Solicitar la intervención de los técnicos o usuarios cuando se trate de bienes que por su naturaleza requieran verificaciones especiales.

Transcripción

1 PAG. 1 DE: 1 OBJETIVO GENERAL: Planear, dirigir y verificar la recepción de materiales y/o bienes en las instalaciones del Almacén General, adquiridos por la Delegación; buscando la mayor eficiencia en los métodos de descarga, inspección y verificación. POLÍTICAS Y/O RMAS DE OPERACIÓN: Programar la recepción de los bienes en el Almacén General, en cuanto a espacios físicos, acomodo y clasificación de conformidad con los contratos de adjudicación (pedidos) que emite y autoriza la Dirección de Recursos Materiales de esta Delegación. Solicitar la intervención de los técnicos o usuarios cuando se trate de bienes que por su naturaleza requieran verificaciones especiales. Los bienes que se reciben en el Almacén General deberán ser ubicados en la zona asignada, de acuerdo a la naturaleza de los mismos. En el caso de bienes que sean entregados en áreas de almacenamiento, los encargados respectivos verificaran calidad, cantidad y especificaciones, y hacen constar su recepción, en su caso a través de remisiones, una vez que concluye la entrega total del material el adjudicante presenta en la Departamental de Almacenes e Inventarios los documentos siguientes: Remisiones originales. Factura original debidamente autorizada por el Director, Coordinador o Jefe de Unidad Departamental, titulares de las Direcciones Generales a las que pertenecen las áreas de almacenamiento. Vale de Salida en el que se describa el total de materiales recibidos en el área de almacenamiento, debidamente requisitada y firmada por los funcionarios correspondientes.

2 PAG. 2 DE: 2 En el caso de la distribución de bienes entre entidades del Gobierno del Distrito Federal será indispensable el Acta Administrativa y Nota de Traspaso, de conformidad con lo que establece el Manual de Normas y Procedimientos Generales para el Registro, Baja y Destino Final de Bienes Muebles.

3 PAG. 3 DE: 3 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Proveedor 1 Se presenta en el Almacén General con los Bienes Adjudicados, y la siguiente documentación: Pedido en original y seis copias. Factura en original y seis copias. Póliza de Garantía. Manual de Operación. Departamental de Almacenes e Inventarios (Área de recepción) 2 Recibe la documentación y los Bienes Adjudicados, analiza y verifica que cumplan con las especificaciones señaladas en el Pedido tales como: Que la descripción y cantidad sea igual a la establecida; que la unidad de medida sea la especificada; que los precios estipulados en el Pedido correspondan a los asentados en la Factura ; que los bienes correspondan a la calidad respectiva, (en caso de duda, el Almacén General solicita la presencia del Área Solicitante, a efecto de que constate el estado físico de los mismos). Tratándose de vehículos, maquinaria y equipo se efectúa junto con el proveedor, el Inventario Físico, de éstos. 1 Día Las características de los Bienes son correctas?

4 PAG. 4 DE: 4 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 3 Rechaza los Bienes. Informa errores o anomalías. Proveedor 4 Recibe documentación, corrige y reinicia en la actividad 1. Departamental de Almacenes e Inventarios (Área de Recepción) 5 Acepta y recibe los Bienes. Firma de recibido en una copia y turna al Área de Control Administrativo originales y copias de Factura y Pedido, Póliza de Garantía y Manual de Operación. 2 Horas Departamental de Almacenes e Inventarios (Área de Control Administrativo) 6 Recibe los originales y copias del Pedido y Factura, Póliza de Garantía y Manual de Operación. Analiza y verifica datos, cantidades, plazos y fechas entre otros aspectos. Los documentos son correctos? 7 Regresa documentos al proveedor e informa errores y/o observaciones. 15 Min. 5 Min. Proveedor 8 Recibe documentos, corrige y reinicia en la Actividad. núm. 6.

5 PAG. 5 DE: 5 Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 9 Hace constar la recepción de los materiales en el Almacén General a través del sello de recibido en la Factura original. Entrega Factura y Pedido ambos en original al proveedor. Archiva las copias de Factura, Pedido, así como la Póliza de Garantía y el Manual de Operación ; cuantifica días de retraso tratándose de entrega extemporánea de bienes o materiales e informa a la Dirección de Recursos Materiales; turna copia de Factura y Pedido al área de captura y registro de datos, para que se le asigne número de folio (dígitos que identifican y permiten controlar la recepción de los bienes en el Almacén General). Proveedor 10 Recibe originales de la Factura y el Pedido y efectúa actividad correspondiente. 5 Min. Departamental de Almacenes e Inventarios (Área de Control Administrativo) 11 Recibe copia de la Factura y Pedido, asigna número de folio. Fin de procedimiento 15 Min.

6 PAG. 6 DE: 6 Proveedor (Área de recepción) (Área de Control Administrativo) Inicio 1 2 Presenta bienes y documentación. Recibe la documentación y verifica bienes. Características Correctas? 4 Recibe documentación corrige y reinicia en Actividad No Rechaza los bienes e informa anomalías Acepta y recibe bienes, firma copia y turna Recibe y revisa. A

7 PAG. 7 DE: 7 Proveedor (Área de recepción) (Área de Control Administrativo) A Doctos. Correctos? Regresa documentos, informa errores. 7 Recibe, corrige y reinicia actividad No Sella de recibido, entrega originales y copia. 4 Recibe originales. Realiza Act. correspondiente. 10 F 0 P 0 Recibe copias y registra. 11 F 6 P 6 P-6 F-6 PG-0 MO-0 Fin Lic. Adolfo Riebeling Director General de Administración