OpenOffice.org Calc MANUAL CALC 1.INTRODUCCIÓN ENTORNO BARRAS DE MENÚ PERSONALIZACIÓN DE BARRAS... 4

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1 MANUAL CALC Índice de contenido 1.INTRODUCCIÓN ENTORNO BARRAS DE MENÚ PERSONALIZACIÓN DE BARRAS MANEJO DE DOCUMENTOS ABRIR DOCUMENTOS GUARDAR DOCUMENTOS NUEVOS O YA EXISTENTES PROTEGER DOCUMENTOS PLANTILLAS DAR FORMATO A LA HOJA DE CÁLCULO FORMATO CELDAS FORMATO FILAS Y COLUMNAS DAR FORMATO A LA PÁGINA ENCABEZADOS, PIE DE PÁGINA COPIAR, PEGAR, CORTAR Y MODIFICAR UN TEXTO HIPERENLACES IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS CONFIGURACIÓN GENERAL DE IMPRESIÓN DEFINIR ÁREA DE IMPRESIÓN VISTA PRELIMINAR IMPRESIÓN FUNCIONES INSERTAR FUNCIONES CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA CONFIGURACIÓN DE DICCIONARIO EN ESPAÑOL REVISIÓN AUTOMÁTICA REVISIÓN MANUAL IMÁGENES INSERTAR IMÁGENES FORMATO DE IMÁGENES GRÁFICAS INSERTAR GRÁFICA FORMATO DE GRÁFICA EDITAR LA GRÁFICA ABRIENDO DOCUMENTOS CREADOS EN MICROSOFT EXCEL AG Consultoría Página 1 de 19

2 Es una hoja de cálculo con funciones integradas. 1. INTRODUCCIÓN Calcula, analiza y comunica datos de una forma rápida y fácil. Utiliza las funciones avanzadas y las herramientas de decisión para realizar sofisticados análisis de datos. Tiene la funcionalidad de generar gráficas en 2D y 3D. Tiene la facilidad de abrir y guardar documentos elaborados en Microsoft Excel. AG Consultoría Página 2 de 19

3 2. ENTORNO Barra de Menú Barra de Funciones Barra de Formato Barra de Fórmulas Barra de Herramientas Área de trabajo Barra de Estado OpenOffice.org Calc es una herramienta para crear hojas de cálculo. Puede integrar fácilmente fórmulas, imágenes y gráficas. 1.1 BARRAS DE MENÚ La pantalla está compuesta por: Barra de menús: Se encontrarán las opciones de abrir la hoja de cálculo, guardar, vista preliminar, impresión, cortar, copiar, pegar, escala, dar formato a celdas, filas y columnas, revisión de ortografía, etcétera. Barra de funciones: Se podrá, acceder rápidamente a las funciones más frecuentes como, copiar, pegar, imprimir, guardar un documento, insertar imágenes, etcétera. Barra de formato: Aquí se encuentran botones relacionados a funciones importantes, como alineación de texto, tipo, tamaño y estilos de letra, color, etcétera. Barra de fórmulas: Aquí se ingresarán las fórmulas., sumatoria, etcétera. Barra de herramientas: Aquí se encuentran funciones tales como insertar celdas, filas y columnas, insertar gráficas, funciones de dibujo, revisión ortográfica, ordenar celdas, etcétera. Al mantener presionado el botón del ratón sobre un botón de la barra de herramientas, despliega más funciones. Barra de estado: Muestra información sobre el documento actual. Área de trabajo: Área para ingresar la información. AG Consultoría Página 3 de 19

4 1.2 PERSONALIZACIÓN DE BARRAS El usuario puede incluir los íconos que más le interesen y eliminar los que no utilice. Esto se hace en el menú Herramientas, Configurar, pestaña Barra de símbolos 1. Si no se desea visualizar alguna barra, se da un click en el cuadro de selección de esa barra. 2. Para adicionar a las barras un ícono, presionar el botón Personalizar. 3. Seleccionar el botón que se desea adicionar a una barra y arrastrarlo con el ratón al lugar donde se desea colocar. 4. Aparecerá en el lugar seleccionado AG Consultoría Página 4 de 19

