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2 INDICE Página 2 de 7 1. OBJETIVO ALCANCE REPONSABILIDADES Gerente General Gerente de Finanzas s de Contabilidad Juniors DEFINICIONES MODO OPERATIVO Pago de BSP Auditoria de boletos aéreos Pago BSP Devolución tickets aéreos Solicitud de devolución de bloqueo INDICADORES REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 7

3 Página 3 de 7 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es dar pago a las obligaciones de CTS generadas en dar los servicios a los pasajeros. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda la deuda por tickets aéreos emitidos hacia CTS y a las deudas que se generan al dar el servicio de emisión de tickets aéreos. 3. REPONSABILIDADES 3.1 Gerente General Es responsable de: Autoriza el pago del BSP de acuerdo a lo informado por IATA. 3.2 Gerente de Finanzas Es responsable de: Asegura la disponibilidad de recursos financieros para el pago del BSP. 3.3 s de Contabilidad Es responsables de: Revisar la información otorgada por IATA. Preparar el BSP, con la información que bajan desde ticket y allotment v/s la información otorgada por la IATA. Se hacen las facturas de comisión por línea aérea y se prepara el pago del BSP cancelando las facturas emitidas, emitiendo los egresos a tesorería para sacar los cheques. Se prepara el sobre con las facturas de comisión y se entrega a Juniors. 3.4 Juniors Son responsables de: Efectuar los pagos en el Banco Santander. Entrega de sobre de facturas de comisión a los responsables de la recaudación y distribución de estas.

4 4. DEFINICIONES PROCEDIMIENTO DE PAGO DE BSP Página 4 de 7 CONCILIACIÓN: Revisión e ingreso del valor de un documento al sistema SOPSICON contra el valor que arroja el voucher electrónico. BSP: Sistema de pago de tickets aéreos emitidos por una agencia de viajes. VOUCHER: Vale comprobante de servicios o recibo que contiene todos los datos de la reserva confirmada de un servicio turístico y posee un código de reserva, el cual es conciliado para cancelar el valor de los servicios solicitados. SIGAV: Sistema aéreo para efectos contables. CUPON DE AGENTE: Print del ticket aéreo emitido que entrega el sistema Amadeus. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Pago de BSP Auditoria de boletos aéreos En el Departamento de Marketing y Productos, en el área de Allotment y Ticket, se emiten diariamente boletos aéreos que son rendidos a contabilidad semanalmente, estos boletos vienen con un memo que especifica el número de negocio de SIGAV junto a la información necesaria para el cobro de estos ticket (número de file, viajes promocional o venta a otros clientes) y adjuntos los tickets electrónicos, luego se auditan en el sistema SIGAV, (Ver Manual de Adm. Y Finanzas Auditoria Del Ticket Aéreo), específicamente deben ser revisados: número de tickets, valor de pasaje, tasas de embarque, monto de comisión, y tipo de cambio. En el caso de no tener un file asociado se emite una factura cobrando el ticket. (Ver Manual de Adm. Y finanzas Emisión De Factura De Cobro De Ticket Aéreo) Una vez emitida se debe enviar al cliente para posteriormente recibir el pago, luego se debe hacer ingreso de este dinero. En el caso de las facturas directas a otros clientes, serán procesadas en el mismo sistema. Se debe revisar el detalle de la facturación y luego procesar. Estas facturas son enviadas en forma interna al Sistema Sicon para imprimirlas. (Ver Manual de Adm y finanzas). Luego los tickets aéreos son ingresados en una planilla Excel TKT Aéreo, en la que se controlan los correlativos de los tickets y se identifica el número de los FF, negocio y el voucher que corresponde a cada uno de ellos, todo esto es para cuadrar el BSP al momento de ser cancelado Pago BSP Semanalmente se imprime la planilla del BSP (página IATA.. ) en donde se detallan los tickets a cancelar, más una planilla en donde viene el detalle de

