CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

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1 Página: 1 de 10 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGI DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 01 Pág. 4 Sección 5 Se modificó el procedimiento por que presentaba incongruencias en el nivel de responsabilidad y el perfil de puesto del personal del Área Pág. 9 Sección Se modifica el cómo porque IMSS permite hacer el trámite vía internet Pág. 3 Sección 4 Sección Sección 6.2 Se incorpora la referencia Ley federal del Trabajo. Se adicionan las responsabilidades del analista. Se modifico la política porque presentaba incongruencia en la redacción. 03 Pag. 9 Sección 8 Se incorpora Documento Generado: Relación de personal con amortización de INFOVIT Control de emisión Elaboró Revisó Aprobó C. P. Yesenia B. Soto Jiménez Responsable del Area de Prestaciones Lic. Ignacio Maldonado Tovar Director de Recursos Humanos C.P Juan López Salazar Secretario de Finanzas y Administración FT-CTC-06/REV.00

2 Página: 2 de Propósito Calcular, generar y efectuar al INFOVIT el pago del entero bimestral de amortización de créditos hipotecarios y aportación patronal de los trabajadores universitarios. 2. Alcance El personal universitario Administrativo, Docente y Jubilado. 3. Glosario 3.1 Siglas EBA (Emisión Bimestral Anticipada) IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social). INFOVIT (Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores). SDI (Salario Diario Integrado) SUA (Sistema Único de Autodeterminación de cuotas obrero patronales). UAN (Universidad Autónoma de Nayarit). 3.2 Definiciones. AVISO DE INICIO DE DESCUENTOS: Documento emitido por INFOVIT para informar al patrón que el trabajador ha adquirido un crédito hipotecario y que existe la obligación de iniciar los descuentos vía nómina. AVISO DE SUSPENSION DE DESCUENTOS: Documento emitido por INFOVIT para informar al patrón que el trabajador ha liquidado un crédito hipotecario y que existe la obligación de suspender los descuentos vía nómina. CEDULA DE AUTODETERMICION DE CUOTAS: Documento generado por el SUA, donde se detallan los importes a pagar por concepto de aportaciones y amortizaciones de crédito. CONCILIACIÓN: Verificar que los conceptos e importes que se cobran y que se pagan sean iguales. GENERAR: Dar origen al pago bimestral en el SUA. INCIDENCIAS: Todas aquellas modificaciones que se hacen a la nómina por concepto de altas, bajas, cambios y reingresos de los trabajadores que afecte directamente las percepciones de un trabajador. REPORTE DE INCIDENCIAS INFOVIT: Listado emitido por la Coordinación de Sistemas, en el que se detallan las incidencias por alta, baja o modificación de descuentos de INFOVIT. REPORTE DE NOTIFICACIÓN DE AMORTIZACIONES: Relación bimestral emitida por la Coordinación de Sistemas, en la que se detallan importes de descuentos por concepto de crédito de INFOVIT. REPORTE DE NOTIFICACION DE MOVIMIENTOS: Reporte emitido por la Coordinación de Sistemas, donde se reflejan los cambios efectuados en el status de un trabajador. RESPALDAR LA INFORMACION: Salvar la información generada en SUA para pago bimestral, con el fin de conservarlo en dispositivos magnéticos.

3 Página: 3 de Referencias Código (cuando aplique) Nombre del documento Norma Mexicana ISO 9001:2000 Cedula de Autodeterminación de Cuotas Comprobante del banco del Pago de Cuotas, Aportaciones y Amortizaciones de Crédito. Ley del INFOVIT Ley Federal del Trabajo 5. Responsabilidades 5.1 Director de Recursos Humanos: Validar y controlar la correcta aplicación de la prestación otorgada por la UAN así como solicitar de manera oficial el pago de la misma. 5.2 Director de Finanzas: Girar la instrucción pertinente para la oportuna emisión de cheque para el pago del entero. 5.3 Responsable del Área de Prestaciones : Coordinar las acciones encaminadas al cálculo, generación y pago de la prestación a INFOVIT, verificar y tramitar el importe a pagar, así como la autorización de incidencias. 5.4 Analista: Realizar los registros correspondientes con el fin de efectuar el cálculo exacto de descuentos y pagos a INFOVIT, tramitar los pagos por devolución de saldo a favor del acreditado y archivo de documentación. 6. Políticas 6.1 Se presentarán al banco los discos de pago por duplicado para evitar problemas de lectura en el sistema. 6.2 Se informará el importe a pagar a la Dirección de Finanzas con dos días de anticipación para dar inicio al trámite de solicitud de pago. 7. Acciones

