Vincular datos entre Word y Access.

Transcripción

1 Vincular datos entre Word y Access. Si disponemos de una consulta en Access cuyos datos queremos reflejar en un documento de Word podemos optar también por incrustar o vincular ambos documentos. Para insertar datos de Access en Word seguiremos los pasos que vienen a continuación. 1. Abremos Microsoft Word y hacemos clic en el botón desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido, en la parte superior izquierda de la ventana. Elegimos la opción Mas comandos... 2 En la ventana Opciones de Word que se nos abrirá seleccionamos la opción Todos los comandos, en la casilla de Comandos disponibles.

2 Seguidamente elegimos la opción "Insertar base de datos" y pulsamos el botón "Agregar". Aceptamos. 3 Hacemos clic en el lugar del documento donde deseamos incluir la tabla o consulta de Access y pulsamos el botón "Insertar base de datos" que acabamos de añadir a la barra de herramientas de acceso rápido. 4 Se nos abrirá una ventana donde pulsaremos en el botón "Obtener datos". Seleccionamos la consulta de base de datos. Haga clic en " Aceptar". Haga clic en " Abrir ".

3 5 Clic en el botón "Insertar datos". Marque la casilla junto a "Insertar datos como campo ". Haga clic en " Aceptar". Crear correspondencia entre Word y Access Podemos usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia Para crear una operación de combinación de correspondencia, podemos utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word. Este asistente también está disponible en Microsoft Office Access 2007 y nos permite configurar un proceso de combinación de correspondencia que utilice una tabla o una consulta en una base de datos de Access como origen de datos para cartas modelo, mensajes de correo electrónico, etiquetas postales, sobres o directorios.

4 Abrimos la base de datos de origen y, en el panel de exploración, seleccionamos la tabla o la consulta que deseamos utilizar como el origen de datos de la combinación de correspondencia. En la ficha Datos externos, del grupo Exportar, hacemos clic en Más y, a continuación, hacemos clic en Combinar con Microsoft Office Word. Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.

5 Seleccionamos si deseamos crear el vínculo en un documento existente o en uno nuevo y, a continuación, hacemos clic en Aceptar. Si optamos por vincular a un documento existente, en el cuadro de diálogo Seleccione un documento de Microsoft Word, buscamos y seleccionamos el archivo y luego haremos clic en Abrir. Se inicia Word. Dependiendo de la opción que hayamos elegido, Word abrirá el documento que haya especificado o un documento nuevo.

6 En el panel Combinar correspondencia, bajo Seleccione el tipo de documento, hacemos clic en Cartas y, a continuación, haremos clic en Siguiente (Paso 1 de 6). En el paso 2, seleccionamos la opción Utilizar el documento actual y hacemos clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.

7 En el paso 3, se crea el vínculo entre el origen de datos en Access y el documento de Word. Dado que el asistente se inició desde Access, este vínculo se crea automáticamente. En Seleccione los destinatarios, observaremos que la opción Utilizar una lista existente está seleccionada y que el nombre de su origen de datos aparece en Utilizar una lista existente. Origen de datos de la combinación de correspondencia Haremos clic en Editar lista de destinatarios si deseamos personalizar el contenido de la tabla o de la consulta. Editar lista de destinatarios Podemos filtrar, ordenar y validar los datos. Haremos clic en Aceptar para continuar. Hacemos clic en Siguiente: escriba la carta para continuar. Escribimos la carta, insertando los campos de combinación donde sea necesario y siguiendo las instrucciones en el panel Combinar correspondencia y, en el paso 5, hacemos clic en Siguiente: complete la combinación.