Clase Nº 9 OPERADOR PC. P á g i n a 1 HOJA DE CALCULO MICROSOFT EXCEL

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1 P á g i n a 1 Clase Nº 9 HOJA DE CALCULO MICROSOFT EXCEL Para acceder a este programa se debe hacer clic en el botón INICIO, luego en PROGRAMAS, luego en MICROSOFT OFFICE y finalmente en MICROSOFT EXCEL. La hoja de cálculo o planilla electrónica es un programa que se utiliza para ingresar datos y realizar cálculos con los números realizados y está conformada por una cuadrícula de columnas y filas. Las columnas tienen por nombre letras y las filas, números. A la intersección de una fila con una columna se la denomina celda, constituyendo la unidad básica la intersección de la columna A con la fila 1. La cuadrícula de Office Excel 2007 tiene filas por columnas, lo que ofrece un 1.500% más de filas y un 6.300% más de columnas comparadas con las que había en Microsoft Office Excel La Barra de Fórmulas es donde se edita y se modifica el contenido de una celda de la hoja de cálculo, está compuesta de tres secciones, la primera hace referencia a la celda activa, es decir aquella en la que podemos editar, modificar o introducir datos. La segunda sección se activa cuando estamos introduciendo datos, aparecen dos botones, cancelar y aceptar los datos introducidos. La tercera sección edita el contenido real de la celda. Área de trabajo, es la parte de la pantalla de Excel que contiene la ventana del documento abierto y visible, puede estar vacía si no hay ningún libro de trabajo activo. Hojas de libro, desplazamiento de hojas, nos permite movernos por las distintas hojas de trabajo. Si están todas a la vista, podemos acceder a ellas por medio de los botones de etiquetas. Barra de estado: nos da información sobre el estado de la hoja y sobre la función de un botón o un comando seleccionado. LO NUEVO EN LA VERSION DE EXCEL 2007 LA BANDA DE OPCIONES FICHAS COMANDOS GRUPOS

2 P á g i n a 2 Es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en el área superior de la ventana. Los menús y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por una nueva banda de opciones, con fichas en las que hacer clic para llegar a los comandos. La banda se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda de los comandos que más se utilizan. Lo que se necesita está más visible y más a mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano. Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones: 1. Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel. 2. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí. 3. Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú. Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan. No se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo, dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán a mano. COMO DISEÑAR UNA PLANILLA DE CALCULOS? La planilla de cálculos se diseña según la necesidad del usuario y se completa introduciendo texto, números y fórmulas. Una vez introducidos los datos, puede modificar la presentación de los mismos cambiando su tamaño, estilo, color, etc. Pueden insertar objetos, gráficos, etc. Para optimizar la presentación informativa y estética de la hoja. Además es posible que las hojas de un libro se vinculen entre sí, de manera que al modificar un dato en una hoja, varían los valores de las hojas seleccionadas. COMO DESPLAZARSE EN UNA HOJA DE CALCULOS? Para desplazarse en una hoja de cálculos, puede con el Mouse, hacer clic sobre la barra de desplazamiento, o bien utilizar desde el teclado las flechas de movimiento del cursor. Cómo introducir datos en una celda? Para introducir datos en una celda, primero hay que posicionarse sobre la misma, haciendo clic, y luego, desde el teclado ingresar los datos, finalmente presionar ENTER. Los datos ingresados se visualizan tanto en la celda como en la barra de fórmulas (excepción: si en alguna celda se ha ingresado una fórmula, en ella aparecerá el resultado de la misma, y en la barra de fórmulas, se visualizará la operación). CARACTERISTICAS DE LOS DATOS Son tres tipos de datos los que pueden ingresarse en una celda de una hoja de cálculos. Texto: se escriben directamente sobre la celda elegida Números: ídem al anterior Fórmulas: comienzan con el signo igual. Cómo salir de una hoja de cálculos? Elegir el Botón de Office-Cerrar o hacer clic sobre el botón Cerrar de la barra de títulos de Microsoft Excel. En el caso de que hayamos trabajado en la hoja, nos preguntará se deseamos guardar los cambios y debemos elegir la opción que se quiere.