4 Página: 4 de Diagrama funcional Suministrado r(es) Insumo(s) Entrada(s) INFOVIT COORDICIO N DE SISTEMAS Operaciones Básicas (Áreas involucradas) PRESTACIONES LABORALES DIRECCIONDE RECURSOS HUMANOS DIRECCIONDE FINZAS Salida(s) (rendimient o) Usuario(s) del proceso Requisitos y/o expectativas de los usuarios IMSS INFOVIT Dirección de Recursos Humanos Dirección de Finanzas Coordinación de Sistemas. Cédula de autodetermin ación de cuotas EBA Reporte de Notificación de movimientos Aviso de Inicio de Descuentos 3 INICIO RECEPCION Y REVISION DE DOCUMENTACION REQUISITADO Y ENVIO DE FORMATO DE INCIDENCIAS 1 2 Descuentos por créditos INFOVIT Cédula de autodetermina ción de cuotas Oficios Cheque de pago. Personal Docente Administrativo Jubilado Que se lleven a cabo todas las acciones para el cumplimiento de la prestación en tiempo y forma. Aviso de Suspensión de Descuentos Cheque para pago. GENERACION DEL REPORTE DE INCIDENCIAS RECEPCION Y CONCILIACION DE INCIDENCIAS 4 5 CORRECION DE LAS DIFERENCIAS 4.1 SI EXISTEN DIFERENCIAS? NO 6 CAPTURA DE INCIDENCIAS EN SUA A

5 Página: 5 de 10 Suministrad or (es) Insumo(s) Entrada(s) INFOVIT COORDICIO N DE SISTEMAS Operaciones Básicas (Áreas involucradas) PRESTACIONES LABORALES DIRECCIONDE RECURSOS HUMANOS DIRECCIO NDE FINZAS Salida(s) (rendimient o) Usuario(s) del proceso Requisitos y/o expectativa s de los usuarios A 7 RECEPCION DE LA CEDULA EBA 8 IMPRESIÓN DE CEDULAS (SUA-EBA) 9 CONCILIACION Y CUADRE DE CUOTAS SUA-EBA 10 CALCULO Y GENERACION DEL PAGO SOLICITUD DEL CHEQUE REALIZACION DEL PAGO B

6 Página: 6 de 10 Suministrad or (es) Insumo(s) Entrada(s) INFOVIT COORDICIO N DE SISTEMAS Operaciones Básicas (Áreas involucradas) PRESTACIONES LABORALES DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIONDE FINZAS Salida(s) (rendimient o) Usuario(s) del proceso Requisitos y/o expectativa s de los usuarios B 13 RESPALDO DE LA INFORMACION 14 IMPRESIÓN DE LA CEDULA DEFINITIVA 15 ARCHIVADO DE DOCUMENTACION 16 COMPROBACION DEL EGRESO FIN

7 Página: 7 de Descripción No. Operación Quién hace qué 1 2 Recepción y revisión de documentación. Requisitado y envío de formato de incidencias. área de Prestaciones Con quién o con qué. Cuándo y dónde Prestaciones Prestaciones, cada quincena Cómo Recibiendo de Coordinación de Sistemas el Reporte de Notificación de Movimientos o bien, recibiendo del trabajador (original y dos copias) o por Internet de parte del INFOVIT, el Aviso de Inicio de Descuentos o Aviso de Suspensión de Descuentos, revisando, sellando y firmando de recibido, regresando al trabajador dos copias para continuar con su tramite. Revisando cada uno de los registros que aparecen en el Aviso de Inicio de Descuentos o Aviso de Suspensión de Descuentos de los créditos de nueva adquisición y los que se han liquidado, requisitando y enviando el formato de Descuentos por créditos INFOVIT a la Coordinación de Sistemas, recibiendo ellos y firmando una copia de recibido. Registro Generación del Reporte de Incidencias. Recepción y conciliación de incidencias. Corrección de las diferencias El personal de la Coordinación de Sistemas. El personal de la Coordinación de Sistemas. En la Coordinación de Sistemas, cada quincena. Prestaciones, cada quincena. En la Coordinación de Sistemas, cada quincena. Capturando la información del Formato de Descuentos por créditos INFOVIT y emitiendo el Reporte de Incidencias INFOVIT, en el que se detallan las incidencias por alta, baja o modificación de los descuentos que incidieron en los créditos durante la quincena transcurrida. Recibiendo de la Coordinación de Sistemas el Reporte de incidencias INFOVIT y revisando que no tenga errores u omisiones en comparación con el Formato de Descuentos por créditos INFOVIT que se envió, de existir diferencias, se pasa de nuevo a la coordinación de sistemas para su modificación. Recibiendo nuevamente el reporte de incidencias de INFOVIT para hacer la modificación, se imprime y se envía nuevamente a

