Curso de Microsoft Excel 97

Transcripción

1 Curso de Microsoft Excel 97 Nivel Básico / Medio Duración: 25 horas Noviembre 2000

2 1. INTRODUCCIÓN Qué es una hoja de cálculo? Iniciar y salir de Excel La pantalla de Excel La ayuda de Excel LIBROS DE TRABAJO. OPERACIONES BÁSICAS Libro en blanco Creación de un libro Abrir, guardar, cerrar, eliminar y buscar un libro Abrir un libro de trabajo Guardar un libro de trabajo Cerrar un libro de trabajo Eliminar un libro de trabajo Búsqueda de libros de trabajo Operaciones con hojas Desplazarse por las hojas de cálculo Eliminar una hoja de cálculo Insertar una hoja de cálculo Seleccionar hojas de cálculo Mover una hoja de cálculo Copiar una hoja de cálculo Cambiar el nombre a una hoja de cálculo Operaciones con celdas Introducir datos Seleccionar celdas Insertar y borrar celdas Insertar y borrar filas o columnas Mover o copiar celdas Comentarios...17 CONTENIDOS C 3. DISEÑO Y FORMATO DE CELDAS...18 i

3 Tabla de Contenidos Formato de celdas Alineación de textos y números Formato de los datos Bordes y tramas Comando Autoformato Formato condicional Copiar formatos Estilos Formato de Filas y Columnas Altura de filas y ancho de columnas Proteger y ocultar datos Ocultar y volver a mostrar filas y columnas Protección del contenido de una hoja de cálculo TRABAJAR CON FÓRMULAS Y FUNCIONES Referencias a los datos Referencias relativas Referencias absolutas Nombres Creación de fórmulas El asistente de funciones Errores Operadores Funciones de uso frecuente Función SUMA Función PRODUCTO Función PROMEDIO Función CONTAR y función CONTARA Función SI Función CONTAR.SI GRÁFICOS Tipos de gráficos Asistente de gráficos Modificación de gráficos Formato de gráficos Mover, copiar y pegar gráficos HERRAMIENTAS DE DIBUJO Líneas, flechas, autoformas, cuadros de texto, colores, estilos Líneas Flechas Autoformas...59 C ii

4 Tabla de Contenidos Cuadros de texto Colores Estilos WordArt Modificar el texto de WordArt Modificar el estilo de WordArt Modificar la forma de WordArt Imágenes IMPRESIÓN Selección de una impresora Configuración de la impresión Area de impresión Configuración de la página...67 Ficha Página Ficha Márgenes Ficha Encabezado y pie de página Ficha Hoja...69 C iii

5 1. INTRODUCCIÓN Microsoft Excel 97 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, que forma parte del paquete integrado Microsoft Office 97 e incluida en el entorno Microsoft Windows, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales (2D) y tridimensionales (3D), etc. La versión que vamos a estudiar apareció a mediados del año Qué es una hoja de cálculo? El objetivo general de una hoja de cálculo es el tratamiento de cualquier tipo de información que pueda organizarse en forma de tabla. Como norma general, toda información susceptible de ser organizada mediante una tabla puede ser tratada con una hoja de cálculo. La mayor parte de las herramientas o facilidades de una hoja de cálculo están orientadas a trabajar con números y fechas. La hoja de cálculo permite organizar y gestionar información muy diversa de forma homogénea de tal modo que datos y operaciones se integren en una unidad. Desde una hoja de cálculo pueden realizarse operaciones tales como el análisis de los datos, gráficos, resolución de problemas, estudios estadísticos de los datos y creación de una base de datos. Las hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto, valores numéricos, fechas y datos horarios. Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de la celda en función de los valores de otras celdas. Un programa como Excel 97 tiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo. Puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo, siempre que la memoria del ordenador lo permita. La utilización de Excel 97 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante el ratón o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, [Alt] + la letra subrayada de cada menú o comando para seleccionar, etc. INTRODUCCIÓN 1 1

6 Capítulo 1 Introducción Iniciar y salir de Excel Excel se encuentra dentro del grupo de programas del sistema operativo Microsoft Windows. Para iniciar Excel, basta con hacer clic sobre el botón Inicio / Programas y el icono correspondiente. También pueden existir otras formas de ejecutarlo, aunque siempre depende de la configuración de cada ordenador. En general la forma más común de ejecutarlo es la indicada anteriormente. Para salir de Excel, basta con seleccionar la opción Salir del menú Archivo, o con cerrar la ventana principal de Excel La pantalla de Excel Para trabajar correctamente con Excel, se deben conocer bien todos los elementos que componen la pantalla de la hoja de cálculo. Figura 1-1. Pantalla de Excel. Lo que Excel muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir: Barra de Título Consta de los siguientes elementos: - Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows. - Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Excel, y nombre del libro activo en ese momento. - Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas. - Botón Maximizar/Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar. - Botón Cerrar, cierra la aplicación. 2

7 Capítulo 1 Introducción. Barra de Menús Contiene la lista de menús propios de Excel. Se accede a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Barras de Herramientas Se encuentran debajo de la barra de menús, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de menús. Por defecto, se muestra la barra Estándar y la barra de Formato. Barra de Fórmulas Está situada debajo de las barras de herramientas, en ella se muestra tanto la ubicación de la celda activa, indicando la columna y la fila en que se encuentra, como su contenido. Y en ella se permite introducir o modificar el contenido de la misma. Barra de Estado Aparece en la parte inferior de la hoja de cálculo, en ella se presenta una breve información acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo. Area de Trabajo 1.4. La ayuda de Excel Es la zona que se utiliza para introducir la información de la hoja. En esta aparece la ventana del documento. Contiene todos los libros que se han abierto o creado en Microsoft Excel. Los libros se encuentran en su propia ventana dentro del área de trabajo. Se pueden maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Microsoft Excel dispone de un sistema de ayuda muy sofisticado que permite al usuario aprender mientras trabaja. Desde sugerencias en pantalla hasta libros en línea pasando por el Ayudante de Office. El menú? (ayuda) presenta varias posibilidades, entre las que destacamos las siguientes opciones: Ayuda de Microsoft Excel Se trata del Ayudante de Office, que es una herramienta que le puede ayudar mientras trabaja. En función de las tareas que esté realizando puede mostrar sugerencias más o menos útiles. Figura 1-2. Pantalla de Excel. Sin embargo, el Ayudante de Office consume demasiados recursos de la máquina servidora y es preferible tenerlo desactivado en entornos multiusuario como el nuestro (Terminal Server). 3

8 Capítulo 1 Introducción. Cuando se encuentre en mitad de una tarea y necesite ayuda, puede activar el Ayudante de Office. Existen tres formas de hacerlo: - Haciendo clic en el botón Ayudante de Office. - Eligiendo la opción Ayuda de Microsoft Excel del menú?. - Pulsando la tecla [F1]. En función del trabajo que esté realizando, el Ayudante puede mostrar una lista de temas de ayuda relacionados. Si esta lista no incluye la información que desea, escriba una pregunta con sus propias palabras y el Ayudante le dará una nueva lista de temas entre los que podrá elegir. En esta lista encontrará distintos tipos de ayuda, desde información general o de referencia, hasta procedimientos paso a paso y ejemplos visuales. Figura 1-3. Ayudante de Office. Este asistente ofrece además la posibilidad de leer la sugerencia del día (a través de la opción Sugerencias), configurar determinados aspectos de la Ayuda de Excel y del propio asistente utilizando el botón Opciones. Cuando haya finalizado su consulta debe cerrar el Ayudante. Para ello no basta con pulsar el botón Cerrar, sino que debe cerrar la ventana del Ayudante haciendo clic en el botón de control. Contenido e índice Esta opción muestra la ayuda habitual en la mayoría de las aplicaciones de Windows con todos los temas de ayuda disponibles. Mediante esta opción se accede al índice de materias y términos contenidos en la ayuda de Microsoft Excel. Se muestra un cuadro de diálogo como el de la Figura 1-4 que permite: - Consultar la información que Excel tiene ya clasificada por temas como si se tratara de un libro (ficha Contenido). - Buscar información (términos más concretos) a través de todas sus páginas (fichas Índice y Buscar). 4

9 Capítulo 1 Introducción. Figura 1-4. Índice de la Ayuda de Excel. Esta opción muestra la ayuda habitual en la mayoría de las aplicaciones de Windows con todos los temas de ayuda disponibles. Mediante esta opción se accede al índice de materias y términos contenidos en la ayuda de Microsoft Excel. Sugerencias en pantalla. Si no sabe en qué consiste o cuál es la función de un elemento de la pantalla, las Sugerencias en pantalla le proporcionan una breve explicación sobre cada uno de los elementos y comandos de la ventana de Excel. Existen sugerencias en pantalla para comandos, elementos de cuadros de diálogo, botones de las barras de herramientas y zonas de pantalla (como las barras de desplazamiento). Al seleccionar la opción Qué es esto? del menú? aparece una interrogación al lado del cursor, de esta forma, haciendo clic sobre cualquier elemento de la pantalla se ofrece una explicación sobre el mismo, y el cursor vuelve a su forma original. Para cancelar este proceso basta con pulsar la tecla [Esc]. Si está trabajando en un cuadro de diálogo, haga clic en el botón de interrogación de la parte superior derecha de la ventana, y después en el elemento que desee para ver las sugerencias en pantalla. 5

10 2. LIBROS DE TRABAJO. OPERACIONES BÁSICAS LIBROS DE TRABAJO. OPERACIONES BÁSICAS 2 Microsoft Excel trabaja con hojas de cálculo agrupadas en libros de trabajo. Así pues, se puede considerar un libro de trabajo como un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos, como gráficos, macros, etc Libro en blanco Un libro de trabajo contiene por defecto tres hojas de cálculo, normalmente, y como mínimo debe contener una hoja. Podemos pasar de una hoja de cálculo a otra, simplemente haciendo clic en la etiqueta correspondiente a la hoja. Se puede insertar, eliminar, mover, copiar y cambiar el nombre a las hojas de cálculo, simplemente pulsando el botón derecho del ratón cuando se encuentre encima de la etiqueta que identifica a una hoja de cálculo. De esta forma aparecerá un menú desplegable desde el cual podrá elegir la acción deseada. El área de trabajo de una hoja de cálculo se compone de una cuadrícula formada por filas y 256 columnas, un total de celdas. Las columnas se identifican con letras (A, B, C,, AA, AB, ) y las filas con números (1, 2, 3,, ). La intersección de una fila y una columna es una celda, y se identifica con la letra de la columna y el número de la fila. La celda marcada con bordes más gruesos es la seleccionada en ese momento y se denomina celda activa. Fila 3 Columna B Celda Activa: B3 Figura 2-1. Celda activa de una hoja de cálculo. Podemos trabajar con una sola celda o bien con un conjunto de ellas, este último denominado rango. Identificaremos el rango con el nombre de la primera y de la última celda que lo componen, separadas por dos puntos. Por ejemplo, el rango comprendido entre la celda A1 y la celda D2 será A1:D2. Rango de celdas: A1:D2 Figura 2-2. Rango de celdas de una hoja de cálculo. 6

