PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

Transcripción

1 de toma de 1 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

2 de toma de 2 1 Objetivo Este procedimiento establece las actividades que sigue el Fondo de Cultura Económica para asegurar un control sobre las existencias físicas de libros en todas sus s. 2 Alcance El presente procedimiento es aplicable en las s del Fondo de Cultura Económica. Inicia con la recepción de la notificación de la toma de s para las s, incluye el conteo físico de los libros, la notificación al Encargado de la y termina con la expedición de un informe de que es remitido a la Gerencia de Comercialización. 3 Políticas 1. Cualquier cambio, actualización o modificación que se realice en el presente procedimiento estará a cargo de la Subgerencia de Coordinación de s. PREPARATIVOS Previo a la toma de se deberán llevar a cabo las siguientes actividades. 2. La Subgerencia de la Coordinación de s elabora y da a conocer a los Encargados de s, el calendario de toma de s para las librerías del FCE. 3. En un período de Tres a cuatro semanas antes de la fecha programada para la toma de, el personal de la librería deberá revisar, organizar y clasificar los ejemplares en sus respectivos libreros o secciones. 4. El personal de la librería deberá retractilar o enfajillar todos los ejemplares que se venden como obra completa, con el fin de que se tome de toda la obra y evitar la duplicidad en el conteo de los ejemplares. 5. El personal de la librería se encargará de revisar que los ejemplares que se encuentran en la librería tengan colocado el código de barras correspondiente, con el propósito de evitar errores de conteo y minimizar la cantidad de libros de los que se ingresan al mediante captura manual. 6. En caso de que existan libros sin códigos de barras, se notificará al Bodeguero, para que se elaboren y coloquen los códigos de barras, a todos aquellos libros que no cuentan con él.

3 de toma de 3 7. Con la finalidad de asegurar que los libros se encuentren registrados en el SALIB, todo el material que se encuentre en la librería deberá estar desempacado y acomodado en su sección correspondiente. 8. En caso de existir material en la librería, y que no haya sido capturado en el sistema, éste deberá estar separado y plenamente identificado con el documento correspondiente, para evitar que se incluya en la toma de. 9. Antes de la toma de, el personal de la librería deberá organizar el material en sus diferentes secciones, y realizar separaciones de ejemplares que permitan un conteo ágil, con el propósito de facilitar la toma de y verificación de las cantidades registradas por la empresa contratada. TOMA DE INVENTARIO 10. Durante la toma de se realizarán las siguientes actividades. 11. El encargado de librería generará mediante el sistema un archivo electrónico el cual contiene todos los códigos de barras registrados en el catálogo de la librería. 12. El archivo será entregado al supervisor de la empresa contratada para la toma de s, para que se cargue el catálogo de códigos en sus equipos y dar inicio a la toma de. 13. Cuando el personal operativo, de la empresa contratada para efectuar la toma de, notifique que tienen algún problema o duda acerca de algún título, recibirá apoyo por parte del personal de la librería para darle solución. Y en caso de que el problema sea con el código de barras el (los) ejemplar(es) se trasladará(n) a la bodega para que se elaboren los códigos de barras correspondientes y se coloquen el libros respectivos. 14. Cuando un operario termine el conteo en un área determinada, deberá anotar en el marbete su nombre y cantidad de ejemplares registrados. Posteriormente se trasladará a otra área para continuar con el mismo proceso hasta el término del. Así mismo el personal de librerías deberá verificar en cada uno de los marbetes que la cantidad anotada sea correcta. 15. El encargado de librería, solicitará periódicamente al supervisor de la empresa contratada para efectuar la toma de, un reporte que contenga el registro de marbetes (número y cantidad) para dar seguimiento a las diferencias resultantes y en el caso de existir, solicitar que se corrijan. 16. El personal de la librería deberá asegurarse de que no quedó ningún marbete sin contabilizar. En caso contrario, se deberá dar aviso inmediato al supervisor de la empresa que realiza la toma de para que se proceda al conteo y registro de dicho marbete.

