Solicitud y Comprobación de Viáticos

Transcripción

1 Objetivo Controlar el gasto derivado de viáticos requeridos por la operación, única y exclusivamente para desempeño de sus funciones. Alcance Este procedimiento aplica a todos los colaboradores del Grupo desde la requisición del gasto, hasta la entrega de los comprobantes físicos al área de Contabilidad. Indicadores Número de solicitudes requisitadas con 5 días de anticipación vs número de solicitudes totales del mes. Número de Comprobaciones dentro de periodo límite vs total de comprobaciones. Costo presupuestado y autorizado vs costo real mayor o menor Número de solicitudes presupuestadas vs Número de solicitudes no presupuestadas Referencias IT-CON- Solicitud de Viáticos Ley del impuesto sobre la Renta (LISR) - Requisitos para deducibilidad. Art. 31 Fracc. III en caso de consumo para combustibles, se deberá efectuar con tarjetas de crédito, débito, servicios o monederos electrónicos. Art. 32. No serán deducibles: Fracc. IV los gastos de viaje que no se destinen a hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles, las personas que realicen los gastos deberá tener relación de trabajo con la empresa. Los de alimentación que no excedan de 750 pesos diarios en territorio nacional y 1,500 en el extranjero, si no existe comprobante la deducción se podrá comprobar con el pago mediante tarjeta. En el caso de renta de automóviles hasta por una renta diaria de 850 pesos. En el caso de hospedaje hasta por 3,850 pesos diarios en el extranjero. Fracc. XX si no se realiza el pago de consumos con tarjeta de crédito y sin comprobante será deducible solo un 87.5 %, si se hace con tarjeta de crédito, débito y existe comprobante que ampare la operación serán deducibles al 100% sin que se rebase el monto establecido en la fracción IV. Será aplicable el concepto de gastos de viaje si y solo si se realiza en una franja superior a 50 km alrededor del centro de trabajo Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR). Art. 35-A Fracc. I para liberar del pago con tarjeta y/o cheques se tomará en cuenta el grado de aislamiento y los servicios bancarios con que cuente el poblado. Art. 50 Los gastos referentes a gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones, se limitarán hasta por 93 centavos mx por kilómetro recorrido, solo para carros que sean propiedad del trabajador, para los que sean propiedad de la empresa aplican los artículos arriba mencionados. 1 de 12

2 Definiciones Viático: Recursos necesarios para que un colaborador del Grupo, realice alguna actividad fuera de su sitio habitual de trabajo. Transferencia bancaria: Depósito vía electrónica a la cuenta del colaborador desde la terminal electrónica de Tesorería. Terminal Electrónica: Software bancario. Políticas 1. La actualización de este procedimiento y la actualización de su cumplimiento quedan a cargo del área de Contabilidad. Políticas para solicitud de Viáticos 2. Toda solicitud de viáticos (Formato FO-CON-11) deberá requisitarse correctamente para calcular el monto total del viático en base a las necesidades del viaje y a los importes límites autorizados. Puntos a considerar en el cálculo de viáticos: - En caso de que 2 personas del mismo sexo y nivel jerárquico efectúen un viaje a la misma localidad deben compartir la habitación. - En las ciudades principales se tomará el hotel con quien el grupo tenga convenio. - En los viajes mayores a un día, los importes para gastos de alimentos no son acumulables en el mismo día. - Cuando 2 personas efectúen un viaje a la misma localidad, teniendo como cometido el mismo asunto, compartirán la transportación terrestre local, el gasto se cargará a una sola persona. - Si el tiempo de transportación en automóvil o autobús excede 4 hrs. en viajes de un día, se autorizará el viaje en avión de acuerdo a la tabla de distancias anexa en este procedimiento y la reservación respectiva debe hacerse de inmediato para conseguir tarifa preferencial y en clase turista. - En caso de solicitud de gasolina, se proporcionará el combustible (gasolina) necesario para el viaje, de acuerdo al kilometraje por recorrer en base a la tarifa (1 Lt de Gasolina equivale a 9 Km recorridos), a través de las tarjetas de gasolina correspondiente. - En caso de que el usuario no disponga de tarjeta de gasolina deberá tramitarla a la Subdirección de Administración en calidad de préstamo, por el tiempo que el usuario haya indicado en la solicitud o bien el depósito a su cuenta de nómina. - En caso de solicitud de renta de vehículo, el solicitante coordinará la reservación con el Supervisor de SIGUE y deberán asegurar que se realice el cargo del gasto a la UEN y empresa que lo haya requerido. - Cuando corresponde el uso de vehículo que no sea parte de la flotilla del Grupo, se cubrirá la cantidad de $1.00 por kilómetro recorrido. - En caso de requerir comida con algún Cliente, sólo será deducible el 8.5% del total del consumo y este gasto se realizará como gasto de operación y con la subclase Gastos de operación y por el concepto Comidas con Clientes. 3. Generar la solicitud de viáticos en sistema de acuerdo al instructivo IT-CON- con 5 días de anticipación y subir el formato de solicitud de viáticos como soporte para obtener la autorización en el sistema del área de Contabilidad para pasar la operación a Tesorería. 4. En el sistema se le dio la clase de gastos de operación y la subclase supervisión de red y los conceptos de gasto son los que se deberán utilizar por la naturaleza del mismo. 2 de 12