11 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas Creación de un libro Para crear un nuevo libro de trabajo se puede llevar a cabo cualquiera de estas dos opciones: 1. Abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo. De esta forma se permite crear un nuevo libro de trabajo basándose en una plantilla. Se muestra un cuadro de diálogo con las plantillas disponibles. Para crear un libro en blanco seleccionar Libro de la ficha General y pulsar el botón Aceptar. 2. Pulsar con el ratón sobre el icono en la barra de herramientas Estándar. De esta forma se abre un nuevo libro de trabajo en blanco. Los libros en Excel se nombran por defecto con la palabra Libro seguida del número de libro que abrimos en esa sesión. Por ejemplo, si es el primero que abrimos se llamará Libro1 si por el contrario no es el primero se le dará el número siguiente al libro creado con anterioridad en esa sesión, 2, 3, 4,... Aunque los libros se hayan cerrado sin archivarse, aparece el número siguiente. Por defecto los libros tienen tres hojas de cálculo llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, que pueden verse en la parte inferior de un libro en forma de pestañas: Hoja activa Figura 2-3. Hojas de cálculo de un libro. En cualquier momento Excel tiene una hoja de cálculo activa, que es aquella en la que estamos trabajando, y cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla Abrir, guardar, cerrar, eliminar y buscar un libro Microsoft Excel incorpora las acciones necesarias para gestionar los libros de trabajo del usuario. Así pues, permite recuperar un libro de trabajo guardado con anterioridad, borrar libros de trabajo del sistema de ficheros y buscar en la estructura de carpetas libros de trabajo que cumplan los criterios de búsqueda establecidos Abrir un libro de trabajo Para recuperar un libro de trabajo, creado y guardado anteriormente, existen dos formas de hacerlo: 1. Seleccionar la opción Abrir... del menú Archivo. 2. Hacer clic en el icono de la barra de herramientas Estándar. En ambos casos se muestra el cuadro de diálogo de la Figura 2-4, en el que se deberán seguir los siguientes pasos: - En Buscar en: seleccione la unidad y la carpeta donde se encuentra el archivo. 7

12 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas. - Posteriormente, seleccione el archivo que desea abrir de la lista de archivos mostrados, o escriba su nombre en el recuadro Nombre de archivo:, y haga clic en Abrir, o haga directamente doble clic sobre el nombre del archivo. Figura 2-4. Cuadro de diálogo Abrir. Otra forma de abrir un fichero que recientemente se ha usado es pulsando sobre su nombre en el menú Archivo. En la parte final de este menú aparecen, de manera predeterminada, el nombre de los cuatro últimos libros abiertos. Si alguno de ellos se ha eliminado o movido de carpeta seguirá apareciendo en el menú, pero al intentar abrirlo aparecerá un mensaje advirtiendo que no puede abrirse. Para modificar el número de archivos abiertos recientemente que aparecen en el menú Archivo, seleccione en el menú Herramientas Opciones, la pestaña General y escriba un número del 1 al 9 en el cuadro de la opción Archivos usados recientemente: Guardar un libro de trabajo La primera vez que grabe un libro de trabajo le tendrá que dar un nombre. Para ello, haga clic en el menú Archivo y seleccione la opción Guardar o Guardar como... Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Figura 2-5. Cuadro de diálogo Guardar / Guardar como. 8

13 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas. Los pasos que debe seguir son: - En Guardar en: seleccione la unidad y la carpeta donde va a grabar su archivo. - En el recuadro Nombre de archivo: escriba el nombre que le va a dar al archivo y haga clic en Guardar. Excel le añade automáticamente al nombre del archivo la extensión.xls. Las siguientes veces que grabe el libro, basta con pulsar la opción Guardar del menú Archivo y después hacer clic en Guardar, o bien pulsar el icono. No tendrá que volver a escribir su nombre, se grabará con el nombre que le dio la primera vez. Cuando desee guardar el archivo con un nombre diferente o quiera tener varias copias del archivo seleccione la opción Guardar como... y se mostrará de nuevo el cuadro de diálogo de la Figura 2-5. Para guardar un libro con otro formato seleccione el tipo deseado en la lista Guardar como tipo:. Por ejemplo, esto será necesario si quiere guardar un archivo que va a abrir después con una versión anterior de Excel, en este caso seleccione el tipo Libro de Microsoft Excel 5.0 / Cerrar un libro de trabajo Si lo que desea es seguir trabajando con Excel, pero despejando la pantalla en la que tiene otro libro de trabajo, la mejor solución será la de cerrar el archivo abierto, para ello elija Cerrar del menú Archivo. Si ha efectuado cambios le preguntará si desea guardarlos. Si lo que desea es salir de Excel, deberá elegir Salir del menú Archivo o hacer un clic en el botón. Al salir Excel preguntará si desea guardar los cambios, en el caso de que los hubiera, si no los hubo se cerrará automáticamente Eliminar un libro de trabajo Para borrar un libro de trabajo desde Excel abra el menú Archivo y elija Abrir o Guardar como, busque la carpeta donde se encuentra el fichero a eliminar, selecciónelo y pulse la tecla [Supr] o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Eliminar en el menú. Al hacer clic en Eliminar aparece un cuadro de diálogo preguntando si realmente desea eliminar este libro de trabajo. Presione Sí para eliminar el fichero o No para cancelar: Figura 2-6. Confirmar la eliminación de un libro de trabajo. 9

14 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas. Excel no podrá eliminar un libro de trabajo que tenga abierto en el momento de querer borrarlo. En este caso mostrará el siguiente mensaje: Búsqueda de libros de trabajo Figura 2-7. Error al eliminar un libro de trabajo abierto. Se puede buscar un archivo o libro de trabajo mediante el nombre, el tipo, la fecha de la última modificación, el texto incluido en el archivo o según las propiedades de éste. Así mismo, se puede realizar una búsqueda de los archivos según sus propiedades específicas, como por ejemplo autor, asunto o título,... También puede utilizar propiedades de archivo no relacionadas con el texto como, por ejemplo, la fecha de creación. Las propiedades del archivo son detalles que ayudan a identificar el libro de trabajo como, por ejemplo, un título descriptivo, el nombre del autor, el asunto y palabras clave que identifican temas u otra información importante. Algunas propiedades de archivo, tales como el tamaño, la fecha de creación o el tipo, se agregan automáticamente en el momento de crearlo. Se pueden introducir propiedades de archivo adicionales como, por ejemplo, títulos descriptivos o palabras clave que identifiquen al archivo y que permitan encontrarlo rápidamente mediante la búsqueda de dicha información. Los pasos a seguir para buscar un libro de trabajo, de cuya ubicación no nos acordamos, es la siguiente: 1. Haga clic en Abrir del menú Archivo (ver Figura 2-4). 2. En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad de disco y la carpeta donde desea buscar. 3. En Buscar los archivos que coincidan con estos criterios de búsqueda:, escriba cualquier criterio adicional que desee, por ejemplo en el cuadro Texto o propiedad, escriba palabras de una de las propiedades del archivo que desee buscar. 4. Para buscar archivos por sus propiedades específicas o no relacionadas con el texto, haga clic en Avanzada Finalmente, pulse sobre el botón Buscar ahora. Microsoft Excel inicia la búsqueda de aquellos archivos cuyas propiedades coincidan con las introducidas como criterio de búsqueda. Cuando finalice la búsqueda mostrará una lista de los archivos que satisfacen el criterio de búsqueda establecido. Para poder cancelarla búsqueda mientras ésta se está produciendo pulse sobre el botón Detener. 10

15 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas Operaciones con hojas Puesto que un libro de Excel se compone de una o varias hojas de cálculo, debe ser posible insertar, eliminar, mover, copiar, pegar,..., hojas dentro del mismo libro de trabajo o entre libros de trabajo distintos Desplazarse por las hojas de cálculo Para moverse por las diferentes hojas de trabajo de un mismo libro, basta con hacer clic con el ratón sobre la etiqueta que almacena el nombre de la hoja de cálculo (ver Figura 2-3). Inmediatamente aparecerán en pantalla los datos referentes a la hoja de cálculo sobre cuyo nombre se haya pulsado Eliminar una hoja de cálculo Para eliminar una hoja haga clic con el botón derecho del ratón sobre su etiqueta y elija la opción Eliminar del menú contextual que aparece, como muestra la figura siguiente: Figura 2-8. Menú contextual de una hoja. Otra forma de borrar una hoja de cálculo es mediante la opción Eliminar hoja del menú Edición. En ambos casos aparecerá un cuadro de diálogo solicitando confirmación para borrar la hoja de cálculo indicada Insertar una hoja de cálculo Para insertar una hoja puede utilizar la opción Insertar... del menú contextual de la Figura 2-8, que aparece al hacer clic con el botón derecho sobre la etiqueta de la hoja. También puede hacerlo a través del menú Insertar / Hoja de cálculo. Figura 2-9. Menú Insertar. 11

16 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas Seleccionar hojas de cálculo Por defecto la hoja activa (ver Figura 2-3) siempre está seleccionada. Puede seleccionarse o activarse una hoja simplemente pulsando con el ratón en su pestaña correspondiente. Para seleccionar varias hojas pulse la tecla [Ctrl] al mismo tiempo que hace clic sobre las pestañas de las hojas que quiere seleccionar (éstas cambiarán de color). Si la hoja ya está seleccionada, al hacer clic sobre su pestaña de este modo, se desactivará. Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo las operaciones que se realizan sobre una de ellas se realizan también en las demás hojas activas en las posiciones correspondientes. Por ejemplo, si seleccionamos las hojas Hoja1 y Hoja2 de un libro, y seleccionamos en la Hoja1 el rango B1:D5, al cambiar a la Hoja2 podremos ver que el rango B1:D5 en esta hoja también está seleccionado Mover una hoja de cálculo Es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo pulsando sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición que se desea que ocupe. Junto al puntero del ratón se visualiza una hoja en blanco y un indicador en forma de triángulo negro que indica la posición que vamos recorriendo y donde se situará la hoja si soltamos el botón del ratón. Indica la posición donde se situará la hoja que se arrastra Mover Figura Mover la Hoja3 delante de la Hoja1. Otra forma de mover hojas es seleccionando la opción Mover o Copiar... del menú contextual de la hoja de cálculo (ver Figura 2-8). En este caso se muestra el siguiente cuadro de diálogo: Figura Cuadro de diálogo Mover o copiar hoja. En este cuadro de diálogo se debe especificar: - Al libro:, libro al cual se moverán (o copiaran) las hojas seleccionadas en el caso de que tengamos más de un libro abierto. 12

17 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas. - Antes de la hoja:, la nueva posición de la hoja. Hay que elegir la hoja delante de la cual se situará, o la opción (mover al final) que la situará al final de todas las hojas. - Crear una copia, si se marca esta opción copia la hoja en lugar de moverla Copiar una hoja de cálculo Para copiar una hoja primero se selecciona, presionando la tecla [Ctrl] y sin soltarla se arrastra hasta situarla en la posición en la que se quiere copiar. Al copiar la hoja de esta forma, junto al puntero aparece una hoja en blanco y el signo + y un indicador en forma de triángulo negro que indica la posición donde se situará la copia. Al copiar una hoja, por defecto se crea con el mismo nombre que la original seguido de un número entre paréntesis. Por ejemplo, al copiar la hoja Hoja3 la copia tendrá el nombre Hoja3 (2). Figura Copiar una hoja. Copiar También podemos copiar una hoja de la forma explicada en el apartado anterior Cambiar el nombre a una hoja de cálculo La forma más sencilla de cambiar el nombre de una hoja de cálculo es pulsar dos veces sobre la pestaña de la misma. El texto con el nombre de la hoja se selecciona pudiendo escribir directamente el nuevo nombre. Otra forma de renombrar una hoja es presionar el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja y elegir la opción Cambiar nombre del menú desplegable que aparece (ver Figura 2-8) Operaciones con celdas Una celda se puede considerar como la unidad básica de una hoja de cálculo. Sobre ellas actúa directamente el usuario para introducir, modificar o borrar los datos de la hoja de cálculo Introducir datos La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa y a continuación introducir en ellas los datos que pueden ser de distintos tipos: texto, números, fórmulas, fechas y horas. Las fechas y números se consideran números a efectos de tratamiento. 13