4 de toma de 4 TERMINO DEL INVENTARIO 17. Antes de liberar al personal de la empresa que efectúa la toma de s, se deberán realizar las siguientes actividades. 18. Al finalizar la toma de, el supervisor de la empresa contratada para este efecto, entregará un reporte de existencias por marbete, al encargado de la librería para su revisión y/o corrección de las diferencias, si es que las hubiera. 19. En caso de existir diferencias el personal de la librería, en compañía de un supervisor de la empresa que realiza la toma de, acudirán al área indicada para realizar un nuevo conteo y proceder a la corrección del error detectado. 20. En el caso de que no haber más aclaraciones, el encargado de la librería dará la autorización al supervisor de la toma de s para que se retire, mediante la firma en el reporte de aceptación física, dándose así por concluida la toma de. ACLARACIONES DE INVENTARIO 21. Al término de la toma de s se tiene la posibilidad de conocer las diferencias resultantes, y durante el periodo establecido en el acta administrativa de toma física de s se harán las aclaraciones y ajustes pertinentes. Es necesario considerar que las diferencias resultantes se originan por los siguientes motivos, extravío de libros, libros no contabilizados y conteos duplicados durante el ejercicio del año anterior, por tal motivo el encargado de librería coordinará y vigilará el desarrollo de las siguientes actividades: 22. Durante un período de 30 días naturales contados a partir del día siguiente a la conclusión del en la librería, se realizarán las aclaraciones de diferencias. 23. Análisis de aquellos títulos que resultaron con diferencias en su existencia teórica contra la existencia física. 24. Preparar reporte y los soportes documentales necesarios para aclarar las diferencias de s. 25. El material correspondiente a las aclaraciones de se deberá separar con la finalidad de que se realice la verificación física de la existencia. 26. Para aquellos los libros que se duplicó el conteo se deberá decrementar su existencia teórica. 27. Para aquellos los libros que no se contabilizaron se deberá incrementar su existencia teórica.

5 de toma de Para aquellos los libros que durante el ejercicio anterior se duplicó su conteo, la aclaración será mediante la presentación de los estados de cuenta de cada uno de ellos, a fin de restarlos de la merma resultante. 29. Elaborar archivo en excell que contenga los títulos, que conforme a las aclaraciones deberá ajustarse su existencia, mediante la validación del Órgano Interno de Control. 30. Con el propósito de mantener un confiable, el encargado de la librería, cada 4 meses se comprometerá a realizar una depuración y revisión de diferencias en existencia teórica contra la existencia física que aún no hallan sido corregidas, y para cada periodo deberán entregar a la Subgerencia de la Coordinación de s el reporte respectivo acompañado de lo siguiente: 31. Reporte de ajuste de Inventarios (Incrementos posteriores a las aclaraciones). 32. Estados de Cuenta de cada título.

6 de toma de 6 4 Definiciones Toma física de.- Actividad que consiste en realizar el conteo físico de todos los libros que cuentan con un registro de existencias en el Sistema. Existencias.- Registro en el sistema que indica la disponibilidad física de los libros. Marbete.- Documento de control para realizar el conteo de los libros en la toma de un. Contador.- Persona que presta sus servicios para la empresa contratada por el FCE con la finalidad de que realice el conteo y registros de cada uno de los libros que se encuentran registrados en la. SALIB: Sistema de Administración de s.

7 de toma de 7 5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo Inicio 1 Recibir comunicado para toma de en las librerías del FCE EL 1 Solicitar la presencia del supervisor para la aclaración en caso de diferencias PL/EC 10 Generar archivo electrónico con los códigos de barras EL 2 FCE-LIB-IT.01 Entregar reporte de existencias por marbetes al encargado de librería para revisión EC 11 Entregar archivo electrónico al supervisor de la empresa contratada para que cargue en las terminales portátiles EL 3 Revisar con el personal y la empresa contratada el procedimiento a seguir Acudir al área correspondiente para realizar nuevo conteo y proceder a la corrección de ser necesario PL/EC 12 Recibir del supervisor de la empresa los reportes finales de EL 13 EL 4 Verificar las condiciones de acomodo de la librería e identificar las zonas de conteo PL/EC 5 Realizar la colocación de marbetes PL/EC 6 Realizar el conteo físico de los libros acompañados por el personal de las librerías y supervisados por el OIC y personal de la SCL conforme a este procedimiento PL/EC 7 Recibir los reportes y autorizar la salida de la empresa contratada EL/PSCL 14 Proceder a la firma del acta de EL/PSCL/OIC 15 Realizar reporte comparativo con las diferencias encontradas EL 16 El excede el 5% de existencias? No FCE-LIB-RE.04 Contar mueble por mueble y registrar número de libros contados PL 8 Si Informar al Subgerente de Coordinación de s y correr en sistema el ajuste PSCL/EL 17 Anotar el conteo realizado por el personal de empresa en el mismo marbete PL 9 Notificar al Gerente de Comercialización, para que autorice el ajuste en el sistema PSCL/EL 18 1 Responsable de la Actividad EC: Empresa contratada PL: Personal de EL: Encargado de PSCL: Personal de Subgerencia de Coordinación de s OIC: Órgano Interno de Control Al cierre del durante 30 días naturales realizar las aclaraciones de diferencias PSCL/EL 19 Fin