3 5. Los importes límite autorizados para gastos de viáticos son: Concepto de Gasto Descripción Monto Comprobante Fiscal IVA Comprobante con Vale Azul, Ticket o Nota de remisión Hotel Habitación $1, Incluido N/A Lavandería * $ Incluido N/A Desayuno $ Incluido + 10%(prop) N/A Alimentos Deducibles Comida $ Incluido + 10%(prop) N/A Cena $ Incluido + 10%(prop) N/A Desayuno N/A N/A $80.00 Alimentos No Deducibles Comida N/A N/A $ Cena N/A N/A $80.00 Gastos de Viaje Avión Los boletos de avión los reserva la asistente de la Dirección General Pasajes Autobús Renta de Auto ** Taxis Autorizados con recibo fiscal Monto sujeto a destino del Usuario Monto sujeto a destino del Usuario Monto sujeto a destino del Usuario Pasajes No deducibles Taxis sin recibo fiscal Monto sujeto a destino del Usuario Gasolina y Lubricantes Gasolina Se otorgará con base a la proporción 1Lt: 9 kilómetros Uso del Vehículo Uso del Vehículo ND Se otorgará con base a la proporción 1Km: $ 1.00 * Viaje mayor a tres días **Reservar con SIGUE Tabla a revisar a fin de cada ejercicio fiscal por el área responsable. 6. Es responsabilidad de cada Dirección, la vigilancia del ejercicio presupuestal en el rubro de viáticos. 7. Es responsabilidad del usuario recabar la firma de autorización del gasto total del Viaje a su Director Correspondiente para subirla como soporte al sistema intelisis del anticipo que está requiriendo. 8. Los Directivos con facultad de autorizar solicitudes de gastos derivados de la operación, deberán verificar que dichos gastos estén debidamente justificados en beneficio de la operación y de acuerdo a su presupuesto. 9. Para la correcta requisición del formato Solicitud de Viáticos (FO-CON-08) el Usuario deberá verificar con Contabilidad a que empresa deberán facturarse los viáticos y que el usuario cuente con los datos de identificación de la Empresa como RFC y domicilio fiscal. 10. La actualización de tarifa de gasolina estará a cargo del Ingeniero de Procesos asignado de IOM y deberá vigilarlo la Dirección de Contraloría. 3 de 12

4 Políticas para Comprobación 11. Es responsabilidad del usuario comprobar sus gastos de viaje en el sistema en un periodo no mayor a 8 días hábiles a partir de la fecha de regreso, la información debe ser integrada de la siguiente manera: - Comprobantes ordenados por día y pegados en hojas, colocando en la parte superior el nombre del usuario y el número de solicitud. Mismos que deberán escanear y subir a sistema como soporte de la comprobación. 12. La comprobación de los pasajes y alimentos no deducibles deberá realizarse con la requisición del vale azul claramente escrito y con todos los campos llenos; además de estar debidamente firmado por el Usuario y la firma de autorización del Director Correspondiente. 13. Es responsabilidad del usuario verificar que los Comprobantes fiscales cumplan con requisitos vigentes, y que estén requisitados correctamente. En caso de presentar comprobantes con datos fiscales diferentes a la empresa que haya brindado el viatico, este se considerará improcedente y por lo tanto aplicará el rechazo de la comprobación. 14. Toda solicitud deberá ser comprobada mediante Factura electrónica (CFDI) en PDF, anexando también el archivo XML, ya que sin este archivo la comprobación de dicho gasto no será procedente y aplicará el rechazo de la comprobación. 15. Los comprobantes en papel deberán ser escaneados y asegurando que sean legibles para anexarse en el sistema, y los deberán conservar hasta el Vo.Bo. del Contador y posteriormente podrán ser destruidos. 16. Los gastos no comprobados en tiempo y forma, les serán descontados al usuario en su nómina siguiente y ya no serán reembolsados, así como en la no devolución de recursos no utilizados. 17. Para comprobar los gastos de taxis, se debe solicitar comprobante fiscal donde así se manejen, en caso de no obtenerlo, éste gasto se comprobará con un vale azul anotando en él, el trayecto realizado y cumpliendo con lo establecido para vales azules. 18. Cuando por causas imputables al usuario se tengan que cubrir recargos a la Compañía transportadora, tales recargos serán por su cuenta. 19. En caso de extravío de las tarjetas de gasolina o en caso de no entregarse a la Subdirección de Administración máximo al día siguiente del regreso del viaje, se le hará el cargo al usuario, por el costo que aplique el Proveedor en ese momento. 20. Devolución del remanente, solicitar a Contabilidad la cuenta y la referencia Bancaria, y la ficha de depósito se deberá enviar escaneada por al área de contabilidad quien será responsable de anexar en sistema realizando el movimiento devolución de anticipo 4 de 12