18 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas. En la hoja de cálculo siempre exista una celda activa, la cual se distingue claramente de las demás pues aparece enmarcada de modo diferente. La celda activa es la única que está preparada para recibir cualquier dato que se introduzca por el teclado. Una celda se convierte en activa haciendo clic sobre ella. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Fórmulas: Cancelar Fórmula Figura Barra de Fórmulas. Aceptar Fórmula Celda activa Las introducciones o modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla [ENTER] o al pulsar el botón Aceptar fórmula o al cambiar de celda activa. Para cancelar la introducción de datos pulse la tecla [Esc] o el botón Cancelar fórmula. Si se equivoca al escribir puede corregir utilizando la tecla Retroceso y volviendo a escribir correctamente. También puede colocarse a la izquierda de los caracteres a borrar y utilizar la tecla [Supr]. Después de introducir números podremos realizar cálculos aritméticos con ellos, además de usar fórmulas y funciones. Los números, fechas y horas siempre se alinean a la derecha, al contrario del texto que se alinea a la izquierda. Para modificar los datos de una celda, se puede hacer doble clic sobre ella, o bien pulsar la tecla [F2]. De esta forma el contenido de la celda se edita para que el usuario pueda modificarlo Seleccionar celdas Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se selecciona un rango de celdas (conjunto de celdas en una hoja de cálculo), al pulsar la tecla [ENTER] la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de celdas, desplazándose automáticamente al pulsar [ENTER]. Aparte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro. Las formas para seleccionar celdas en Excel son: 1. Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con hacer clic con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila que contiene los nombres de columnas y la columna que contiene la numeración de filas). 14

19 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas. Selección de todas las celdas de la hoja Figura Intersección de filas y columnas. 2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará con hacer clic una sola vez sobre la etiqueta, el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna respectivamente. 3. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta con hacer clic sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (o primera) etiqueta del rango deseado. 4. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas, un rectángulo, hay que hacer clic con el ratón en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. También se puede seleccionar un rectángulo haciendo clic primero sobre la celda de una esquina y luego, manteniendo pulsada la tecla [ ] (tecla Mayúsculas) hacer clic sobre la celda en la esquina opuesta. Esta operación selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de clic. 5. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el procedimiento explicado anteriormente, manteniendo presionada la tecla [Control]. De esta forma la nueva selección no anula los bloques seleccionados con anterioridad. Esta técnica puede utilizarse en combinación con la indicada en el punto 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas Insertar y borrar celdas Insertar celdas Para insertar un bloque de celdas rectangular basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones delante del cuál se quiere realizar la inserción. A continuación se elige la opción Celdas... del menú Insertar (ver Figura 2-9), y aparece un cuadro de diálogo que pregunta si para realizar la inserción se quieren desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). En este cuadro de diálogo también se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, según la selección realizada. Figura Insertar celdas. 15

20 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas. Borrar celdas El borrado de celdas puede entenderse de dos forma: 1. Para el borrado de las celdas con todo su contenido, se selecciona la zona a borrar y se ejecuta la opción Eliminar... del menú Edición. Aparece un cuadro de diálogo que pregunta que celdas se quieren desplazar, las de la derecha o las de debajo, para que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas. Figura Eliminar celdas. 2. Para el borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas, se realiza con la opción Borrar del menú Edición. Se abre un submenú en el que hay que especificar que elementos de las celdas (Todo, Formatos, Contenido o Comentarios) se quieren borrar. También se pueden borrar los contenidos de toda la selección de celdas pulsando la tecla [Supr] Insertar y borrar filas o columnas Insertar una fila Si necesita agregar una fila entre dos filas que está utilizando ya, no se moleste en mover contenidos para hacer un hueco. Prosiga de este modo: 1. Seleccione toda la fila, pulsando sobre la etiqueta de la fila (1, 2, 3,...). La fila a insertar quedará justo encima de ésta. 2. Elija el comando Filas del menú Insertar (ver Figura 2-9). Automáticamente aparecerá una nueva fila por encima de la seleccionada y todas las posteriores se volverán a renumerar. Insertar una columna Si necesita insertar una columna entre dos columnas que ya está utilizando, no se moleste en mover contenidos para hacer un hueco. Prosiga de este modo: 1. Seleccione toda la columna, pulsando sobre la etiqueta de la columna (A, B, C,...). La columna a insertar quedará justo a la izquierda de ésta. 2. Pulse sobre la opción Columnas del menú Insertar (ver Figura 2-9). Automáticamente aparecerá una nueva columna a la izquierda de la seleccionada y todas las posteriores volverán a renombrar su letra en consecuencia. Eliminar filas o columnas Seleccione la fila o columna a borrar pulsando para ello sobre la etiqueta que identifica la fila o la columna, según corresponda. Seleccione el menú Edición y elija Eliminar... También se puede borrar pulsando la tecla [Supr]. 16

21 Capítulo 2 Libros de Trabajo. Operaciones Básicas Mover o copiar celdas Para mover o copiar el contenido de una selección de celdas a otra hoja de cálculo (o a otra parte de la misma hoja), puede procederse de los modos siguientes: 1. Mover o copiar contenidos de celdas Después de seleccionar las celdas, elegir el comando Cortar o Copiar, según corresponda, del menú Edición. La selección queda rodeada por un contorno especial (contorno circulante) que indica que su contenido está dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación, se elige donde se quiere pegar y se pulsa sobre el comando Pegar o Pegado especial... del menú Edición. Con el pegado especial se puede controlar exactamente lo que se quiere copiar (datos, fórmulas, formatos, o todo). Por supuesto, pueden utilizarse también los iconos correspondientes de la barra de herramientas y las opciones del menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón sobre la selección. Para eliminar el contorno circulante pulse [Esc] si ya no va a efectuar más copias. 2. Mover o Copiar de forma rápida una celda a una o varias celdas adyacentes Comentarios Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de celdas es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección, se coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se hace clic y se arrastra la selección hasta la posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada, mientras que apretando al mismo tiempo la tecla [Control], el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se está copiando). Para agregar un comentario a la celda activa, con el objeto de destacar o recordar algo, siga los siguientes pasos: - Haga clic en la celda donde desea agregar el comentario. - En el menú Insertar, haga clic en Comentario (ver Figura 2-9). - Escriba el texto del comentario en el cuadro, haciendo doble clic sobre el borde del comentario puede elegir el formato del mismo. - Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro. Otra forma más rápida de agregar comentarios es seleccionar la celda que se quiere comentar y elegir Insertar Comentario desde el menú contextual de la celda. Figura Menú contextual de celda. 17

22 3. DISEÑO Y FORMATO DE CELDAS Además de una buena estructuración y ordenación de los datos, una hoja de cálculo requiere una presentación apropiada. Mediante el uso de los formatos, se pueden realizar presentaciones profesionales, cambiando los tipos de letra, las alineaciones, los bordes y tramas, y hasta los colores. Como norma general, en primer lugar hay que seleccionar el rango al que se quiera aplicar un cambio de formato y a continuación aplicar el formato mediante cualquiera de los tres métodos posibles: a) Mediante las opciones del menú Formato. DISEÑO Y FORMATO DE CELDAS 3 Figura 3-1. Menú Formato. b) Usando los botones de la barra de herramientas de formato. Figura 3-2. Barra de herramientas Formato. En el caso de que esta barra de herramientas no estuviera visible, se puede mostrar seleccionando desde el menú las opciones Ver / Barras de herramientas / Formato. c) Mediante el menú contextual de celda (pulsando el botón derecho del ratón) que aparece en la Figura 3-3. A continuación pasaremos a estudiar las distintas posibilidades de cambio de formato que ofrece Microsoft Excel 97, tanto para celdas, como para filas y columnas. 18

23 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. Figura 3-3. Menú contextual Formato de celdas Las celdas, bien de forma aislada o bien como parte de un rango de celdas, pueden recibir distintos formatos con el objeto de mejorar su presentación en pantalla y hacer la hoja de cálculo más clara y atractiva Alineación de textos y números Alineación del contenido de una celda Por defecto, Microsoft Excel alinea los textos a la izquierda y los números, fechas y horas a la derecha. Estas características pueden modificarse accediendo al cuadro de diálogo de alineación (menú Formato / Celdas..., pestaña Alineación) o usar los botones de alineación de la barra de herramientas. En la pestaña Alineación de la opción del menú Formato / Celdas..., se puede seleccionar la alineación horizontal (izquierda, derecha, centrada ó justificada) y la alineación vertical (inferior, superior, centrada, justificada). Además de estas opciones, se puede seleccionar una sangría horizontal y un ángulo de rotación del texto en la celda. Figura 3-4. Alineación "Horizontal" del texto. Figura 3-5. Alineación "Vertical" del texto. En el apartado Orientación, es posible elegir un ángulo de rotación. 19

24 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. En el Apartado de control del texto se encuentran tres opciones: a) Ajustar texto: esta opción permite ajustar el texto de la celda en varias líneas. El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda. b) Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño de los caracteres, de forma que todos los datos de la celda seleccionada se ajusten al ancho de la columna. c) Combinar celdas: combina dos o más celdas seleccionadas en una sola. Centrar entre varias celdas Figura 3-6. Combinar Celdas. Excel permite alinear el texto contenido en una celda distribuyéndolo de forma que quede centrado entre varias celdas. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Editar una celda e introducir el texto a centrar. 2. Seleccionar el rango de celdas en el que centrar el texto introducido. 3. Elegir la opción Formato / Celdas / Alineación. 4. Dentro del recuadro horizontal, seleccionar la opción Centrar en la selección. Figura 3-7. Centrar datos en la selección. La diferencia del resultado obtenido combinando varias celdas en una sola, y el obtenido centrando un texto en varias celdas seleccionadas es que, en este segundo caso el contenido queda asignado a la celda original. 20

25 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas Formato de los datos Formatos de texto Con Excel se pueden utilizar muchos tipos de letra, con tamaños muy variados. En la barra de herramientas de Formato se pueden encontrar, de izquierda a derecha, un cuadro de nombres de fuentes, un cuadro de tamaño de fuente, un botón de negrita, otro de cursiva y otro de subrayar. A continuación, nos encontramos varios botones de alineación a la izquierda, centrado, derecha y de combinación y centrado de un texto en varias celdas (esta opción realiza la combinación de las celdas seleccionadas y muestra el contenido centrado horizontal y verticalmente). Figura 3-8. Ejemplo de formato de celdas. El tipo de letra por defecto es Arial y el tamaño por defecto, que se mide en puntos, es 10. No obstante se puede elegir entre varios tipos de letra y tamaños en función del tipo de impresora que se tenga instalada (las fuentes precedidas con el icono de una impresora son las específicas para su impresora). Las fuentes que aparecen marcadas como TrueType (T T a la izquierda), indican que se usará la misma fuente en la impresora y en la pantalla. Con los tres botones de formato se consigue que el formato seleccionado cambie a negrita, cursiva y subrayado, o una combinación entre ellos. A través de la opción Formato / Celdas... / Fuente, se pueden modificar todas las características relativas a tipos, tamaños, estilos y hasta colores, así como obtener caracteres tachados y subrayados (en el apartado Efectos). Además es posible asignar distintos colores a los contenidos de las celdas mediante la opción Color. Figura 3-9. Tipo de letra. Figura Color de letra. 21

26 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. Formatos de número Se pueden asignar a las cifras de la hoja de cálculo distintos formatos, como el símbolo de Pesetas (Pts), de porcentaje (%), separadores de miles y decimales o el signo menos para los números negativos. Para asignar un formato numérico determinado a una celda que contenga un número, hay que seleccionar la opción Formato / Celdas... / Número. Si se escribe texto junto al número, éste se convertirá en texto. Figura Formato de visualización de celdas. La opción General es el valor por defecto. En el cuadro Muestra puede verse cómo aparecerá el valor numérico de la celda activa, con las opciones de formato elegidas. Formato de número / texto El formato Texto dentro de las opciones de formato numérico, se usa para trabajar con valores que parecen numéricos pero que no lo son. Formatos de números personalizados Además de los formatos de número que ofrece Excel, se pueden crear formatos personalizados. Un formato de número personalizado consta de hasta cuatro secciones separadas por un punto y coma (;). La primera corresponde al formato que se aplicará en caso de que el contenido de la celda sea un número positivo. La segunda corresponde al formato que se aplicará en caso de que el contenido de la celda sea un número negativo. La tercera al formato que se aplicará en caso de que el contenido de la celda sea cero. Y la cuarta al formato a aplicar para el caso de que el contenido sea texto. Para crear un formato personalizado hay que seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas (puede ser una sola celda) al que se le va a aplicar el formato. 2. Seleccionar la ficha Número de la opción de menú Formato / Celdas... 22

