Manual de usuario Versión 1.0

Transcripción

1 Versión 1.0 Correo electrónico de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas. Dirección General de Bibliotecas

2 ÍNDICE 1. Registro en Windows Live Crear un mensaje Envió de archivos adjuntos 6 4. Mensajes recibidos o previamente leídos Personalizar correo 9 6. Contactos Chat Herramientas del correo institucional

3 1. Registro en Windows Live. Asegúrese que cuente con conexión a internet. a) Desde la barra de direcciones de cualquier navegador escriba la dirección electrónica b) En la interface que aparece en pantalla escriba el nombre de usuario y contraseña asignados a la biblioteca y dé clic en el botón Iniciar sesión. c) Al iniciar por primera vez al sistema, la persona responsable del correo de la biblioteca podrá cambiar la contraseña, con el fin de dar mayor seguridad a quien acceda y haga uso de la cuenta. Para hacerlo se escribe nuevamente el nombre de Windows Live ID, junto con la contraseña original y la Nueva contraseña. El sistema automáticamente indica si tiene un nivel de seguridad alto, medio o bajo. Una vez que revise que todos los datos estén correctos se dará clic en el botón Enviar. 3

4 d) A continuación se deberá configurar el idioma y la zona horaria de Outlook Web App. Se recomienda elegir en español (México) y (GTM-06:00) Guadalajara, Ciudad de México, Monterrey o el horario que utilice su estado, y se dará clic en el botón OK o Aceptar (según sea el caso). e) Concluidos los procedimientos de registro y cambio de contraseña, se podrá ingresar a la ventana principal del correo electrónico y hacer uso de él. 4

5 2. Crear un mensaje. a) Para crear un mensaje dé clic en el botón Nuevo, y aparecerá una ventana con los campos Para (destinatario principal), CC (con copia a un contacto), Asunto y el apartado para el mensaje. El emisor deberá escribir completo el correo electrónico de la persona a quien desea contactar, el asunto o tema a tratar y redactar del mensaje que desee transmitir y dar clic en el botón de enviar. 5

6 b) Para verificar si el mensaje fue enviado correctamente, se podrá confirmar dando clic en la opción de Elementos enviados que se encuentra situado en el panel de navegación izquierdo. 3. Envío de archivos adjuntos. Para enviar un archivo que haya sido creado en Word, Excel o PowerPoint, imágenes, archivos de audio, entre otros, utilice la herramienta Adjuntar archivo que aparece en la parte superior de la ventana. 6

7 a) Al dar click en la opción anterior, aparece un cuadro donde deberá elegir el botón de Examinar. b) A continuación se abre una ventana con los archivos guardados que tenga el equipo de cómputo, o bien en unidades de almacenaje externos como cds, usb o disquetes, en los cuales se elige el archivo y se da clic en el botón Abrir. c) Una vez que el archivo es seleccionado, se da clic en el botón Adjuntar, procedimiento que nos remite a la pantalla anterior o cuerpo del correo. 7

8 d) Una vez confirmados los datos del destinatario y verificado el archivo adjunto, se da clic en el botón Enviar. 4. Mensajes recibidos o previamente leídos. En el correo electrónico además de enviar mensajes, se podrá recibir información de diferentes contactos, y el procedimiento para su revisión es muy sencillo: a) Para visualizar la lista de mensajes recibidos (regularmente en orden cronológico), se dará click en la Bandeja de entrada que se localiza en el lado izquierdo del panel de navegación. Al elegir un mensaje aparecerá a la derecha un apartado con el contenido, y al darle doble clic se abrirá una ventana para visualizarlo completamente. 8

9 b) Una vez revisado el mensaje, se tiene la posibilidad de Responder, Reenviar, Guardar o Eliminar su contenido, para ello se seleccionará en la Bandeja de Entrada cualquiera de las anteriores aplicaciones. 5. Personalizar correo Es importante personalizar el correo electrónico de la biblioteca, para que al final de cada mensaje aparezcan los datos del recinto público; por ello se recomienda realizar el siguiente procedimiento: a) Se da un click en el vínculo de Opciones, que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana principal de la cuenta. b) Se despliega un cuadro y en el lado izquierdo se elige la opción de Configuración, la cual muestra en la parte central una ventana para escribir los datos correspondientes de la Biblioteca y/o encargado de la misma. Y posteriormente se selecciona la opción Correo electrónico que se encuentra en la parte superior. c) La firma electrónica deberá contener los siguientes datos: nombre del titular de la cuenta, organización a la que pertenece, dirección completa, correo electrónico y teléfono (con clave lada), y se dará un click en la casilla Incluir automáticamente mi firma en los mensajes y por último se da otro click en el botón Guardar. 9

