SUB_ESTADOS DE CHEQUES DE TERCEROS

Transcripción

1 SUB_ESTADOS DE CHEQUES DE TERCEROS El sistema le permite definir los Sub_estados que pueden adoptar los cheques de terceros 'Aplicados', en 'Cartera' o 'Rechazados'. La definición de Sub_estados es obligatoria si está activo el parámetro general Asigna desde el modulo de Tesorería. Esto le permitirá definir para cada uno de los estados posibles ('Aplicado', 'Cartera' y 'Rechazado') un Sub_estado por defecto, el que se tendrá en cuenta en los procesos que afectan el estado de los cheques. También podrá asignar a los cheques de terceros con estado 'Aplicado', 'Cartera' o 'Rechazado', una clasificación adicional para reflejar con mayor precisión la situación real del cheque. UTILIDAD DE LOS SUB_ESTADOS Esta clasificación, adicional al estado, tiene como objetivo reflejar con mayor precisión la situación real del cheque. El sistema maneja cuatro (4) estados básicos para los cheques de terceros, que son: 'Cartera', 'Aplicado', 'Rechazado' y 'Anulado'. Los Sub_estados permiten reflejar cuál es la situación o etapa de la gestión administrativa en la que se encuentran los cheques con estado 'Aplicado', 'Cartera' o 'Rechazado'. Tesorería mantiene un historial con los cambios de Sub_estados realizados a cada cheque. En general, el primer Sub_estado o clasificación se origina con la aplicación de un cheque en cartera o con el rechazo de un cheque aplicado.

2 El sistema también permite asignar un Sub_estado a los cheques que ingresan a su la cartera. Algunos ejemplos de Sub_estados para cheques que pasan de 'Cartera' a 'Aplicado' Algunos ejemplos de Sub_estados para cheques que pasan de aplicado a rechazado son: Una vez que un cheque se encuentra aplicado o rechazado puede ocurrir que usted necesite reflejar en qué situación se encuentra. Por ejemplo, un cheque rechazado puede estar actualmente en gestión judicial, luego de haber pasado por varias instancias de reclamo o negociación. CONSIDERACIONES PREVIAS 1- DEFINICIÓN DE SUB_ESTADOS Mediante el proceso Sub_estados de Cheques de Terceros que depende de la rama Cheques, defina cuáles son las situaciones o instancias que necesita clasificar.

3 Para cada una de ellas indique una serie de códigos válidos. EJEMPLOS 2- ASIGNACIÓN DE SUB_ESTADOS POR CUENTA Es posible asignar un Sub_estado por cuenta; de tal modo que al ingresar un movimiento en el que esté involucrada esta cuenta, se asignará automáticamente ese Sub_estado a los cheques de terceros relacionados con la operación. Es posible definir para una misma cuenta, un Sub_estado por defecto para cheques con estado 'Aplicado' y otro para cheques con estado 'Rechazado'. La definición de Sub_estados por cuenta es opcional. Sólo si está activo el parámetro general Asigna Sub_estados a los Cheques de Terceros, estará habilitado el acceso a este proceso y será obligatoria la definición de Sub_estados. La utilización de los códigos de Sub_estados automáticos no es obligatoria. Es útil para automatizar la asignación de Sub_estados en aquellos casos donde la cuenta contrapartida de los movimientos que aplican o rechazan cheques puede relacionarse lógicamente con un Sub_estado. Al ingresar un comprobante, el sistema propondrá el Sub_estado por defecto asociado a la contrapartida de la cuenta que involucra los cheques aplicados o rechazados. Por ejemplo, si el circuito administrativo ante un rechazo de cheques de terceros es gestionar un reclamo a su cliente, asigne a la cuenta "Cheques rechazados" (que juega como contrapartida de la cuenta "Banco o Proveedores") el Sub_estado "A reclamar".

4 Nota: Estos códigos podrán ser modificados durante el ingreso de cada comprobante (tengan o no una clasificación habitual definida) En caso que el movimiento tuviese más de una contrapartida, sólo se asignará un valor por defecto cuando todas las contrapartidas tengan el mismo Sub_estado asociado. De lo contrario, se propondrá el Sub_estado "por defecto" para el estado que tomará el cheque. Si la contrapartida no tiene definido un Sub_estado por defecto, el sistema propondrá el Sub_estado "por defecto" para el estado que tomará el cheque. Este orden de prioridad permite, por ejemplo, definir que el Sub_estado habitual para el estado Aplicado sea "Depositado". Para las cuentas bancarias que son habitualmente la contrapartida de un depósito normal no asociamos Sub_estados; y para otras cuentas menos habituales a las que aplico cheques, por ejemplo: Cheques a Canjear o Reclamar, sí asociamos Sub_estados. 3- ASIGNACION DE SUBESTADOS POR DEFECTO (Opcional) Desde Parámetros Generales de Tesorería puede asignar un Sub_estado por defecto tanto a los cheques que ingresan a cartera desde el módulo de Ventas como a los cheques que se aplican desde el módulo de Compras / Proveedores. Cada proceso que involucre cheques de terceros en los módulos mencionados, asignará automáticamente el Sub_estado por defecto y actualizará su historial. UTILIZACION DE SUB_ESTADOS Los procesos del sistema donde usted puede actualizar el Sub_estados de los cheques aplicados y rechazados son: 1- Ingreso de comprobantes que generan cheques Aplicados y Rechazados. 2- Ingreso de otros comprobantes que se relacionan con la gestión de cheques que se encuentran en estado Aplicado o Rechazado.

