Procedimiento Contratos de Honorarios Docentes

Transcripción

1 Procedimiento Contratos de Honorarios Docentes Payroll Vicerrectoría Académica Dirección General de Gestión Académica Dirección General de Recursos Humanos Subdirección de Relaciones Laborales EL PRESENTE DOCUMENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE EMPLEADOS DE LA UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, EN CONSECUENCIA, UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO NO ASUME RESPONSABILIDADES RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO AUTORIZADAS. 1

2 ÍNDICE O CONTENIDO Vicerrectoría Académica Dirección General Centro de Costos 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Proceso de Contratos Honorarios Docentes Tabla Resumen Actividades Proceso Contratos Honorarios Docentes Descripción Actividades Proceso Contratos Honorarios Docentes REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN INTRODUCCION El Proceso de Emisión y firma de Contratos de Honorarios de los docentes (part-time) (de la UNAB, se realiza a partir de la programación académica, aprobada por la Dirección de Docencia. Este proceso abarca desde su generación, control, y registro de contratos firmados en el Sistema de Pagos Docentes. 2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO El objetivo de este procedimiento es definir y formalizar responsabilidades, roles, actividades y registros del proceso de Contratos de Honorarios, para cada uno de los participantes de dicho proceso. 3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este procedimiento debe ser aplicado durante el proceso de generación y control de contratos de honorarios para profesores part-time durante los períodos académicos definidos por UNAB. Los sistemas que se utilizan son: Banner Sistema de Pago de Docentes 2

3 4. GLOSARIO Término Docentes Part-Time Programación Académica Definición Docentes que poseen contrato de honorarios por Ficha. Registro de programación de cursos en BANNER. 5. ROLES / RESPONSABLES Escuela Contratos para Firma. Validar contratos con Profesor / Ayudante. Firmar Contratos Recibir Contratos Firmados por Profesor / Ayudante. Enviar Contratos Firmados a RRHH. Dirección de Docencia Realizar Programación de Cursos Recibir Realizar Optimización de Fichas en BANNER Realizar Aprobación Académica de Fichas en BANNER Recibir Solicitud de Rechazo de Folio. Enviar Solicitud de Baja de Fichas a RRHH. Crear Nueva Ficha en BANNER. Recursos Humanos Revisar la Aprobación Académica de Fichas en Sistema de Pago de Docentes Cambiar Ficha a Status a Aprobado, en Sistema de Pago de Docentes. Generar Contratos en Sistema de Pago de Docentes. Imprimir Contratos desde Sistema de Pago de Docentes. Enviar Contratos a Escuelas para firma. Recibir Contratos Firmados. Cambiar Status de Contratos, de Emitidos a Firmados. Realizar seguimiento quincenal de Contratos no Firmados. Realizar Baja o devolución de Ficha vigente en Sistema de Pago de Docentes, de acuerdo a lo solicitado por Dirección de Docencia (rechazo o término de contrato en caso de contrato firmado). Proceso de firma representantes legales. Digitalizar en Docushare. Profesor / Ayudante Firmar Contratos 3

4 Profesor / Ayudantes Recursos Humanos Dirección Docencia Escuela Vicerrectoría Académica Dirección General Centro de Costos 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Documento Calendario Académico Descripción Documento generado por la Vicerrectoría Académica, que define las fechas y plazos para la operación de Facultades en relación a temas Docentes y de Alumnos. 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 7.1 Proceso de Contratos Honorarios Docentes PROCESO Emisión de Contratos a Docentes (Honorarios) NO Contrato OK SI Firma Contratos Recibir Contrato Firmado Recibe Nómina con Contratos Emitidos no Firmados, para firma Realizar Programación de Cursos (BANNER) Realizar Optimización de Fichas (BANNER) Realizar Aprobación Académica (BANNER) Realizar Solicitud de Rechazo de Folio Recibe Nómina con Contratos Emitidos no Firmados, para firma 01 NO Validación OK Cambiar Estado para modificación de ficha Recibir Contrato Firmado Realiza proceso de firma representantes legales SI Cambiar Status a Aprobado (SPD) 01 Generar Contratos (SPD) Imprimir Contratos (SPD) Cambiar Status de emitido a firmado (SPD) Realizar Seguimiento de Contratos No Firmados Envió de Nómina con Contratos Emitidos no Firmados Digitaliza los Contratos firmados en sistema Docushare Firma Contratos 7.2 Tabla Resumen Actividades Proceso Contratos Honorarios Docentes N Actividad Responsable Periodicidad 1 Realizar Programación Académica en Banner Dirección de Docencia Para cada período académico 2 Realizar Optimización de Fichas Dirección de Docencia Para cada período académico 3 Realizar Aprobación Académica Dirección de Docencia Para cada período académico 4 Cambiar Status a Aprobado Recursos Humanos Para cada período académico 5 Generar Contratos Recursos Humanos Para cada período académico 6 Imprimir Contratos Recursos Humanos Para cada período académico 7 Realizar Solicitud de Rechazo de Folio Dirección de Docencia Para cada período académico 8 Cambiar estado para Modificación de Ficha Recursos Humanos Para cada período académico 9 Firmar Contratos Escuela Para cada período académico 10 Firmar Contratos Profesor / Ayudante Para cada período académico 11 Recibir Contrato Firmado Escuela Para cada período académico 4

