SIIGO Pyme. Templates. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Templates Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es un Template? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Diseñar o Modificar un Template? 4. Cuáles son las Formas que Existen en el Programa de Elaborar un Template? 5. Cuál es la Ruta Para Definir o Modificar un Template? 6. Cuáles son los Pasos que se Deben Realizar Para Diseñar un Template? 7. Cómo se Visualiza la Impresión de un Documento con Template? 8. Qué Procesos se Pueden Realizar con los Templates? 9. Cuál es la Ruta Para Generar Informes de Templates? 10. Cuáles son los Informes que Genera el Programa sobre el Manejo de Templates? 11. Recomendaciones Generales para la Definición del Template

3 Presentación El presente documento ofrece una guía acerca del manejo de Templates, la cual es una herramienta que puede ser utiliza en los diferentes documentos que tiene SIIGO, los cuales se desarrollan en Excel y se pueden definir de acuerdo con los formatos pre-impresos que cada empresa maneja; teniendo en cuenta que se pueden incluir logos, imágenes, tipo de letra y colores según el formato del documento

4 TEMPLATES Qué es un Template? El template es un formato que se define en Excel con el diseño en el cual se desea imprimir un documento sea contable o extracontable, al igual también se pueden definir formatos de certificados, extractos de cuenta, circulares de cobro, entre otros; se debe tener en cuenta que en estos diseños se pueden incluir logos, imágenes, es posible seleccionar el tipo, color y tamaño de letra a utilizar de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Diseñar o Modificar un Template? Importante: Para diseñar y realizar impresión de los Templates es necesario que el equipo de cómputo tenga instalado Microsoft Office y solo aplica cuando se tiene el Modulo de Documentos. Los aspectos a tener en cuenta antes de elaborar un Template son: 1. Estar actualizado en la última versión de SIIGO Windows 2. Tener copia de seguridad del directorio de la empresa sobre la cual se va a diseñar el template (Ejemplo. SIIWI01) 3. Para diseñar un template es necesario que el usuario ya tenga definido el formato para poder asignar con mayor facilidad y rapidez las variables en la ubicación (FILA y COLUMNA) correspondiente 4. En el directorio de programas es decir en SIIGO Windows se deben copiar los archivos Z120 - Z123 Z12101 y Z12201 cada uno de ellos con su correspondiente archivo indexando o IDX. Estos archivos van en la actualización de cada versión

5 5. Los archivos que entrega Informática y Gestión S.A. con la definición de los templates GENERICOS son los Z12101, Z12101.IDX, Z12201 y Z12201.IDX; los cuales se deben renombrar como: Z12101 se renombra como Z121 Z12101.idx se renombra como Z121.idx Z12201 se renombra como Z122 Z12201.idx se renombra como Z122.idx 6. En el directorio de programas es decir en SIIGO Windows se debe encontrar un directorio llamado TEMPLATES y dentro se deben encontrar todos los formatos genéricos entregados en el software

6 Importante: El directorio de Programas es decir SIIGO Windows se encuentra en la ruta: Si el sistema operativo de la maquina esta en español la ruta es: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles la ruta es: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows 7. En el directorio de la empresa es decir en SIIWInn (donde nn corresponde al número de la empresa) se deben copiar de SIIGO Windows los archivos Z120 Z121 Z122 y Z123; cada uno de ellos con su correspondiente archivo indexando o IDX. Importante: El contenido de los archivos es: Z120: Contiene la lista de campos disponibles para diseñar un formato Z121: Almacena la información general del formato diseñado Z122: Almacena la información detallada, por campo, del formato diseñado Z123: Almacena la información que encadena los formatos diseñados a los documentos.

7 8. En el directorio la empresa es decir en SIIWInn (donde nn corresponde al número de la empresa) se debe encontrar un directorio llamado TEMPLATES y dentro se deben encontrar todos los formatos genéricos entregados en el software 9. El usuario debe tener el formato definido en Excel y este debe ser guardado en el directorio de la empresa en el subdirectorio templates, el tipo del documento debe ser en plantilla de Excel o formato XLT Ejemplo: C:\SIIWI01\TEMPLATES\Modelo Factura Bodega Bogota.XLT

