago para entregárselo al encargado de la recepción para su resguardo Una vez que el responsable de cobro (o persona asignada) captura en el sistema lo que se recaudo en la UUIS llenará un nuevo formato de Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad para que el químico asignado del modulo le firme el formato de que le está entregando al responsable de cobro (o persona asignada) el dinero que entro por los análisis realizados en el modulo quien firmará de recibido y el químico de entregado, y cada uno se quedara con una copia del formato; en caso del modulo del Fénix el químico asignado le entregará al responsable de cobro el formato para que firme de que está recibiendo lo recaudado en el módulo y el químico de

5 Página: 5 de 14 Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Descripción de la actividad detallada Registro de Calidad entregado, quedándose igual cada uno con una copia El responsable Sanitario firmara las solicitudes de pago que contengan algún descuento Se podrá aplicar un descuento del 25% a los usuarios que presenten su credencial del INAPAM, 50% a hijos, esposo(a) y padres del personal de la Facultad y jubilados, 25% a demás parientes y 15% a las muestras de maquila que se procesan en la Facultad En caso de que algún descuento no esté estipulado lo podrá autorizar el Secretario Administrativo y/o el Sanitario. T2 Descuentos, Anticipos y Saldos Sanitario, Cobro y Recepción 2.4. En caso de que el usuario manifieste no poder pagar en el momento de sus estudios el costo total de los mismos podrá pagar un anticipo mínimo del 70% y saldarlos al momento de la entrega sus resultados. Nota: Se le pedirá referencias para su localización Si el usuario viene a pagar su saldo después del cierre de caja deberá acudir al departamento de contabilidad para que le entreguen su comprobante de pago y presentarlo a recepción para que le puedan sus resultados. F-FQUI-LAC-79 Nota: El pago se registrara al día siguiente de su elaboración Se llevará un control de anticipos y saldos en el formato Control de Pagos de Anticipos y Saldos del Laboratorio Clínico, que se modificará cuando se realice algún movimiento y se imprimirán dos copias, uno para el responsable de cobro y el otro para recepción, debidamente firmados por ambos.

6 Página: 6 de 14 Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Descripción de la actividad detallada Registro de Calidad 3.1. Si el usuario de comunidad o derechohabiente de la UADY con pase de pago parcial de la Coordinación General de Salud (estudios de laboratorio), solicita factura por primera vez, se le entregará el formato de Requisitos para Facturación Electrónica que deberá de llenar en ese momento con todos los datos que se piden Para los usuarios que ya estén dados de alta en el sistema de contabilidad deberán de proporcionar datos a quien se le elaborará factura para poder identificarlo y verificar si los datos proporcionados anteriormente son correctos. En caso de que cambie algún dato tendrán que llenar otra vez el formato de Requisitos para Facturación Electrónica con los datos correctos. T3 Facturación de Cobro Notas: Para realizar la factura, deberá haber cubierto el pago total de sus análisis en una sola exhibición (No se realizarán facturas por anticipos y saldos). Las personas físicas deberán de dar necesariamente su CURP Las facturas se enviarán por correo electrónico, por lo que los usuarios de comunidad o derechohabiente de la UADY con pase de pago parcial de la Coordinación General de Salud (estudios de laboratorio), deberán de proporcionar necesariamente el correo electrónico al que se enviará dicha factura Se llevará el control de las facturas en el formato de Control de Facturas de Servicio a la Comunidad En caso de que alguna dependencia de la UADY solicite F-FQUI-LAC-76 F-FQUI-LAC-85 Recibo Inter- UADY de Ingresos Propios

7 Página: 7 de 14 Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Descripción de la actividad detallada una factura, se le realizará un Recibo Inter-UADY de Ingresos Propios. Registro de Calidad Nota: La elaboración de las facturas y recibo Inter-UADY estarán a cargo del departamento de contabilidad. 4.1.En el modulo de la Inalámbrica así como en el Fénix, si el usuario solicita el reembolso de sus estudios y realizó el pago por efectivo, se le solicitará su Comprobante de Pago de Solicitud para cancelarlo y se efectuará al momento la devolución, antes del cierre del día En caso de que el pago se haya realizado por tarjeta de crédito o debito se le solicitará su Comprobante de Pago de Solicitud para cancelarlo y se realizará la cancelación de la operación por medio de la terminal bancaria antes de que se realice el corte de de la terminal. F-FQUI-LAC-84 T4 Reembolsos de Cobro y Recepción 4.3. Si por alguna razón hay algún reembolso después del corte de la terminal, la gestión estaría cargo del depto. de contabilidad. Nota: Los reembolsos se podrán realizar antes de la toma de muestra; cuando haya pagado un anticipo por estudios a realizar no se podrá aplicar el reembolso. F-FQUI-LAC En el caso del modulo UUIS, el encargado de realizar el reembolso será el departamento de recepción especificándolo en el formato Relación de Análisis Clínicos Entregados proporcionando una copia al de Cobro La forma de cobro al derechohabiente de la UADY es por medio del Recibo Inter-UADY de Ingresos Propios, que se genera en el depto. de contabilidad. Recibo Inter- UADY de Ingresos Propios

