Mes A disposición Fecha de comprobación. Marzo 2do. día hábil del mes 20 de abril Enero. Abril 2do. día hábil del mes 20 de mayo febrero

Transcripción

1 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN LINEAMIENTOS PARA LA COMPROBACION DE LA PARTIDA GASTOS DE OPERACIÓN DE OFICINAS DE LOS DIPUTADO(A)S 1. Con la finalidad de apoyar el desarrollo de las actividades legislativas, así como de las actividades complementarias y de gestoría, el Poder Legislativo asignará una cantidad mensual a cada Diputado(a) para el funcionamiento de la oficina que se establezca para tales efectos. 2. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer los criterios generales para la disposición y comprobación de los recursos de la partida presupuestal Gastos de Operación de Oficina. Y será responsabilidad del Diputado(a) su cumplimiento para el otorgamiento, disposición y aplicación de los recursos. 3. La Dirección General de Administración hará la entrega de los recursos de Enero una vez que la Secretaria de Finanzas y de Administración haya realizado el depósito de la ministración correspondiente a este mes y se tenga la disposición presupuestal; la entrega de los recursos de Febrero se realizará el segundo día hábil de mismo mes. los recursos se pondrán a disposición mediante cheque nominativo o transferencia electrónica a la cuenta bancaria del Diputado(a) que así lo solicite. Los recursos de los meses de marzo a diciembre serán entregados vía reembolso de los comprobantes presentados de los meses anteriores. 4. La comprobación del ejercicio de esta partida deberá ser presentada a la Coordinación de Contabilidad por parte del Diputado(a), por períodos mensuales a más tardar el día 20 del mes siguiente al período que se comprueba, excepto el recurso correspondiente a diciembre, el cual deberá estar comprobado a más tardar el 20 del mismo mes, como se muestra a continuación: Mes A disposición Fecha de comprobación Enero Hasta comprobar los 20 de febrero recursos del ejercicio anterior. Febrero 2do. día hábil del mes 20 de marzo Comprobado hasta Marzo 2do. día hábil del mes 20 de abril Enero Abril 2do. día hábil del mes 20 de mayo febrero Mayo 2do. día hábil del mes 20 de junio marzo 1/6

2 Junio 2do. día hábil del mes 20 de julio abril Julio 2do. día hábil del mes 20 de agosto mayo Agosto 2do. día hábil del mes 20 de septiembre junio Septiembre 2do. día hábil del mes 20 de octubre julio Octubre 2do. día hábil del mes 20 de noviembre agosto Noviembre 2do. día hábil del mes 20 de diciembre septiembre Diciembre 2do. Día hábil del mes 20 de diciembre octubre 5. Para efectos de dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal correspondiente, los recursos de esta partida deberán ser comprobados a más tardar el día 20 de diciembre del mismo ejercicio. Con la finalidad de cumplir con lo anterior, la Comisión de Administración o la Dirección General de Administración podrán autorizar durante el ejercicio fiscal y en cualquier momento, la entrega anticipada de los recursos antes de las fechas establecidas en la tabla anterior, sin prejuicio de que para anticipar los recursos que se pretenden entregar deba cumplirse con la comprobación del mes que la misma tabla señala; siempre y cuando se cuente con la disposición presupuestal necesaria. 6. Cuando la comprobación sea entregada con fecha posterior al día 20 del mes, el cheque se liberará posterior al segundo día hábil del mes, hasta en tanto la Coordinación de Contabilidad revise y registre la comprobación correspondiente, misma que será atendida en el orden en que se reciba. 7. Cuando el monto de la comprobación reportada a la Coordinación de Contabilidad supere el monto del cheque entregado, la diferencia será acumulada dentro del ejercicio fiscal a favor del Diputado(a), dicho monto no deberá superar el saldo que se tiene por comprobar a la fecha de remisión de la documentación comprobatoria. 8. Los recursos son de aplicación anual, por lo que se deberán ejercer dentro del ejercicio presupuestal al que correspondan. Por lo tanto, los recursos no ejercidos durante ese ejercicio fiscal por razones de 2/6

3 comprobación pendiente, no serán acumulables al ejercicio fiscal siguiente. 9. El recurso del mes de enero se entregará hasta que el Diputado(a) haya comprobado en su totalidad los recursos que le fueron entregados por este concepto en el ejercicio fiscal inmediato anterior. 10. Los saldos por comprobar del ejercicio fiscal inmediato anterior que no sean cubiertos a más tardar al cierre del mes de diciembre, serán descontados de la Dieta del Diputado(a). 11. Al término del ejercicio legal de la Legislatura, la disposición de los recursos estará sujeta a lo siguiente: I. La entrega del recurso correspondiente a la parte proporcional del mes de septiembre en que finaliza el ejercicio legal de la Legislatura, se realizará vía reembolso, siempre y cuando haya comprobado la totalidad de los recursos entregados incluyendo hasta el mes de agosto que deberán estar comprobados a más tardar el día 20 de septiembre. II. Los saldos no ejercidos durante el periodo de enero a septiembre de ese año, no podrán ser ejercidos una vez terminado el ejercicio legal de la Legislatura a la que corresponda el Diputado(a). III. Los saldos no comprobados por parte del Diputado(a) al término de la legislatura, se procederán a descontar de su finiquito. 12. Es facultad del Diputado(a, solicitar que los recursos no ejercidos por este concepto, sean transferidos para su utilización a la cuenta Ayudas Sociales y Culturales, siempre y cuando se apliquen en el mismo ejercicio fiscal. 13. Los gastos que se presenten para la comprobación de esta partida deberán ser los estrictamente necesarios para la realización de las actividades propias de la operación de las oficinas de enlace legislativo. 14. La comprobación de esta partida deberá ser con base a lo siguiente: I. Reconocimientos Económicos por Apoyos Voluntarios. a) Comprenden todas las actividades relacionadas con la naturaleza de las funciones para la operación de las oficinas de los Diputado(a). b) Se comprueban mediante los recibos REPAV, los cuales serán proporcionados por la Dirección General de Administración, mismo que contiene los siguientes datos: Nombre y firma de la persona a quien se le otorgó el reconocimiento económico, su 3/6