10 Con este procedimiento todos los correos enviados contendrán la firma electrónica de la Biblioteca pública. 6. Contactos Para que las Bibliotecas de la Red Nacional incorporen un contacto a su cuenta de correo se dará un click en la opción Contactos como se muestra a continuación. a) Para agregar un contacto, en la ventana principal del correo se selecciona la opción Contacto que se encuentra situada en la parte izquierda del panel de navegación, y se dará un click en el botón Nuevo que se encuentra en la parte central. 10

11 b) Se desplegará un formulario que solicita los datos del contacto que se desea ingresar. No todos los campos son obligatorios, pero es importante que escriba el nombre, apellido, institución y correo electrónico. Con la opción Archivar como se definirá como se guardarán los datos del contacto, ya sea por nombre o apellido, y se dará un click en el botón Guardar y cerrar. c) Una vez guardada la información, aparecerá en la opción de Contactos los datos de la persona o institución que se incorporó. 11

12 d) De surgir cambios en los datos de los contactos como dirección, teléfono o correo electrónico, se elige Modificar el Contacto y en la lista se dará doble click en el nombre del contacto, y cuando aparezca su perfil, se actualiza la información, y se selecciona Guardar y cerrar. e) Para eliminar un contacto se selecciona la opción Eliminación de un contacto, dando un click en el nombre del contacto, y posteriormente se utilizará el botón suprimido del correo. de la barra de herramientas y con esto queda 7. Chat en Outlook Para iniciar una conversación de mensajería instantánea se siguen los siguientes pasos. 1. Ingresar a la opción de contactos y con el botón secundario se da un click en el nombre del contacto, y posteriormente se selecciona la opción Agregar a mi lista de contactos de mensajería instantánea. 12

13 2. Una vez agregado el contacto, se remite a la Bandeja de entrada, dando click en la opción Correo que se encuentra en el lado izquierdo del panel de navegación, y ahí se despliega la opción Lista de contactos, dando click al botón. 3. Para establecer una conversación a través del chat, basta con dar doble click al contacto; se desplegará una ventana para escribir el mensaje deseado, y para mandarlo se dará un click en el botón Enviar. 13

14 8. Herramientas del correo institucional: 1. Para accesar de una manera fácil y rápida al correo institucional, se da un click en la opción correo, que se encuentra en la parte superior de la ventana principal, el cual desplegará las herramientas Bandeja de entrada, Calendario y Contactos. 2. Otra de las opciones es el Office, que se encuentra al lado del correo; esta herramienta permite visualizar la documentación generada en Microsoft Office, y los grupos de conversación del chat. 3. La herramienta Más permite encontrar sitios de interés como las páginas de CONACULTA, de la Dirección General de Bibliotecas y de la Biblioteca Vasconcelos, entre otras, y contiene el siguiente menú: Dispositivos, esta opción permite descargar el software Windows Live Essentials, que sirve para sincronizar toda clase de archivos, como documentos y fotografías; el SkyDrive, que es un sistema de almacenamiento, con una capacidad de 25 Gb disponibles para compartir la información de manera remota, también se encuentran las opciones Móvil y Descargas, herramientas que ayudan a estar informados todo el tiempo Para utilizar el SkyDrive, se despliega una ventana y en la parte superior izquierda aparece el icono Mis documentos, al que se le da un click para visualizar y compartir archivos en línea. 14

15 Al compartir un archivo con Skydrive, en la carpeta de mis documentos aparece una ventana emergente, y en el botón Si se le dará un click, con el fin de proteger la información. Para adicionar archivos en Skydrive, en la pantalla aparecen dos opciones: Coloca documentos aquí y selecciona de tu equipo, el primero permite arrastrar directamente los archivos a esta ventana, y el segundo, muestra una ventana adicional a la que se le dará un click en Agregar archivos, para añadir los archivos almacenados en los distintos dispositivos. En las siguientes pantallas de muestra este sencillo procedimiento: 15

16 Una vez cargado el archivo se da un click en el botón Continuar para completar la carga. 16

17 En esta misma ventana también se pueden realizar las siguientes tareas: Compartir, Mover, Copiar, Cambiar nombre, Descargarlo y Eliminarlo. Y se regresará a Outlook Live dando click en la opción Principal, que se encuentra en la parte superior de la ventana. 17

18 A continuación se muestra una lista de Programas de Windows Live Essentials que el mismo proveedor pone a su disposición para descargarlos y disfrutar de más herramientas. 18