COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD

Transcripción

1 COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD Combinar documentos consiste en unir dos documentos diferentes sin que se modifiquen los datos que aparecen en ellos. Esta operación es muy útil y muy frecuente en el mundo empresarial, donde es habitual crear cartas en las que sólo varía el nombre o la dirección de la persona o la empresa a la que van dirigidas. Microsoft Word incluye una herramienta para combinar documentos. En la Banda Correspondencia, menú Iniciar combinación de correspondencia. Para llevar a cabo esta acción necesitamos dos documentos; uno será el denominado documento principal y el otro, el documento origen de datos. Ambos estarán guardados con distintos nombres. El documento principal es el que contiene la información fija, es decir, que no varía en todos los documentos, y el documento origen de datos es el que contiene la información que cambia de un documento a otro. El documento origen de datos consiste en una tabla de datos, organizados en filas y columnas. Cada fila recibe el nombre de registro y cada columna recibe el nombre de campo; a su vez, cada registro esta formado por varios campos. Para asignar un nombre a un campo debemos fijarnos en la información que contiene, pero teniendo la precaución de no asignar el mismo nombre a dos campos. Los campos insertados en el documento principal se conocen con el nombre de Campos de combinación, que serán sustituidos por todos y cada uno de los registros del documento origen. Los pasos que debes seguir para combinar documentos son los siguientes: 1. Elabora el documento base o principal, que puede ser una carta que contendrá los datos fijos, o también puedes abrir uno ya existente. 2. Crea o abre un documento origen de datos, generalmente una tabla que contendrá los datos individuales de los destinatarios. 3. Agrega o personaliza los campos de combinación en el documento principal. 4. Combina los datos del documento origen de datos con el documento principal para crear un nuevo documento combinado. 1

2 Origen de datos Para que combinar correspondencia sea posible, es preciso trabajar con archivos de datos, como las hojas de cálculo de Excel o ficheros de texto, y con campos como «Nombre» y «Dirección». Los archivos de datos, junto con los campos, son el componente fundamental de una combinación de correspondencia: funcionan en combinación para incluir la información exclusiva de cada copia combinada. La comprensión de estos dos elementos clave y de la forma de relacionarse entre sí, nos permite configurar y ejecutar proyectos de combinación de correspondencia básicos o complejos. Un archivo de datos (a veces denominado origen de datos o lista de datos) es cualquier archivo que organice la información en columnas y filas. Es posible crear archivos de datos con muchos programas distintos. Esta es la lista de los tipos de archivos de datos que Word puede utilizar en una combinación de correspondencia: Las columnas de un archivo de datos representan categorías. Por ejemplo, en un archivo de datos de clientes puede haber columnas para el nombre, el apellido y la dirección. Cada fila del archivo de datos representa un registro completo. En el archivo de datos de clientes, por ejemplo, una fila contiene toda la información sobre un cliente: el nombre y la dirección de éste. Estas columnas y filas permiten obtener información única para insertarla en los documentos durante la combinación de correspondencia. 2

3 Combinar cartas modelo utilizando el asistente La herramienta Combinar correspondencia se puede usar para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres, así como para distribuciones masivas de correo electrónico y fax. En este apartado vamos a crear cartas modelo. Lo apropiado en este caso es partir de una tabla que recoja los datos del origen, que después se van a insertar en el documento principal. Ejemplo paso a paso - Asistente En la empresa de transportes donde trabajas debes dirigir una carta a los clientes comunicando una subida general en los precios. Crea la tabla con los datos de los clientes, la carta principal y guarda la combinación en un documento nuevo. Presta atención a las siguientes indicaciones: Paso 1 - Asistente 1. Abre un documento nuevo de Word. 2. En la banda Correspondencia, menú Iniciar combinación de correspondencia selecciona, la última opción, paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. 3. Selecciona el tipo de documento con el que trabajarás, en este caso, activa el botón de opción Cartas. Haz clic en el vinculo de la parte inferior del panel de tareas: Siguiente: Inicie el documento. Paso 2 - Asistente 4. El Asistente ofrece la oportunidad de seleccionar el documento inicial, según se vaya a utilizar una plantilla, una carta ya existente o el documento actual. En este caso, activa el botón de utilizar el documento actual. Paso 3 - Asistente 3

4 5. Al hacer clic en el vinculo Siguiente: Seleccione los destinatarios. Se pueden seleccionar utilizando una lista existente, extraerlos de los contactos de Outlook o creando una nueva lista. En la opción Escribir una lista nueva, haz clic en Crear. Se muestra el cuatro de diálogo Nueva lista de direcciones. 6. Introduce en este cuadro diálogo los datos de origen contenidos en la tabla siguiente. Después de completar los datos del primer cliente, haz clic en el botón Nueva entrada, para continuar con el proceso. Para pasar de un campo a otro puedes utilizar el ratón o la tecla Enter. Organización Dirección Ciudad Provincia CP COMERCIAL RAMOS SL Plaza Los naranjos, 23 Marbella Málaga ALMACENES COSTASUR, S.A. Av. Mijas, 12 Fuengirola Málaga ALMACENES MORENO, S.L. C/ Caracuel, 25 Fuengirola Málaga LUIS CASTILLO PEREZ C/ Los caños, 34 Mijas Málaga ANTONIO GARCÍA CANO Polígono San Matías, 10 Málaga Málaga Haz clic en Cerrar y aparecerá el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones. De manera predeterminada, la lista se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. En el cuadro Nombre de archivo, escribe Lista origen y haz clic en Guardar. 8. Todos los clientes con sus datos se muestran en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que se pueden seleccionar los que se van a incluir en la combinación activando sus casillas de verificación. De forma predeterminada, todas las casillas de verificación están activadas. Haz clic en Aceptar para volver al Asistente. 4