5 Control de Cambios No. Descripción Fecha 0 Nuevo desarrollo Agosto Se modificaron las actividades debido a la generación del sistema de viáticos. Noviembre Se unificaron los Procedimientos de Solicitud y Comprobación de Viáticos. Se actualizaron las políticas y tarifas de gasto para contribuir al mejor control del gasto que realiza cada UN, este será gestionado por los formatos FO-CON-11 y FO-CON-02, mismos que sustituirán al sistema de viáticos. Actualización de tarifas de viáticos, se actualizaron las políticas 1, 5, 10 y 14; Se actualizaron las ligas para consulta del monto de gasolina. También se actualizaron los formatos de solicitud (FO-CON-11) y Comprobación de viáticos (FO- CON-12). Actualización de las políticas 1,2,3,5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 19 - Se agregaron las políticas 15 y 20 Se eliminó la política: En caso que el usuario pague con su tarjeta de crédito o débito el hospedaje y/o alimentos tipo Bufet o comida del día en el hotel utilizado, se considerará la tarifa que cobre el Hotel; y deberá entregar el voucher correspondiente, además de la factura. - De ser un consumo a la carta se pagará hasta el monto de alimentación de la tabla de gastos. - Se eliminó el formato de comprobación de viáticos - Se actualizó la hoja de cálculo de viáticos Marzo Septiembre marzo 2015 Anexos 1 Hoja de cálculo de viáticos 2 Formatos: Solicitud de viáticos (FO-CON-11) Registros N/A 5 de 12

6 Tesorería Contabilidad Director Correspondiente Encargado de viajes Usuario Procedimiento: Diagrama de Flujo Solicitud de Viáticos Solicitud de Viáticos Inicio Requisita la solicitud de viáticos FO-CON-11 Rev. 03 La solicitud incluye gastos de gasolina? NO SI Solicitud de tarjeta de gasolina Registra la solicitud en INTELISIS Ver Instructivo de trabajo IT-CON- Solicitud de Viáticos Adjunta la solicitud de viáticos en el movimiento Anticipo Afecta el movimiento Anticipo Recibe deposito y realiza el viaje Comprobación de viáticos Envía la solicitud al encargado de viajes para presupuestar gastos de hotel o avión según sea el caso Firma la solicitud y recaba firma del Director correspondiente Recibe solicitud y cotiza gastos de avión y hotel Registra en la solicitud los montos de acuerdo a la cotización y envía al usuario Revisa la solicitud validando el gasto total del viaje Firma de autorización la solicitud de viáticos y entrega al usuario Revisa la solicitud en verificando que se encuentre adjunta la solicitud de viáticos La solicitud cumple con requisitos? SI NO Rechaza solicitud Genera el pago y la solicitud de cheque en Autoriza en sistema Genera la solicitud de cheque electrónico 6 de 12