5 N Actividad Responsable Periodicidad 12 Recibir Contrato Firmado Recursos Humanos Para cada período académico 13 Cambiar Status de Emitido a Firmado Recursos Humanos Para cada período académico 14 Realizar Seguimiento Contratos No Firmados Recursos Humanos Quincenal 15 Proceso de firma representantes legales Recursos Humanos Cada vez que ocurra 16 Digitalizar en Docushare Recursos Humanos Cada vez que ocurra 7.3 Descripción Actividades Proceso Contratos Honorarios Docentes 1. Realizar Programación Académica en Banner Facultad en conjunto con Operaciones Docentes, deberán generar la Programación Académica de los cursos, en función de la demanda del mismo período del año anterior. Operaciones Docentes deberá finalmente registrar la Programación Académica en BANNER. 2. Realizar Optimización de Fichas Dirección de Docencia, una vez ingresada la programación académica en BANNER, deberá realizar la Optimización de Fichas. Esto consiste en ajustes a la programación de acuerdo a la estimación de cursos adicionales debido a la demanda del período inmediatamente anterior, además de otras variables del período. Adicionalmente, se realiza el cálculo de bonos respectivos para los Docentes de planta que excedan su Compromiso Docente. 3. Realizar Aprobación Académica Dirección de Docencia deberá verificar la asignación de NRC a los Docentes y la generación de los folios y fichas respectivas. 4. Cambiar Status a Aprobado Supervisor de Pagos Docentes - Recursos Humanos deberá realizar la revisión de Aprobación Académica, en relación a Datos Contractuales, Cuotas e Indemnizaciones, además de información del Docente. Una vez realizada esta revisión, Supervisor de Pagos Docentes - Recursos Humanos deberá cambiar Status a Aprobado, en Sistema de Pago de Docentes. 5. Generar Contratos Supervisor de Pagos Docentes - Recursos Humanos deberá generar los contratos en PDF, desde el Sistema de Pagos de Docentes. Una vez generados los contratos, deberá verificar el correcto almacenamiento en la carpeta correspondiente a la Sede. 6. Imprimir Contratos Administrativo de RRHH de cada Sede deberá realizar la impresión de contratos correspondiente a su sede. Posteriormente, deberá entregarlos para la gestión de firmas correspondiente, de parte de la Escuela y el Profesor o Ayudante. 5

6 7. Realizar Solicitud de Rechazo de Folio De detectarse un Contrato con error o discrepancia de parte del docente o de la respectiva escuela, La Dirección de Docencia deberá realizar la solicitud de rechazo de Folio a través de correo electrónico al Supervisor de Pago Docente - Recursos Humanos. Solo si el contrato no tiene el status de firmado, porque en ese caso, corresponde un término de contrato. 8. Cambiar Estado para Modificación de Ficha Supervisor de Pago Docente - Recursos Humanos modifica estado en Sistema de Pago Docente para luego solicitar la optimización de ficha. 9. Firmar Contratos Director de Programa y Decano deberán realizar la gestión de firmas con los responsables de aprobación y firma de las Escuelas correspondientes. 10. Firmar Contratos Profesor y/o Ayudante deberán revisar los contratos y firmarlos. Responsable de gestión de firmas en las Escuelas deberán custodiar los contratos y hacerlos llegar a Administrativo de RRHH de cada Sede. De detectarse un Contrato con error o discrepancia de parte del Profesor o Ayudante, se deberá informar a Dirección de Docencia para su corrección. 11. Recibir Contrato Firmado Responsable de gestión de firmas en las Escuelas deberán custodiar los contratos y hacerlos llegar a Administrativo de RRHH de cada Sede. 12. Recibir Contrato Firmado Administrativo de RRHH de Sede deberá recibir Contratos firmados desde Directores de Programa o Decanos y Docentes, para cambio de Estado en Sistema de Pago de Docentes. 13. Cambiar Status de Emitido a Firmado Una vez recepcionados los contratos firmados de parte del Director de Programa o Decano y Docente, el Administrativo de RRHH de Sede deberá realizar el cambio de estado de contratos, a través del código de barra, de emitido a firmado. 14. Realizar Seguimiento Contratos No Firmados Supervisor de Pago Docente - Recursos Humanos deberá realizar el seguimiento de contratos no firmados. Esto incluye él envió de una nómina quincenal de los contratos emitidos no firmados para gestionar la firma a los Decanos con copia al Vicerrector académico y al Director de Docencia. 6

7 15. Proceso de firma representantes legales El Administrativo de Recursos Humanos de Sede procederá a colocar la firma de los representantes legales a los contratos firmados. Una copia se archivara para digitalizar y la otra copia se envía a la escuela para ser entregada al docentes. 16. Digitalizar en Docushare El Administrativo de Recursos Humanos de República procederá digitalizar los contratos firmados de los docentes y respaldarlos en el sistema Docushare. 8. REGISTROS Documento / Registro Descripción 9. PROTOCOLIZACIÓN 7