DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

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Esther Pérez Montero
hace 9 años
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1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES [Agosto -2013] Pág. 1 de 8

2 Objetivo El subproceso debe cubrir los siguientes objetivos: Mantener control del consumo de combustible en la flota vehicular de la institución. Lograr minimizar y generar ahorro al final de año sobre el consumo de combustible. Base Legal - Administrativa Artículo 280, numeral 2 de la Ley N 32 del 8 de noviembre de 1984: Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas. Definiciones A continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del subproceso: Palabra Sistema de combustible Galonaje/Cantidad de combustible Tarjeta de consumo Midrange Voucher Definición Sistema donde se efectúan los registros y lleva un control del combustible utilizado por los vehículos institución. Nivel de combustible con que cuenta el vehículo. Tarjeta que permite al conductor abastecer el vehículo con el combustible asignado. Máquina o equipo donde se tramita y autoriza la transacción para el expendio de combustible. Recibo o comprobante que genera el Midrange como resultado de la transacción de abastecimiento efectuada. KPI (indicadores) Indicador Descripción Modo de cálculo o Medición Mide el consumo Consumo final mes/año en Informe de (mensual/anual) y permite curso vs. Consumo final del consumo(mensual/ anual) compararlo con periodos mes/año anterior. anteriores. Página 2

Base Legal - Administrativa Artículo 280, numeral 2 de la Ley N 32 del 8 de noviembre de 1984: Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el

3 Procedimiento Para la ejecución del subproceso de Control de Combustible se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: Responsable N. Actividad Documento R/C 1 Verifica y anota el kilometraje, el nivel de combustible de la flota vehicular en el reporte de incidentes, revisión y traspaso de vehículos dos días por semana. Ingresa al Sistema de Combustible, anota los datos de la revisión (cantidad de combustible existente, kilometraje) y asigna combustible en el sistema. Para la asignación tomará en cuenta el siguiente parámetro: Reporte de Incidentes, revisión y traspaso de vehículos Cantidad combustible actual Menos de 3/8 tanque *Abastecer 37 litros ½ tanque. 19 litros 2 Más de ½ tanque No abastecer *Podrá variar dependiendo de las asignaciones del vehículo. Ver Manual de Sistema de Combustible R1 Obtiene el número de control en el Sistema, lo anota en el reporte de incidentes, revisión y traspaso 3 Nota: De requerirlo, el sistema de combustible le permite al usuario enviar una notificación por correo electrónico a la persona que debe aprobar el combustible. Entrega el Reporte de Incidentes, revisión y traspaso de vehículos a la persona que realizará la aprobación. Página 3

Ingresa al Sistema de Combustible, anota los datos de la revisión (cantidad de combustible existente, kilometraje) y asigna combustible en el sistema.

4 Gerente de Servicios Generales / Ejecutivo 4 Recibe físicamente el Reporte de incidente, revisión y traspaso y a través de correo electrónico recibe notificación para aprobación de combustible. Ingresa al Sistema de combustible, verifica la asignación de combustible realizada, tomando en cuenta la cantidad de combustible actual obtenida de la revisión: Si aprueba da clic en el botón guardar. De otra forma, modifica la cantidad de combustible a aprobar (tanto en el formulario como en el sistema de combustible) y posteriormente presiona guardar. R2/C2 C1 Nota: Periódicamente el Gerente efectúa sin aviso verificaciones para evaluar la consistencia entre la cantidad de combustible (galonaje) y kilometraje indicado en los Reporte de incidentes, revisión y traspaso de vehículos vs. lo que indica la flota vehicular. R3/C3 5 6 Conductor 7 Nota: De requerirlo, el sistema de combustible le permite al usuario enviar una notificación por correo electrónico indicando que las asignaciones han sido aprobadas. Una vez aprobado el combustible a reabastecer: Imprime el Control de Entrega de tarjeta de Consumo por vehículo. Firma y entrega el Control de entrega de tarjeta y la tarjeta de consumo a cada conductor que deba abastecer combustible. Recibe el Control de entrega de Tarjeta, la tarjeta de consumo y firma de recibido. Control de entrega de Tarjeta Control de entrega de Tarjeta 8 Recibe Control de entrega firmado por el conductor. Página 4

De otra forma, modifica la cantidad de combustible a aprobar (tanto en el formulario como en el sistema de combustible) y posteriormente presiona guardar.