7 Contabilidad Usuario Procedimiento: Diagrama de Flujo Comprobación de Viáticos Comprobación de Viáticos Solicitud de Viaticos En caso que el remanente del anticipo no se deposite, será descontado vía nomina Deposita el remanente al número de cuenta referenciada indicado por Contabilidad Envía por medio de e- mail la ficha de deposito al área de contabilidad Devolución del anticipo No Ordena comprobantes y guarda archivos (CFDI, XML, Vale azul) en la carpeta de anexos Abre en el movimiento anticipo en estatus pendiente Ver instructivo de trabajo IT-CON- Solicitud de Viáticos Registra la comprobación de viáticos en el movimiento comprobante Adjunta los comprobantes en el icono de anexos Usuario comprueba monto total del anticipo? SI Guarda la comprobación Afecta el movimiento comprobante Fin Si + reembolso El sistema automáticamente genera la solicitud de cheque de reembolso al usuario. Verifica que la comprobación cumpla con los requisitos Cumple con los requisitos? SI Autoriza la comprobación en NO Rechaza en la comprobación 7 de 12

8 Descripción de Actividades Solicitud de Viáticos No. Responsable Descripción Tecnología / Registro 1 Usuario 2 Usuario Requisita la solicitud de viáticos en el formato FO- CON-11 Rev. 3 La solicitud incluye gasolina? Si: Ver diagrama de flujo Solicitud de tarjeta de Gasolina No: Envía la solicitud al encargado de viajes para presupuestar gastos de hotel o avión según sea el caso FO-CON-11 Outlook 3 Encargado de viajes Recibe solicitud y cotiza gastos de avión y hotel N/A 4 Encargado de viajes 5 Usuario Registra en la solicitud los montos de acuerdo a la cotización y envía al usuario Nota: Utilizar como herramienta La hoja de cálculo de viáticos, anexa en el mismo archivo de la solicitud y comprobación de viáticos (Ver anexo 1). Firma la solicitud y recaba firma del Director correspondiente INFORED Outlook N/A 6 Director correspondiente Director 7 correspondiente 8 Usuario 9 Usuario 10 Contabilidad 11 Contabilidad Revisa la solicitud validando el gasto total del viaje Firma de autorización la solicitud de viáticos y entrega al usuario Registra la solicitud en INTELISIS Ver Instructivo de trabajo IT-CON- Solicitud de Viáticos Adjunta la solicitud de viáticos en el movimiento Anticipo Revisa la solicitud en verificando que se encuentre adjunta la Solicitud de viáticos FO-CON- 11 La solicitud cumple con requisitos? Si: Autoriza en sistema No: Rechaza solicitud 12 Contabilidad Afecta el movimiento Anticipo N/A N/A / FO-CON-11 / FO-CON Contabilidad Genera el pago y la solicitud de cheque en 14 Tesorería Genera la solicitud de cheque electrónico 15 Usuario Recibe depósito y realiza el viaje N/A 8 de 12

9 Descripción de Actividades Comprobación de Viáticos No. Responsable Descripción Tecnología / Registro Ordena comprobantes y guarda archivos (CFDI, XML, Vale azul) en la carpeta de anexos 1 Usuario Comprobantes ordenados por día y pegados en hojas, colocando en la parte superior el nombre del usuario y el número de solicitud. Mismos que deberán escanear y subir a sistema como soporte de la comprobación. Carpeta anexos 2 Usuario Abre en el movimiento anticipo en estatus pendiente Ver instructivo de trabajo IT-CON- Solicitud de Viáticos 3 Usuario Registra la comprobación de viáticos en el movimiento comprobante 4 Usuario Adjunta los comprobantes en el icono de anexos 5 Usuario Usuario comprueba monto total del anticipo? Si: Guarda la comprobación No: Deposita el remanente al número de cuenta referenciada indicado por Contabilidad y envía por medio de la ficha de depósito. Nota: En caso que el remanente del anticipo no se deposite, será descontado vía nomina 6 Contabilidad 7 Contabilidad 8 Usuario Si más reembolso: El sistema automáticamente genera la solicitud de cheque de reembolso al usuario. Verifica que la comprobación cumpla con los requisitos Cumple con los requisitos? Si: Autoriza la comprobación en No: Rechaza en la comprobación Afecta el movimiento comprobante Fin del proceso 9 de 12

10 Anexo 1 Hoja de Cálculo de Viáticos. 10 de 12

11 Anexo 2 (Disponibles en INFORED) FO-CON-11 Solicitud de Viáticos 11 de 12

12 Cuadro de autorización Concepto Nombre Firma Autorizó Sra. Xóchitl Cárdenas Zacatecas Contraloría Revisó Óscar Ramírez Gerencia de Contabilidad Revisó Cynthia Fuentes Subdirección de Administración Revisó Leticia Rocha Gerencia IOM 12 de 12