Guía N 1: Fundamentos básicos(i)

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1 1 Guía N 1: Fundamentos básicos(i) Objetivos Generales: Ver una breve descripción de las capacidades más comunes de Excel Objetivos específicos: Descripción de los elementos de un libro: Hojas, iconos, menús, columnas y filas. Desplazamiento dentro de un libro de trabajo: de una a otra hoja entre celdas con el ratón y con el teclado. Introducción de datos en Excel: Ampliación de filas y columnas. Insertar y eliminar filas y columnas. Ver y ocultar hojas de un libro. Insertar y eliminar hojas. Cambiar el nombre a una hoja. Copiar una hoja de trabajo dentro del mismo libro. Guardar un libro de trabajo. Abrir libros ya existentes. La ayuda de Excel Contenido general Temas específicos Introducción. Introducción Microsoft Excel es una de las aplicaciones para ambiente Windows más poderosa diseñada para el usuario moderno (Ejecutivo, Ingenieros, Contadores, Administradores, Profesores, etc.), que combina una hoja electrónica de cálculo con capacidad para graficar, gestión y análisis de datos. La hoja de cálculo convierte a la memoria del computador en una matriz organizada a través de filas y columnas permitiendo realizar operaciones de cálculo, aplicación de fórmulas, búsqueda de datos, que comparándola con la administración y contaduría es equivalente a una hoja de análisis contable. La presente práctica le permitirá navegar por Excel y poder adquirir la destreza básica para manejarlo. Inicio de Microsoft Excel. Para activar Microsoft Excel solo basta hacer doble clic en el icono que se encuentra ubicado en cualquier parte del escritorio del Windows o use la barra de Microsoft Office para Windows, la cual posee el mismo icono de entrada de Excel

2 2 Descripción de la pantalla Principal de Excel. Al entrar en Microsoft Excel, veremos una pantalla similar a ésta: Barra de Menú Barras de Herramientas Barra de fórmulas Celda activa Hoja Activa Barras de Desplazamiento En esta pantalla podemos identificar varios elementos básicos, los cuales están señalados dentro de un recuadro. Ellos son: Barra de menús: barra donde se encuentran los comandos que maneja Excel sin usar las barras de herramientas. Barra de herramientas: conjunto de opciones visuales en forma de iconos que permiten ejecutar acciones más rápidamente evitando el uso de menús. Barras de desplazamiento: haciendo clic en ellas podemos movernos rápidamente a través de hojas extensas y nos indican la posición que ocupa la celda activa dentro de la hoja. Celda activa: la intersección de una fila y una columna forman la celda activa. Esta intersección está compuesta por la unión del nombre de la columna (letra) y el número de la fila, la cual permite identificar a la celda. Por Ej. A1 es la intersección de la columna A y la fila 1. Desplazamiento dentro de un libro de trabajo Para movilizarnos dentro de un libro de trabajo solo tenemos que apuntar a la pestaña que contiene el nombre de la hoja a la cual queremos accesar, luego con un clic nos cambiamos. Para desplazarnos dentro de una hoja en particular, existen varias formas, aquí citaremos las más comunes. 1. Presionando F5 obtendremos el siguiente cuadro

3 3 Observe que en el cuadro Referencia, aparece escrito F234, esto es porque cuando Ud. presiona F5, Excel le pregunta a que celda desea ir, luego entonces F234 es solo un ejemplo que le dice que Ud. debe escribir la dirección absoluta de la celda donde desea colocar el cursor. 2. Otra forma de cambiar de celda activa es simplemente usando las teclas de flechas que apuntan en las cuatro direcciones o presionando Av.Pag. (Avance Pagina) y/o Re.Pag. (Retrocede Página) 3. La otra forma de cambiar de celda activa es apuntando con el ratón a la celda que queremos activar y hacer clic en ella. Introducción de datos en Excel. Para introducir datos en Excel solo debemos seguir estas recomendaciones: 1. Planifique el trabajo que va a hacer, no improvise en el computador. 2. Asigne a cada celda un solo dato, por ejemplo, si va a escribir una lista de nombres asigne a cada celda un solo nombre. 3. Trabaje en base a columnas y filas, una fila representa los datos de un mismo dueño, por ejemplo si va a crear una nómina cada fila contiene la información de un solo trabajador. Para cada columna asigne un solo tipo de dato, siguiendo el ejemplo anterior, una columna contiene los códigos de los trabajadores, las siguientes el nombre, departamento, sueldo, bono, horas extras, L.P.H., S.S.O. y así sucesivamente. 4. Cuando introduce datos en Excel es muy probable que los mismos excedan el tamaño de la columna (esto ocurre con los nombres, descripciones o similares), si desea escribir en la columna siguiente hágalo, aunque aparentemente le borre parte de la información de la columna anterior, lo único que debe hacer es ampliarla. Vea como. Forma que toma el puntero del ratón al ubicarlo entre los nombres de dos columnas. Puede hacerlo con cualquier columna de la hoja activa. 5. Aunque más adelante verá como se hacen, es bueno decir aquí que los decorados de la hoja (bordes, colores, dibujos cuadros, etc.) son recomendables hacerlos una vez que ya se ha trascrito la información básica. Insertar y eliminar filas y columnas. Para insertar filas Ud. Debe seguir estos pasos: 1. Seleccione una fila o columna. 2. Para insertar más de una fila o columna, amplíe la selección para que incluya el número de filas o columnas que desea insertar.