5 Conductor Conductor 14 Ejecutivo/secretaria Abastece el vehículo con la cantidad aprobada en la estación de combustible establecida. Entrega el voucher y la tarjeta de consumo al Ejecutivo/Secretaia una vez retorne a la institución. Verifica que luego de las asignaciones, el conductor entregue el comprobante de la transacción (voucher). Compara el voucher con el Control de Entrega de Tarjeta verificando la cantidad abastecida. Registra la información del voucher en el Sistema de Combustible (# voucher, fecha, hora, cantidad de litros y precio). Imprime Registro de Facturas, firma y entrega original y copia al conductor. Revisa y firma el Registro de facturas y lo entrega al. Entrega copia del Registro de facturas al conductor para sus registros. Archiva los documentos: control de entrega de tarjeta, registro de facturas, tarjeta de consumo y voucher. Finalizado el mes, imprime reporte de consumo mensual del sistema, lo entrega junto con copia de los vouchers, estado de cuenta de la estación de combustible y memorando a la Gerencia de Tesorería para que efectúe el trámite de pago de cuentas. Fin del Subproceso Instructivo: Abastecimiento de combustible (Midrange) I-DA- GSG-01 Voucher, tarjeta de consumo. Voucher, Control de entrega Registro de facturas Control de Entrega, Registro de Facturas, Tarjeta de Consumo, Voucher Memorando, estado de cuenta estación de combustible/ reporte de facturación mensual, copia de vouchers R4/C4 R5 C5 Ubicación diagrama flujo del de Para información consulte la sección políticas y procedimientos, seleccione Dirección de Administración, Gerencia de Servicios Generales, el diagrama de flujo estará señalado de la siguiente forma número. a, ejemplo: 1.a Página 5

Verifica que luego de las asignaciones, el conductor entregue el comprobante de la transacción (voucher). Compara el voucher con el Control de Entrega de Tarjeta verificando la cantidad abastecida.

6 Riesgos controles y Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control R1 R2 R3 R4 R5 Registro incorrecto del kilometraje o nivel de combustible. Asignación insuficiente de combustible para el reabastecimiento de los vehículos. Asignación de combustible no válida y/o no autorizada. Registro incorrecto de los datos (a lo autorizado) en el Midrange, al momento de transacciones electrónicas para el reabastecimiento. Falta o pérdida de la documentación/información de soporte (voucher), que respalde las transacciones electrónicas realizadas. C1 C2 C3 C4 C5 El Gerente de Servicios Generales verifica periódicamente la cantidad de combustible de los vehículos para evaluar su reabastecimiento. Las aprobaciones para reabastecer combustible son aprobadas por el Gerente de Servicios Generales y son asignadas en base a parámetros de abastecimiento establecidos. El conductor indicará en caso de daño mecánico al sistema de combustible que pueda ocasionar que el vehículo tenga poco combustible. El Sistema de Combustible está configurado para validar y confirmar que la secuencia numérica de kilometraje es correcto, según el kilometraje introducido previamente. El combustible a nivel de sistema no podrá ser aprobado por la misma persona que ha realizado el ingreso. El conductor es responsable de registrar la cantidad de combustible autorizado a despachar al momento del abastecimiento. El Ejecutivo/ Secretaria verifica durante el día que el conductor entregue el voucher de la transacción. De otra forma, verifica el voucher de pago con el estado de cuenta en línea proporcionado por el proveedor para asegurar que la información es válida y está acorde con el control de entrega de tarjeta. Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción V.5 05/08/2013 Actualización por cambios en las unidades de medida de despacho de combustible de galones a litros Página 6

Registro incorrecto de los datos (a lo autorizado) en el Midrange, al momento de transacciones electrónicas para el reabastecimiento.

7 V.4 03/02/2012 Actualización de Reporte de Incidente, revisión y traspaso de vehículos. Automatización de la fase de aprobación del combustible en el Sistema de combustible, anteriormente se realiza mediante formularios. Se agrega al Sistema de Combustible V.3 27/10/2011 campo para agregar los detalles de la inspección que se realiza periódicamente; Se eliminó el formulario de Control de Km y Combustibles, el formulario de traspaso, el formulario de revisión y se creó un formulario único Reporte de Incidente, revisión y traspaso de vehículos para estas actividades. Se ajustó el procedimiento ante la V.2 02/04/2009 implementación de nueva forma de abastecimiento de combustible y de implementación de controles internos. V.1 - Elaboración del procedimiento. Página 7

3 27/10/2011 campo para agregar los detalles de la inspección que se realiza periódicamente; Se eliminó el formulario de Control de Km y Combustibles, el formulario de traspaso, el formulario

8 Anexo A continuación se muestra el anexo relacionado al subproceso: Página 8

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