5 3. MANEJO DE DOCUMENTOS 2.1 ABRIR DOCUMENTOS 1. Menú Archivo, Abrir ó botón Abrir 2. Buscar la ruta del documento en el campo Buscar en 3. Dar doble click en el archivo que se desea abrir. Abrir Documento desde Explorador de Windows Al abrir un documentos de esta manera, si el nombre del archivo es de más de 8 caracteres, en la barra de título aparece el nombre del archivo solo con seis caracteres, una tilde y un número Ejemplo: EVALÚA~1.scx. Se guarda el documento sin ningún problema con el nombre completo. Abrir Documentos TXT 1. Abrir Calc 2. Seleccionar abrir documento 3. En tipo de documento, seleccionar texto CSV 4. Seleccionar el separador 5. En el Tipo de columna, definir el de qué tipo es el contenido de las columnas. 2.2 GUARDAR DOCUMENTOS NUEVOS O YA EXISTENTES 1. Menú Archivo, Guardar ó botón Guardar Cuando se guarda por primera vez un documento, se tiene que ingresar su nombre. 2. La opción Guardar como, se utiliza cuando se desea grabar el documento con otro nombre o tipo de archivo. AG Consultoría Página 5 de 19

6 3. Si desea que al momento de abrir un documento, solicite una contraseña, deberá activar la casilla Guardar con contraseña. Con esta opción no se protege el documento contra escritura. Nota: Calc no abre documentos que se hayan guardado en Excel con contraseña. Guardar Automáticamente un Documento 1. Menú Herramientas, Opciones, Cargar/Guardar, pestaña General, activar casilla Guardar automáticamente cada, definir el tiempo en minutos. 1. Activar la casilla Con consulta si desea que solicite la confirmación antes de grabarlo. 2. En campo Tipo de documento seleccionar el tipo de documento (documento de texto, hoja de cálculo, presentación, etcétera.) que se grabará automáticamente AG Consultoría Página 6 de 19

7 2.3 PROTEGER DOCUMENTOS Accesos 1. Ir al menú Archivo, Guardar como Activar la casilla de la opción Guardar contraseña 3. Presionar el botón Guardar 4. Se desplegará una ventana en donde se tiene que capturar la contraseña y confirmarla. 5. Presionar el botón Aceptar. Al abrir el documento aparecerá una ventana solicitando la contraseña Si se llega a teclear una contraseña equivocada desplegará un mensaje indicando que hubo un error Si se quiere eliminar la contraseña se tiene que guardar el documento en Guardar como... sin activar la opción de contraseña. Protección de Hoja de Cálculo Esta opción protege el contenido de la hoja en la cual se selecciona esta opción, por tanto la Protección no abarca todo el documento. 1. Herramientas, Proteger documento, hoja de calculo 2. Teclear una contraseña y confirmarla. AG Consultoría Página 7 de 19

8 Nota: cuando se desee modificar el contenido de una hoja protegida, desplegara un mensaje. Proteger Documento Esta protección es para no insertar hojas nuevas y cambiar de nombre o de lugar las hojas 1. Herramientas, Proteger Documento, Documento 2. Teclear la contraseña y confirmarla Quitar Protección de la Hoja y/o del Documento 1. Herramientas, Proteger documento, Hoja de calculo y/o Documento. 2. Teclear la contraseña de protección. 2.4 PLANTILLAS Crear una Plantilla 1. Capturar en una hoja de cálculo los datos necesarios, para la plantilla 2. Una vez que ya se tengan todos los datos que van a formar parte de la plantilla, ir al menú Archivo, Plantillas y seleccionar Guardar 3. En el campo Nueva Plantilla se escribe el nombre de la plantilla 4. Presionar Aceptar. Si necesita insertar texto de ayuda para la plantilla, y no desea que se imprima: 1. Marcar las celdas que no se desean imprimir 2. Menú Formato, Celda, Pestaña protección de celdas, activar la opción Ocultar para la impresión Abrir Plantilla 1. Para utilizar la plantilla, ir al menú Archivo, Nuevo, Plantillas y documentos AG Consultoría Página 8 de 19

9 2. Seleccionar Plantillas y dar doble click al nombre de la plantilla a utilizar Modificar plantilla 1. Abrir Plantilla 2. Hacer las modificaciones necesarias 3. Guardar plantilla con el mismo nombre 4. DAR FORMATO A LA HOJA DE CÁLCULO 3.1 FORMATO CELDAS 1. Formato, Celda 2. Contiene las pestañas + Números: Se define la categoría, formato, idioma, decimales, ceros a la izquierda. + Fuente: Fuente, estilo, tamaño, color e idioma. + Efectos de fuente: Subrayado, color, relieve. + Alineación: Horizontal, vertical, dirección de la escritura. + Borde: Disposición de líneas, ancho de línea, color de línea, sombra, color de sombra. + Fondo: Definir color de fondo. + Protección de celda: Protección e impresión. AG Consultoría Página 9 de 19

10 Unir Celdas (Combinar Celdas) 1. Marcar las celdas que se desean unir 2. Menú Formato, Unir celdas, Definir La unión se elimina en el mismo menú, aparecerá Anular en vez de Definir. Insertar Celdas 1. Menú Insertar, Celdas...ó click con botón derecho del ratón, opción Insertar celdas 2. Desplegará la ventana Insertar celdas 3. Seleccionar + Hacia donde se van a desplazar las demás celdas cuando se inserte la nueva celda + Insertar filas o columnas completas. 4. Presionar Aceptar. Eliminar Celdas 1. Menú Editar, Eliminar celdas ó click con botón derecho del ratón, opción Eliminar celdas 2. Desplegará la ventana Eliminar celdas 3. Seleccionar una de las cuatro opciones para indicar + Hacia dónde se van a desplazar las demás celdas + Eliminar filas ó celdas completas 4. Presionar Aceptar 3.2 FORMATO FILAS Y COLUMNAS Filas 1. Formato, Fila 2. Consta de las opciones + Altura: Modificar la altura de la fila en centímetros. + Altura óptima: Definir altura óptima de las filas seleccionadas. + Ocultar: Oculta la fila o filas seleccionadas. + Mostrar: Mostrar la fila o filas ocultas. Columnas 1. Formato, Columnas AG Consultoría Página 10 de 19

11 2. Consta de las opciones + Ancho: Modificar el ancho de la columna en centímetros + Ancho óptimo: Definir el ancho óptimo de la columna. + Ocultar: Ocultar la columna o columnas seleccionadas. + Mostrar: Mostrar la columna o columnas ocultas. Insertar Filas y Columnas 1. Menú Insertar, Filas ó Columnas Nota: Las filas se insertan arriba de la posición de la celda activa y las columnas se insertan a la izquierda de la celda activa. Eliminar Filas y Columnas Para eliminar filas ó columnas 1. Marcar toda la fila ó columna, (click en el número de la fila ó en la letra de la columna) 2. Menú Editar, Eliminar Celdas 3.3 DAR FORMATO A LA PÁGINA 1. Formato, Página 2. Consta de las opciones + Administrar: Definir nombre del estilo y estilo siguiente. Por default asigna el estilo Predeterminado + Página: Formato de papel, márgenes, orientación de la hoja. + Borde: Definir borde, distancia al texto, sombra. + Fondo: Color de fondo. + Encabezado: Activar encabezamiento, márgenes, altura. + Pie de página: Activar pie de página, márgenes, altura. + Hoja: Orden de páginas, imprimir (títulos de filas y columnas, cuadrícula, notas, imágenes, etcétera), escala. Modificación del Nombre de la Hoja 1. Con botón derecho sobre el nombre de la hoja 2. Seleccionar Cambiar Nombre ó 3. Menú Formato, Hoja de cálculo, Cambiar Nombre Insertar Hoja 1. Menú Insertar, Hoja de cálculo AG Consultoría Página 11 de 19

12 2. Seleccionar Posición, Número de hojas a insertar, Nombre. A partir de un archivo (insertar una hoja ya existente en un archivo) 3. Presionar Aceptar Eliminar Hoja 1. Menú Editar, Eliminar hoja 2. Despliega una ventana para que confirme que desea eliminar la hoja ú hojas seleccionadas. Nota: Para seleccionar más de una hoja Presionar el botón Control y dar un click en el nombre de la hoja. Para seleccionar todas las hojas, dar un click con el botón derecho sobre el nombre de la hoja, opción seleccionar todas. 3.4 ENCABEZADOS, PIE DE PÁGINA 1. Menú Editar, pestaña Encabezamiento y/o Pie de página. 2. Ambos constan de Área Izquierda, central y derecha. En esta parte se ingresa el texto para el encabezado o pie de página. 3. Ambos constan de botones para seleccionar la fuente o insertar comandos. AG Consultoría Página 12 de 19

13 3.5 COPIAR, PEGAR, CORTAR Y MODIFICAR UN TEXTO Copiar 1. Marcar las celdas 2. Se puede copiar con alguna de las siguientes formas: + Presionar el botón copiar + Sobre el área marcada presionar botón derecho del ratón y del menú desplegable seleccionar Copiar + Ir al menú Editar y seleccionar Copiar. 3. Hacer un click en donde se desea pegar la copia. 4. Pegar. Pegar 1. Colocar el cursor donde se desean pegar las celdas. 2. Pegar con alguna de las siguientes formas: + Presionar el botón Pegar + Presionar botón derecho del ratón y seleccionar Pegar + Ir a menú Editar y seleccionar la opción Pegar Cortar 1. Marcar las celdas 2. Cortar con alguna de las siguientes formas + Presionar el botón Cortar + Presionar botón derecho del ratón y seleccionar Cortar + Ir a menú Editar y seleccionar la opción Cortar. 3. Hacer un click en donde se desea pegar. 4. Pegar Mover 1. Marcar las celdas a mover. 2. Mover las celdas con alguna de las siguientes formas: - Utilizar Cortar y Pegar - Colocar la flecha del ratón en el borde que aparece en la última celda seleccionada y arrastrar el bloque de celdas al lugar deseado. 3.6 HIPERENLACES 1. Menú Insertar, Hiperenlace ó el botón AG Consultoría Página 13 de 19

14 2. Si se marcó una palabra para ser la liga al hiperenlace, aparecerá en el campo Texto, de lo contrario, se puede teclear en este campo la palabra que será la liga. 3. En el campo ruta se teclea ó buscar la ruta y el nombre del archivo 4. Presionar Aceptar Para editar un hiperenlace: 1. Marcar la palabra que es la liga 2. Presionar el botón Hiperenlace o desde el menú Insertar. 3. Desplegará la ventana anterior con los datos de ese hiperenlace. 5. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS 4.1 CONFIGURACIÓN GENERAL DE IMPRESIÓN 1. Menú Herramientas, Opciones, Hoja de cálculo, Impresión 2. No imprimir páginas vacías (activar) 3. Imprimir solo hojas seleccionadas (activar) Si no se activan las opciones anteriores, por default enviará a imprimir todas las hojas. 4.2 DEFINIR ÁREA DE IMPRESIÓN 1. Marcar las celdas 2. Menú Formato, Área de impresión, 3. Consta de tres opciones + Definir: Definir área de impresión + Agregar: Agregar celdas al área ya definida, la parte que se añada se imprimirá en una nueva hoja. AG Consultoría Página 14 de 19

15 + Eliminar: Eliminar el área de impresión + Editar: Despliega el rango de celdas del área de impresión definida 4.3 VISTA PRELIMINAR Menú Archivo, Vista preliminar Página anterior Primer Página Aumenta zoom Página Completa Vista normal Página siguiente Última Página Disminuye zoom Propiedades de la página 4.4 IMPRESIÓN Menú Archivo, Imprimir ó botón Seleccionar impresora, área de impresión y número de copias. 6. FUNCIONES 5.1 INSERTAR FUNCIONES 1. Menú Insertar Función, ó botón 2. Se despliega la ventana de Autopiloto de funciones Consta de dos pestañas: + Funciones: Aquí se busca la categoría y la función que se desea insertar, en el área Fórmula= se inserta la fórmula y se especifican las celdas. + Estructura: Permite ver la estructura de la función Para la Sumatoria presionar el botón Las fórmulas se ingresan solo con el sigo = (igual). AG Consultoría Página 15 de 19

