Microsoft Excel Unidad 6. La Hoja de Cálculo

Transcripción

1 Microsoft Excel 2003 Unidad 6. La Hoja de Cálculo Las hojas de cálculo son aplicaciones informáticas que se suelen incluir con frecuencia dentro de conjuntos de programas más amplios destinados normalmente a la gestión de oficinas. Su capacidad para realizar de forma sencilla cálculos repetitivos y útiles presentaciones de resultados, las hace muy adecuadas para usos de tipo técnico. La hoja de cálculo es uno de los programas que toman parte en el proceso de diseño de cualquier proyecto. Cuando se dispone de un conjunto de datos y se desconoce la relación entre ellos, es posible intentar adaptarles una función de tipo conocido, en la que es necesario calcular los parámetros a partir de la serie de datos. Para funciones sencillas, la hoja de cálculo es la herramienta más simple y adecuada. En esta unidad didáctica se mostrará el manejo básico de la hoja de cálculo Excel, y las técnicas que se utilizan para plantear problemas de forma que la hoja los solucione. El trabajo del usuario de una hoja de cálculo es precisamente: conseguir que la hoja refleje lo que el usuario quiere calcular, y analizar los resultados. Los cálculos ya los hace el programa, mejor y más rápido que el operador humano. 1. GENERALIDADES Al igual que cuando se abre un programa procesador de textos, este aparece como una hoja en blanco, cuando se hace con un programa de hoja de cálculo (HC), la presentación inicial del mismo es un formato formado por filas y columnas, que al cruzarse definen celdas, también en blanco. Para adaptar la hoja a una función determinada, que calcule o muestre una información gráfica, es necesario dotar de contenido a las celdas. Este proceso se denomina «creación de un modelo» de HC. El archivo así creado se llama «modelo» o «libro», según el programa de HC que se utilice. Pueden existir modelos tan simples como los que realizan una sola operación o presentan gráficamente datos numéricos introducidos por teclado. Sin embargo, la verdadera funcionalidad técnica de un modelo es poder utilizarlo nuevamente para otros cálculos del mismo tipo, de forma que ofrezca resultados con sólo cambiar los datos. Como los diferentes programas de HC parten de un concepto común, sus diferencias de manejo son pequeñas. Probablemente sea Excel, programa incluido en MS Office, el de uso más difundido.

2 1.1. Estructura de Excel Cada hoja de Excel está formada por 256 columnas, con designación alfabética por combinación de un máximo de dos letras (de, A a IV, en alfabeto de 26 letras) y filas con identificación numérica correlativa. El número de hojas por archivo (libro) es de tres, por defecto, pero pueden insertarse más con el menú contextual de la pestaña hoja. El número de celdas es suficiente para cualquier cálculo que se proponga. Cada casilla se designa individualmente por los indicadores de columna y fila, en ese orden. Una casilla se selecciona al picar sobre ella, o desplazándose con las flechas de dirección del teclado. Un área de la hoja es una zona rectangular indicada por las casillas que ocupan una de sus diagonales, separadas por dos puntos. Para la selección de un área, basta con arrastrar el cursor con el botón izquierdo del ratón pulsado. Otros cursores de la hoja son +, que aparece en la esquina inferior derecha del área seleccionada y permite rellenar el área con el contenido de una o varias casillas, y, que aparece en el borde del área y permite trasladarla a otra zona de la

3 hoja. Un área puede ser también una sola casilla, o varias de la misma fila o columna. Si se desea seleccionar columnas o filas enteras, se pica sobre sus identificadores, que actúan como botones. Los tamaños de filas y columnas pueden modificarse fácilmente mediante los cursores que aparecen en los bordes de los identificadores. La apariencia general de Microsoft Excel, es una estructura cuadricular a la que se denomina hoja de cálculo, la cual se puede apreciar en la siguiente figura. Cuando la hoja de cálculo no contiene ningún dato, pueden activarse fácil y rápidamente los límites de la hoja. Para ello, tendremos que pulsar varias combinaciones de teclas: Con Ctrl+Inicio nos movemos a la primera celda A1. Sin embargo con Ctrl+Flecha abajo el programa se desplaza a la última celda de la columna A: A De la misma forma podemos recorrer los límites por la derecha pulsando alternativamente Ctrl+Flecha derecha o Ctrl+Flecha abajo, etc.

