Política de Emisión de Cheques Cod. PP-05

Transcripción

1 Política de Emisión de Cheques Cod. PP-05 1 Objetivos Contar con un mecanismo que establezca el control en la elaboración de los cheques de la compañía. Mantener un control de saldos reales en los bancos, basado en el flujo de caja de la organización y en el presupuesto de pagos, garantizando que el cheque entregado será efectivo a favor del proveedor o destinatario. Elaborar los cheques como documentos y registros contables, manteniendo actualizado en el sistema los datos y archivos respectivos a la contabilidad de la empresa, brindando apoyo y soporte en el manejo de los bancos y las cuentas auxiliares. 2 Políticas El manejo, control y emisión de los cheques estará a cargo del Departamento de Tesorería. La autorización para su entrega será de exclusiva responsabilidad de la Gerencia General en base a las políticas establecidas para este efecto. 2.1 Emisión y Entrega de Cheques La emisión y entrega de cheques se realizará sobre una planificación de flujos semanales. Los cheques aprobados serán entregados únicamente los días viernes en el horario establecido para este efecto, tal como consta en la Política de Pago a Proveedores. Las únicas excepciones serán las siguientes: o Los cheques por reposición de caja chica, que se emitirán cuando el fondo en caja sea igual o menor al 50% del valor de la misma. o Los cheques por anticipos de viáticos, se emitirán 24 horas antes del viaje a realizar. o Los viajes efectuados sin previo aviso, para la emisión del cheque por viáticos, estos serán cubiertos por la persona que realice el viaje y se liquidarán 24 horas después si los soportes de gastos sean facturas y/o notas de ventas cumplan el reglamento de facturas y comprobante de ventas y además estén emitidos a nombre de la compañía. o Los cheques por anticipos de sueldo o préstamos por urgencia comprobada que sean aprobados por el Departamento de Recursos Humanos. Página 1

2 o Los cheques por canje de cheques recibidos de clientes a nombre de la empresa, que se emitirán a las 48 de haberse recibido o cuando se haya hecho efectivo el dinero en las cuentas de la compañía. o Los cheques por pago de siniestros de seguros médicos de las cuentas que maneje la empresa, que serán emitidos según consta en la Política de Pago de Siniestros. o Los cheques urgentes que sean aprobados por la Gerencia General. En cualquier caso, la emisión y entrega de cheques no planificados durante la semana, estará sujeta al flujo de caja de la compañía. 2.2 Firma de Cheques En todas las cuentas que maneje la compañía, los cheques y cartas de transferencia deberán emitirse con dos firmas conjuntas autorizadas y con un sello, lo cual deberá estar debidamente registrado en los bancos. Las firmas autorizadas podrán ser indistintamente de los siguientes funcionarios: Presidente Ejecutivo Vicepresidente Ejecutivo Gerente General Gerente de Operaciones Los cheques y cartas de transferencia que deban ser enviados por valija a la ciudad de Quito, deberán viajar con una sola firma. 2.3 Beneficiarios Todos los cheques se deberán emitir a favor del beneficiario que consta en la factura, liquidación de compra o nota de venta. Si por algún motivo el cheque se debe emitir a nombre de un beneficiario diferente, se deberá solicitar al acreedor una confirmación escrita o por correo electrónico en donde se indique el nombre de quién será el beneficiario del cheque por el desembolso, dicha confirmación debe anexarse al comprobante de egreso. 2.4 Cheques Cruzados Todos los cheques que se emitan en la compañía, deberán cruzarse para que únicamente puedan ser depositados en la cuenta del beneficiario o del que éste designe mediante endoso, salvo en los siguientes casos: o Los cheques por reposición de caja chica. Página 2