27 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. 3. En el cuadro Categoría, seleccionar Personalizada. 4. En el cuadro Tipo, modificar los códigos de formato de número para crear el formato deseado. Figura Formato de celda personalizado. Los códigos que se pueden utilizar en un formato personalizado son los siguientes: Código Significado - El guión se utiliza para mostrar el signo menos. Normalmente se usa para los números negativos. # Presenta los números, omitiendo los ceros no significativos, es decir, oculta los ceros que no tienen valor. 0 Muestra todas las cifras, mostrando también los ceros no significativos.? Muestra los números, agregando un espacio en cada posición de un cero no significativo.. El punto se utiliza para mostrar los separadores de miles., La coma se utiliza para mostrar el separador de cifras decimales. "texto" _ Muestra el texto especificado como parte del formato. El símbolo de subrayado seguido de un carácter inserta en el formato un espacio correspondiente al carácter especificado. Se utiliza para alinear cantidades con distinto formato. * El asterisco seguido de un carácter, rellena la celda con el carácter en cuestión. Cambia el color del formato. Muestra el contenido de texto de la celda. 23

28 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. Ejemplos de definición de máscaras de formato personalizadas: Valor de la Celda Formato aplicado Resultado 1234,59 ###,# 1234,6,631 0,# 0,6 12 #,0# 12, #.###;[Rojo]-#.### ,, 12,2 Prueba #.### "Pts" Pts #.### _P_t_s #.###;[Rojo]-#.### (en color rojo) Se puede definir un formato de número para aplicar en función de unas condiciones especificadas. Para construir un formato condicional hay que especificar la condición que se debe cumplir entre corchetes. Cada condición constará de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, para presentar un número relleno de ceros por la izquierda con 5 o 9 cifras en función de que sea o no de menos de 6 cifras: Valor numérico Formato aplicado Resultado Formatos para fechas y horas [<=99999]00000; , [<=99999]00000; [<=99999]00000; [<=99999]00000; Seleccionando la categoría Fecha u Hora de la pestaña Número dentro de la opción de menú Formato / Celdas..., se puede asignar al contenido de una o varias celdas un formato de fecha, de hora o un formato combinado de fecha y hora. Existen varios formatos de fecha ya definidos. Figura Formato de "Fecha". Figura Formato de "Hora". 24

29 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. Nota: Si el valor de la celda no se ajusta al formato asignado, es decir, si Excel no reconoce el contenido de la celda como una fecha u hora correcta, el valor aparecerá alineado a la izquierda de la casilla, como si se trata de un texto introducido por el usuario Bordes y tramas Mediante las opciones de definición de bordes y tramas, Excel permite crear fácilmente líneas y tramas para organizar y presentar de forma más clara y estructurada la información contenida en la hoja, realizando tablas y otras estructuras de representación. Los pasos para crear un borde son los siguientes: 1. Seleccionar el rango de celdas a las que se va a aplicar el borde. 2. Elegir la pestaña Bordes de la opción de menú Formato / Celdas Elegir uno de los tipos del recuadro Estilo que tendrá la línea del borde. 4. Se puede elegir un color, seleccionándolo en la lista Color. 5. Pulsar sobre los bordes que se desean mostrar, en el recuadro Bordes. De esta manera aparecerán los bordes que se haya indicado con el estilo y color que se hayan establecido previamente. De forma similar, para aplicar una trama determinada es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas al que se va a aplicar la trama. 2. Elegir la pestaña Trama de la opción de menú Formato / Celdas Seleccionar el color y/o el diseño de la trama a asignar. Figura Formato de bordes de celdas Comando Autoformato Figura Formato del fondo (relleno, color). Mediante esta opción se puede aplicar a un rango de celdas una serie de formatos que se encuentran predefinidos en Microsoft Excel. Para aplicar un formato automático a un rango de celdas habrá que seguir los siguientes pasos: 25

30 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. 1. Seleccionar el rango de celdas al que se va a aplicar el formato automático. 2. Elegir la opción de menú Formato / Autoformato Formato condicional 3. Seleccionar el formato deseado de la lista mostrada. Mediante el botón Opciones podemos seleccionar las características del formato automático deseadas (número, fuente, bordes, trama, alineación, ancho y alto). Figura Autoformato de celdas. En la lista de formatos automáticos podemos seleccionar entre un amplio número de posibilidades, desde formatos clásicos, pasando por diferentes tipos de tramas, colores, bordes, etc. Mediante esta opción (menú Formato / Formato Condicional...), Excel nos permite especificar el formato a aplicar a un conjunto de celdas en función de una serie de condiciones basadas en el valor de la celda. Se pueden especificar varias condiciones, indicando el formato a aplicar en el caso de que se cumpla alguna de ellas Copiar formatos Figura Formato condicional de celdas. Es posible copiar el formato que tiene aplicado una celda determinada y dárselo a otra celda o conjunto de celdas. Para ello es necesario: 1. Seleccionar la celda que tenga el formato que queremos copiar. 2. En el menú edición seleccionar copiar. 3. Seleccionar la/s celda/s a la/s que queremos aplicar el formato copiado. 4. Seleccionar la opción Edición / Pegado especial... Dentro de esta opción marcar la casilla Formato. 26

31 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas Estilos Excel permite definir estilos o aplicar los ya definidos. Los estilos se utilizan para agrupar una serie de opciones de formato para aplicar a un conjunto de celdas. Al aplicar el estilo se pueden aplicar todas las características o sólo las seleccionadas. Figura Configuración de Estilos Formato de Filas y Columnas Es posible insertar filas y columnas, como vimos en el apartado Así mismo, también es posible cambiar la altura de las filas, así como la anchura de las columnas, para permitir una mejor visualización de los datos contenidos en las celdas Altura de filas y ancho de columnas Para modificar la altura asignada a una fila, se debe usar la opción de menú Formato / Fila / Alto Para ello hay que seguir los siguientes pasos: a) Seleccionar la fila o filas a las que se quiere cambiar el tamaño. b) Elija la opción de menú Formato / Fila / Alto Figura Ajustar la altura de las filas de una hoja de cálculo. 27

32 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. c) Introduzca la altura deseada en puntos y pulse el botón Aceptar. Figura Cuadro de diálogo "Alto de fila". De forma similar a la modificación del alto de una fila, para modificar el ancho de una o varias columnas habrá que seguir los siguientes pasos: a) Seleccionar la columna o columnas a las que se quiere cambiar el tamaño. b) Elegir la opción de menú Formato / Columna / Ancho Figura Ajustar la anchura de las columnas de una hoja de cálculo. c) Escribir el ancho deseado en puntos y pulsar el botón Aceptar. Figura Cuadro de diálogo "Ancho de columna". Con la opción de menú de Autoajustar (Formato / Fila / Autoajustar para el alto de la fila y Formato / Columna / Autoajustar a la selección para el ancho de las columnas), se ajustará automáticamente el ancho o el alto a los datos contenidos en las filas y/o columnas seleccionadas Proteger y ocultar datos Excel permite proteger el contenido, e incluso el formato, de las celdas de las hoja de cálculo y del libro de trabajo completo, con el objeto de que no puedan ser modificadas accidentalmente o para evitar que alguien las cambie sin la autorización correspondiente. 28

33 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas Ocultar y volver a mostrar filas y columnas Dentro de las opciones de formato de filas y columnas se pueden elegir las opciones de Mostrar y Ocultar. Mediante la opciones Formato / Fila / Ocultar y Formato / Columna / Ocultar se pueden ocultar las filas y columnas seleccionadas, respectivamente. Los datos ocultados siguen estando en la hoja de cálculo pero no aparecen mostrados en pantalla. Por lo tanto el procedimiento a seguir para ocultar una o varias filas será el siguiente: 1. Seleccionar la fila o filas a ocultar. 2. Seleccionar la opción de menú Formato / Fila / Ocultar. Del mismo modo, para ocultar una o varias columnas se procederá de la siguiente manera: 1. Seleccionar la columna o columnas a ocultar. 2. Seleccionar la opción de menú Formato / Columna / Ocultar. Figura Ocultar filas Figura Ocultar columnas Del mismo modo, las opciones Formato / Fila / Mostrar y Formato / Columna / Mostrar permiten volver a mostrar las filas y columnas, respectivamente, que se hubieran ocultado con anterioridad. Para volver a mostrar una o varias filas ocultas, el procedimiento es el siguiente: 1. Seleccionar el rango de filas tal que incluya no sólo a las filas ocultas, sino también a la fila superior e inferior, límites de las ocultadas. 2. Seleccionar la opción de menú Formato / Fila / Mostrar. Para volver a mostrar una o varias columna ocultas, el procedimiento es el siguiente: 1. Seleccionar el rango de columnas tal que incluya no sólo a las columnas ocultas, sino también a las columnas que se encuentra a la izquierda y a la que se encuentra a la derecha, límites de las ocultadas. 2. Seleccionar la opción de menú Formato / Columna / Mostrar. 29

34 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. Figura Mostrar columnas Figura Mostrar filas Protección del contenido de una hoja de cálculo Es posible proteger las celdas de una hoja de cálculo (incluso con una contraseña), evitando así que su contenido sea modificado. Por defecto, todas las celdas están configuradas para que puedan ser bloqueadas. En el caso de que una o varias celdas no vayan a ser protegidas es necesario seleccionar la pestaña Proteger del cuadro de diálogo que aparece al seleccionar el menú Formato / Celdas, y posteriormente desmarcar la casilla "Bloqueada". Figura Protección de celdas. Seguidamente para proteger todas las celdas de la hoja de cálculo que tienen activada la casilla "Bloqueada", se debe seleccionar el menú Herramientas / Proteger / Proteger hoja, dando lugar al siguiente cuadro de diálogo: Figura Proteger hoja. 30

35 Capítulo 3 Diseño y Formato de Celdas. Si se introduce alguna contraseña en este cuadro de diálogo, se le pedirá una confirmación de dicha contraseña, para evitar errores de pulsación del teclado. Una vez protegida la hoja de datos, ninguna de las celdas bloqueadas pueden ser alteradas. En el caso de que se quiera desproteger la hoja de cálculo, será necesario seleccionar el menú Herramientas / Proteger / Desproteger hoja Esta opción únicamente se encuentra disponible si previamente la hoja ha sido bloqueada. Si no se introdujo contraseña al protegerla, la hoja de cálculo quedará desprotegida automáticamente, y si no, se le pedirá al usuario la contraseña que introdujo al bloquear la hoja de cálculo, para evitar que usuarios no autorizados desprotejan la hoja. 31

36 4. TRABAJAR CON FÓRMULAS Y FUNCIONES TRABAJAR CON FÓRMULAS Y FUNCIONES 4 Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo. Mediante las fórmulas se llevan a cabo todos los cálculos en una hoja de cálculo. Las fórmulas se pueden utilizar tanto para realizar operaciones sencillas como para cálculos más complejos. Una función es una fórmula incorporada de Excel que toma una serie de valores (argumentos) y los utiliza para realizar una operación devolviendo un resultado. Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementan la velocidad de los cálculos con respecto al uso de fórmulas. Por ejemplo, se puede crear la fórmula: =(A1+A2+A3+A4+A5)/5 o usar la función =PROMEDIO(A1:A5) que calcula la media aritmética de sus argumentos. En una fórmula o función se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo. Para lo cuál puede incluirse en la fórmula directamente el dato que queremos utilizar, o hacer referencia a la celda que contiene este valor, como si de una variable se tratase Referencias a los datos Las referencias identifican a una celda o rango de celdas en una hoja de cálculo. Se utilizan para indicar a Microsoft Excel en qué celdas se deben buscar los valores o los datos que se utilizan en una fórmula. Para hacer referencia a una única celda se utiliza su identificador de columna (una o dos letras) seguida por el identificador de fila (un número). Por ejemplo, La celda A21 es la celda que se encuentra en la intersección de la fila número 21 con la columna A. La referencia de la celda activa es la que se muestra en el cuadro de nombres situado a la izquierda de la barra de fórmulas. Para referenciar un rango de celdas se utiliza el operador dos puntos (:) que separa la referencia de la primera celda del rango (celda en la esquina superior izquierda del rango), de la de última celda (celda en la esquina inferior derecha del rango). Por ejemplo, en la Figura 4-1 se muestra un rango seleccionado cuya referencia es B2:D3. 32