8 Página: 8 de 14 Tarea/ Decisión T5 Descripción (nombre) Cobro del derechohabiente de la UADY de Cobro Descripción de la actividad detallada 5.2. La recepción entregará al de Cobro los pases que se hayan recepcionado tanto en la Coordinación General de Salud como en los módulos de la Inalámbrica y Fénix que se hayan realizado en el día para que el departamento de contabilidad realice lo pertinente al cobro de los mismos. Registro de Calidad F-FQUI-LAC-66 Nota: Cuando hayan pases pendientes se anotarán en un formato Control de Pases Pendientes (A resguardo de recepción) y lo firmara el de Cobro una vez que la recepción le entrega el pase Para las Instituciones de la UADY que soliciten alguna factura se le realizará el recibo Inter-UADY por el departamento de contabilidad Al finalizar la jornada del día se imprime el Corte de Caja del sistema de laboratorio y se verifica el consecutivo de los folios emitidos. F-FQUI-LAC-48 Nota: Los folios que tengan descuento deberán de estar firmados por el Sanitario y/o por el secretario administrativo en su caso. F-FQUI-LAC-81 F-FQUI-LAC-77 T6 Corte de caja de Cobro 6.2. Se llevará el formato Control de Folios del Laboratorio Clínico, en donde se llevará el inicio y final de los folios emitidos por día, para verificación Se reporta lo cobrado por terminal, cheque y efectivo en el formato Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad, los cuales se llenarán especificando el tipo de ingreso en efectivo, cheque y/o terminal, descuentos, facturas, liquidaciones, anticipos, saldos y otras situaciones que pudieran ocurrir. F-FQUI-LAC-80 F-FQUI-LAC-78 F-FQUI-LAC-03 F-FQUI-LAC-84 F-FQUI-LAC-68

9 Página: 9 de 14 Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Descripción de la actividad detallada 6.4. En el corte diario del sistema de laboratorio se verificarán las órdenes emitidas así como los pases recepcionados anotando el tipo de ingreso en efectivo y/o terminal, descuentos, facturas, liquidaciones, anticipos, saldos que se hubieran generado en el día. Registro de Calidad 6.5. Se archivará la documentación anexando el Corte de Caja del día del sistema de laboratorio, el formato de Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad del modulo de la Inalámbrica, las solicitudes de pago, comprobantes de pago de solicitud de todos los módulos (incluyendo los exentos y cancelados), los formatos de Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de San José Tecoh y modulo Fénix y los recibos Inter-UADY Facultad de Química de los pases generados en el sistema de laboratorio, para entregar al departamentos de contabilidad Se saca una tira de la suma total de lo recaudado en cada modulo identificando el pago por terminal, cheque y/o efectivo, y se anexa a los demás documentos para la entrega al depto. de contabilidad El dinero cobrado en efectivo se deposita en caja fuerte en el departamento de contabilidad para su depósito en la cuenta del banco asignado Se llena la Hoja Estadística de Estudios, especificando cada uno de los movimientos que se realizaron en el dia, en cada uno de los módulos de toma de muestras.

10 Página: 10 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) Nombre del documento Lugar de almacenamiento MGC-CIPLADE-CC-01 Manual de Gestión de Calidad (Externo) Página de internet de la UADY 7.- CONTROL DE REGISTROS Identificación Nombre del registro Lugar de almacenamiento de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros F-FQUI-LAC-03 Recibo Inter-UADY Facultad de Química Depto. de cobro 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-23 Relación de Análisis Clínicos Entregados Área de Recepción de recepción 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-48 Hoja Estadística de Estudios Depto. de cobro 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-66 Control de Pases Pendientes Área de Recepción de recepción 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-68 Solicitud de Pago Depto. de cobro 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-76 Requisitos para Facturación Electrónica Depto. de cobro 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-77 Control de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad Depto. de de Cobro 1 año Archivo Muerto