5 Paso 4 - Asistente 9. Haz clic de nuevo en el vínculo Siguiente: Escribe la carta. Escribe el documento principal, que tendrá el siguiente aspecto: 10. Haz clic en Más elementos en el panel de tareas. Aparece entonces el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación. 5

6 Haz doble clic en cada uno de los campos que vayas a insertar en la carta y haz clic en Cerrar. 11. Comprueba que los campos de combinación presentan la siguiente estructura dentro de la carta. 12. Guarda ahora el documento principal con el nombre Carta Subida de precios. Paso 5 - Asistente 13. Haz clic en el vínculo Siguiente: Vista previa de las cartas en el panel de tareas. Se muestra entonces la carta con los datos del primer cliente; para mostrar las demás combinaciones, haz clic en el botón >> del panel de tareas. Paso 6 - Asistente 14. Haz clic en la opción Siguiente: Complete la combinación. Haz clic de nuevo en Editar cartas individuales su posterior utilización. 15. Aparece el cuadro de diálogo en un documento nuevo, en el que se puede optar por combinar todos los registros o sólo 6

7 algunos. Si se selecciona Todos aparecen, en un único documento, todas las cartas modelo. 16. Guarda el documento seleccionado con el nombre Combinación Subida de precios. BANDA CORRESPONDENCIA: La banda Correspondencia tiene los botones organizados secuencialmente, de izquierda a derecha, para utilizarlos en la combinación de varios tipos de documentos. A continuación, se describen cada una de las opciones de esta banda: Menú Crear: Sobre y Etiquetas. Se utiliza para crear e imprimir diferentes tipos de sobre o etiquetas, pudiendo utilizar diferentes formatos. Menú Iniciar combinación de correspondencia: Iniciar combinación de correspondencia: Permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrónico, etc.) o elegir el asistente para realizar la combinación. Seleccionar destinatarios: Permite escribir una nueva lista de origen de los datos, usar una existente o exportarla de los contactos de Outlook. Editar lista de destinatarios: Permite realizar cambios en la lista de destinatarios e incluso decidir cuál de ellos la va a recibir la carta. Menú escribir e insertar campos: Resaltar campos de combinación: Permite resaltar los campos insertados en el documento principal para ver como quedarán una vez reemplazados por el valor del campo a insertar, de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento. Bloque de direcciones: Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones en el documento, es decir, una dirección según el formato que nosotros le apliquemos. Línea de saludo: Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos. Insertar campos combinados: Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos, por ejemplo, el nombre, los apellidos, etc También permite insertar campos especiales de Word. Asignar campos: Permite asignar campos del origen de datos con los campos predefinidos por Word, que se usan para el tratamiento, línea de saludo, etc. 7

8 Actualizar etiquetas: Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible con un documento de tipo etiquetas. Menú Vista previa de resultados: Vista previa de resultados: Permite ver los datos combinados. Si esta activada esta opción, nos permite ver el documento con los datos rellenos con los registros de origen. Iconos de desplazamiento,, nos permiten desplazarnos por las cartas combinadas. Buscar destinatari: Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto, y filtrar los registros. Comprobación automática de errores. Permite revisar errores. Permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error. Menú Finalizar: Permite finalizar la combinación de correspondencia, creando documentos separados para cada unos de los ítems a combinar. También permite: Combinar al imprimir: envía las cartas a la impresora. Combinar en correo electrónico: envía tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de datos. Combinar en fax: opción sólo está disponible si tenemos la utilidad instalada. Ejemplo paso a paso. Para aprender a combinar documentos utilizando la Banda Correspondencia vamos a realizar un caso práctico. Vamos a crear etiquetas a partir de la tabla clientes, sin utilizar el Asistente. Para ello sigue estos pasos: 1. Acceder al menú Crear>Etiquetas. 2. Pulsamos en Nuevo documento para crear las etiquetas, en nuestro caso por defecto aparecen 30 por página. 8

9 3. Aparecen en el documento las cuadrículas de las etiquetas. Haz clic en Seleccionar destinatarios. Para ello, crea con Excel una lista de cinco clientes a los que quieres elaborar las etiquetas, con su nombre, apellidos, dirección, población, código postal y provincia. 4. Selecciona el archivo Lista origen (creada en el ejemplo anterior), que es la tabla que contiene los datos de los clientes, y haz clic en Abrir. 5. Selecciona Destinatarios de combinar correspondencia. En el cuadro del mismo nombre, haz clic en Aceptar. 6. Al hacer clic en Insertar campos combinados. Aparecen todos los campos disponibles para la combinación. Haz doble clic sobre los campos que vayas a insertar. Les puedes dar el formato que quieres a cada unos de ellos. 7. Haz clic en el botón Actualizar etiquetas para que los campos de combinación ocupen las demás cuadriculas del documento. Guarda el documento para utilizarlo posteriormente, con el nombre Etiquetas. 9

10 8. Haz clic de nuevo en el botón Ver datos combinados para comprobar los datos de origen. 9. Por último, haz clic en el menú Finalizar > Editar documentos individuales, selecciona en el cuadro de dialogo del mismo nombre con la opción Todos y haz clic en Aceptar; aparece entonces el documento combinado en todas las etiquetas. 10. Guarda el documento resultante con el nombre etiquetas. 10