La World Wide Web y el FTP son, junto con el correo

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1 c e I La World Wide Web y el FTP son, junto con el correo electrónico ( ), los tres servicios principales de Internet. El correo electrónico es una forma de enviar y recibir mensajes entre usuarios de Internet, de forma parecida a la correspondencia del correo postal, utilizando para ello una dirección única para cada uno de los usuarios. El correo electrónico presenta algunas ventajas con respecto al correo postal, ya que es mucho más rápido y también más barato. Si manda una carta a cualquier destino, puede que tarde varios días o semanas en llegar. Con el correo electrónico, el envío del mensaje sólo tardará unos minutos, según la densidad del tráfico en Internet, mientras que el coste es el que tiene por estar conectado a Internet por medio de un proveedor. El contenido de los mensajes enviados con el correo electrónico es texto, aunque puede añadir archivos que pueden almacenar cualquier tipo de información (sonidos, imágenes, animaciones, programas, etc.). A todo usuario que tiene una cuenta con un proveedor de Internet se le asigna un determinado espacio en el disco duro del servidor, que se denomina buzón, dónde se almacenan todos los mensajes que otros usuarios le envían. Los mensajes destinados a un usuario se guardan en su buzón electrónico hasta que el usuario accede a él y recoge su correo. Su proveedor de Internet le proporcionará la dirección electrónica de su buzón para poder «recoger» los mensajes. Las direcciones de correo en Internet están formadas por el nombre del usuario, el (arroba) y el dominio al que pertenece, todo escrito en minúsculas y sin utilizar acentos. Veamos unos ejemplos: Además de conocer la dirección electrónica, para enviar y recibir mensajes con el correo electrónico, necesitamos un programa adecuado que lo gestione. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 1

2 La aplicación Outlook Express 6, incluida junto con Internet Explorer en Windows XP, gestiona los mensajes enviados o recibidos de correo electrónico y de los grupos de noticias. Podemos ejecutar Outlook Express accediendo al menú Inicio y, en Todos los programas, seleccionar la opción Outlook Express. Otra forma de ejecutar esta aplicación es creando un icono de acceso directo en el escritorio. Para ejecutar desde Internet Explorer, acceda a la opción - n - y seleccione. La primera vez que ejecuta Outlook Express aparece un asistente que nos ayudará a configurar el servicio de correo electrónico. Estos parámetros se los proporcionará su proveedor de Internet. El asistente le solicitará en distintos cuadros de diálogo los datos siguientes: Nombre del usuario: nombre que se mostrará en los mensajes que envíe. Dirección electrónica: dirección que identifica al buzón electrónico, con la que enviará y recibirá los mensajes. 2

3 Servidores de correo: dirección de los servidores que se encargan de enviar (SMTP) y recibir (POP3) nuestro correo. Puede elegir entre dos tipos POP3 o IMAP. Nombre de la cuenta de usuario y contraseña: nombre de la cuenta que tiene con su proveedor de Internet y los caracteres para la contraseña de acceso. Generalmente son los mismos que utiliza para acceder a Internet con Internet Explorer. Nombre de la cuenta de correo: identifica el conjunto de datos de un buzón o dirección electrónica. Puede darse el caso de tener más de una conexión con Internet, con lo que tendría varios buzones. Para cada uno de ellos crearía una cuenta de correo distinta. Pulse el botón Siguiente > para avanzar al siguiente paso del asistente o < Atrás para volver a alguno de los pasos anteriores si necesita rectificar algún dato. En el último paso, pulse Finalizar para terminar la configuración de Outlook Express. Para poder modificar cualquiera de los valores que hemos establecido en la configuración de la cuenta, acceda al menú de Outlook Express Herramientas-Cuentas, seleccione una de las cuentas de la lista y pulse el botón Propiedades. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 3

4 Los mensajes se hallan agrupados en o, que puede seleccionar en el panel de la izquierda. R M Una vez configurado, al iniciar la sesión con Outlook Express, le aparece el siguiente entorno: Si pulsa en la parte derecha del botón c, podrá elegir un fondo con una determinada imagen para incluirlo en el mensaje. A la derecha, el área donde se muestran los mensajes está dividida en dos paneles. En el superior aparece la lista de mensajes que contiene la bandeja seleccionada y en el inferior se muestra el contenido del mensaje que está seleccionado en el panel superior. Los procesos principales en el servicio de correo electrónico consisten en enviar y recibir mensajes. En primer lugar, vamos a ver cómo preparar un mensaje para enviarlo a otro usuario. Puede seleccionar de entre las opciones que Outlook Express tiene como fondos predeterminados o seleccionar otros fondos mediante la opción Seleccionar diseño de fondo..., que muestra el siguiente cuadro de diálogo: Pulsando el botón, iniciará el d d, que nos permite crear nuevos diseños de fondos para los mensajes. 4