8 Importante: SIIGO trae formatos definidos pero no se recomienda su utilización, por ello es necesario que el usuario cree sus propios formatos; puede tomar como base los ya definidos en el programa pero realizando copia del archivo.xlt, cambiando el nombre del mismo y copiando el diseño del formato 001 al El documento contable o extracontable al cual se le va a asociar o definir un Template; no debe tener asignado Generador de Documentos ni Formatos Minerva en la definición de documentos. Cuáles son las Formas que Existen en el Programa de Elaborar un Template? En el programa existen dos formas de diseñar los formatos de templates, las cuales se describen a continuación: a. La primera opción es realizar una copia al Formato No 001 (Formato Default del programa) que tiene el sistema; en el formato 002 y luego realizar las correspondientes modificaciones de los campos de acuerdo a las necesidades específicas del usuario b. La segunda opción es diseñar desde ceros el formato del template; para ello el usuario debe tener previamente diseñado en Excel el formato para poder relacionar las variables, logos, imágenes, etc. que se requieran. Cuando se diseña completamente un template, este siempre se debe asociar en un formato diferente al 001 (Formato Default del programa) y se puede realizar del formato 002 en adelante.

9 Cuál es la Ruta Para Definir o Modificar un Template? La ruta para elaborar o modificar un template es: Parametrizacion Formatos de Excel Cuáles son los Pasos que se Deben Realizar Para Diseñar un Template? Elaborar un Template está compuesto de varios pasos; los primeros a realizar son: 1. Definir o diseñar el template 2. Asignar el template al tipo de Documento A continuación se explicara la funcionalidad y los parámetros a tener en cuenta en cada uno de estos pasos: 1. Definición del Template: La ruta para definir el formato de un template es: Parametrizacion Formatos de Excel Mantenimiento Formatos de Excel

10 a. Al ingresar a esta opción se habilitara la siguiente ventana: Tipo de Formato: En esta opción se asigna el documento al cual se le va a elaborar o definir el template

11 Formato Numero: Digitar el número de formato con el que se va a asociar el documento seleccionado, se debe digitar un numero entre 002 a 999 Importante: El formato 001 siempre viene parametrizado por defecto, ya que es el estándar que maneja el programa y se recomienda no ser utilizado Descripción: Se debe digitar un nombre corto que describa el formato o documento que se va a diseñar Template: Se debe digitar el nombre exacto con que se guardó el template en el directorio de la empresa en la sub carpeta templates; este archivo debe ser de extensión.xlt Ejemplo: Modelo Factura Bodega Bogota.xlt Los siguientes datos se digitan verificando los campos definidos con anterioridad en la plantilla de Excel PAGINA: Corresponde al tamaño completo de la plantilla definida en Excel para el formato o documento que se va a elaborar Número de Líneas: Se debe digitar el número de la última fila definida en la plantilla de Excel Última Columna: Se debe digitar la letra de la última columna definida en la plantilla de Excel AREA DE DETALLE: Corresponde al cuerpo del documento en donde se encuentran los campos repetitivos o secuencias. Primera Línea: Digitar el número de la línea donde INICIA el área de detalle

12 Ultima Línea: Digitar el número de la línea donde TERMINA el área de detalle b. Después de parametrizar el área de detalle el sistema solicita insertar las variables en cada parte según corresponda a: Encabezado, Detalle y Pie; para ello se habilita la siguiente ventana: 1.1 Encabezado: Es todo lo que va en la parte superior del documento, generalmente van los datos del tercero y de la empresa; se ubica antes de la línea de detalle y no se asignan campos repetitivos 1.2 Detalle: Es el área de donde se encuentran los campos repetitivos y corresponde a las secuencias del documento, formas de pago y vencimientos, entre otros 1.3 Pie: Área final del documento o pie de página; aquí generalmente se asignan los datos de impuestos, valores totales y valores en letras; se ubican después de la línea de detalle y no se asignan campos repetitivos A continuación se explicara el manejo de cada una de las aéreas del documento: 1.1 ENCABEZADO Parte superior del documento, normalmente en esta área se ubican los datos de la empresa, los datos del tercero, el logo, etc.

