Antes de construir tu base de datos es conveniente saber que tipos de datos vas a almacenar y como distribuirlos.

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1 Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos para uso personal o de pequeñas organizaciones. En pocas palabras, sirve para manipular información. Antes de construir tu base de datos es conveniente saber que tipos de datos vas a almacenar y como distribuirlos. Echemos un ojo a la pantalla principal de Access: La ventana inicial de nuestra base de datos nos va a indicar las posibilidades que nos ofrece el programa de crear objetos. Cada objeto tiene un menú distinto, que aparece en esta parte en blanco Tablas: Almacenan los datos Consultas: Permiten encontrar datos concretos con unos parámetros de búsqueda Formularios: Permiten introducir los datos mediante una interfaz agradable Informes: Genera documentos para ser imprimidos a partir de las tablas - Página 1 -

2 Tablas Vamos a crear nuestra primera base de datos. Esta va a consistir en una clasificación de una serie de alumnos indicando su número de lista, sus apellidos, nombre, si tiene seguro escolar y los comentarios necesarios. A cada una de estas columnas las llamaremos campos. Por el contrario, a los datos específicos de cada alumno los llamaremos registros. Fíjate en la imagen y lo comprenderás mejor. Es decir, esta tabla tiene 6 campos y 15 registros Vamos a crear nuestra primera tabla con datos. Para ello, selecciona en la ventana principal: Tabla -> Crear una tabla en vista Diseño Introduce los siguientes campos, tal y como se indica en la figura. Recuerda que los campos también tienen un formato (al igual que en Excel). Selecciona los que aquí se te muestran. Los nuevos formatos propios de este programa son: Autonumérico: Escribe los números de forma automática empezando por el 1. Si/No: Incluye una casilla de verificación para seleccionarla Memo: Para grandes cantidades de texto Antes de terminar con ella, vamos a asignar la clave principal, es decir, que a uno de los campos que hemos escrito le indicamos que no puede existir otro con el mismo valor, es decir, que si el número 1 de la lista es Argamasilla Martínez Antonio, no pueda haber otro. Es por así decirlo, que no existan dos números unos en la lista de clase. Algo lógico no?. Hacemos clic con el botón derecho en el recuadro de la izquierda de Identificador y seleccionamos clave principal. - Página 2 -

3 Una vez terminada, cierra la ventana y te pedirá guardarla con un nombre, escribe: Datos personales. Ya hemos creado los campos, ahora vamos a introducir los registros. En la ventana inicial haz clic en: Tablas -> Datos personales Como vemos nos ha creado una tabla donde antes no aparecía ninguna. Introducimos a continuación los registros de la tabla anterior. Consultas A veces, es necesario consultar datos de una tabla, pero debido a la gran cantidad de datos, resulta impracticable. Una manera rápida de hacerlo es mediante las consultas. Imaginemos que tenemos que realizar un viaje y queremos saber que alumnos tienen seguro escolar por lo que crearemos una consulta. En esta consulta tan solo quiero que aparezca el identificador, el apellido y el seguro escolar. Vamos a: Consultas -> Crear una consulta en vista diseño Como no quiero que aparezcan todos los datos, voy a seleccionar los que me interesen: ATENCIÓN!!! No olvides escribir en Criterios Sí De esta manera solo buscará los que Sí tengan seguro escolar Cierra y guarda con el nombre: Consulta seguro. Al parecer, el ordenador no ha realizado ninguna búsqueda, pero ahora haz doble clic en: Consultas -> Consulta seguro y obtendrás los alumnos que si tienen seguro escolar. Ejercicio 1: Crea otra consulta para visualizar los que no tengan seguro escolar, donde aparezca el identificador, el Nombre y Seguro escolar. Ejercicio 2: Crea otra consulta para encontrar aquellos alumnos que en el campo comentarios tenga escrito Ninguno - Página 3 -

4 Formularios En muchas ocasiones, la persona que prepara la base de datos no es el usuario que la va a utilizar, por lo que se crea un formulario que sea capaz de introducir la información dentro de las tablas de una manera un poco más amable, es decir, mediante una ventana. Nosotros vamos a crear un formulario para que otra persona, pueda introducir a más alumnos en la tabla anteriormente creada. En este caso vamos a utilizar el asistente para hacerlo: Formularios -> Crear un formulario utilizando un asistente Nos aparecerá el asistente que nos ayudará a crear el formulario. Seleccionamos: Tabla: Datos personales Y pasamos todos los campos disponibles a campos seleccionados. Le damos a siguiente Seleccionamos la distribución en columnas y el estilo industrial. Hacemos clic en Finalizar y obtendremos un formulario parecido al siguiente: Indica el registro en el que te encuentras Botones de desplazamiento entre registros Número de registros en la tabla - Página 4 -

5 Desplázate al registro 16 e introduce la información de un nuevo alumno: Tania Zoroa Serrano, sin seguro escolar y en comentarios escribe que no tiene tarjeta sanitaria europea. Una vez escrito, pasa al siguiente registro y cierra la ventana. Comprueba en la tabla que se ha creado un nuevo registro con el nombre que has indicado. Informes Si vamos a realizar una excursión, es conveniente tener la lista de los alumnos que van a participar en la actividad extraescolar. Para obtener estas listas que pueden ser imprimidas, vamos a utilizar los Informes. Vamos a: Informes -> Crear un informe utilizando el asistente En la primera ventana del asistente, tan solo vamos a elegir de la Tabla: Datos personales. Tan solo queremos que aparezcan los dos apellidos, el nombre y si tienen seguro escolar. Hacemos clic en siguiente, en las pantallas que se mostrarán a continuación hasta llegar al estilo. En este punto elegimos la opción Casual y finalizamos. El informe tendrá un aspecto como el siguiente: Si los nombres o la casilla de verificación del seguro escolar no quedan alineados, se deben arreglar. Para ello, en la ventana principal seleccionamos el informe y le damos a diseño, nos aparecerá la ventana siguiente donde podremos configurar y mover los objetos. - Página 5 -

6 Relaciones entre tablas A veces, los datos que tenemos que manejar no están todos en la misma tabla. La información puede estar dividida en distintas tablas. Imaginemos que nuestra base de datos tiene dividida la información del seguro escolar en una tabla y los DNI s en otra tabla. Vamos a intentar relacionar una con la otra. Crea una tabla llamada DNI, con los siguientes campos: Identificador (autonumérico) y DNI. Asigna la clave principal al identificador e introduce los datos Cuando tengas guardada la tabla. Haz clic sobre el icono Personales y DNI. y agrega las dos tablas: Datos Ahora, selecciona identificador y arrástralo de una tabla a otra de manera que se cree una relación entre las dos tablas, tal y como se muestra en la figura. Acabamos de relacionar el Identificador de la tabla Datos personales con la tabla DNI. De esta manera, el primer número de DNI, corresponderá la primer registro de la tabla datos personales. Ejercicio 3: Crea una consulta donde aparezca: Los apellidos, el nombre y el número de DNI. Llámala Consulta DNI Apellidos. Fíjate que ha cogido datos de distintas tablas y te los ha presentado juntos. Ejercicio 4: Crea un formulario para que se pueda incluir todos los campos de la Tabla Datos personales y el número de DNI. Llámalo formulario final Ejercicio 5: Crea un informe donde aparezcan los apellidos, el nombre, el seguro escolar y el número de DNI. Modifícalo para que queden las columnas alineadas y llámalo Informe DNI. - Página 6 -

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