4 domicilio particular, número telefónico (en su caso), monto y fecha del pago, período de tiempo mediante el cual prestó el apoyo. c) El recibo deberá estar firmado por el Diputado(a) que autorizó el reconocimiento económico. Se deberá anexar copia de una identificación de la persona que recibe el reconocimiento económico, cuando se trate del primer apoyo recibido. II. Tratándose de materiales y suministros entre los que se incluye: Papelería y útiles de oficina, material de limpieza, periódicos, revistas, suscripciones a periódicos y revistas, materiales y útiles de impresión, reproducción y encuadernación, consumibles de cómputo, material de fotografía, consumibles de cafetería, refacciones y accesorios para equipo de cómputo, cortinas, alfombras, persianas, entre otros conceptos deberán ser acreditados con comprobantes que reúnan los requisitos fiscales a nombre del Diputado(a) o al de Poder Legislativo. Tratándose de papelería y útiles de oficia, material de limpieza y consumibles de cafetería, estos podrán acreditarse mediante comprobante simple, siempre y cuando por circunstancias de lugar y tiempo no sea posible obtener el documento fiscal y el monto no rebase la cantidad equivalente a 20 salarios mínimos vigentes para el Estado de Guanajuato. III. Tratándose de servicios generales de la oficinas de los Diputado(a)s(as), tales como: servicio postal, mensajería, paquetería, telefonía convencional, radiocomunicación, telefonía móvil, energía eléctrica, agua potable, renta de las oficinas, servicios de informática, mantenimiento y conservación de mobiliario y equipo, mantenimiento de vehículos, mantenimiento de las oficinas, instalaciones y adaptaciones de las oficinas, gastos de difusión y publicación, gasolina y viáticos, asesoría, capacitación, entre otros conceptos, deberán ser acreditados con comprobantes que reúnan los requisitos fiscales a nombre del Diputado(a) o del Poder Legislativo bajo las siguientes consideraciones y excepciones: a) Los servicios de telefonía móvil y de radiocomunicación, estos invariablemente deberán acreditarse con comprobante fiscal a nombre del Diputado(a). b) El comprobante que se presente para acreditar el gasto de arrendamiento, podrá ser mediante el formato expedido por la Dirección General de Administración o documento fiscal, y deberá estar expedido a nombre del Diputado(a), adicionando por una sola ocasión el contrato 4/6

5 correspondiente, así como copia simple de una identificación oficial del arrendador. c) Los comprobantes fiscales expedidos por personas físicas que se presenten para acreditar el gasto por concepto de asesoría, capacitación entre otros, y que sean expedidos a nombre del Poder Legislativo, deberá contener las retenciones impositivas, debiendo remitir a la Coordinación de Contabilidad los importes correspondientes de las mismas para su entero, mediante depósito bancario a la cuenta del Poder Legislativo efectuado dentro del mismo mes al que corresponda el comprobante fiscal. d) Los comprobantes que se presenten para acreditar los gastos de energía eléctrica, agua potable y telefonía convencional invariablemente deberán ser expedidos a nombre del Diputado(a), y en su caso a nombre del arrendador o comodante del inmueble donde se ubican las oficinas. Para efectos de acreditar los gastos originados por estos conceptos y con el fin de tener un padrón de las oficinas establecidas, los Diputado(as) deberán proporcionar por escrito a la Dirección General de Administración (por una sola ocasión) el domicilio de la oficina y en su caso, el número telefónico. IV. Tratándose de la adquisición de bienes muebles tales como: mobiliario y equipo de administración, equipo de comunicación y telecomunicación, bienes informáticos, entre otros conceptos, deberán ser acreditados con comprobantes que reúnan los requisitos fiscales a nombre del Diputado(a), y quedarán bajo resguardo del Grupo o Representación Parlamentaria debiendo firmar el resguardo correspondiente, anexando una copia del mismo a la comprobación. Al término de la Legislatura, estos bienes pasarán a formar parte del patrimonio del Grupo o Representación Parlamentaria. 15. En todos los casos la fecha de expedición de los comprobantes deberá corresponder al período que se comprueba o al mes inmediato anterior, siempre y cuando correspondan al mismo ejercicio fiscal. 16. Cuando las compras se realicen en tiendas de autoservicio, se solicitará la factura de compra correspondiente, la cual deberá contener el comprobante de la máquina registradora anexo con la descripción de los artículos adquiridos. 17. Es facultad de la Contraloría Interna del Poder Legislativo, vigilar el cumplimiento del proceso establecido en los presentes lineamientos 5/6

6 para la disposición, aplicación, uso y comprobación de estos recursos, pudiendo requerir la información y documentación necesaria para tal objeto. 18. Los casos no previstos en los presentes lineamientos serán resueltos por la Comisión de Administración. 6/6