4 Por otro lado, es posible activar cualquier celda de la hoja siguiendo estos pasos: 1. Abrir el menú Edición y seleccionar la opción Ir a. También es posible activar esta misma ventana con sollo pulsar F5. 2. Introducir la dirección de la celda en Referencia: 3. Por último hacer clic en Aceptar del cuadro de diálogo. Para dar un aspecto más organizado a un libro de HC, se puede asignar un formato a las celdas, de acuerdo con la función que vayan a cumplir. Se puede hacer desde la barra de manús (Formato? Celdas) o desde el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el área seleccionada. Cuando un formato debe aplicarse de forma repetitiva a celdas o áreas separadas entre sí, es más operativo definir un Estilo que ir fijando las características de formato por separado. El estilo de celda memoriza todas las características bajo un nombre de estilo, y puede aplicarse a las celdas seleccionadas con Formato? Estilo aparece el cuadro de diálogo en el que pueden usarse estilos de la lista desplegable o definir un estilo nuevo escribiendo un nuevo nombre en esta lista. Al pulsar Modificar aparece el cuadro de características de formato, en el que se eligen las deseadas, y después basta Agregar para que el nuevo estilo se incluya en la lista y pueda utilizarse.

5 El estilo es el controlador principal del formato. Al seleccionar una celda, se aplican por defecto las características del estilo que esté fijado para esa celda. Por ejemplo, el tipo y tamaño de letra activos pasan a ser los que estén definidos en el estilo de la celda. EXPERIENCIA 1 Fijar el formato de una hoja para que adopte un aspecto determinado, por ejemplo este: Selecciona el área A1:D3 y Formato de celdas. En la ficha bordes, usando los botones configura el contorno y las líneas interiores así: nota: es conveniente que el texto no sea más ancho que la celda, aunque puede seguirse escribiendo en ella cuando se ha traspasado su límite. En la ficha tramas (Relleno), selecciona el color y acepta. Selecciona el área A4:D4 y formato celdas.

6 Fijamos y seleccionamos los bordes tal como aparece en la imagen. En la pestaña Relleno, elegimos la trama y aceptamos. (Atenuado al 25%). Repetimos lo mismo para el área A5:D18. Elegimos bordes y color Podemos elegir el color de muestra o cualquier otro tono suave, como los tonos pastel, por ejemplo. Ensanchamos la columna F al doble de su tamaño. Seleccionamos el área E1:G18 y pulsamos Autoformato (o Estilos de celda -> celda vinculada). Buscamos dentro de estilos de celda el tipo de celda vinculada. Si por el contrario hemos optado por autoformato, seleccionaremos la opción Efectos 3D1.

7 Acepta y ya está! 1.2. Textos, números y fórmulas Una celda puede contener básicamente tres tipos de datos: - Cadenas de texto: Conjuntos de caracteres, que se describen en el tipo de letra activo. No varían por efecto de las operaciones de la hoja. En el estilo normal, su ajuste es a la izquierda de la celda. El formato de los caracteres se controla de forma similar a la de un procesador de texto, aplicando un Estilo o modificadores del mismo, en este caso con la barra de herramientas Formato. - Números constantes: Valores numéricos, escritos en el tipo de letra activo, que no varían por efecto de las operaciones de la hoja. Normalmente son datos para estas operaciones. El estilo normal los ajusta a la derecha de la celda. El carácter separador de decimales es la coma. Su formato, aparte de las características visuales que también se aplican a los textos, incluye características propias de los números, que se llaman Categorías de Formato Numérico: La categoría de Número General permite fijar el formato mediante el separador. Algunas categorías de formato numérico La categoría Número permite especificar las posiciones decimales y la forma de los negativos. La categoría Hora interpreta la cantidad como hora, en distintos formatos. La categoría Especial permite que la cantidad sea interpretada, por ejemplo como número telefónico.