1 Crear y enviar correos. Recibir correo

Transcripción

1 Crear y enviar correos. Recibir correos. Escribir y enviar un mensaje de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico deben estar bien escritas para que el correo llegue a su destino. Para crear un mensaje de correo nuevo seguiremos los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Crear un mensaje. 2. Aparece el cuadro para crear un Nuevo mensaje de correo electrónico. 3. En el campo Para, escribiremos las primeras letras del nombre del destinatario, tal como aparece más abajo. Cuando Outlook le proponga el nombre que usted desea, presione la tecla Intro. Si el nombre no está en la libreta de direcciones, escriba la dirección de correo electrónica completa. No se tienen en cuenta las mayúsculas y las minúsculas, y no debe haber espacios en blanco en la dirección. 4. Repetiremos lo mismo para cada persona a la que queramos enviar el mensaje, separando las direcciones con ; punto y coma. 5. En el campo CC escribiremos la dirección de aquellas personas que queramos vayan en copia del mensaje. Lo recibirán igualmente pero no serán el destinatario principal del mismo. 1 Crear y enviar correos. Recibir correo

2 6. Escribiremos una breve descripción para el mensaje en el campo Asunta, haciendo referencia al contenido del mismo. 7. Si pulsamos cualquiera de los botones Para y CC, se nos muestra una ventana para dónde poder seleccionar los nombres de la libreta de direcciones, además del campo CCO dónde pondremos las direcciones de copia oculta, aquellas personas que queremos reciban el mensajes sin que lo sepan los destinatarios que aparezcan en Para y CC. 8. Otro campo que podemos completar es el campo Asunto dónde se especificará una breve descripción del tema que se va a tratar en el mensaje. Este campo no es obligatorio y el programa nos avisará al enviar el mensaje que el campo Asunto va vacío. 2 Crear y enviar correos. Recibir correo

3 9. En el cuerpo del mensaje disponemos de la barra de formato para poder configurar el texto con tipo de fuente, tamaño, negrita, cursiva alineación, etc..según se muestra en la figura. Área de escritura o cuerpo del mensaje Archivo adjunto En muchas ocasiones es necesario cuando se realiza el envío de un mensaje de correo, ampliar la información con datos contenidos en un archivo. En este caso, hablamos del concepto de anexar o adjuntar archivos. Dicha opción está disponible en Outlook así como en cualquier programa de correo electrónico. Para adjuntar archivos o ficheros seguiremos los siguientes pasos: 1. Crear un mensaje nuevo y escribir el cuerpo del mensaje. 2. Agregar los destinatarios. 3. Insertar archivos o elementos del Outlook. Pulsaremos el botón Anexar identificado con la figura de un clip. Nos aparece una ventana del explorador de Windows dónde elegiremos el fichero a insertar. 4. Una vez insertado aparecerá un nuevo botón Adjuntar dónde se incorpora el fichero al mensaje, que será enviado junto con el propio mensaje de correo. El tamaño de archivo es importante. Comprueba el tamaño de los archivos antes de enviarlos. Si los archivos son de un Megabyte o más, piensa en preguntar primero al destinatario si puede, o quiere, recibir el archivo. Considera también la 3 Crear y enviar correos. Recibir correo

4 posibilidad de comprimir los archivos de gran tamaño antes de enviarlos. Algunos programas de Office incluyen funciones de compresión; de forma alternativa, utiliza programas de otros fabricantes para comprimir el archivo. 5. Por último realizaremos el envío del mensaje con el fichero adjunto. Para ello pulsaremos el botón Enviar. Escribir un mensaje de correo electrónico y enviarlo más tarde Podemos crear un mensaje de correo electrónico con la intención de enviarlo más tarde, en ese caso dicho mensaje quedaría almacenado en la carpeta de Borrador al igual que cuando el equipo está desconectado de Internet. Outlook también guarda automáticamente los mensajes a medida que se escriben, por lo que si el equipo se apaga de forma inesperada, los mensajes quedarán almacenados en la carpeta Borrador. Pero para mayor seguridad, especialmente para los mensajes importantes, resulta conveniente guardar los mensajes de correo electrónico mientras se escriben. Para ello, haga clic en Guardar, en el menú Archivo. Recibir mensajes de correo Enviar y recibir mensajes es la tarea básica que realizaremos con nuestro gestor de correo. Por defecto, todos los navegadores vienen configurados para que cuando lo abramos se descarguen automáticamente los mensajes recibidos en el servidor de nuestro PSI (proveedor de servicios de Internet) todos los mensajes. Dichos mensajes los podremos visualizar en la bandeja de entrada. 4 Crear y enviar correos. Recibir correo

5 No obstante, si ya tuviéramos nuestro gestor abierto y quisiéramos comprobar si tenemos algún mensaje nuevo, bastaría con pulsar en Enviar y recibir. Si tuviéramos más de una cuenta configurada en Microsoft Outlook y quisiéramos descargar tan solo el correo de una de ellas, pulsaríamos en la flechita que hay justo a la derecha del botón Enviar y recibir y seleccionaríamos la cuenta deseada. Se puede ver la localización de los botones en la siguiente imagen. Contestar un correo electrónico Cuando mensajes de correo es muy frecuente tener que responder a la persona que nos envía dicho mensaje. En la imagen siguiente vemos las posibles opciones de responder que tenemos en el programa. La más utilizada es la de Responder al remitente que te ha enviado el mensaje, esto se consigue con el botón. Al pulsar sobre él se nos abre la ventana de composición de nuevo mensaje con la dirección del destinatario escrita en el campo Para y el Asunto del mensaje completado con el mismo texto que llevaba el Asunto del mensaje original pero con las letras RE (de responder) al principio del texto del asunto. Además, puede aparecer el texto del mensaje original lo que se conoce con responder con historial, esto es útil para que la persona que reciba la contestación sepa inmediatamente a qué le contestamos. 5 Crear y enviar correos. Recibir correo

6 Otra opción disponible para responder mensajes es la de Responder a todos que manda la respuesta a todas las direcciones de correo que haya en el mensaje que tu has recibido. En el entorno laboral es bastante usada aunque se debe seleccionar bien los destinatarios para no inundar a todos los que van en copia de la respuesta dada. De la misma manera que respondemos a nuestro remitente podemos también reenviar el mismo mensaje a nuestros contactos. Para ello, pulsaremos sobre el botón Reenviar y nos aparece un nuevo mensaje en blanco con el historial del nuestro para teclear los campos Para y CC. El campo Asunto de un reenvío se identificará con RV (reenviar). 6 Crear y enviar correos. Recibir correo