13 Ubicación: Se debe seleccionar la COLUMNA y LINEA en la cual se ubicara cada una de las variables en el documento de acuerdo a la plantilla definida. En el campo columna solo acepta letras y corresponde a la columna de la celda en Excel; y en línea solo acepta números y corresponde a la fila de la celda de Excel. Línea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se va a insertar más de una variable de SIIGO. Por ejemplo, la línea de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ocuparían más columnas. Ejemplo: DIA Vencimiento / MES Vencimiento / AÑO Vencimiento Campo: Al seleccionar esta casilla, se habilita la ventana para realizar la captura de la variable que se debe asociar; la búsqueda de la lista de variables disponibles se puede realizar con la tecla de función F2 o F3 o con el icono

14 Label: Al seleccionar esta casilla, el sistema ubica el cursor en el renglón de label para digitar allí la observación; este será un dato fijo que siempre se imprimirá en el template. Importante: Las casillas de Campo y Label normalmente son excluyentes; salvo cuando se marca que es una línea compuesta el sistema permite la inclusión de las dos en la misma línea y columna Longitud Decimales: El sistema informa el número de caracteres con que cuenta la variable seleccionada y permite disminuir sus posiciones pero en ningún caso aumentar, dependiendo del tipo de campo es decir si es numérico permite indicar cuantos caracteres se utilizaran para los decimales Formato de Fecha: Permite seleccionar la forma de presentación de la fecha de acuerdo al combo que tiene predefinido el sistema 1.2 DETALLE: Normalmente en esta área se asigna el detalle o secuencias del documento, los vencimientos y observaciones generales Es decir se asignan: a. Los campos repetitivos b. Las observaciones c. Los vencimientos de los documentos

15 Estos campos el programa los asocia como secciones; las columnas corresponden a las definidas en la plantilla de Excel. La descripción de las secciones y a qué tipo de variable corresponde se describe a continuación: CAMPO COLUMNA A UTILIZAR SECCION A UTILIZAR Repetitivas Columna ( La Sección 1 correspondiente al formato definido por el usuario) Vencimientos Columna ( La Sección 2 correspondiente al formato definido por el usuario) Comentarios Columna ( La Sección 3 correspondiente al formato definido por el usuario) Pasan Columna ( La Sección 998 correspondiente al formato definido por el usuario) Vienen Columna ( La correspondiente al formato definido por el usuario) Sección 999 Importante: En la sección del Cuerpo del documento, se deben asignar aquellos campos que sean repetitivos como la línea de detalle, vencimientos y observaciones generales. Ubicación: Se debe seleccionar la COLUMNA y SECCION en la cual se ubicara cada una de las variables del documento de acuerdo a la plantilla definida. En el campo columna solo acepta letras y corresponde a la columna de la celda en Excel; y en SECCION solo acepta números ( ) según corresponda Línea Compuesta: Este campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se van a insertar más de una variable de SIIGO. Por ejemplo, la línea de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ocuparían más columnas. Ejemplo: DIA Vencimiento / MES Vencimiento / AÑO Vencimiento Campo: Al seleccionar esta casilla, se habilita la ventana para realizar la captura de la variable que se debe asociar; la búsqueda de la lista de variables disponibles se puede realizar con la tecla de función F2 o F3 o con el icono

16 Label: El sistema se ubica en el renglón el label para digitar allí la observación; este será un dato fijo que siempre se imprimirá en el template. Importante: Las casillas de Campo y Label normalmente son excluyentes; salvo cuando se marca que es una línea compuesta el sistema permite la inclusión de las dos en la misma línea y columna Longitud Decimales: El sistema informa el número de caracteres con que cuenta la variable seleccionada y permite disminuir sus posiciones pero en ningún caso aumentar, dependiendo del tipo de campo es decir si es numérico permite indicar si se manejara decimales NOTAS: 1. En el detalle del documento se DEBE definir la variable 54 Comentario, para ello se debe digitar la columna en la cual se desea visualizar la observación al momento de la impresión y se asigna en la sección 3, su parametrizacion será de la siguiente forma:

17 Definiendo este campo el sistema permite que al momento de la impresión del documento con template los datos que se digiten en la siguiente ventana salgan en la impresión Importante: Si en el Template no se define la variable 54 Comentario, la información que se digite al momento de la impresión en la ventana anterior nunca saldrá en la impresión. 2. Cuando para el documento que se define el template, se van a manejar PASAN y VIENEN, se hace necesario asociar estas dos variables en el detalle del documento, como se visualiza en la siguiente ventana:

18 Para ello es necesario definirlo de la siguiente forma: CONCEPTO A DEFINIR COLUMNA SECCION CAMPO Columna (En la que el Pasan usuario requiera la visualización de la palabra PASAN) Vienen Columna (En la que el usuario requiera la visualización de la palabra VIENEN) PIE: Normalmente en esta área se asignan los conceptos, valores y porcentajes de los impuestos calculados, el valor bruto y valor a cancelar del documento, los valores en letras, también observaciones generales y resolución de la DIAN entre otros