37 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. Cuadro de Nombres Figura 4-1. Selección del rango de celdas B2:D3. Barra de Fórmulas Algunos ejemplos de referencia a celdas y rangos de celdas pueden ser: - La celda en la columna A y la fila 10 A10 - El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20 A10:A20 - El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E B15:E15 - Todas las celdas en la fila 5 5:5 (A5:IV5) - Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10 5:10 (A5:IV10) - Todas las celdas en la columna H H:H (H1:H65536) - Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J (H1:J65536) Las referencias múltiples consisten en referencias sencillas separadas por un punto y coma (;). Por ejemplo, para hacer referencia a dos rangos de celdas separados: el (B2:D3) y el (C5:D6) se expresa como (B2:D3;C5:D6). Las referencias a las celdas de otras hojas en el mismo libro se realizan introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separándolas por el signo de admiración (!). Por ejemplo Hoja2!B5. También se pueden hacer referencia a celdas de otros libros, éstas se denominan referencias externas, para la cual es necesario escribir el nombre del libro de trabajo entre corchetes seguido del nombre de la hoja de la que se toman los valores. Por ejemplo [Libro2]Hoja1!A2. Según la tarea que se vaya a ejecutar, pueden utilizarse referencias relativas de celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula, o referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a una celda ubicada en una posición específica y fija Referencias relativas Excel usa siempre referencias relativas en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una celda a otra. 33

38 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. Por ejemplo, según los datos introducidos en la hoja de cálculo de la Figura 4-2, se desea obtener en la fila 5 el total de multiplicar el precio de cada producto (en la fila 2) por el número de unidades pedidas (en la fila 3). Para los lápices, en la celda B5, se introduce la fórmula =B2*B3. Donde B2 hace referencia a la celda que contiene el precio de éste producto y B3 hace referencia a la celda que contiene el número de unidades para éste producto. Figura 4-2. Referencias relativas. Para calcular el total de los bolígrafos, se puede introducir de nuevo la fórmula anterior haciendo referencia a las celdas correspondientes (=C2*C3) o copiar la fórmula anterior, en este caso, Microsoft Excel se encarga de ajustar automáticamente las referencias anteriores a la nueva localización de la celda. Es decir, si se copia la fórmula introducida en la celda B5 a la celda C5 usando las opciones Copiar y Pegar del menú Edición, automáticamente Microsoft Excel cambia las referencias relativas a las celdas B2 y B3 por referencias a las celdas C2 y C3: Referencias absolutas Figura 4-3. Uso de referencias relativas. Esto mismo ocurrirá si copiamos de nuevo la fórmula a la celda D5. En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Las referencias absolutas se introducen poniendo un signo dólar ($) delante de la letra de la columna o el número de la fila que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de la fila ni el de la columna hay que introducir un signo $ delante de cada uno de los dos índices. La referencia relativa a la celda A1 A1. 34

39 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. Las referencias absolutas a la celda A1 $A1 (no cambia la columna), A$1 (no cambia la fila), $A$1 (no cambia la columna, ni la fila). Por ejemplo, en la columna C se quiere obtener el total del precio (en la columna A) por las unidades (en la columna B). Puesto que el precio es siempre el mismo sólo se ha introducido una vez en la celda A2. Usando referencias relativas Para obtener el total para 100 unidades, en la celda C2 se introduce la fórmula =A2*B2. Figura 4-4. Fórmula con referencias relativas. Para obtener el total para 150 unidades (B3), se copia la fórmula anterior en la celda C3, pero las referencias relativas A2 y B2 se convierten ahora en A3 y B3. Cómo la celda A3 no contiene ningún valor (por defecto es 0) el resultado obtenido es 0. Figura 4-5. Fórmula con referencias relativas erróneas. Usando referencias absolutas Para resolver el problema anterior usamos una referencia absoluta a la celda A2 en la que se indica que la fila no varíe al copiar la fórmula: A$2. Figura 4-6. Fórmula con referencias absolutas y relativas. A continuación se copia la fórmula de la celda C2 a la celda C3, y comprobamos como se mantiene la referencia absoluta a la celda A2. 35

40 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones Nombres Figura 4-7. Fórmula con referencias absolutas y relativas. A este tipo de referencias absolutas en las que sólo se deja fija la fila o la columna se denominan referencias mixtas. A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente referencias tales como B2:B4 ó B2:D3;C5:D6 en una hoja de cálculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez. Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres se pueden utilizar del mismo modo que las referencias en una fórmula. El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas. Para crear un nombre hay que tener en cuenta ciertas reglas: - Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el carácter subrayado (_). - No se pueden utilizar espacios en blanco. Por ejemplo: - Nombres no válidos: VENTAS ANUALES, 1993, %Compras. - Nombres válidos: VENTAS_ANUALES, Año1993, PorcentajeCompras. Los nombres pueden tener hasta 256 caracteres sin embargo conviene que sean más cortos puesto que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres. Crear un nombre Para crear un nombre usamos la opción Nombre / Definir... del menú Insertar, siguiendo estos pasos: 1. Seleccionar la celda o el rango al que se desee asignar el nombre. 2. Elegir el comando Insertar / Nombre / Definir Introducir el nombre en el cuadro Nombres en el libro: 4. Pulsar el botón Agregar o Aceptar. Otra posibilidad más sencilla: 1. Seleccionar la celda o rango a la que se le desea dar un nombre. 36

41 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. 2. Hacer clic sobre la Barra de Nombres. 3. Introducir el nombre y pulsar [ENTER]. Por ejemplo: Otra forma de solucionar el problema del ejemplo anterior (Figura 4-5), es crear un nombre (por ejemplo precio ) para la celda A2. Al hacer referencia a esta celda mediante el nombre asignado se hace referencia a ella de forma absoluta. Figura 4-8. Fórmula con referencias relativas y nombres. Al pulsar la flecha a la derecha del Cuadro de nombres aparece una lista con todos los nombres definidos en la hoja, al seleccionar uno de ellos se activa la celda o rango al que pertenece dicho nombre. Pegar nombres Una vez definidos los nombres, éstos se pueden utilizar en formulas y funciones para ello se puede utilizar el comando Insertar / Nombre / Pegar... Aparecerá un cuadro de diálogo con todos los nombres definidos, seleccionar el deseado y pulsar Aceptar. Eliminar nombres Para eliminar un nombre se utiliza la opción Insertar / Nombre / Definir...: - Se seleccionan el nombre que se desea eliminar. - Se pulsa el botón Eliminar y luego Aceptar. En todas las celdas en las que se utilice ese nombre aparecerá ahora el error #NOMBRE. Aplicar nombres Se pueden reemplazar todas las referencias anteriores a celdas para las cuales se ha definido un nombre, por este nombre. Para ello se utiliza el comando Insertar Nombre Aplicar...: - Se muestra un cuadro de diálogo con todos los nombres definidos en la hoja de cálculo. - Marcar los nombres a utilizar y pulsar Aceptar. 37

42 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones Creación de fórmulas Una fórmula debe ir siempre precedida de un signo igual (=). A continuación la fórmula se construye utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Una vez seleccionada la celda que contendrá la fórmula, ésta puede introducirse de varias formas: 1. Escribir la fórmula directamente en la celda o en la barra de fórmulas con el siguiente formato: =Funcion(arg1;arg2; ). El signo igual seguido por el nombre de la función y entre paréntesis los argumentos separados por punto y coma (;). 2. Utilizar el asistente de funciones El asistente de funciones El uso de funciones puede parecer complicado, especialmente por la gran cantidad de funciones que incluye Excel y las diversas formas de los argumentos. El asistente de funciones facilita éste trabajo sirviendo de guía a través de todo el proceso de introducción de una función y proporcionando una breve explicación tanto de la función como de cada uno de sus argumentos. Para utilizar el asistente de funciones pulsamos el botón Pegar función de la barra de herramientas: Figura 4-9. Botón Pegar función. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo, donde se elegirá la función que se desea utilizar: Figura Funciones disponibles en Excel. 38

43 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. Aquí se muestran las distintas categorías de funciones disponibles en Excel. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada así como de sus argumentos. Para obtener más información sobre la función seleccionada hacer clic sobre el botón ayuda. Una vez seleccionada la función deseada se pulsa el botón Aceptar y aparecerá un nuevo cuadro de diálogo donde se introducirán los argumentos para dicha función. Por ejemplo, se va a proceder a utilizar la Función SUMA mediante el asistente de funciones: según los datos siguientes, calcular el total de alumnos que terminaron sus estudios en el año A B C 1 FACULTAD DE VETERINARIA 2 Alumnos que finalizaron la carrera en Titulación Plan N.Alumnos 4 L. Veterin. Medicina y Sanidad L.Vet.Produc. Animal y Econom L.Vet. Brom.,Sanid. y T.Alim L. Ciencia y Tecnol. Alimentos Los pasos a seguir son: 1. Seleccionar la celda C8, donde se calculará dicho total. 2. Pulsar el botón Pegar función y seleccionar la función SUMA de la categoría de funciones matemáticas y trigonométricas. 3. Pulsar el botón Aceptar. A continuación se muestra el siguiente cuadro de diálogo: Figura Argumentos para la función SUMA. En la parte inferior del cuadro de diálogo se muestra una explicación de cada uno de los argumentos que necesita la función. En este caso se trata de los números que se quieren sumar, por tanto se introducirá una referencia a las celdas que contienen dichos valores. Pueden introducirse tantos argumentos como datos se quieran sumar, es decir, cada número o argumento será una referencia a una celda (Numero1 = C4, Numero2 = C5, Numero3 = C6, Numero4 = C7), o bien un único argumento que contenga todo el rango de celdas a sumar (Numero1 = C4:C7). 39

44 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. Para introducir una referencia a una celda como argumento, haga clic en el botón para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo. Seleccione la celda o rango de celdas en la hoja de cálculo con el ratón y haga clic de nuevo en para volver a mostrar la ventana. Otra opción es mover el cuadro de diálogo en vez de ocultarlo. Por defecto Excel selecciona como argumento para la función SUMA el rango de celdas con contenido numérico que queda por encima de la celda C8 (donde se introduce la fórmula), es decir, las celdas C4 a la C7. 4. Para finalizar la introducción de la función se pulsa de nuevo el botón Aceptar. En la celda C8 podrá verse el resultado obtenido. En una celda que contenga una fórmula o función se puede ver tanto el resultado de la misma, como la función en sí. El resultado se verá en la propia celda, pero la fórmula sólo se verá en la barra de fórmulas cuando la celda se selecciona, o al editar el contenido de la celda (haciendo doble clic o pulsando F2). Figura Celda activa que contiene una función. También se puede acceder al asistente de funciones haciendo clic sobre el botón Modificar fórmula que aparece en la Barra de fórmulas, y seleccionar la función deseada en el menú que aparece a la izquierda que contiene las últimas funciones utilizadas: Figura Insertar una fórmula desde la Barra de fórmulas. 40