16 7. CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA 6.1 CONFIGURACIÓN DE DICCIONARIO EN ESPAÑOL 1. Menú Herramientas, Opciones, Configuración de Idioma 2. Idiomas: + Idioma para: seleccionar Español (México) + Moneda predeterminada: MXP + Idioma predeterminado para los documentos, Occidental: Español (España) En este campo, debe aparecer de la siguiente manera 3. Lingüística: 1. En la parte de módulos disponibles de idioma, seleccionar la primera opción de la lista. 2. Presionar el botón Editar 3. En el campo Idioma seleccionar Español (España) 4. Presionar botón Cerrar 5. Hacer esto con cada opción que aparezca en la lista. 4. Presionar botón Aceptar 6.2 REVISIÓN AUTOMÁTICA Menú Herramientas, Ortografía, Revisión automática ó botón 6.3 REVISIÓN MANUAL Menú Herramientas, Ortografía, Revisar, ó botón 8. IMÁGENES 7.1 INSERTAR IMÁGENES 1. Colocar el cursor en la posición en donde se desea insertar la imagen. 2. Menú Insertar, Imagen ó botón 3. En la ventana de Insertar imagen, seleccionar la ruta y el archivo. 4. Si se activar Vínculo se almacenará la ruta del archivo. Si se elimina el archivo de la imagen, ya no la desplegará. 5. Activar Previsualización si se desea ver la imagen en la ventana Insertar imagen. AG Consultoría Página 16 de 19

17 7.2 FORMATO DE IMÁGENES Con un click en la imagen se visualiza la barra de objetos Recortar imagen de pixeles Traer al frente Primer plano Alineación Aplicar Filtros Atributo de vista Anclaje Traer al Traer al fondo fondo (atrás del texto) Proporción de Rojo Proporción de Verde Proporción de Azúl Brillo Contraste Valor gamma Transparencia 9. GRÁFICAS 8.1 INSERTAR GRÁFICA 1. Menú Insertar, Objeto, Diagrama o botón 2. Para seleccionar el área se sombrean las columnas de la tabla (puede ser antes ó después de la opción insertar gráfica) 3. Activar primera fila y columna como etiquetas del diagrama. 4. Presionar siguiente 5. Se desplegarán los tipos de gráficas 6. Seleccionar el tipo de gráfica y si se graficarán las filas o las columnas 7. Representación de texto en previsualización, esto permite ver las opciones que se van eligiendo al elaborar la gráfica 8. Presionar botón Avanzar 9. Si se desea seleccionar un tipo de variante y cuadrícula en eje X y Y 10.Presionar Avanzar 11.Definir título del diagrama, si se desea desplegar la leyenda y los títulos para los ejes X y Y 12.Presionar Crear 13.La gráfica se insertará en el documento activo. AG Consultoría Página 17 de 19

18 8.2 FORMATO DE GRÁFICA Cambiar Posición, Anclaje y Alineación. 1. Dar un click sobre la gráfica 2. Aparecerán pequeños cuadros en las esquinas de la gráfica 3. Encima de la gráfica presionar el botón derecho del ratón 4. Se desplegará un menú con las tres opciones. Estas opciones vienen en el menú Formato Nota: La posición se puede cambiar arrastrando, con el ratón, la gráfica a otra posición. El tamaño se cambia colocando el cursor en uno de los cuadros que aparecen en las esquinas y arrastrar el ratón. 8.3 EDITAR LA GRÁFICA Para cambiar los formatos siguientes necesitamos editar la gráfica de la siguiente manera: 1. Dar un click sobre la gráfica 2. Sobre la gráfica presionar botón derecho 3. Seleccionar Editar 4. Aparecerá un borde en la gráfica 5. Aparecerá la siguiente barra Mostrar/Ocultar Título y Subtítulo de la gráfica Mostrar/Ocultar Leyenda de la gráfica AG Consultoría Página 18 de 19 Mostrar/Ocultar Nombres de los ejes Mostrar/Ocultar Títulos de los ejes Mostrar/Ocultar Cuadrícula horizontal Mostrar/Ocultar Cuadrícula

19 Tipo de diagrama Ventana de Autoformato para modificar propiedades del diagrama Modificar los datos del diagrama Cambiar la asignación de los datos efectuada al diagrama (graficar filas de cada columna) Cambiar la asignación de los datos efectuada al diagrama (graficar columnas de cada fila) OpenOffice.org Calc Permite cambiar la escala del texto cuando se modifica el tamaño de la gráfica, cuando el botón está presionado Crear otra vez la vista original del diagrama 10. ABRIENDO DOCUMENTOS CREADOS EN MICROSOFT EXCEL 1. Menó Archivo, Abrir ó botón 2. En el campo Tipo de Archivos seleccionar Microsoft Excel 97/2000/XP 3. Abrir el archivo con doble click ó presionar botón Abrir. AG Consultoría Página 19 de 19