5 3- Modificación de Sub_estados de cheques de terceros. A continuación, se detallan cada uno de estos casos y cuándo debe utilizarse cada uno de ellos para reflejar los cambios de Sub_estados: 1- Ingreso de comprobantes que generan cheques Aplicados y Rechazados Los comprobantes ingresados mediante las clases 2, 3 y 4 permiten aplicar cheques que están en cartera. Los ingresados mediante clase 6 permiten generar cheques rechazados. Durante el ingreso de estos comprobantes puede asignar un Sub_estado. En principio, si hay definida una parametrización de estados automáticos (basándose en los Sub_estados por cuenta) los cheques involucrados en las operaciones de aplicación o rechazo tomarán el Sub_estado definido para la cuenta que actúa como contrapartida del movimiento. De lo contrario, los cheques tomarán el Sub_estado "por defecto" para el estado Aplicado o Rechazado. Pulsando <Ctrl F3> - o el botón correspondiente a la opción desde el encabezado de la carga de comprobantes de Tesorería, puede consultar, modificar o completar el Sub_estado de los cheques asociados al comprobante. 2- Ingreso de otros comprobantes que se relacionan con la gestión de cheques que se encuentran en estado Aplicado o Rechazado. Aunque los estados básicos de los cheques terminan en una aplicación o un rechazo, pueden existir nuevas gestiones administrativas en caso que el cheque no haya sido cobrado. Ejemplo: El cliente entrega otro valor o cancela su deuda en efectivo. O bien, luego de una gestión para regularizar la situación de un cheque no cobrado, el importe se envía a Gestión Judicial o a una cuenta de Pérdida.

6 Para reflejar estos movimientos contables, se ingresarán comprobantes. Estos comprobantes no aplican ni rechazan cheques pero están relacionados a su gestión. Para reflejar estas operaciones, el sistema permite seleccionar cheques y cambiar su Sub_estado, guardando la relación con el comprobante que se está ingresando. Para realizar el cambio de Sub_estado a una selección de cheques y relacionarlo con el comprobante que se está ingresando se habilita una función que se invoca con el comando <Ctrl F3> - Cheques. Se desplegará una ventana para seleccionar cheques 'Aplicados' o 'Rechazados' e indicar el Sub_estado al que deben ser asignados. En este caso, a diferencia del punto anterior, las cuentas del movimiento no relacionaron los cheques en cuestión (cheques que deben cambiar Sub_estado pero conservarán su estado 'Aplicado' o 'Rechazado'). Ejemplos A- El cliente trae un cheque nuevo o dinero, ante el reclamo por un cheque rechazado. Ingresa un comprobante, por ejemplo de clase 1, para ingresar los nuevos valores. Como la operación cambia la situación de un cheque rechazado, lo selecciona mediante la nueva opción y le asigna el nuevo Sub_estados "Canjeado". B- Luego de varias instancias de reclamo, se decide enviar el cheque rechazado a gestión judicial. Se ingresa un movimiento que involucra dos cuentas de tipo "Otras": Cheques rechazados a Cheques en Gestión Judicial. Como la operación cambia la situación de un cheque rechazado que estaba en instancia de reclamo, lo selecciona mediante la nueva opción y le asigna el nuevo Sub_estados "Gestión Judicial". En ambos casos, el cambio de estado queda registrado en el historial del cheque con la fecha y comprobante que le cambió el Sub_estado. 3- Modificación de cheque de tercero (SUB_ESTADOS). Este proceso permite modificar los atributos de un cheque de terceros ante eventuales errores u omisiones durante su ingreso o cambios posteriores. Lo ejecutará desde Tesorería-Comprobantes- Modificación de cheques de terceros.

7 Si el cheque fue exportado o el comprobante de recepción del cheque está contabilizado, se solicita su confirmación para realizar las modificaciones. Por otra parte, si usted asigna Sub_estados a los cheques de terceros, desde este proceso puede: a-modificar el Sub_estados de un cheque. b- Actualizar el historial de un cheque. c- Actualizar en forma masiva el Sub_estados de cheques. d- Actualizar el historial de los cheques de la cartera de un cliente. Las opciones mencionadas las encontrará disponibles en la barra de herramientas: Actualización del Historial: Invoque esta opción para consultar, modificar e imprimir el detalle de todos los movimientos que afectaron el Sub_estado de un cheque seleccionado. Usted puede cambiar el historial, agregando información, modificando alguno de los datos existentes o borrando líneas de este detalle. Actualización masiva: Ingrese un código de cliente (habitual u ocasional) para el que podrá: Consultar e imprimir la composición de su cartera de cheques Consultar e imprimir el historial de un cheque en particular. Cambiar el historial de un cheque, agregando información, modificando alguno de los datos existentes o eliminando líneas del detalle.

8 Actualización de clientes: Elija esta opción para modificar el Sub_estado de un rango de cheques, seleccionados en base a la 'Fecha de Cheque' o bien, al 'Cliente'. Como filtros adicionales para la selección de los cheques, indique los siguientes datos: Estado de los cheques a procesar ('Aplicado', 'Rechazado' o 'Cartera'). Sub_estado actual de los cheques. Sub_estado a aplicar. Comentario a asignar para cada uno de los cheques a modificar. Tipo de cheques a procesar ('Comunes', 'Diferidos' o ambos). Situación de los cheques (incluye cheques 'Contabilizados' y/o cheques 'Exportados').