11 Página: 11 de 14 F-FQUI-LAC-78 Liquidación de Ingresos por Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad Depto. de cobro 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-79 Control de Pagos de Anticipos y saldos del Laboratorio Clínico Depto. De F-FQUI-LAC-80 Corte de Caja Depto. De de cobro 1 año Archivo Muerto de cobro 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-81 Control de Folios del Laboratorio Clínico Depto. De contabilidad de cobro 1 años Archivo muerto F-FQUI-LAC-84 Comprobante de Pago de Solicitud Depto. De contabilidad de cobro 1 años Archivo muerto F-FQUI-LAC-85 Control de Facturas de Servicio a la Comunidad Depto. De de cobro 1 años Archivo muerto Recibo Inter- Uady Recibo Inter-UADY de Ingresos Propios Depto. De contabilidad de cobro 1 años Archivo muerto 8.- ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Comprobante de Pago Usuario Comprobante de Pago Usuario Inmobiliario UADY de Cobro Recibo Inter-UADY Coordinación General de Salud Necesidades o expectativas Verificación del correcto cobro de los estudios clínicos a realizar

12 Página: 12 de GLOSARIO SIGLAS UADY Universidad Autonoma de Yucatan. C Comunidad. Depto Departamento. LACSC Laboratorio Clinico de Servicio de la Comunidad. UUISSJT Unidad Universitaria de Insercion Social San Jose Tecoh. CGS Coordinacion General de Salud (Derechohabientes de la Uady que acuden para la toma de muestras sanguineas y recepción de orinas y fecales en la Coordinación General de Salud). CURP Clave Unica de Registro de Poblaciòn. N/A No Aplica. INAPAM Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores. U Universidad (Derechohabientes de la Uady que acuden al LACSC para la toma y/o recepción de muestras) DEFINICIONES Usuario.- Cualquier persona que acuda al laboratorio para solicitar algún análisis clínico.

13 Página: 13 de CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Sección 1, 2 y 3 Sección 4 Se incluyo a los derechohabientes de la UADY. Se modifico el diagrama del procedimiento Sección 5 Página de la 3 a 7 Sección 5 Sección 10 Se le adiciono numeración en la Descripción de la actividad detallada. T1 Se adiciona una nota y el párrafo en caso de que haya muestras urgentes; T2 Se unifico las tarea 2 y 3 y se adiciono el párrafo cuando el usuario paga un saldo después del cierre de caja y se adicionaron dos notas; T3 paso a ser de Facturación en vez de la tarea 7, se elimino el párrafo del correo al laboratorio modificando el punto 3.2.; T5 se modificó el nombre de la tarea, se adiciono un párrafo quedando como 5.2 se adiciono una nota y se modifico el punto 5.5.; T6 Se adiciono una nota. Cambio de director de la Facultad de Química T5 Se modifico el punto 5.5. cambiando de cuatro a tres copias y se traslado el último renglón al punto 5.6. Se modifico el nombre del Sanitario. 15 de Agosto de de Noviembre de 2013

14 Página: 14 de 14 Sección 3 Se modifica los puntos referentes al usuario. Sección 4 Se modifica el Diagrama. 03 Sección 5 T1 Se modifica el punto 1.1 adicionando pago con cheque, modificación de la redacción del punto 1.2. y 1.4 y se anexa una nota; se anexa el 1.5. referente a la recepción del la UUIS San José Tecoh y modulo Fénix; T2 se modifica el punto 2.1 por la firma de autorización en la solicitud de pago; 2.5 se modifica el párrafo por el depto. de contabilidad, el párrafo 2.6 se modifica cuando haya algún movimiento a realizar de anticipos y/o saldos; T3 se adiciona el párrafo, 3.5 referente al comprobante Inter-UADY y se anexa una nota; T4 se modifican los párrafos 4.1 añadiendo lo referente al modulo Fénix, el párrafo 4.2 por la forma de devolución en terminal bancaria, se añade el punto 4.3 el reembolso después del corte de terminal y se modifica el 4.4 referente al reembolso de la UUIS San José Teco y se modifica la nota; Se modifica la numeración T5, eliminando los punto 5.2., 5.4., 5.5. y 5.6. y modificando el 5.1. por corresponder al depto. de contabilidad; se modifica la nota por el resguardo del formato de los pases pendientes y se anexa el punto referente a los comprobantes de Inter-UADY, T6, el punto 6.2. se modifica la nota, 6.3. se anexa el pago de cheque, el punto 6.4. se anexa para verificación del corte y se modifica la numeración; el punto 6.5. se modifica por la forma de archivar, 6.6.se anexa por sacar tira de comprobación; 6.8.se anexa referente a la hoja estadística. 22 de Agosto de 2014 Sección 7 Se anexan los formatos F-FQUI-LAC-48 y F-FQUI-LAC-80. Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró L.C.A. Giovanni José Farfán Ferriol de Cobro Revisó M. en C. Gabriel Angel Montero Lara Sanitario Aprobó Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau Directora de la Facultad Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán.