GUÍA RÁPIDA DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO ZIMBRA (VERSIÓN 6.0.8)

Transcripción

1 GUÍA RÁPIDA DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO ZIMBRA (VERSIÓN 6.0.8) Zimbra es una herramienta de colaboración que combina herramientas de correo electrónico, calendario, maletín, agenda y libreta de direcciones. Todas estas herramientas se encuentran al utilizar el cliente de web en una misma dirección. El Cliente Web está diseñado para trabajar dentro de un navegador de Internet: Firefox o Internet Explorer. Se recomienda el uso del navegador Firefox, para su instalación comuníquese con el área de Soporte Técnico de la Oficina General de Estadística e Informática OGE. I. INICIANDO SU SESIÓN: 1. Vaya a la dirección web de correo electrónico También puede ingresar por la intranet en la opción Correo Web 2. Introduzca el nombre de usuario que se le proporciono. 3. Introduzca su contraseña. (Recuerde que es la misma contraseña que usa para iniciar sesión en su equipo Windows 7 o XP). 4. Haga Click en el botón Iniciar Sesión Algunos de los consejos generales para utilizar el cliente de Zimbra dentro del navegador de Internet son: No use el Botón de Volver (Back) del navegador. El uso de este botón lo sacará de la sesión del Cliente de Web de Zimbra. No use el botón cerrar del navegador. Para salir del sistema, utilice la opción, en la esquina superior derecha. 1

2 Si usted navega a otra página sin salirse del sistema puede dejar abierta la sesión de Zimbra. No use los botones de Refrescar o Recargar (Reload) del navegador de Internet, porque esto reiniciará la sesión de Zimbra. Para ver si tiene nuevos correos use el botón Ver Correo De este modo se presenta la ventana principal de la plataforma de correo: Carpetas Personales Lista de Correos Mini calendario Panel de Lectura Lista de Carpetas Personales: Bandeja de Entrada: Son los correos recibidos a la fecha, Bandeja de Enviados: Son todos los correos enviados a la fecha. Borradores: Son correos que han sido redactados pero se encuentran sin enviar. Spam: Son correos no deseados o Spam (Considerados como Spam por el Sistema). Papelera: Correos eliminados. Notas Importantes: - Se recomienda revisar periódicamente la carpeta Spam ya que suelen haber falsos positivos de detección de correos que pudieron ser considerados como spam cuando en realidad no lo son. - Una vez que se eliminan los correos de la papelera estos ya no pueden ser recuperados. 2

3 Vistas del Panel de Lectura - Nueva Funcionalidad : Existen tres (03) modos de visualización del panel de lectura: - Panel de lectura en la parte inferior, debajo de la lista de mensajes. - Panel de lectura a la derecha, al lado derecho de los mensajes. - Panel de lectura desactivado, no se muestra. II. CAMBIANDO SU CONTRASEÑA: Para cambiar su contraseña solo bastara con presionar CRTL+ALT+SUPR en su sesión de Windows y hacer click en la opción cambiar contraseña, luego coloque su contraseña actual e ingrese una contraseña nueva en los dos últimos casilleros. La contraseña debe ser de al menos 07 caracteres entre letras y números. No puede repetir una contraseña anterior, se recomienda que sea totalmente nueva. 3

4 III. REDACTANDO UN NUEVO MENSAJE: El primer paso para redactar un nuevo mensaje es pulsar en una página de redacción en blanco. en la barra de herramientas para abrir En la ventana de redacción de Zimbra, introduzca las direcciones de los destinatarios del mensaje en el campo Para:. Puedes buscar la dirección de alguien pulsando en Para: para examinar tus contactos o la lista general de direcciones. Puede redactar su mensaje en formato HTML o sin formato, en texto sencillo. Para cambiar el formato sólo del mensaje actual, pulse en Opciones en la barra de herramientas de redacción y seleccione HTML o Texto sin formato. Formato en HTML te permite usar diferentes estilos de fuente, crear tablas y añadir color a tus mensajes. Texto sin formato sirve para redactar un mensaje sin ningún tipo de formato. Cualquier cliente de correo podrá leer este tipo de mensaje. Introduzca el texto del mensaje en el campo de redacción debajo del Asunto. Para asegurarte de que no haya ningún error ortográfico en el mensaje, pulsa en Comprobar ortografía. Para adjuntar un archivo, pulsa en. Pulsa en Enviar para enviar tu mensaje. Si no quieres guardar el mensaje en ese momento, pulsa en Guardar borrador. Se guardará el mensaje en la carpeta Borradores. Nueva Funcionalidad Ahora la Redacción es una pestaña independiente, puede regresar a su lista de correos. Notas: - Todos los correos que sean enviados los encontrara en la carpeta Enviados. - Use la opción de autocompletar de la libreta de direcciones para enviar correos internos a los usuarios del Ministerio, es decir solo basta con poner el nombre de la persona así: 4

5 IV. USANDO LAS BÚSQUEDAS RÁPIDAS La función para buscar información, está al lado derecho superior: 1. Asegúrese que ha seleccionado el tipo de ítem que quiere buscar. Si no selecciona es tipo de ítem, la búsqueda se hará de acuerdo a la aplicación que tenga activa en el momento de la búsqueda. 2. Escriba el nombre o la palabra que quiere buscar. 3. Toque el botón Buscar 4. Si quiere incluir las carpeta de Spam y Papelera en las búsquedas, configure las opciones apropiadas en Preferencias General - Búsquedas V. USANDO LA AGENDA Para visualizar su agenda haga clic en el icono Puede crear citas de manera rápida con solo arrastrar el cursor del mouse en la columna del día hacia abajo, desde la hora de inicio hasta la hora final de la cita. Se abrirá un cuadro de dialogo Añadir cita rápida, indique el asunto de la cita, ubicación, duración, recordatorio y pulse aceptar. 5

6 Toda cita se creará con un recordatorio, que le notificara 05 minutos antes o en el tiempo establecido. Si necesita invitar a otros asistentes o cambiar las opciones de recordatorio, haga clic en Más detalles para abrir la página Cita. Nueva Funcionalidad Puede Visualizar la Agenda del día, semana, mes y en forma de lista. 6

7 VI. USANDO PREFERENCIAS Las preferencias permiten cambiar opciones generales de la cuenta del usuario, como son: Idioma, Tema usado, opciones generales al redactar un correo nuevo, editar su propia firma, etc. EDITANDO SU PROPIA FIRMA Una de las opciones más usadas de las preferencias es la edición de su propia firma de correo que ira debajo de cada mensaje de correo que escriba o reenvié. Puede crear su firma con sus datos (nombre completo, área donde labora, teléfono, anexo, etc.) de la siguiente manera: 1. Ir a Preferencias y luego escoger la opción de firmas. 2. Luego edite su firma como mejor cree conveniente, puede activar la opción formato HTML para enriquecer el texto en negritas, cursiva, colores, otro tipo de letra, etc. 3. Luego haga click en añadir firma y Guardar. 4. En la opción de Cuentas haga clic y seleccione la firma Firma #1 y finalmente haga click en Guardar, tal como se muestra a continuación: 7

8 VII. MANEJO DE CORREOS NO DESEADOS O SPAM La plataforma de correo electrónico ZIMBRA posee un sistema de detección de correos no deseados o SPAM estos se almacenan automáticamente en la carpeta SPAM de la cuenta de correo del usuario. Sin embargo a veces suelen haber falsos positivos, es decir correos que fueron detectados como SPAM pero que en realidad para el usuario no lo es, por lo tanto se recomienda consultar constantemente esta carpeta y depurar todas los correos almacenados en dicha carpeta, puede hacer uso de las opciones en la Bandeja de Entrada y en la carpeta SPAM. 8

9 Nueva Funcionalidad Ahora en la opción Correo del Menú Preferencias en la última parte existen dos campos o listas que indican bloquear mensajes de: y permitir mensajes de: Como se puede observar, puede definir dos listas una no segura (lista negra) con remitentes que suelen enviar SPAM y bloquear sus correos en bloquear mensajes de:. Y puede crear una lista segura (lista blanca) en la opción permitir mensajes de VIII. ALGUNOS TIPS La interface Web del correo ZIMBRA incluye algunas características muy útiles, entre las que se pueden resaltar: - Arrastrar y Soltar, con solo hacer clic sobre cualquier mensaje, cita, tarea, etc., puedes moverlos de una carpeta a otra. 9

10 - Arrastrar y Soltar con Firefox - Nueva Funcionalidad Ahora con la nueva versión del ZIMBRA cada vez que deseas adjuntar algún documento a un mensaje nuevo que estas redactando, puedes arrastar y soltar tus documentos (Word, Excel, power point, imágenes, etc.) desde tu explorador o escritorio de Windows hacia la página de redacción del ZIMBRA. De esto como observar cada vez que redacten un nuevo correo, Zimbra aconseja lo siguiente: Arrastre y suelte archivos desde tu escritorio para añadir archivos adjuntos a este mensaje. 10

11 - Ayuda Visual: Al pasar el cursor del mouse sobre cualquiera de los botones, visualizara una pequeña caja de texto con información descriptiva sobre su uso. - Impresión rápida: Para imprimir cualquier elemento (mensaje, tarea, agenda, etc.) solo bastará con seleccionar el elemento y presionar el botón imprimir. - Recibir correos: Para verificar si hay correos nuevos, haga clic en el botón ver correo. - Cuota de Correo: Todo usuario tiene asignada un cuota (espacio límite de almacenamiento) para correos hasta 900 MB, para verificar el tamaño de su cuota pase el cursor sobre su nombre, en la parte superior izquierda. Si sobrepasa el límite (900 MB.) el sistema le enviara un aviso para que depure sus correos, deberá eliminar correos innecesarios, de lo contrario comenzara a tener problemas de envío y recepción. 11

12 - Ordenando mensajes: Puede ordenar sus mensajes de la bandeja entrada por: Fecha, dando click en Recibido. Asunto, dando click en Asunto. Remitente, dando click en De. Nueva Funcionalidad. Y Ahora También Puede ordenar por Tamaño. - Opciones con botón derecho del Mouse: Revise el menú desplegable haciendo clic derecho sobre cualquier mensaje, puede: responder, reenviar, imprimir, eliminar, mover, etc. IX. AYUDA Si requiere de mayor ayuda puede usar la ayuda en línea haciendo clic en el icono de ayuda en la parte superior derecha del navegador. 12