Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Transcripción

1 Las tablas dinámicas Crear una tabla dinámica Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

2 En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica. En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras. A continuación nos aparece el tercer paso del asistente...

3 En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

4 Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica: (La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema... para darle a la tabla un formato

5 También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrostrando el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Eliminar una tabla dinámica.

6 Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla supr. o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar del menú Pop-up. Aplicar filtros a una tabla dinámica Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril. Obtener promedios en una tabla dinámica Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la barra Tabla dinámica.

7 Tablas dinámicas en tres dimensiones Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campo más a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen. Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos un campo más de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana. Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir: - Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. - Seleccionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinámica, contestamos que NO). - Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilizar el campo Página para la tercera dimensión. Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada página. Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, y del menú Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Gráfico dinámico, nos genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos. También podemos utilizar el botón de la barra Tabla dinámica. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y del menú Pop-up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... y escoger el gráfico que más nos convenga, la mecánica a seguir para trabajar con gráficos es la misma que se vio en el tema de gráficos.

8 Ejercicio1 Objetivo. Practicar cómo trabajar con tablas dinámicas en Excel2003. Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2003, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Escribe los siguientes datos: 3 Guarda el libro con el nombre clientesen tu carpeta Mis documentos. Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos. 4 Selecciona el rango A1:G15 5 Selecciona del menú Datos la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos. Se abre el asistente para tablas y gráficos dinámicos. 6 Marca Lista o base de datos de Microsoft Office Excel 7 Marca Tabla dinámica. 8 Pulsa en Siguiente >. 9 En Rango: aparecerá el rango que has seleccionado, sino selecciona el rango A1:G15, el rango de datos que se corresponde con la tabla completa, incluyendo la cabecera. 10 Pulsa en Siguiente >.

9 11 Marca Hoja de cálculo nueva. 12 Presiona sobre el botón Diseño... para definir las zonas de la tabla dinámica. 13 Arrastra el campo Mes donde pone Página. 14 Arrastra el campo Semana donde pone Columna. 15 Arrastra el campo Cliente donde pone Fila. 16 Arrastra el campo Articulo donde pone Datos. 17 Arrastra el campo Total donde pone Datos. 18 Presiona sobre Aceptar. Volvemos a la tercera pantalla de asistente. 19 Haz clic sobre Finalizar. Nos aparece la tabla dinámica en una nueva hoja. En la zona de página vemos (Todas) esto significa que estamos visualizando el resumen de todos los meses. 20 Abre la lista desplegable del campo MES, selecciona Enero y pulsa Aceptar. Ahora nos aparece el resumen del mes de Enero. 21 Abre la lista desplegable del campo MES, selecciona (Todas) y pulsa Aceptar. Nos vuelve a aparecer el resumen completo. Para cada cliente y semana podemos ver la suma del campo ARTICULO y la suma del campo TOTAL. Con la suma del campo TOTAL tenemos la suma de lo que hemos vendido, pero con la suma del campo artículo no obtenemos información útil ya que el campo ARTICULO contiene códigos de artículos, nos sería más interesante saber cuántas ventas hemos realizado, contando los artículos del campo ARTICULO. Para ello debemos cambiar la operación que se efectúa sobre el campo. 22 Posiciónate en cualquier celda correspondiente a la suma de ARTICULO y haz clic con el botón derecho. 23 Selecciona la opción Configuración de campo, también puedes utilizar el botón de la barra Tabla dinámica. 24 En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la operación Cuenta y haz clic en Aceptar. Observa el resultado.

10 Ahora vamos a quitar ese total de la tabla dinámica. 25 Despliega la lista Datos, desmarca el campo Cuenta de ARTICULO y haz clic en Aceptar. En la zona de datos ahora queda únicamente la suma de TOTAL. Para añadir un nuevo resumen a la zona de datos. 26 Arrastra de la lista de campos, el campo CANTIDAD y suéltalo sobre la zona de datos. Es tan fácil como esto, ahora si no quieres una suma sino otra operación, la puedes cambiar como lo hemos hecho antes con el campo ARTICULO. 27 Por último cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados. Si no tienes abierto Excel, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación. Ejercicio 1: Taller. 1 captura los siguientes datos: Cambia los Euros por moneda nacional 2 Crear una tabla dinámica a partir de la tabla anterior para saber de cada coche, en cada mes, cuántas horas hemos empleado en repararlo y el desembolso realizado. 3 Visualizar únicamente las reparaciones del mes de Enero. 4 Crear una gráfica de la tabla dinámica. 5 Guardar los cambios realizados. Solución ejercicio taller

11 El apartado 2 nos pide crear una tabla dinámica: 1 Ir al menú Datos. 2 Elegir la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos... Aparecerá el asistente para tablas dinámicas. 3 Seguir las pantallas sin realizar ningún cambio pulsando sobre Siguiente hasta llegar a la tercera pantalla del asistente... 4 Presionar sobre Diseño... 5 Arrastrar el campo Mes al campo columna. 6 Arrastrar el campo Nº Coche al campo fila. 5 Arrastrar el campo Horas a la zona de Datos. 6 Arrastrar el campo Total a la zona de Datos. 4 Pulsar en Aceptar 4 Pulsar en Finalizar El apartado 3 nos pide visualizar únicamente las reparaciones del mes de Enero. 1 Hacer clic sobre la flecha que aparece a la derecha del campo Mes y desmarcar los meses excepto Enero. El apartado 4 nos pide hacer una gráfica de la tabla. 1 Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una celda de la tabla dinámica. 2 Seleccionar Gráfico dinámico del menú Pop-Up.