FIDEICOMISO PARA LA CINETECA NACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN GENERAL

Transcripción

1 FIDEICOMISO PARA LA CINETECA NACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN GENERAL 1

2 CONTENIDO I.- INTRODUCCIÓN. II.- OBJETIVOS III.- RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS IV.- MARCO JURÍDICO V.- FORMATOS 2

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ALMACEN GENERAL DEL FIDEICOMISO PARA LA CINETECA NACIONAL. I.-INTRODUCCIÓN El presente Manual de Lineamientos para la Administración del Almacén General, fue elaborado por la Subdirección de Servicios del Fideicomiso para la Cineteca Nacional, con el propósito de coadyuvar al correcto funcionamiento del Almacén General de la entidad, propiciar la uniformidad en su funcionamiento, precisar a los empleados responsables de las funciones del mismo a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones en su operación diaria. Por otra parte los lineamientos que integran el presente Manual contienen las tareas que debe seguir el personal, el uso de los recursos que tiene a su alcance, la aplicación de los métodos de trabajo y el control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de sus operaciones. La aplicación de este Manual específico, es de aplicación obligatoria para el personal que integra el Fideicomiso para la Cineteca Nacional. El Manual deberá revisarse para su actualización, por lo menos una vez al año o en el momento en que se presenten cambios en organización o en el funcionamiento de alguna de las áreas que conforman el Fideicomiso. II.- OBJETIVO GENERAL. Establecer las políticas, normas y lineamientos, para el desarrollo de las actividades del Almacén General del Fideicomiso para Cineteca Nacional, bajo los criterios de modernización y simplificación administrativa a fin de llevar a cabo la recepción, la salida, el alta y la baja contables de los materiales y útiles de oficina e impresión que resguarda el Almacén General. 3

4 III.- RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS I) ENTRADA DE BIENES DE CONSUMO AL ALMACÉN El almacén recibe por parte del proveedor los materiales y realiza las siguientes verificaciones. 1. Coteja que el material coincida con la documentación que ampara el pedido, cantidad, precio unitario, condiciones de pago y verifica que la factura cuente con los datos fiscales correspondientes 2. Si estos datos no coinciden, no acepta los materiales y solicita al proveedor que corrija los datos, o productos que sean necesarios. 3. Si los datos y documentos coinciden; revisa que los materiales no se encuentren dañados, que vengan en sus empaques originales y que traigan las garantías correspondientes. 4. Según el material de que se trate, el encargado del almacén se pone en contacto con el área solicitante para que acuda al almacén a dar su visto bueno en cuyo caso deberá firmar la factura correspondiente para poder proceder así a su registro. 5. Una vez que el área solicitante le ha dado su visto bueno, se le da entrada a los materiales en el Sistema del Almacén y se archiva una copia de la factura con sello de recibido y copia de la requisición, la cual formará parte de los documentos del almacén. 6. La documentación que se encuentra en poder del almacén, se distribuye de la siguiente manera, el vale de entrada y la factura original se entregan al proveedor para que realice el trámite de pago ante la Tesorería del Fideicomiso para la Cineteca Nacional y así mismo se entrega una copia al Departamento de Recursos Materiales para su control y archivo. 7. Una vez efectuados estos trámites, el encargado del almacén, clasifica y marca el material de acuerdo al nombre y clave al que este pertenece. 8. Una vez que el bien ha sido registrado, el encargado del almacén verifica si los bienes recibidos son bienes que pasan a formar parte del stock del almacén, en cuyo caso procederá al acomodo previsto dentro de los anaqueles conforme a las normas establecidas. 9. El encargado del almacén da aviso al área solicitante de que sus materiales se encuentran ya registrados en el almacén, indicándole que proceda a efectuar el Formato de Salida de Almacén. 4

5 10. Durante los últimos 5 días de cada mes el Encargado del Almacén deberá elaborar el informe mensual de entradas de artículos de stock y de artículos diversos, para su registro contable. II) PROCEDIMIENTOS PARA ESTABLECER EL STOCK DEL ALMACÉN 1. Conforme las cifras que se derivan del cierre anual del inventario y en base al anteproyecto de presupuesto y las solicitudes efectuadas por parte de las áreas en el Programa Anual de Adquisiciones, el Encargado del Almacén solicitará las cantidades requeridas para cubrir las necesidades del siguiente ejercicio fiscal. El almacén deberá mantener como stock mínimo de materiales el 10% de las existencias almacenadas. 2. Una vez que se han obtenido estas cifras, el Encargado del Almacén deberá pasar una solicitud de compra a la Subdirección de Servicios, a fin de que esta lleve a cabo el trabajo de consolidación de materiales y esté en la posibilidad de efectuar los procedimientos de compra necesarios, tratando siempre de obtener las mejores condiciones de compra para el Fideicomiso para la Cineteca Nacional. III) PROCEDIMIENTO DE SALIDAS DE MATERIALES DEL ALMACÉN 1. El almacén recibe por parte de las diferentes áreas que conforman el Fideicomiso para la Cineteca Nacional las solicitudes de material que estas requieren para el desempeño cotidiano de sus necesidades. 2. El Encargado del Almacén verifica si los materiales solicitados forman parte del inventario de los materiales de almacén y en caso afirmativo, le solicita al área solicitante elabore el Formato de Salida de Almacén, el cual deberá llevar un número consecutivo y deberá ser presentado ante el Departamento de Recursos Materiales para que este, a través de una firma de su visto bueno para la salida. 3. Una vez que el almacén cuenta con el visto bueno por parte del Departamento de Recursos Materiales, el Encargado del Almacén entrega y verifica ante el área solicitante que el material corresponda con lo solicitado y pide al área solicitante que firme la entrega. 4. Una vez entregados los materiales, las solicitudes se archivan por número consecutivo en el expediente correspondiente. 5. Los últimos 5 días de cada mes, el Encargado del Almacén, elabora, basándose en el sistema implementado para este fin, un informe de consumo mensual, el cual entregará junto con la copia de las salidas de almacén a la Tesorería del Fideicomiso para la Cineteca Nacional. 5