19 Ubicación: Se debe seleccionar la COLUMNA y LINEA en la cual se ubicara cada una de las variables del documento de acuerdo a la plantilla definida. En el campo columna solo acepta letras y corresponde a la columna de la celda en Excel; y en línea solo acepta números y corresponde a la fila de la celda de Excel. Línea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se van a insertar más de una variable de SIIGO. Por ejemplo, la información del número de resolución de facturación incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ocuparían más columnas. Ejemplo: Numero de Resolución / Aprobado en: / Prefijo / Desde el Numero / Hasta el Número Campo: Al seleccionar esta casilla, se habilita la ventana para realizar la captura de la variable que se debe asociar; la búsqueda de la lista de variables disponibles se puede realizar con la tecla de función F2 o F3 o con el icono Label: Al seleccionar esta casilla, el sistema ubica el cursor en el renglón de label para digitar allí la observación; este será un dato fijo que siempre se imprimirá en el template. Importante: Las casillas de Campo y Label normalmente son excluyentes; salvo cuando se marca que es una línea compuesta el sistema permite la inclusión de las dos en la misma línea y columna Longitud Decimales: El sistema informa el número de caracteres con que cuenta la variable seleccionada y permite disminuir sus posiciones pero en ningún caso aumentar, dependiendo del tipo de campo es decir si es numérico permite indicar cuantos caracteres se utilizaran para los decimales

20 NOTA: En el PIE de Página del documento se DEBE definir la variable 88 MENSAJE FIJO 1, para ello se debe digitar la columna en la cual se desea visualizar el mensaje al momento de la impresión Definiendo este campo el sistema permite que al momento de la impresión del documento con template los datos que se digiten en la siguiente ventana salgan en la impresión Importante: Si en el Template no se define la variable 88 MENSAJE FIJO 1, la información que se digite al momento de la impresión en la ventana anterior nunca saldrá en la impresión. OBSERVACIONES GENERALES PARA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA Se implementó una funcionalidad para que en el momento de la impresión de documentos por medio de templates, el programa permita capturar o digitar algún tipo de información para que se visualicen solo en la impresión del documento;

21 estos campos solo aplican para el encabezado o pie de página del formato debido a que no son campos repetitivos y se definen como CAMPO DIGITADO Estos campos son de tipo: Texto, Numérico y Fecha; los datos ddigitados no son de tipo formula, no se pueden generar campos para realizar cálculos dentro del programa, los valores digitados son llevados a la impresión sin transformación. El sistema permite que la información capturada en el momento de la impresión se almacene para posteriores impresiones. Los pasos a seguir para hacer uso de esta funcionalidad son: 1. Estar actualizado el programa en la última versión, en este caso son los archivos Z120 y Z120.IDX; tanto en el directorio de programas (SIIGO Windows) como en el directorio de cada una de las empresas 2. En la definición del documento al cual se le va a asociar el template, se debe seleccionar la casilla de actualiza e imprime 3. En la definición del template, llamar la columna y línea (SOLO EN ENCABEZADO Y/O PIE DE PAGINA) donde se requiera incluir el campo y llamar la variable correspondiente Importante: Los campos digitados pueden ser de tipo texto, numéricos o de fecha y cada uno de ellos cuenta con una longitud o número de caracteres específico para cada caso.

22 Al seleccionar cualquiera de las variables de campo digitado, el programa ubica el cursor en la descripción del Label para allí digitar el nombre o identificación del campo, así como la longitud y formato de fecha (para campos de este tipo); un ejemplo de la definición de un CAMPO DIGITADO se describe a continuación: Luego al momento de enviar la impresión del documento al cual se le definió el template, el sistema habilita una ventana con el nombre del campo digitado, para ingresar allí el dato (numérico o alfabético) según la asociación realizada en la creación del formato:

23 Este campo se puede dejar en blanco en caso de no necesitar imprimir la información o se digita la información y se visualizara en el momento de la impresión Importante: Generalmente los campos digitados se definen por que el programa no tiene esa información definida en algún catálogo del cual se puede extraer y llevar a impresión en forma automática 2. Asignación del Formato Definido al tipo de Documento: La ruta para asignar el formato o template definido a un documento es: Parametrización Formatos de Excel Definición Formatos default de Excel: a. Al ingresar a esta opción se habilitara la siguiente ventana:

24 Mantenimiento: En esta opción se realiza la asociación del formato definido o template parametrizado a un documento, para esto el sistema solicita la siguiente información: Documento: Se debe realizar la búsqueda del Tipo y Numero del Tipo de Comprobante al cual se le va a asociar el template, esta búsqueda se puede realizar con la tecla de función F2 o con el icono

25 Formato: El sistema en el tipo de formato trae por defecto la descripción del tipo de documento y en número se debe asignar el número del formato que previamente se definió Importante: El formato 001 siempre viene parametrizado por defecto, ya que es el estándar que maneja el programa y se recomienda no ser utilizado

26 Imprimir: En esta opción el sistema permite seleccionar un tipo de documento, un rango o todos los tipos de documentos con que cuenta el programa Para generar un informe en vista preliminar, pantalla o Excel de los números de los formatos definidos y a qué tipo de documento están asociados

27 Cómo se Visualiza la Impresión de un Documento con Template? Para realizar la impresión del template definido en un documento, se requiere diseñar el formato, asociar al documento, luego se elabora el documento y al momento de enviar la impresión se utiliza el icono de las barras se visualiza de la siguiente forma: ; la impresión Importante: El formato es desarrollado en una plantilla de Excel, por ello al momento de llevarlo a impresión el programa muestra los datos de las variables asociadas, pero no permite su modificación. El objetivo de esto es no alterar los datos de la impresión respecto a los contabilizados en el programa Qué Procesos se Pueden Realizar con los Templates? A parte de la impresión de los documentos para los cuales se define el formato; el sistema permite copiar los templates de un formato a otro; para realizar este proceso se debe ingresar por la ruta: Parametrización Formatos de Excel Copia de Formatos:

28 Importante: En el manejo de templates se puede realizar el copiado de un formato creado por cliente o del formato default establecido en el programa. Al ingresar a esta opción se habilita el siguiente mensaje informativo: Allí el programa indica el proceso a realizar cuando el usuario ya tiene formatos o templates elaborados y es necesario actualizar los archivos por variables o mejoras que se incluyen en el programa. Seguido el sistema habilita la siguiente ventana:

29 Empresa: Corresponde al número de empresa donde se encuentra el formato ya creado que se desea copiar. Formato Default: Corresponde al formato que trae por defecto el sistema en los documentos que manejan templates, en todo tipo de documento donde se relaciona un template el formato Default del sistema siempre es el formato 001. Formato de Usuario: Se selecciona esta opción si el formato el cual se desea copiar corresponde a un formato creado por el usuario. Importante: Formato Default Formato del Usuario: Son campos excluyentes Tipo de Formato: Se asocia el tipo de formato de documento del cual se desea realizar la copia. Formato Numero: Corresponde al número del formato el cual se desea copiar a otro documento. Este número de formato es el digitado en la creación del template. DESTINO: Documento sobre la cual se va a realizar el copia del formato del Template.

30 Tipo de Formato: Permite seleccionar el formato al cual se desea copiar el template creado. Formato Numero: Corresponde al número del formato en cual se desea realizar el copiado del template. Cuál es la Ruta Para Generar Informes de los Templates? La Ruta para generar los informes de Templates es: Parametrizacion Formatos de Excel y allí se despliegan dos opciones Cuáles son los Informes que Genera el Programa sobre el Manejo de Templates? Los informes que permite generar el programa en el manejo de Templates son: 1. Listado formatos de Excel 2. Listado Campos para Formatos a Excel A continuación se definirá la funcionalidad y el manejo de cada uno de ellos: 1. Listado Formatos de Excel: Este informe permite listar por Tipo de documento las variables que se han asignado a cada formato, su posición, en que área quedaron asignadas, si son o no

31 campos repetitivos, entre otros; al ingresar a esta opción se hablita la siguiente ventana: Tipo Formato: Seleccionar el tipo de documento del cual se desea generar el informe Rango de Formatos: El programa permite seleccionar solo un rango de formatos definidos para el programa o solo pasar los campos con enter para que el sistema genere la información de todos los formatos definidos en el programa El informe se puede generar impreso, en vista preliminar o Excel