45 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. Si al desplegar el menú no aparece la función que necesitamos, pulsando la opción Más funciones... se mostrará el cuadro de Figura Errores Cuando se introduce una fórmula se puede producir alguno de los siguientes errores: Error Se da cuando... ##### El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho. Solución: cambiar el tamaño de la columna. # VALOR! # DIV/0! # NOMBRE? #N/A # REF! # NUM! # NULO! 4.3. Operadores > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto Operadores de Texto & Concatena dos cadenas de texto 41 El tipo de argumento u operando utilizado es incorrecto. Se ha producido una división por cero. Excel no reconoce texto en una fórmula. Un valor no está disponible para una función o fórmula. Una referencia de celda no es válida. Existe un problema con algún número en una fórmula o función. Se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan. Los operadores se utilizan para especificar las operaciones tales como la suma, resta o multiplicación que se quieren realizar en una fórmula. + Suma Operadores Aritméticos - Resta * Multiplicación / División ^ Función exponencial % Porcentaje Operadores de Comparación = Igual

46 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones Funciones de uso frecuente A continuación se van a comentar algunas de las funciones más comunes que suelen emplearse cuando se trabaja con una hoja de cálculo Función SUMA Para sumar dos valores se puede utilizar el operador + (suma), pero cuando se quiere sumar un rango de datos lo más cómodo es utilizar la función SUMA. = SUMA(argumentos) Los argumentos podrán ser valores constantes, referencias a celdas, o rangos de celdas. Si se introduce más de un argumento, estos irán separados por punto y coma (;). En el ejemplo del apartado se puede introducir la función de las dos siguientes formas: 1. Utilizando el rango de celdas a sumar: = SUMA(C4:C7) 2. Utilizando las referencias a las celdas: = SUMA(C4;C5;C6;C7) Otra opción sería introducir la fórmula directamente: = C4+C5+C6+C7 La función SUMA es la más sencilla y la que se utiliza con más frecuencia por esta razón Excel incorpora la característica "Autosuma" que permite insertar automáticamente la suma de un rango de celdas. Figura Botón Autosuma. Si selecciona la celda en la que desea insertar la suma y hace clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas, Microsoft Excel sugerirá una fórmula, como se muestra en la siguiente figura: Figura Fórmula propuesta al pulsar el botón Autosuma. Para aceptar la fórmula, presione [ENTER], mientras que para cambiar la fórmula sugerida, seleccione el rango del que desee calcular el total y presione posteriormente la tecla [ENTER]. 42

47 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones Función PRODUCTO Multiplica los datos que se le pasan como argumentos. Es muy similar a la función SUMA. = PRODUCTO(argumentos) Ejemplos: Función PROMEDIO = PRODUCTO(D5:D7) = PRODUCTO(D5;D6;D7) La fórmula equivalente sería: =D5*D6*D7 Pertenece a la categoría de funciones estadísticas. Calcula la media aritmética de una serie de valores. Ejemplos: = PROMEDIO(A1:A5) =PROMEDIO(argumentos) = PROMEDIO(A1;A2;A3;A4;A5) La fórmula equivalente sería: = (A1+A2+A3+A4+A5) / Función CONTAR y función CONTARA También son funciones estadísticas. Son muy similares. Ambas cuentan el número de celdas de un rango. = CONTAR(argumentos) = CONTARA(argumentos) CONTAR realiza el recuento de celdas que contienen números, mientras que CONTARA cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de datos, ya sea números, texto, etc Función SI Se trata de una función lógica, que actúa de una u otra forma dependiendo del resultado de evaluar una condición. Esta función presenta tres argumentos: = SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) prueba_lógica: es la condición a evaluar, será cualquier expresión que pueda evaluarse como Verdadero o Falso. valor_si_verdadero: es el valor que la función devolverá si la prueba_logica da como resultado Verdadero. valor_si_falso: es el valor que la función devolverá si la prueba_logica da como resultado Falso. 43

48 Capítulo 4 Trabajar con Fórmulas y Funciones. Ejemplos: Función CONTAR.SI = SI(C4>100; Mayor ; Menor ) Si el contenido de la celda C4 es mayor que 100, la función devuelve como resultado la cadena de texto Mayor, en el caso de que el valor de C4 sea menor o igual, devolverá la cadena de texto Menor. = SI(precio<=1000;precio;precio-(precio*10%)) Si precio es inferior o igual a 1000 ptas. el resultado es el precio, si no se aplica un 10% de descuento. Se trata de una función que surge como combinación de las funciones CONTAR y SI. Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Presenta dos argumentos: = CONTAR.SI(rango;criterio) rango: es el rango dentro del cual se desea contar el número de celdas que no están en blanco. criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Ejemplos: = CONTAR.SI(D1:D25;">1000") Esta función cuenta el número de celdas cuyo valor no está en blanco y es mayor de 1000, dentro del rango de celdas D1:D25. = CONTAR.SI(A2:A7;"Varón") Esta función cuenta el número de celdas cuyo valor no está en blanco y es igual a la cadena "Varón", en el rango A2:A7. 44

49 5. GRÁFICOS Microsoft Excel permite crear gráficos a partir de los datos contenidos en una hoja de cálculo, que permitirán al usuario visualizar la información de la hoja para poder comparar datos y deducir conclusiones. Un gráfico se puede presentar en la misma hoja de trabajo con lo que se conseguirán informes especializados y vistosos, con datos numéricos y gráficos a la vez, o bien se puede insertar en una hoja de trabajo distinta, e incluso en un libro diferente Tipos de gráficos Excel es capaz de representar diversos tipos de gráficos. A continuación se detallan cuáles son las principales categorías que incorpora: Gráfico de Columnas: compara valores entre categorías. Este tipo de gráfico muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un determinado período de tiempo, o bien, puede ilustrar las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación que se ha producido en el transcurso del tiempo. Existen además, gráficos de columnas apiladas, que compara, entre categorías, el aporte de cada valor al total, como se muestra en la Figura 5-2. Asimismo, existe el gráfico de columnas 100% apiladas, que compara entre categorías, el porcentaje que cada valor aporta al total. Este tipo de gráficos se pueden obtener tanto en dos dimensiones (2D) como en tres dimensiones (3D). GRÁFICOS Personal de la Universidad FU LB P R B E Figura 5-1. Gráfico de columnas Personal de la Universidad FU LB P R B E Año 1999 Año 2000 Año 2000 Año 1999 Figura 5-2. Gráfico de columnas apiladas. 45

50 Capítulo 5 Gráficos. Gráfico de Barras: compara valores entre categorías. Figura 5-6. Gráfico XY (dispersión). 46 Los gráficos de barras ilustran comparaciones entre elementos individuales. Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapié en la comparación de valores y realizando menos énfasis en el tiempo transcurrido. BE PR LB FU Personal de la Universidad Figura 5-3. Gráfico de barras. Año 2000 Año 1999 Al igual que en el gráfico de columnas, existen gráficos de barras apiladas. Tanto uno como otro se pueden representar en 2D ó 3D. Gráfico de Líneas: presenta tendencias a lo largo del tiempo o entre categorías. Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos. El gráfico de líneas de la Figura 5-4 muestra, además de la tendencia de los datos, marcadores de cada valor. Además, existen gráficos de líneas apiladas y gráficos de líneas con efecto 3D Presupuesto (Mill. ptas.) Figura 5-4. Gráfico de líneas. Gráfico Circular: presenta el aporte de cada valor al total. Este tipo de gráficos muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de elementos. Siempre mostrará una única serie de datos, y resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo. Gráfico XY (Dispersión): compara pares de valores. Estos gráficos XY (también llamados gráficos de dispersión), muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos, o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY. Este tipo de gráficos muestra los intervalos o agrupaciones desiguales, y suele utilizarse para los datos científicos. Personal UCO en Año 2000 Figura 5-5. Gráfico circular Gastos (Mill. ptas.) Sueldos M aterial FU LB PR BE Ppto. Real

51 Capítulo 5 Gráficos. Gráfico de Área: presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías Figura Gráfico de superficie. 47 Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo (como muestra el ejemplo de la Figura 5-7), mediante gráficos de área apilada Ingresos por tasas (Mill. ptas.) Figura 5-7. Gráfico de área. Agron. Ciencias Gráfico de Anillos: similar a un gráfico circular, pero con múltiples series. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una serie de datos. Cada anillo de este tipo de gráficos representa una serie de datos. FU LB PR BE Veter. Pe rs onal de la Figura 5-8. Gráfico de anillos. Universidad Año 1999 Año 2000 Gráfico Radial: presenta los cambios de valores con relación a un punto central. En los gráficos radiales, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series. El gráfico radial compara los valores agregados de determinada cantidad de series de datos. Marzo Enero Tienda UCO Febrero Relojes A gendas Polos Figura 5-9. Gráfico radial. En el ejemplo de la Figura 5-9, la serie de datos que cubre la mayor parte del área, representa el producto más vendido. Gráfico de Superficie: muestra las tendencias de los valores en dos dimensiones a lo largo de una curva continua. Este tipo de gráficos resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y diseños indican las áreas que se encuentren dentro del mismo rango de valores Presupuesto / Realizado

52 Capítulo 5 Gráficos. Gráfico de Burbuja: compara conjuntos de 3 valores. Similar al gráfico XY (dispersión) pero con el valor 3 como tamaño del marcador. Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY, con la salvedad de que el tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, introduzca los valores y los tamaños de burbuja en las filas o columnas adyacentes Participación en Encuesta Nºde alum nos Figura Gráfico de burbuja. Gráfico de Cotizaciones: representa máximos, mínimos y cierre. Requiere tres series de valores en ese orden. El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo, este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, como por ejemplo para indicar cambios de temperatura. Se deben organizar los datos en el orden correcto para estos y otros tipos de gráficos de organizaciones Caja de la UCO (Mill. ptas.) Año 1998 Año 1999 Año 2000 Max Min Cierre Figura Gráfico de cotizaciones. Gráfico de Cónicos, Cilíndricos y Piramidales: gráficos de columnas o barras con forma cónica, cilíndrica o piramidal. Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realizar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D. BE PR LB FU Persona de la UCO Figura Gráfico cilíndrico Asistente de gráficos P ersonalde la UCO 0 FU LB P R B E Figura Gráfico cónico. Personal de la UCO FU LB P R B E Año 1999 Año 2000 Figura Gráfico piramidal. La manera más sencilla y práctica de introducir un gráfico en una hoja de cálculo de Microsoft Excel es mediante la utilización del Asistente para gráficos. Antes de usar el asistente, se debe de seleccionar el rango de datos que se desea representar. Si bien el asistente para gráficos permite también seleccionar el rango de datos a representar, mediante el uso de referencias, el proceso resulta más sencillo si los datos son seleccionados antes de llamar al asistente. 48

53 Capítulo 5 Gráficos. Así pues, para crear un gráfico es necesario: Seleccionar el rango de datos a representar. Llamar al asistente para gráficos, haciendo clic sobre el botón (situado en la barra de herramientas Estándar), o seleccionando el menú Insertar / Gráfico. A continuación, aparece el primero de una serie de cuadros de diálogo del asistente para gráficos (ver Figura 5-16), que indican los sucesivos pasos que deben seguirse y cuyas indicaciones permitirán crear el gráfico deseado. Estos pasos son: 1. Tipo de gráfico El cuadro de diálogo asociado a este paso, permite elegir el tipo y subtipo de gráfico que se va a utilizar. Además, también permite escoger alguno de los tipos de gráficos personalizados que Microsoft Excel trae incorporados. Figura Asistente para gráficos - paso 1 de 4 - Tipo de gráfico. Al hacer clic sobre cada tipo o subtipo de gráfico, aparece una breve explicación de la información proporcionada por el gráfico seleccionado. Además, al hacer clic sobre el botón [Presionar para ver muestra] (manteniéndolo pulsado), aparece una vista preliminar del tipo de gráfico elegido con los datos que se han seleccionado. Seguidamente, se pulsará sobre el botón [Siguiente >] para ir al siguiente cuadro de diálogo (paso 2), o bien insertar ya el gráfico, tal y como aparece en la vista preliminar, haciendo clic sobre el botón [Terminar]. 2. Datos de origen Este segundo paso, como muestra el cuadro de diálogo de la Figura 5-17, permite comprobar y/o modificar la selección de datos realizada, según la cual se creará el gráfico. 49