3 o Los cheques por anticipos de viáticos. o Los cheques por anticipos de sueldo o préstamos, cuando así sea expresamente requerido por el Departamento de Recursos Humanos. o Los cheques por pago de siniestros de seguros médicos de las cuentas que maneje la empresa, tal como consta en la Política de Pago de Siniestros. o Los cheques que así sean expresamente aprobados por la Gerencia General. 2.5 Cheques a Fecha Todos los cheques se deberán emitir para que puedan ser cobrados a la fecha de entrega prevista. Sin embargo, con el fin de obtener un mejor financiamiento para un determinado pago o cuando se trate de un acuerdo específico de crédito, se podrán emitir cheques a fecha a favor de los beneficiarios que correspondan para el pago, con la autorización expresa de la Gerencia General. 3 Procedimientos Los pasos a seguir durante todo el proceso de la emisión de los cheques son los siguientes: 3.1 Revisión y Aprobación de Pagos El Gerente General y el Tesorero se reunirán todos los días lunes en el horario establecido para este efecto, con el fin de revisar el flujo de pagos semanal, el mismo que se basará en los ingresos de las cobranzas por las facturas generadas y los desembolsos que se realizarán por los pagos a proveedores, de acuerdo a su fecha de vencimiento, tal como se establece en la Política de Pago a Proveedores. En esta reunión participarán también los Jefes de Cobranza de la compañía en lo que respecta al cobro de comisiones a las aseguradoras. El Gerente General enviará un correo electrónico al Tesorero con la aprobación correspondiente, para que pueda controlar y aprobar la emisión de los cheques correspondientes. 3.2 Elaboración de Cheques El Asistente de Tesorería, deberá elaborar en primer lugar los comprobantes de egreso de los desembolsos que fueron aprobados para la semana en curso, siguiendo los procedimientos establecidos para este efecto. Página 3

4 Una vez que los comprobantes estén emitidos, el Asistente de Tesorería deberá imprimir todos los cheques de los pagos aprobados o elaborar las cartas por transferencias bancarias, según sea el caso, en base a la información ingresada en el sistema contable de la compañía. Luego de emitidos los documentos de pago, deberá colocar el sello según corresponda a cada cuenta. Una vez impresos los comprobantes y los cheques, el Asistente de Tesorería adjuntará a cada pago, los soportes necesarios que respaldarán el desembolso a realizarse, tales como factura original, liquidación de gastos, correo electrónico de la aprobación del egreso, comprobantes de retención, entre otros. El proceso concluirá con la firma del Asistente de Tesorería en los comprobantes de egreso, como responsable de la elaboración de los documentos. Todos los cheques y/o cartas de transferencia, con sus respectivos respaldos, deberán estar emitidos a más tardar hasta el martes de cada semana. 3.3 Aprobación y Recolección de Firmas Cualquier solicitud de pago debe ser procesada una vez que el Departamento de Contabilidad haya codificado las cuentas correspondientes. El Asistente de Tesorería entregará al Tesorero los comprobantes de egresos con los cheques y los soportes para su revisión y firma de responsabilidad. El Tesorero le devolverá los comprobantes de egresos revisados y firmados al Asistente de Tesorería, quién procederá a recoger la firma de la Contadora para la aprobación final del gasto. Posteriormente, deberá recoger dos firmas autorizadas en la ciudad de Guayaquil para los cheques que se pagarán en Guayaquil y Cuenca y una firma autorizada para cheques que se pagarán en Quito. La recolección de firmas de las personas autorizadas en la ciudad de Guayaquil, deberá realizarse el día miércoles de cada semana. El mismo día miércoles, los cheques de Quito y Cuenca deberán ser enviados a cada oficina, utilizando para este efecto la valija diaria contratada por la compañía. Los documentos de pago deben viajar dentro de sobres cerrados, con las debidas seguridades que impidan ver su contenido. El día jueves de cada semana se recolectará la firma autorizada de los cheques de Quito. 3.4 Entrega de Cheques Todos los días viernes hasta las 14:00 PM, el Asistente Financiero entregará a la Recepcionista todos los cheques y comprobantes de egreso de los pagos Página 4

5 aprobados para ese día, tal como se establece en la Política de Pago a Proveedores. 4 Vigencia Esta política entra en vigencia a partir del 1º de septiembre de Página 5