MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 1 Inicio Recibe del Jefe de Compras copia de la Orden de Compra de los materiales, bienes e insumos que van a ingresar al Almacén. Planifica, conjuntamente con el Gerente de Planificación y Presupuesto, el despacho con los proveedores. Recibe de proveedores, los materiales, bienes e insumos, junto con ta de Entrega y/o Factura original JEFE DE ALMACEN DEPENDENCIA SOILICITANTE Realiza control perceptivo, conjuntamente con dependencia solicitante, verificando físico en cuanto a cantidad y calidad, contra O/Compra y factura/ta de Entrega Requerimiento conforme? Sí Elabora Acta de Control Perceptivo, coloca las observaciones, firma y hace firmar a la dependencia solicitante y devuelve al proveedor. Elabora Acta de Control Perceptivo, firma y hace firmar a la dependencia solicitante; envía original a la Gerencia de Administración para procesar pago junto con original de factura/ta de Entrega (Expediente de Pago). Genera copia del Acta y de la factura/ta de Entrega y archiva junto con copia de Orden de Compra. 1 2 Pág. 1 de 5

2 2 Registra en el Sistema de Control Ingresa en el Almacén los Actualiza la información en el de Inventario los materiales, bienes materiales, bienes e insumos formato Petitorio, de todo el e insumos recibidos, de acuerdo a recibidos, de acuerdo a la técnica material recibido. la Orden de Compra y de manejo de inventario (FIFO) Factura/ta de Entrega. Envía a las Coordinaciones de Ambulatorio, correo electrónico el formato Petitorio, donde se desglosa el material médico quirúrgico, insumos médicos, medicinas, material odontológico, material de limpieza y papelería disponible en Almacén. Posteriormente recibe, vía electrónica, de cada Coordinación de Ambulatorio, dentro de los primeros cinco (5) días del mes, el mismo formato Petitorio con las cantidades de materiales requeridas. Imprime el formato Petitorio; descarga del Sistema Control de Inventario el material a ser despachado a cada Ambulatorio 3 Pág. 2 de 5

3 3 Prepara el despacho, el cual debe Coloca el material en cajas, Elabora e imprime la Tramita de realizar dentro de las dos (2) identificadas numéricamente y con Salida. semanas siguientes, contadas a el nombre del Ambulatorio. partir del 1er día hábil siguiente de la recepción del Petitorio. Embala el despacho en un mismo lote por ambulatorio. COORDINADOR DE AMBULATORIO 5 Gestiona con la Gerencia de Clínicas Móviles la disponibilidad de transporte para hacer las entrega de los despachos a cada ambulatorio. Hace la entrega personalmente a cada ambulatorio, o la delega en el Auxiliar de Almacén Recibe el lote del despacho (materiales). Verifica contra Tramita de Salida y Petitorio. 4 Pág. 3 de 5

4 Conforme? Sí 4 Hace observaciones en la Tramita de Salida y entrega al Jefe de Almacén o Auxiliar de Almacén para que hagan los arreglos necesario. Firma la Tramita de Salida y entrega original al Jefe de Almacén o Auxiliar de Almacén 5 Firma la Tramita de Salida y entrega del original al Jefe de Almacén o Auxiliar de Almacén Recibe original de la Tramita de Salida; genera copia y la entrega al Coordinador de Ambulatorio. Archiva original de Petitorio junto con original de Tramita Actualiza el sistema cada 15 días Fin Pág. 4 de 5

5 INVENTARIO DE MATERIALES Inicio Emite el Reporte de Inventario Mensual a la fecha en que se realizó el último cierre. Posteriormente realiza el conteo físico inicial. Registra en la Hoja de Inventario de Materiales la identificación y descripción del producto. Coloca en la Hoja de Inventario de Materiales la fecha del inventario, cantidad, las deferencias (ajustes)y la firma del funcionario que realiza el conteo. Se chequea conteo físico de todos los artículos vs. Reporte de inventario Mensual emitido por Sistema. GERENTE DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Genera y envia Reporte de Inventario Mensual de Almacén al Gerente de Planificación y Presupuesto Recibe y revisa Reporte de Inventario Mensual de Almacén y conjuntamente con Jefe de Almacén revisa en Sistema para identificar faltantes y mínimos y máximos. Si Conforme? En función del mínimo, gira instrucciones al Jefe de Almacén para elaborar Requisición. Posteriormente recibe requisición, revisa y aprueba. Entrega a la Unidad de Compras para su procesamiento. Devuelve a Jefe de Almacén para correcciones y ajustes Fin necesarios. Pág. 5 de 5