6 IV) PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE ALMACÉN. Conforme a las Políticas, Bases y Lineamientos bajo los que opera el Departamento de Recursos Materiales se deberán tomar pruebas físicas de inventario 3 veces al año o sea cada 4 meses a lo largo del ejercicio siguiendo la siguiente metodología. 1.- ARTÍCULOS Los artículos en almacén se clasifican de la siguiente manera para su acomodo en los respectivos anaqueles para que de esta misma manera sean registrados en el Sistema de Inventarios. Los artículos deberán estar acomodados en los anaqueles, preferentemente en el orden en que están registrados en el Sistema de Inventarios de Almacén. Por grupo de producto, conforme el siguiente catálogo: AT ET ME PA DU AL CD CS EV LI LP MC ML Artículos de Tlapalería Equipo de Trabajo Material Eléctrico Artículos de Papelería Artículo de Dulcerías Alimentación de Personas CD S Cassettes Eventos Libros Long Play Material de Cine Material de Limpieza 6

7 PR UT VB VV Artículos promociónales Utensilios para Alimentación Videos formato Beta Videos formato VHS Con el fin de facilitar la labor, se colocará un marbete en cada lugar donde se encuentre cada artículo. 2.- ELABORACIÓN DE MARBETES Basándose en la información del sistema de Inventarios de Almacén, se deberán elaborar los marbetes, que en sus tres secciones tendrán impresa la siguiente información: FOLIO CLAVE DEL GRUPO DE PRODUCTO CLAVE DEL ARTÍCULO DESCRIPCION DEL ARTÍCULO UNIDAD DE MEDIDA (PIEZA, KILO, METRO JUEGO, ETC.) 3.- COLOCACIÓN DE MARBETES Las etiquetas o marbetes utilizados para este fin, cuentan con 3 piezas desprendibles lo que permite realizar 3 diferentes conteos, para que de esta forma se aseguren la existencia exacta de artículos existentes. En caso de que un artículo, por necesidades de espacio del almacén se encontrara ubicado en dos diferentes anaqueles será necesario identificarlo señalando en el marbete esta situación. Una vez que todos los artículos han sido marbeteados el jefe del Departamento de Recursos Materiales procederá a hacer un recorrido por los anaqueles del almacén para verificar que todos estén acomodados y que cuenten con los respectivos marbetes de identificación, para poder proceder al levantamiento del inventario. 4.- LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO El Responsable del Almacén, fungirá como Coordinador del Inventario, por lo tanto será el que designe a las personas que harán el primer conteo físico, el cual estará a cargo del personal de la Subdirección de Servicios. El segundo conteo estará a cargo del personal de la Subdirección de Finanzas y salvo que existan diferencias se llevará a cabo el tercer conteo para confirmar así la cantidad de artículos existentes. 7

8 LOGÍSTICA DE CONTEOS.- PRIMER CONTEO.- El personal de la Subdirección de Servicios asignado por el Coordinador del Inventario revisará la clave y descripción que se encuentra marcada en cada marbete realizando posteriormente el conteo y anotando en el mismo el resultado. Una vez finalizado este conteo, revisará y estampará su firma en el espacio designado para tal fin desprendiendo la parte del marbete destinada para el primer conteo y lo entregará al Coordinador del Inventario. SEGUNDO CONTEO.- Esta labor la realizará el personal de la Subdirección de Finanzas asignado por el Coordinador de igual forma que el conteo descrito anteriormente. TERCER CONTEO.- Este conteo se realiza en forma conjunta entre las dos Subdirecciones participantes únicamente en caso de que existan diferencias entre el 1 y 2 conteo. El auditor externo que ha sido invitado previamente participará en calidad de observador en cada uno de los conteos. 5.- CAPTURA DE CONTEOS Una vez finalizados el primero y el segundo conteo, el Coordinador del Inventario capturará la información en el Sistema de Inventarios de Almacén, para estar así en posibilidades de realizar los reportes correspondientes. 6.- COMPARACIÓN DE LOS CONTEOS Una vez capturados los conteos en el Sistema de Almacén se capturarán los resultados y se verificarán las diferencias, si es que las hubiera, anotando estas tanto en el marbete del artículo correspondiente como en el Sistema de Almacén; comparando el resultado con el kardex del Sistema y corrigiendo en los casos que así lo requieran las diferencias existentes. 7.- REPORTES DE INVENTARIO Terminada la comparación de los conteos y aclaradas las diferencias que hubieren existido, se procederá a imprimir los siguientes reportes: CAPTURA DEL PRIMERO Y SEGUNDO CONTEO AJUSTE DE INVENTARIOS- SALIDA AJUSTE DE INVENTARIOS- ENTRADAS RESULTADOS DEL INVENTARIO FÍSICO INVENTARIO FÍSICO 8.- Una vez impresos estos reportes se procederá a hacer la entrega formal al Departamento de Contabilidad quien lo asentará en libros. 8

9 IV.- MARCO JURÍDICO Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley General de Bienes Nacionales Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Ley Federal de Procedimiento Administrativo Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Lineamientos Publicados el 11 de noviembre del 2004 en el Diario Oficial de la Federación. 9