3 P á g i n a 3 Cómo guardar un libro? 1. Hacer clic en el Botón de Office Guardar 2. Si no lo vamos a guardar en el disco rígido, hacer clic donde dice Guardar en Mis Documentos y elegir el destino correcto. Escribir un nombre para el archivo 3. Clic en guardar Cómo modificar el contenido de una celda? 1. Hacer clic en la celda que contiene los datos a modificar 2. Hacer los cambios necesarios 3. Presionar ENTER. Cómo borrar el contenido de una celda? Si se hace clic en una celda y a continuación se presiona SUPRIMIR o RETROCESO, Excel quitará el contenido de la celda. Cómo reemplazar el contenido de una celda? 1. Hacer clic en la celda que se desea reemplazar 2. Escribir los nuevos datos y ENTER Cómo alinear los datos dentro de la celda? Cómo recuperar un trabajo guardado en el disco? 1. Elegir el Botón de Office- Abrir 2. Clic en Buscar en: Mis Documentos 3. Seleccionar el lugar en el que fue guardado 4. Cuando aparezca la lista de nombres de archivos guardados, hacer clic sobre el nombre del que queremos abrir 5. Clic en el botón abrir. Cómo cambiar el ancho de las columnas en forma manual? 1. Ubicar el puntero del Mouse entre los nombres de las columnas a modificar hasta que tome la apariencia que se muestra en la figura. 2. Hacer clic y sin soltar el botón izquierdo del Mouse, arrastrar hacia la izquierda o hacia la derecha ya sea que se quiere achicar o agrandar la columna. 3. Soltar el botón del Mouse, cuando la columna haya tomado el ancho deseado. Cómo modificar la altura de una fila manualmente? El procedimiento es igual al anterior solo que el puntero del Mouse hay que ubicarlo entre los nombres de las filas A B C A B C Cambiar la fuente, el tamaño, aplicar bordes y rellenos 1. Seleccionar las celdas a la que desea dar formato 2. En la ficha Inicio, el grupo Fuente, tiene los comandos para modificarla Tipo de Fuente Tamaño de la fuente Agrandar o achicar fuente Color de la fuente Aplicar relleno de celda Puntero de arrastre (autorrelleno) Aplicar bordes Permite el llenado de series y el copiado de una celda, según se necesite. Para llenar series, seleccionar las celdas con los dos primeros valores y ubicar el puntero sobre el cuadro inferior derecho, de la última celda seleccionada hasta que tome forma de signo + y arrastrar hasta la celda que se quiera completar

4 P á g i n a 4 Cálculos rápidos en una hoja de cálculos (Suma) Para realizar la suma rápida de varias celdas podemos utilizar Autosuma EJEMPLO 1-Deseamos conocer el total de ventas del año Seleccionar con el Mouse las celdas a sumar incluyendo aquella en la que se quiere que aparezca el resultado 3- Hacer clic en Autosuma de la ficha Inicio PRACTICA 1 Utilizando AUTOSUMA calcular los siguientes totales En la columna E, calcular el total de ventas de cada semana. En la fila 8, calcular el total de cada mes Aplicar bordes, cambiar la fuente y el tamaño. Darle alineación centrada a todo y negrita a los encabezados de filas y columnas. Guardar el trabajo como ventas. PRACTICA 2 Realizar la planilla GASTOS DE LA SEMANA respetando los formatos de la muestra. Calcular cuánto se gana por día y por rubro

5 P á g i n a 5 PRACTICA 3 Copiar la planilla, manteniendo los formatos. Calcular el total de cada cereal y de cada año. PRACTICA 4 Transcribir la siguiente planilla, colocando los sombreados, bordes, estilos de letras, etc. Practica 5 Copiar la planilla, manteniendo los formatos. Calcular el total de cada semana y cada departamento