4 4 3. En el menú Insertar, elija Filas o Columnas. 4. En el siguiente ejemplo, se muestra como insertar filas, para el caso de las columnas solo debe cambiar la posición de la selección. Primero selecciona las filas que desea agregar en el lugar preciso. Después seleccione Filas del menú Insertar y automáticamente Excel insertará tres filas. Para hacerlo con columnas debe hacerlo marcando primero las columnas. Operaciones con las hojas de un libro. Es probable que Ud. Quiera eliminar, ocultar, ver o insertar hojas en un libro de Excel. Por defecto el número de hojas que se definen con cada libro nuevo es igual a 16, sin embargo nosotros podemos hacer varias operaciones con ellas, veamos: Eliminar una hoja de cálculo. Si lo que desea es eliminar una hoja, solo tiene que marcar la pestaña de la hoja que desea eliminar y ponerla como hoja activa. Con el ratón apunte luego Edición, y luego Eliminar hoja tal como lo muestra la figura siguiente:

5 5 Esta es la hoja activa por lo tanto al ejecutar el comando Eliminar hoja esta será la eliminada. Cuando selecciona Eliminar hoja, Excel da paso al siguiente cuadro de verificación. Al hacer clic sobre aceptar la hoja queda eliminada. Para eliminar varias hojas simultáneamente debe seleccionarlas de la siguiente manera: Primero haga clic sobre la primera hoja a eliminar (en este caso Hoja 5), luego presione la tecla Mayúsculas con una mano y con la otra haga clic en la última de la serie (Hoja 7 en el ejemplo), para los casos en que las hojas a eliminar no estén seguidas, use la tecla Ctrl (control) mientras selecciona las hojas.

6 6 Una vez seleccionadas las hojas, ejecute el comando Eliminar hojas del menú Edición y luego haga clic en Aceptar. Inserción de hojas de cálculo: La inserción de una hoja es un proceso sumamente simple, basta con sólo seleccionar el comando Insertar hoja del menú Insertar y Excel solicitará que tipo de hoja quiere seleccione Hoja de calculo y acepte inmediatamente agregará una nueva hoja con el número inmediato superior al defecto, por ejemplo si un libro se crea con tres hojas por defecto, al insertar una nueva hoja se creará la número 4. Ocultar una hoja de cálculo: A la hoja que desee ocultar póngala activa haciendo clic en la pestaña que contiene el nombre de la hoja. Seleccione con el ratón el siguiente comando: Esta acción inmediatamente ocultará la hoja activa. Mostrar una hoja oculta: Escoja el comando Mostrar, en lugar de ocultar, aparecerá una ventana que contiene el nombre de la o las hojas ocultas, simplemente seleccione la que desea mostrar de nuevo y haga clic en aceptar. Fíjese que en el gráfico anterior se ve la opción Cambiar nombre... si selecciona esta opción o si hace doble clic sobre el nombre de la hoja Ud. Podrá cambiar el nombre de la hoja por el de su preferencia. Copiar una hoja dentro del mismo libro. Para hacer una copia dentro del mismo libro de trabajo de una hoja en particular seleccione el comando Mover o copiar hoja del menú Edición, aparecerá una ventana similar a ésta. Es importante colocar X en la casilla Crear una copia para así poder tener una nueva hoja que sea idéntica a la original.

7 7 En la ventana Mover o copiar tenemos dos listas de selección para hacer la copia, la primera se llama Al libro, con la cual podemos hacer una copia de la hoja activa a otro libro de trabajo de Excel siempre y cuando dicho libro esté abierto. La otra lista de selección se llama Antes de la hoja, con la cual podemos copiar la nueva hoja en una posición específica dentro del libro. Guardar un libro de trabajo. Existen varias vías para guardar un libro de Excel, la primera es seleccionar el comando Guardar como, del menú Archivo, otra manera es presionar simultáneamente las teclas Ctrl-G, y una tercera es seleccionar el icono, que aparece en la barra de herramientas Estándar de Excel, todos los casos desembocan en la siguiente ventana. Esta casilla nos permite cambiar de unidad para grabar por ejemplo en el disco. Aquí puede escribir el nombre que le dará al nuevo archivo de Excel, que en este ejemplo se llama Practica (no es necesario escribir la extensión, ya que por defecto coloca Si necesitamos que el libro se guarde en una versión anterior de Excel. O en un formato distinto, seleccionamos esta opción La primera vez que vamos a guardar un libro es necesario manipular esta ventana, sin embargo en las oportunidades siguientes Excel almacena inmediatamente el libro, luego de hacer clic en Guardar. Abrir libros ya existentes. La operación de abrir libros es contraria a la de Guardar, ya que en ella es indispensable que el libro de trabajo a abrir exista. Para acceder a esta opción utilice el comando Abrir del menú Archivo o haga clic en el icono de la barra de herramientas Estándar. Una vez hecho cualquiera de los pasos necesarios para abrir un archivo, aparece en pantalla la siguiente ventana.

8 8 Una vez ubicados en la carpeta deseada, solo debemos hacer clic en el libro que vamos a utilizar y luego en el botón Abrir ubicado en la parte derecha de este gráfico La opción más cómoda para abrir un libro de trabajo es la de desplazarnos por las carpetas hasta llegar a la que contiene el libro deseado. Cualquiera de estos dos íconos nos sirven de ayuda. Cuando hacemos clic en botón de Abrir, Excel nos despliega el contenido del libro (a menos de que tenga protección por clave, sí es así debemos suministrársela, si no la conocemos, no podremos ver el libro). La ayuda de Microsoft Excel. Al presionar la tecla F1, aparece en pantalla un asistente en forma de una figura, animal o persona, este asistente nos muestra un cuadro en forma de diálogo en el cual podemos escribir una pregunta sobre cualquier tema relacionado, veamos: En este espacio escribimos la pregunta, y luego hacemos clic en Buscar Este es el ayudante de Office, si no desea utilizarlo, puede usar el método tradicional de ayuda. (Visto en Windows) Laboratorio de computación.