8 Página: 8 de Captura de incidencias en SUA. Recepción de Cédula EBA Impresión de Cédulas SUA-EBA Conciliación y cuadre de cuotas SUA-EBA Cálculo y generación del pago 11 Solicitud de cheque. área de Prestaciones El Director de Recursos Humanos 12 Realización del pago Respaldo de la información. Impresión de la Cedula definitiva.., en el programa de SUA Enviando oficio Con el cajero del banco laborales,. Vía internet, laborales cada bimestre. Prestaciones En el área de En la Dirección de Finanzas cada bimestre En la institución bancaria correspondient e cada bimestre Prestaciones al punto 3. Recibiendo el reporte bimestral Relación de personal por amortización INFOVIT, abriendo el programa de SUA, identificando al trabajador y afectando el crédito, de acuerdo al reporte. Abriendo la página de IMSS en internet y eligiendo la opción EBA de la Cédula de Autodeterminación de cuotas, previa identificación de contraseña de firma digital de patrón. En el programa de SUA, seleccionando los comandos respectivos de la opción imprimir tanto para la Cédula recibida, como la Cédula generada por el SUA. Conciliando y cuadrando cifras de la Cédula de Autodeterminación de cuotas EBA contra la Cédula generada por el SUA. Seleccionando en el programa de SUA la opción de calcular el pago oportuno y después presionando en generar el pago e insertando los discos de 3½ que solicita el programa SUA para guardar la información. Girando un oficio de solicitud de cheque por el importe a pagar en el bimestre obtenido de los cálculos del SUA. Recibiendo el cheque. Acudiendo al banco en fecha correcta y en ventanilla, con los discos de 3½ de pago y el cheque. Recibiendo del cajero el comprobante del pago de cuotas, aportaciones y amortizaciones de crédito sellado. Respaldando en disco de 3½ la información del programa de SUA, en el menú se encuentra la opción respaldar información para su almacenamiento, una vez que se ha efectuado el pago. La cédula deautodeterminación de cuotas de SUA impresa se destruye. Imprimiendo el listado de la Cédula definitiva de

9 Página: 9 de Archivado de documentación. Comprobación del egreso. Área de Prestaciones. Dirección de Finanzas, mediante oficio,, En la Dirección de Finanzas,. autodeterminación de cuotas con el programa de SUA que permanecerá en los archivos del Área correspondientes. Sellando y archivando los comprobantes del pago en el recopilador correspondiente. Archivando el aviso de inicio de descuentos y el aviso de suspensión de descuento en el expediente del crédito del trabajador y archivando el formato de Descuentos por créditos INFOVIT y el reporte de incidencias en el recopilador de incidencias así como copia de la póliza de cheque y el listado de la cédula de autodeterminación de cuotas definitiva y el comprobante del pago de cuotas, aportaciones y amortizaciones de crédito sellado. Enviando un oficio de comprobación con la firma del Director de Recursos Humanos, anexando copias de los comprobantes del egreso. 8. Documentos generados (control de registros). Código de registro o identificación única Nombre del registro Tiempo de conservación Disposición de los registros Responsable de conservarlo Lugar de almacén Cedulas de auto determinación de cuotas Indefinida Área de laborales Área de Prestaciones. En el recopilador de INFOVIT bimestral del año correspondiente. Descuentos por créditos INFOVIT Indefinida Área de laborales Área de Prestaciones. En el recopilador de incidencias INFOVIT del año correspondiente. Reporte de incidencias INFOVIT. Indefinida Área de laborales Área de Prestaciones. En el recopilador de incidencias INFOVIT del año correspondiente. Relación de personal con amortización de INFOVIT Indefinida Área de laborales El responsable del Área de Prestaciones. En el recopilador de descuentos de INFOVIT del año correspondiente.

10 Página: 10 de Monitoreo y medición. No. Secuencia 4 Descripción de la actividad del seguimiento o medición Verificación de diferencias en incidencias INFOVIT. Periodicidad Nombre del registro Código quincenalmente 9 Conciliación y cuadre de cuotas bimestralmente Reporte de Incidencias de INFOVIT. Descuentos por créditos INFOVIT. Cédula de autodeterminación de cuotas 10. Anexos. Código (cuando aplique) Nombre Descuentos por créditos INFOVIT