54 Capítulo 5 Gráficos. Figura 5-17: Asistente para gráficos - paso 2 de 4 - Datos de origen. En el cuadro Rango de datos aparece referenciado el rango de celdas que se había seleccionado previamente para crear el gráfico. En el caso de que se desee cambiar el rango, existen dos posibilidades: a) Situar el cursor del ratón en el cuadro Rango de datos, y modificar directamente las referencias a las celdas. Cuando se trate de rangos no continuos, éstos vendrán separados por el carácter punto y coma. b) Hacer clic sobre el botón. De esta manera, el cuadro de diálogo se contrae y permite acceder de nuevo a la hoja de cálculo para que seleccione el rango de datos deseado. Cada vez que la selección cambia, ésta aparece reflejada en la parte que aún se mantiene del cuadro de diálogo. Para finalizar pulse la tecla [ENTER] o sobre el botón Contraer diálogo. Este cuadro de diálogo del paso 2, también permite especificar si la selección se lee por Filas o por Columnas. Además, se puede indicar las series que se están considerando para la representación gráfica y para los rótulos de los ejes, pulsando para ello en la pestaña Serie. Estas series vienen dadas según el rango de datos seleccionado, siendo posible su modificación en un proceso análogo al comentado para el cuadro Rango de datos. Posteriormente, se pulsará sobre el botón [Siguiente >] para ir al cuadro de diálogo del paso 3, o bien sobre el botón [Terminar] para insertar ya el gráfico. 3. Opciones de gráfico Este tercer paso va a permitir configurar todos los aspectos que conciernen a la presentación del gráfico, aportando, incluso, una vista preliminar del mismo. 50

55 Capítulo 5 Gráficos. Figura Asistente para gráficos - paso 3 de 4 Opciones de gráfico. El cuadro de diálogo de este paso (Figura 5-18) consta de varias pestañas: Títulos: título del gráfico y de los ejes de coordenadas. Eje: indica si se muestran los valores de los ejes de coordenadas. Líneas de división: permite mostrar las líneas de división de los ejes. Leyenda: indica si se visualiza la leyenda, y en qué posición del gráfico. Rótulos de datos: permite mostrar para cada categoría su valor o rótulo. Tabla de datos: indica si se muestra la tabla de datos junto al gráfico. De nuevo, se pulsará sobre el botón [Siguiente >] para ir al cuadro de diálogo del paso 4, o bien sobre el botón [Terminar] para insertar ya el gráfico. 4. Ubicación del gráfico El cuarto y último paso permite indicar la situación donde insertar el gráfico. Figura Asistente para gráficos - paso 4 / 4 - Ubicación del gráfico. De esta forma se puede añadir el gráfico en una hoja nueva del mismo libro de trabajo (dando lugar a una hoja que únicamente contendrá el gráfico) o bien insertarlo como parte de una hoja de cálculo ya existente. Finalmente, se debe pulsar sobre el botón [Terminar], y el gráfico aparecerá en el lugar indicado por el usuario. 51

56 Capítulo 5 Gráficos. Para concluir con el proceso de creación del gráfico, mencionar que en los cuatros pasos existían los siguientes botones:, ayuda de Microsoft Excel (sobre el paso en que se haya situado o general). [Cancelar], para anular la inserción del gráfico. [Atrás], para retornar al paso anterior. Situar el gráfico creado en el lugar adecuado, arrastrándolo con el ratón y soltándolo en el lugar elegido, sin necesidad de que se encuentre alineado con el borde de las celdas, como muestra la siguiente figura: 5.3. Modificación de gráficos Figura Gráfico de Microsoft Excel. Una vez creado el gráfico, éste ya es parte de la hoja de cálculo y se guarda, y se abre, junto con el libro de trabajo. Es importante destacar que el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales se ha creado. Si en algún momento los datos cambian, el gráfico se actualizará de forma automática. Los gráficos de Microsoft Excel se componen de varios objetos, tales como: títulos, ejes, leyendas, marcadores, la propia área de gráfico,... El usuario puede configurar los gráficos para añadir o eliminar alguno de estos objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Algunos de estos objetos se muestran en la figura siguiente: Título del eje de valores Eje de valores Nº de empleados Eje de categorías Figura Objetos de un gráfico. Título del gráfico Personal de la UCO FU LB PR BE Categoría Laboral Título del eje de categorías Area de trazado Año 1999 Año 2000 Serie de datos Líneas de división Leyenda 52

57 Capítulo 5 Gráficos. Para modificar un objeto de un gráfico, es necesario seleccionar dicho objeto, para lo cual basta con hacer clic sobre él. Por ejemplo, para seleccionar el Eje de valores, se debe pulsar sobre la línea del eje Y o bien sobre los valores del eje Y. En ciertas ocasiones, para modificar los objetos de un gráfico es necesario hacer clic sobre el objeto que lo engloba y, posteriormente, volver a hacer clic (con un cierto intervalo entre las dos pulsaciones) sobre el objeto en particular que se desea seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos de la Serie de datos del Año 2000 (en color rojo), se haría clic sobre cualquiera de los puntos de la serie (franjas rojas), con lo cual la serie quedaría seleccionada de forma completa. Y, seguidamente, se haría un nuevo clic sobre el punto de la serie deseado. Este mismo procedimiento se podría emplear para acceder individualmente a los objetos que conforman la leyenda o los rótulos de datos. Otra forma de seleccionar los objetos de un gráfico para posteriormente modificarlos, consiste en hacer clic con el botón derecho sobre el objeto deseado. De esta manera aparecerá un menú contextual que permite cambiar las características del objeto Formato de gráficos Cuando se selecciona un objeto de un gráfico, varios de los elementos del entorno de Microsoft Excel cambian para adaptarse a las opciones específicas que se pueden realizar tanto sobre el gráfico, como sobre el objeto seleccionado. Estos cambios que sufre el entorno de Excel son los siguientes: Menú Insertar Este menú reduce el número de opciones que habitualmente presenta, ya que sobre un gráfico no se puede insertar Celdas, Filas, Columnas,... Menú Formato Al igual que el menú anterior, también reduce el número de opciones que presenta habitualmente. Sin embargo, presenta una opción adicional que permite dar formato al objeto del gráfico que se hubiera seleccionado. Por ejemplo, si se selecciona el título del gráfico, la primera opción del menú Formato será Título del gráfico seleccionado..., y en el caso de que se hubiera seleccionado la leyenda, esta primera opción sería Leyenda seleccionada... Menú Datos Este menú desaparece, pues carece de sentido para los gráficos, y en su lugar aparece el menú Gráfico. Menú Gráfico Este menú es exclusivo de los gráficos de Microsoft Excel, y sólo aparece cuando se selecciona alguno de los objetos del gráfico. Las opciones que presenta simulan el proceso de creación del gráfico (apartado 5.2). Estas son: 53

58 Capítulo 5 Gráficos. Tipo de gráfico...: permite modificar el tipo o subtipo de gráfico. Datos de origen...: permite cambiar el rango de datos según el cual se creó el gráfico. Opciones de gráfico...: facilita la configuración de algunos de los objetos del gráfico (título, ejes, leyenda,...). Ubicación...: permite situar el gráfico en una localización distinta a la actual. Figura Menú Gráfico. Agregar datos...: ofrece al usuario la posibilidad de añadir datos al gráfico, independientemente de los que se han utilizado para crearlo. Al seleccionar esta opción aparece un cuadro de diálogo donde se debe de especificar el rango de datos que se va a agregar al gráfico, pudiéndolo escribir directamente o seleccionar de la hoja de cálculo. Agregar línea de tendencia...: permite añadir, en algunos tipos de gráficos, una línea de tendencia o regresión de los datos. El tipo de tendencia puede ser lineal, logarítmica, exponencial,..., para cualquiera de las series de datos, como muestra el cuadro de diálogo de la Figura La Figura 5-23 muestra un ejemplo de un gráfico de líneas con regresión lineal Figura Asistente para agregar Línea de Tendencia. Nº de alum nos / Año Tendencia Figura Regresión Lineal. Vista en 3D...: permite configurar, en los gráficos 3D, el aspecto de la vista de tres dimensiones, pudiendo cambiar el giro, la elevación y la perspectiva. 54

59 Capítulo 5 Gráficos. Barra de herramientas Gráfico Esta barra de herramientas aparece automáticamente al pulsar sobre cualquiera de los objetos de un gráfico, y facilita al usuario cambiar el formato de los objetos del gráfico. En caso de que no aparezca, para hacerla visible pulse sobre Ver / Barras de herramientas / Gráfico. Figura Barra de Herramientas Gráfico. Esta barra de herramientas se compone de: Objetos del gráfico Muestra la lista de los objetos que componen el gráfico, permitiendo seleccionar cualquiera de ellos. Es otra manera de seleccionar los objetos de un gráfico. Estos objetos varían en función del tipo de gráfico del que se trate, aunque siempre existen algunos objetos comunes, como: Area de trazado Area del gráfico Eje de categorías Eje de valores Leyenda Líneas de división principales Título del gráfico Serie primera Formato del objeto seleccionado Permite dar formato al objeto seleccionado. Al pulsar sobre este botón se abre un cuadro de diálogo que varía según el objeto seleccionado. Por ejemplo, si se selecciona el Area de trazado y se pulsa sobre este botón aparecerá el cuadro de diálogo de la Figura 5-26, que permite dar formato a la trama de esta área (es decir, al borde y al relleno). Figura Formato del Area de trazado. 55

60 Capítulo 5 Gráficos. Este cuadro de diálogo permite configurar el color, estilo y grosor del borde del área de trazado, así como el color y efecto de relleno del área de trazado. Si se hubiera seleccionado el Eje de valores, el cuadro de diálogo que le correspondería es el siguiente: Figura Formato del Eje de valores. Este cuadro de diálogo permite configurar el aspecto del eje, la situación de las marcas de graduación (principal y secundaria) y de los rótulos de valores, la escala del eje de valores, la fuente, el formato y la alineación de los números correspondientes a los valores que aparecen. Tipo de gráfico Permite al usuario cambiar el tipo de gráfico del que se trata. Cuando se pulsa sobre este botón aparece la lista de tipos de gráficos de la Figura 5-28, que muestra una lista reducida de los tipos de gráficos existentes. Leyenda Figura Tipos de gráficos. Muestra u oculta la leyenda del gráfico. Si el botón está pulsado, la leyenda se muestra, mientras que si no está pulsado la leyenda se oculta. Tabla de datos Muestra u oculta la tabla datos. Si el botón está pulsado hacia dentro, la tabla de datos se muestra, mientras que si no está pulsado la tabla de datos se oculta. Por filas La selección de los datos, en el rango especificado por el usuario, se realiza por filas para crear el gráfico. 56

61 Capítulo 5 Gráficos. Por columnas La selección de los datos, en el rango especificado por el usuario, se realiza por columnas para crear el gráfico. Texto en ángulo descendente El texto seleccionado se escribe de forma descendente. Texto en ángulo ascendente Mover, copiar y pegar gráficos El texto que se halle seleccionado se escribe de forma ascendente. Un gráfico, al igual que cualquier otro elemento de Microsoft Excel, puede ser movido, copiado y pegado, dentro de la misma hoja donde se encuentre, en otra hoja del mismo libro de trabajo, e incluso, en otro libro de trabajo. Para mover un gráfico dentro de la misma hoja de trabajo, basta con seleccionarlo, para lo cual se pulsará sobre el Area del gráfico (que es su parte más exterior) y posteriormente arrastrarlo (manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado sin soltarlo) hasta la nueva posición donde se desea situar. Para mover un gráfico a otra hoja de cálculo, del mismo o de distinto libro de trabajo, se pulsará sobre Edición / Cortar, mientras que para copiarlo se pulsará sobre Edición / Copiar. Posteriormente habrá que situarse en la posición donde se desea ubicar el gráfico y posteriormente pulsar sobre Edición / Pegar. 57