8 de toma de Descripción de actividades PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Encargado de Recibe el comunicado de la Subgerencia de Coordinación de s con la fecha en que se llevará a cabo la toma de en la correspondiente y aplica las medidas 2. Encargado de referidas en las políticas del procedimiento. Genera un archivo que contiene todos los códigos de barras que se tienen registrados en el catálogo de la aplicando el Instructivo para la toma de en Sistema. Instructivo para la toma de Inventario en Sistema FCE-LIB-IT Encargado de 4. Encargado de Entrega el archivo al Supervisor de la empresa contratada por el FCE para la toma de s, para que cargue el catálogo de códigos en las terminales portátiles de los contadores de. Revisa con el personal de la y de la empresa contratada externamente el procedimiento a seguir. 5. Empresa Contratada /Personal de la 6. Empresa Contratada /Personal de la 7. Empresa Contratada /Personal de la Verifica las condiciones de acomodo de la y se identifican las zonas de conteo, las cuales quedaran determinadas a través de la colocación de los marbetes. La empresa contratada realiza la colocación de sus marbetes bajo la supervisión del personal de la. Los contadores de la empresa contratada para realizar la toma de, realizan el conteo físico, acompañados por el personal de la. 8. Personal de la 9. Personal de la Personal de la Subgerencia de Coordinación de s y del Órgano Interno de Control, supervisan que la toma de se lleve a cabo conforme al procedimiento establecido. Cuenta mueble por mueble y registra en el marbete correspondiente el número de libros contados. Anota el conteo realizado por el personal de la empresa en el mismo marbete.

9 de toma de 9 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 10. Empresa Contratada Solicita la presencia del Supervisor para la aclaración en caso de alguna diferencia /Personal de la durante el conteo. En su caso se realiza la corrección. 11. Empresa Contratada 12. Empresa Contratada/ Personal de la 13. Encargado de 14. Personal de la Subgerencia de Coordinación de s/ Encargado de la 15. Encargado de la /personal de la Subgerencia de Coordinación de s/ Órgano Interno de Control 16. Encargado de la El Supervisor de la toma de de la empresa contratada entrega al Encargado de la, al término del, un reporte de existencias por marbete para su revisión, aclaración y/o corrección. En caso de diferencias, el personal de la en compañía de un contador y/o supervisor de la toma de acude al área correspondiente para realizar un nuevo conteo y proceder a la corrección pertinente. Una vez hechas las aclaraciones, recibe del Supervisor de la empresa contratada los reportes finales de. Reciben los reportes y autorizan la salida a la empresa contratada, proceden a la realización del Acta administrativa Proceden a la firma del acta, los que intervinieron en el acta de toma física de s. Realiza el reporte comparativo con las diferencias encontradas durante la toma de. Reporte de existencia (Empresa Contratada) Reportes Finales de la Toma de Inventario (Empresa Contratada) Acta Administrativa FCE-LIB-RE.04 El excede el 5% de existencias? Si: Ir al paso 18 No: Continúa con el procedimiento

10 de toma de 10 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 17. Personal de la Informa al Subgerente de Coordinación de Subgerencia de s y corre en Sistema el ajuste Coordinación de correspondiente. s/ Encargado de la Pasa a la actividad Personal de la Subgerencia de Coordinación de s/ Encargado de la. 19. Personal de la Subgerencia de Coordinación de s/ Encargado de la. Notifica al Gerente de Comercialización para que autorice se corra la función de ajuste en el Sistema. Al cierre del, durante un período de 30 días naturales contados a partir del día siguiente a la conclusión del último en la librería, se realizarán las aclaraciones de diferencias. Termina el procedimiento.