32 2. Listado Campos para Formatos a Excel: Este informe genera el listado de todas las variables que se encuentran en el programa para definir el template; su objetivo es dar a conocer con claridad las variables disponibles para cada documento debido a que no todas las variables funcionan en todos los documentos; al ingresar a esta opción se habilitara la siguiente ventana: Campos de: Formato Especifico: Seleccionar si solo se requiere consultar las variables disponibles para un documento en especial Todos: Seleccionar cuando se requieran visualizar todas las variables con que cuenta el programa, sin tener en cuenta para que documento aplican Importante: Formato Específico Todos: Son campos excluyentes Formato: Este campo se habilita solo si en la casilla anterior se marco Formato Especifico y permite seleccionar el Tipo de documento sobre el cual se requiere generar el listado de variables que tiene definidas el programa para incluir en el diseño del template

33 Código Campo Inicial Código Campo Final: Se recomienda pasar estos campos con enter, para que se genere el informe de todas las variables disponibles, de lo contrario también se puede generar solo con un rango El informe se puede generar impreso, en vista preliminario Excel Ejemplos. Formato Específico: El informe Muestra las variables que aplican para el documento seleccionado

34 Todos los Formatos: El informe muestra por cada una de las variables con que cuenta el programa en cuales documentos se puede incluir Recomendaciones Generales para la Definición del Generador de Documentos 1. Siempre se recomienda no usar el formato 001, este corresponde a los formatos que trae el sistema y se encuentran con el Logo de Informática y Gestión S.A. 2. El usuario debe diseñar previamente el formato o modelo a utilizar, definiendo con claridad los campos que desea imprimir; se permite la inclusión de logos, imágenes, cambiar el tipo de letra y colores según el diseño del documento.

35 3. El template diseñado debe tener extensión.xlt; debe ser una plantilla de Excel 4. Existen dos formas de diseñar el propio formato: a. Hacer una copia al Formato No 001 en el 002 y modificando los campos de acuerdo a las necesidades específicas del usuario b. Diseñar desde ceros el formato; esto siempre se debe hacer del formato No. 002 en adelante. 5. En caso de realizar una copia del formato 001 al formato 002; se recomienda realizar una copia del Template es decir del archivo con extensión XLT, esto para evitar modificar el formato original 6. El template siempre se debe guardar en el directorio TEMPLATES, el cual se encuentra dentro del directorio de la empresa Ejemplo. SIIWI01 7. En los templates no todas las variables aplican a todos los documentos por ello se recomienda antes de definir el formato; generar el Informe de Campos para Formatos a Excel y poder identificar las variables que aplican para cada documento Importante: Cada documento tiene una lista diferente de campos que pueden usarse, estos corresponden a la información que se imprime actualmente en los documentos con formato estándar. De igual forma existen variables que se pueden usar en varios tipos de documentos 8. Para que en un documento se asocie un Template; es necesario que este no tenga definido Generador de Documentos o formas minerva 9. Los Archivos Z120 Z121 Z122 y Z123 con su correspondiente IDX; luego de haber parametrizado o definido el Template ya sea copia de los formatos genéricos o elaboración de un diseño propio, NO SE DEBEN SOBRESCRIBIR NI BORRAR, debido a que se perderán los formatos ya definidos y asociados a documentos. 10. Las variables que se pueden relacionar al témplate son aquellas que se visualizan en la impresión estándar del documento, no equivalen a las mismas variables del generador de documentos 11. Cuando se use el template para la impresión de documentos, NO es posible definir que se impriman las palabras ORIGINAL, PRIMERA COPIA, etc. debido a que el sistema no tiene como realizar la asociación, la recomendación es dejar el campo en blanco, para luego al momento de la impresión reflejar el mensaje mediante un campo digitado 12. Los Templates pueden ser diseñados para media página o página completa; de igual forma se debe tener en cuenta que para impresoras Matriz de punto al manejar template, este no se puede configurar a media página, ya que este tipo de impresoras no permite la opción de papel personalizado

36 13. Se debe revisar el formato de las celdas que no se encuentren formulados; esto para los casos que los valores no sean correctos Ejemplo: En el campo Nit, se asocia la variable correspondiente pero el formato de la celda esta como tipo fecha y para este variable debe ser general 14. Si al momento de enviar la impresión de un documento a template es decir se utiliza el icono y el sistema presenta el siguiente mensaje Es porque no tiene ningún formato o template definido el documento que se está enviando a impresión.