62 6. HERRAMIENTAS DE DIBUJO Al igual que el resto de aplicaciones que componen el paquete integrado Microsoft Office, Excel 97 incorpora los elementos necesarios para que el usuario pueda agregar a las hojas de cálculo líneas, flechas, figuras predeterminadas, cuadros de texto,, lo que permitirán hacer más atractiva y visual la hoja de cálculo Líneas, flechas, autoformas, cuadros de texto, colores, estilos Líneas Flechas Para agregar estos elementos se utilizan los botones de la Barra de herramientas de Dibujo, que en el caso de que no la tuviera en pantalla, puede mostrarla seleccionando menú Ver / Barras de herramientas / Dibujo o pulsando sobre el botón de la barra de herramientas Estandar. Figura 6-1. Barra de herramientas de Dibujo. Para agregar una línea sobre una hoja de cálculo o sobre un gráfico es necesario seguir los siguientes pasos: Hacer un clic en el botón. Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posición donde se desea insertar la línea, y sin soltar el botón del ratón, arrastrar hasta alcanzar la posición final de la línea. En el caso de que se desee realizar una línea recta se debe mantener pulsada la tecla [ ] (tecla Mayúsculas) a la vez que se arrastra el ratón. La forma de insertar una flecha en una hoja de cálculo es prácticamente igual que si se tratara de una línea, esto es: Hacer un clic en el botón. HERRAMIENTAS DE DIBUJO 6 Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posición donde se desea insertar la flecha, y sin soltar el botón del ratón, arrastrar hasta alcanzar la posición final de la flecha. La punta de flecha aparecerá en el tramo final. 58

63 Capítulo 6 Herramientas de Dibujo Autoformas Excel trae incorporadas una serie de formas automáticas para que el usuario pueda emplearlas sin necesidad de dibujarlas manualmente. Para dibujar un cuadrado o rectángulo se siguen estos pasos: Hacer un clic en el botón. Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posición donde se desea insertar la el cuadrado o rectángulo, y sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo dibujando la forma del cuadrado o rectángulo deseado. Para dibujar el cuadrado el usuario debe mantener pulsada la tecla [ ] a la vez que arrastra el ratón. De la misma manera, para dibujar un círculo o una elipse se debe: Hacer un clic en el botón. Hacer un nuevo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la posición donde se desea insertar la el cuadrado o rectángulo, y sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo dibujando la forma del círculo o elipse deseada. Para dibujar el círculo el usuario debe mantener pulsada la tecla [ ] a la vez que arrastra el ratón. Existen otras formas automáticas que se encuentran agrupadas en categorías, como muestra la Figura 6-2. Para seleccionar alguna de ellas y escoger la forma que nos interese se debe de pulsar, en primer lugar, sobre el botón. Posteriormente se debe seleccionar la categoría que nos interese y pulsar sobre la forma que deseemos añadir a la hoja de cálculo o al gráfico, añadiéndola de la misma manera que si se tratara de un cuadrado, rectángulo, círculo o elipse. Figura 6-2. Formas de dibujo. Por ejemplo, si se quisiera añadir un cilindro a la hoja de cálculo se deberían seguir los siguientes pasos: Seleccionar el botón de la autoforma Cilindro, desde la barra de herramientas de dibujo Autoformas / Formas básicas /. Figura 6-3. Selección de un cilindro. 59

64 Capítulo 6 Herramientas de Dibujo. A continuación haz click en la posición de la hoja de cálculo donde deseas insertar el cilindro, y sin soltar el ratón, arrástralo hasta que el círculo alcance el tamaño deseado, como muestra la siguiente figura, y posteriormente soltar el botón del ratón para que el cilindro quede en la hoja de cálculo Cuadros de texto Colores Figura 6-4. Dibujando un cilindro. Otra de las tareas que podemos llevar a cabo sobre una hoja de cálculo o sobre un gráfico es la de añadir un cuadro de texto, para ello seguiremos los siguientes pasos: Hacer un clic en el botón de la Barra de herramientas de dibujo. Hacer un clic en la posición donde se desea situar el cuadro de texto (será la posición de la esquina superior izquierda), y sin soltar el botón del ratón arrastre el ratón hasta que el campo de texto tenga el tamaño necesario. Escribir el texto que desea incluir en el cuadro. El texto se ajustará automáticamente. Al terminar de escribir el texto, presionar [Esc] o hacer un clic fuera del cuadro de texto. A los cuadros de texto y a las autoformas se les puede aplicar un color de relleno. Para ello, se deben de seleccionar en primer lugar (se pueden seleccionar más de uno pulsando sobre ellos y manteniendo la tecla [ ] pulsada), y posteriormente pulsar sobre el botón de la Barra de herramientas de dibujo. Al pulsar sobre este botón aparecen posibles colores de relleno para el cuadro de texto. Además, también se le puede añadir algún otro color personalizado e incluso añadir efectos de relleno. Figura 6-5. Color de relleno. 60

65 Capítulo 6 Herramientas de Dibujo Estilos A las líneas, flechas, cuadros de texto y autoformas se les puede aplicar un color de línea o contorno. Para ello, se deben de seleccionar en primer lugar y luego pulsar sobre el botón de la barra de herramientas de dibujo. Al pulsar sobre este botón aparecen posibles colores para las líneas o flechas y para los contornos de cuadros de texto y autoformas. Se puede especificar también líneas de entramado de las que Excel trae incorporadas. También es posible dar color al texto contenido en los cuadros de texto y en las autoformas. Para establecer el color del texto, se selecciona en primer lugar el cuadro de texto o la autoforma. Posteriormente se pulsa sobre el botón y se selecciona el color de fuente que se desea aplicar al texto. Figura 6-6. Color de línea. Figura 6-7. Color de fuente. Existen en la barra de herramientas de dibujo otros botones que permiten dar formato a las líneas, flechas, cuadros de texto y autoformas. Estos son: Permite establecer el grosor de la línea o contorno. Sirve para escoger el tipo de línea o de contorno. Se utiliza para seleccionar el estilo de flecha y su orientación. Para añadir un efecto de sombra al cuadro de texto, basta con seleccionar este botón. De esta forma aparecen los diferentes tipos de sombra existentes (Figura 6-8). El usuario puede seleccionar uno de los tipos de sombra existentes. Además, el botón Configuración de sombra, permite desplazar la posición de la sombra y cambiar el color de la misma. Este botón permite al usuario añadir a un cuadro de texto o a una autoforma un efecto de tres dimensiones (3D), seleccionando alguno de los tipos de 3D que Microsoft Excel trae incorporados (Figura 6-8). También puede configurarse la vista de 3D, pulsando sobre el botón Conguración 3D... para ajustarla a las necesidades del usuario. Figura 6-8. Tipos de sombra. Figura 6-9. Tipos de 3D. 61

66 Capítulo 6 Herramientas de Dibujo. No se podrá seleccionar ningún tipo, estilo, grosor, sombra o 3D si no se tiene previamente seleccionado el objeto sobre el que se va a aplicar el estilo correspondiente WordArt Además de los estilos, Excel incorpora otras opciones que permiten personalizar los elementos de dibujo que se hayan incluido en una hoja de cálculo o en un gráfico. Estas opciones se agrupan dentro del menú Dibujo de la barra de herramientas de dibujo. Figura Menú Dibujo. Este menú permite realizar, entre otras, las siguientes acciones: Agrupar varios elementos de dibujo con objeto de hacerlos funcionar como un solo elemento. También existe la opción de desagrupar. Poner delante o detrás un dibujo de otro, también con respecto del texto de la hoja de cálculo o del gráfico, con el objeto de que no se oculten partes importantes. Alinear horizontal y verticalmente los elementos de dibujo para que se encuentren en la misma posición. Girar o voltear los elementos de dibujo para lograr el efecto deseado. En cualquier hoja de cálculo se pueden insertar dos tipos de gráficos diferentes a los mostrados hasta ahora, se trata en primer lugar del efecto WordArt y en segundo lugar de imágenes gráficas. WordArt consiste en agregar efectos especiales al texto. Se puede crear texto sombreado, asimétrico, girado y estirado, así como texto que haya sido adaptado a formas previamente definidas. Debido a que los efectos especiales de texto son elementos de dibujo, también pueden utilizarse algunos de los botones de la barra de herramientas de Dibujo para cambiar el efecto. Por ejemplo, para cambiar el color de relleno de un texto con efecto WordArt. Los efectos especiales de texto son objetos de dibujo y, por lo tanto, no se tratan como texto. Así pues no podrán aplicarse todas las opciones o comandos de Excel que sí se aplicarían a un texto o campo de texto. Para añadir a una hoja de cálculo o un gráfico un texto con efecto WordArt se deben seguir los siguientes pasos: 62

67 Capítulo 6 Herramientas de Dibujo. Hacer clic en el botón de la barra de herramientas de Dibujo, dando lugar al cuadro de diálogo siguiente: Figura Galería de WordArt. Seleccionar el estilo de WordArt que se desea y presionar Aceptar. Escribir el texto que se desea, seleccionando el tipo de letra y el tamaño, y pulsar Aceptar como muestra esta figura: Figura Texto de WordArt. De esta forma se inserta en la hoja de cálculo el texto con el efecto WordArt que se haya introducido. Además aparece la barra de herramientas de WordArt, que aparece cada vez que se selecciona un texto de WordArt. En caso de que esta barra de herramientas no aparezca se puede hacer visible con las opción del menú Ver / Barras de herramientas / WordArt Modificar el texto de WordArt Figura Barra de Herramientas WordArt. Para modificar el texto que se ha introducido en un efecto WordArt, se debe seleccionar en primer lugar el WordArt en cuestión y pulsar sobre el botón Modificar texto... de la barra de herramientas de WordArt (Figura 6-13). Aparece de nuevo el cuadro de diálogo de la Figura 6-12 para que introduzca o modifique el texto. 63

68 Capítulo 6 Herramientas de Dibujo Modificar el estilo de WordArt Para cambiar el estilo de efecto WordArt que tiene aplicado, puede pulsar sobre el botón de la barra de herramientas de WordArt (Figura 6-13). De esta forma vuelve a aparecer el cuadro de diálogo de la Figura 6-11 para que escoja el estilo que desee. Una vez elegido el nuevo estilo debe pulsar el botón Aceptar. En el caso de que no desee cambiarlo pulse sobre Cancelar. Se puede cambiar el color de relleno, el color y grosor de línea del texto con efecto WordArt pulsando sobre el botón. También es posible aplicarle algunos de los estilos que se le aplicaban a las autoformas, como el relleno, sombra y 3D Modificar la forma de WordArt WordArt, además de diferentes estilos, tiene también diferentes formas, no sólo la lineal. Para cambiar la forma del texto es necesario: 6.3. Imágenes Hacer un clic en el botón de la barra de herramientas de WordArt. Figura Formas de WordArt. Seleccionar la forma que se desea dar al texto y automáticamente el texto tomará el efecto de la forma elegida. Para agregar a una hoja de cálculo una imagen que se encuentra almacenada en un archivo, se selecciona la opción del menú Insertar / Imagen / Desde archivo... Aparece un cuadro de diálogo que permite navegar por las carpetas de nuestro sistema de archivos y seleccionar el archivo que contiene la imagen que se desea agregar a la hoja de cálculo. Figura Insertar imagen desde archivo. Seguidamente se selecciona el archivo que contiene la imagen a insertar y se pulsa sobre el botón Insertar. De esta manera la imagen aparece en la hoja de cálculo, y en este momento el usuario deberá situarla donde corresponda. 64