5 Página 5 de 7 las facturas de comisión, luego se cuadra la planilla de TKT Aéreo con la planilla del pago del BSP. Después se imprime y se concilian los vouchers de cada FF, una vez hecho esto se traspasan los documentos en el Sistema Sicon. (Ver Manual de Adm. Y finanzas Facturas y/o Vouchers Cuadrados Con El Sistema). El BSP se debe cuadrar en el Sistema Sigav, (Ver Manual de Adm. Y finanzas Cuadratura De Bsp) para poder emitir las facturas de comisión a cada línea aérea. (Ver Manual de Adm. Y finanzas Facturas De Comisión A Líneas Aéreas Por Sigav) estas son enviadas al IATA, se detalla la información a enviar en una planilla de Excel FACT.BSP, se imprimen dos copias, se guardan en un sobre naranjo de la compañía y son enviadas a las direcciones especificadas por IATA, una vez entregadas se debe traer una copia timbrada. En conjunto con esto se deben enviar el cheque del pago del BSP al Banco Santander junto con un cupón de pago que se imprimen de la página del IATA Santander ( también se trae el cupón timbrado. Para emitir el cheque se debe hacer un egreso (Ver Manual de Adm. Y Finanzas) donde se pagan los vouchers conciliados y las facturas de comisión, en el caso de haber tickets emitidos por gastos de viajes se deben llevar a la cuenta de gastos, en ocasiones también deberán ser canceladas los bloqueos de LAN (son pagos anticipados de servicios) lo que irán a la cuenta pago anticipado de servicios. Además una vez al mes BSP cobra sus gastos de administración, que también serán cargadas a esta misma cuenta. Posteriormente, se recibe una factura por estos costos de mantención que serán rebajados de la cuenta. En el caso que devuelvan tickets que fueron anulados se deben descontar de la cuenta ticket aéreo devuelto, luego se entregan a tesorería para que impriman el cheque y envíen los documentos Devolución tickets aéreos La persona encargada de emitir los tickets también es el encargado de solicitar las devolución de estos, este es responsable de solicitar en la pagina del IATA la devolución, imprimir un Refund el cual tiene un número, con este se revisa el estado de los ticket en el sistema del IATA y se guardan en el archivador de TKT aéreos en devolución. Al momento de realizar el pago de BSP, a través de la página del IATA informa que hay una devolución a descontarse, se concilian las notas de crédito, (Ver Manual de Adm. Y finanzas) para rebajar del FF el costo de los tickets en caso de que la línea aérea cobre una multa, esta a su vez debe ser cobrado en el FF, puede tener un voucher por la multa o se descuenta en la conciliación de la nota de crédito. Luego se traspasan los documentos en el Sistema Sicon Cuentas por pagar y se cancelan al momento de hacer el egreso por el pago del BSP, reversando la cuenta ticket aéreo devuelto

6 5.1.4 Solicitud de devolución de bloqueo PROCEDIMIENTO DE PAGO DE BSP Página 6 de 7 El encargado de allotment envía correo electrónico con la información detallada de cuales serán los bloqueos que deben ser solicitados para devolución. Ésta se realizará por medio de la página web de IATA, a su vez el encargado nos comunica de la solicitud de devolución, nosotros solo registramos esta cuando se realiza. Posterior a esto, guardamos el comprobante de solicitud de reembolso, el que será archivado hasta cuando este venga rebajado en el BSP de las semanas siguientes. Una vez recibida la devolución deberá ser ingresada con el mismo tipo de cambio que salió el pago. Generalmente se deberá generar montos bajo el concepto de diferencia tipo de cambio. FEE comisión ganada por emisión de tickets aéreos a cuenta de terceros, es incorporado dentro de la venta del ticket (proceso realizado por el operador de allotment), es facturado dentro de la misma factura de pax. Además se realiza una boleta para poder justificar este ingreso adicional, la cual debe ser ingresada a SICON (ver manual de administración y finanzas Facturas De Comisión A Proveedores Por Cuenta De Terceros). 6. INDICADORES Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica 7. REGISTROS Identificación del Registro SIGAV Memo Planilla Excel con detalle de ticket aéreos emitidos Código No Aplica FORM-GG- CP-008 FORM-GF- CP-004 Responsable Contabilidad Contable contable Pasajes aéreos No Aplica Contable Almacenamiento Protección Recuperación Retención PC Contabilidad Archivo Físico Computador administrativo contabilidad Archivo Físico Disposición final Soporte Escritorio/Sigav Indefinida Indefinida Digital Archivador Memo TKT Aéreos auditados Escritorio/Comp artido/acceso directo a TKT aéreo Contabilización TKT Auditados 6 años Se Elimina Papel Indefinido Se actualiza Digital 6 años Se Elimina Papel

7 Identificación del Registro Planilla Excel con detalle de facturas que se envían a la Línea Aérea TKT Aéreos en Devolución y Bloqueos Código FORM-GF- CP-006 No Aplica 8. REFERENCIAS PROCEDIMIENTO DE PAGO DE BSP Responsable contable Contable Almacenamiento Protección Recuperación Retención Computador administrativo contabilidad Archivo Físico ISO 9001: 2008; Sección 7.4 Compras. Escritorio/ Acceso directo a FACT. BSP TKT Aéreos Devolución y Bloqueos NCH 3067; Sección 4.1 Requisitos de Organización. 9. ANEXOS No Aplica 10. CONTROL DE CAMBIOS Se actualiza semanalm ente, se imprime y se archiva en archivador Pagos BSP VERSION FECHA MODIFICACIONES Página 7 de 7 Disposición final Se guarda en bodega por 6 años Soporte Papel 6 años Se Elimina Papel