11 de toma de 11 6 Referencias o documentos relacionados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-LIB-IT.01 Instructivo para la toma de Inventario en Sistema 6.2 N.A. Reporte de existencia (Empresa Contratada) 6.3 N.A. Reportes Finales de la Toma de Inventario (Empresa Contratada) 7 Anexos y registros usados ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-LIB-RE.04 Acta administrativa 7.2 FCE-LIB-FV.04 Ficha de verificación de las características de toma de. 8 Lista de distribución COPIAS PUESTO ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción V.E. Versión electrónica solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)

12 de toma de 12 9 Control de cambios FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas Todas ,11 ORIGINADOR DEL CAMBIO Subgerencia de la Coordinación de s Subgerencia de la Coordinación de s Subgerencia de la Coordinación de s NATURALEZA DEL CAMBIO Se precisa la política 21. Se cambia el formato de acta administrativa. Se cambia término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado Este procedimiento se presentará en la próxima reunión de COMERI Actualización políticas de de acuerdo con la operación vigente. Se actualizó el nombre del registro FCE-LIB-RE.07 solicitud de libros negados por Solicitud de libros sin existencia en librerías

13 Anexos del de toma de ANEXO 7.1 FCE-LIB-RE.04 ACTA ADMINISTRATIVA

14 Anexos del de toma de ACTA ADMINISTRATIVA

15 Anexos del de toma de 10 11

16 Anexos del de toma de 1. TÍTULO: ACTA ADMINISTRATIVA Instructivo de llenado 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Formalizar el levantamiento del. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Personal de la Subgerencia de Coordinación de s/ Encargado de la. 4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico. 5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Nombre Descripción 1. CIUDAD DE Indicar la ciudad donde se ubica la librería 2. DIA 3. HORAS 4. LIBRERÍA 5. SITO 6. LOS CC 7. COMISIONADO 8. HECHOS Indicar el día, del mes y año en que se emite el acta. Indicar la hora en que se lleva a cabo la firma del acta Indicar la librería que se inventarió. Indicar la dirección de la librería Indicar el nombre y cargo de los asistentes Indicar el nombre del comisionado por el Órgano Interno de Control Relatar los hechos relevantes durante el. 9. TABLAS DE RESULTADOS Para el llenado de los datos de la primera tabla, la información se obtiene de reportes que emite el SALIB, y son los siguientes. Del Reporte denominado Comparativo solo con Diferencia se obtiene la cantidad de Sobrantes y Faltantes. Del Reporte denominado Comparativo solo con Diferencia por Costo se obtiene el importe del costo de Sobrantes y Faltantes. Para el llenado de la tabla Material con Incrementos, la información se obtiene del reporte denominado Ajuste de Inventarios, especificando el rango de fechas para obtener el reporte y determinar, la existencia teórica, física y la diferencia en ejemplares, así como sus respectivos costos.

17 Anexos del de toma de Id. Nombre Descripción 10. POR LA SUBGERENCIA DE COORDINACIÓN DE LIBRERIAS 11. POR EL ORGANO INTERNO DE CONTROL Indicar el nombre y cargo de cada uno de los participantes en el acta, para firma. Indicar el nombre del representante del Órgano Interno de Control para firma.

18 Anexos del de toma de ANEXO 7.2 FCE-LIB-FV.04 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

19 Anexos del de toma de Ficha de verificación de las características del procedimiento de toma de Fecha de revisión: Referencia : FCE-LIB-FV.04 Revisión: 01 de toma de, Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control Archivo con los códigos de barra Identificación de zonas de conteo Reporte final de la toma de Acta de toma física de Visual 100% Anual Libros registrados en el sistema Visual 100% Anual Todos los libros existentes en la librería Visual 100% Anual 100% de los libros en existencia Visual 100% Anual Toma física de Registro Reporte Marbete Reporte final de la toma de Acta de toma física de, FCE-LIB- RE.04 Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad Corrección Corrección Ajuste en sistema Corrección