5 Parar redactar un nuevo mensaje, acceda a Mensaje-Mensaje nuevo o pulse el botón Crear correo en la barra de herramientas. Para mostrar el campo, acceda al menú - l Entonces aparece la ventana para crear un nuevo mensaje. Veamos qué datos hay que introducir para redactar el mensaje: Para: dirección electrónica del usuario al que va dirigido el mensaje. CC: incluir direcciones de otros usuarios (separadas por ;) a los que desea enviar copias del mismo mensaje. CCO: direcciones de destinatarios del mensaje a los que se envían copias, pero sin que sepan a qué otros usuarios se les ha enviado también. Para mostrar este encabezado, acceda a la opción Ver-Todos los encabezados. Asunto: viene a ser el título del mensaje. Se suele indicar una breve descripción informativa acerca de lo que trata el mensaje. Mensaje: en el cuadro de la parte inferior se escribe el texto del mensaje. Haga clic sobre él para situar el cursor. Normalmente, el texto de los mensajes es corto: así pues, trate de ser lo más breve posible al redactar sus mensajes. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 5

6 También puede establecer esta opción mediante el botón de la barra de herramientas. Desplegando el menú Mensajes-Establecer prioridad, podrá seleccionar la preferencia (alta, normal o baja) en enviar este mensaje antes que otros. Pulsando el botón Firmar de la Barra de herramientas se incluye una firma digital como identificador. Así, el que reciba el mensaje sabrá con seguridad quién se lo ha enviado y que no ha sido alterado. Tenga en cuenta que desde que usted emite un mensaje hasta que, circulando de un ordenador servidor a otro, llega a su destinatario podría ser visto y modificado por cualquier persona que esté en uno de estos pasos intermedios. Dependiendo de la configuración de botones de la Barra de herramientas, puede que el botón Firmar esté oculto. Para mostrarlo, pulse en la flecha que se muestra al final esta barra. En el panel inferior, aparte del texto propio del mensaje, podemos adornarlo incluyendo como fondo un color, que seleccionará al desplegar la opción Formato-Fondo-Color. En lugar de un color, podemos incluir como fondo una imagen que tengamos en un archivo. Para ello, acceda a - - Accediendo a Herramientas-Ortografía, podrá repasar la corrección ortográfica del mensaje que ha escrito. Sin embargo, tenga en cuenta que Outlook Express utiliza el corrector ortográfico de las aplicaciones Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint. Si no tiene instalado uno de estos programas, no podrá aplicar la revisión ortográfica a sus mensajes. 6

7 Si quiere añadir algún archivo con imágenes, sonido o con otro tipo de información, acceda, en el menú Insertar, a la opción Archivo adjunto o pulse el botón Adjuntar de la barra de herramientas. Entonces aparece un cuadro donde podrá seleccionar el archivo a incluir en el mensaje o bien podrá buscarlo en una de las carpetas. Una vez redactado el mensaje, sólo falta enviarlo a su destinatario. Para ello, acceda a la opción Archivo-Enviar mensaje o pulse el botón Enviar. De esta forma se envía inmediatamente. En cambio, si accede a Archivo-Enviar más tarde, el mensaje se guardará en la bandeja de salida hasta que mande enviar y recibir el correo. Para modificar la forma de enviar los mensajes, acceda a la opción Herramientas-Opciones... y muestre la ficha Enviar. Si desactiva E m - i -, los mensajes enviados se depositan en la d y no se enviarán a sus destinatarios hasta que pulse el botón y r. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 7

8 Con la opción Enviar mensajes inmediatamente activada, al terminar de redactar un mensaje y pulsar el botón para enviarlo, Outlook Express lo enviará en ese mismo instante a la dirección indicada. Cuando usted utilice el correo electrónico, la mejor política es el crear todos los mensajes que tenga que enviar. A continuación, conecte su ordenador a Internet para enviarlos todos de golpe y recoger el correo, tras lo cual se desconecta nuevamente. Así, sólo está conectado durante el trasiego de mensajes y, una vez enviado y recogido el correo, sin necesidad de estar conectado, puede examinar tranquilamente los mensajes recibidos. L B D C En Outlook Express hay varias carpetas o bandejas principales que almacenan los mensajes según su finalidad, aunque puede crear otras. En el panel de la parte izquierda aparecen las carpetas que existen por defecto. Las más importantes son: Bandeja de entrada: carpeta donde se almacena los mensajes que recibimos. Bandeja de salida: carpeta con los mensajes que aún no ha enviado. Elementos enviados: carpeta con los mensajes que ya hemos enviado a otros usuarios. Elementos eliminados: carpeta basurero con los mensajes eliminados de otras carpetas. En cualquier momento podemos ver el contenido de una de las bandejas, con sólo seleccionarlas haciendo clic con el ratón. Entonces se actualiza el contenido de los paneles superior e inferior para mostrar la lista de mensajes que contiene la bandeja seleccionada. Para eliminar un mensaje de una bandeja, selecciónelo en la lista (panel superior) y pulse el botón Eliminar en la barra de herramientas. Cualquier mensaje que borre en una bandeja pasa a la de Elementos eliminados. Si lo borramos de esta carpeta, serán eliminados totalmente, por lo que no podrán volver a ser recuperados. 8

9 Puede eliminar todos los mensajes de la bandeja e - mediante la opción c. Para copiar o desplazar mensajes de una bandeja a otra, sólo tiene que seleccionar los mensajes en la lista de una de las bandejas y acceder, en el menú Edición, a las opciones Copiar a la carpeta o Mover a la carpeta. Aunque Outlook Express crea algunas bandejas, usted puede crear todas las que quiera. Para ello, acceda a Archivo- Nuevo-Carpeta. Puede crear carpetas para guardar los mensajes por temas o por usuarios, por poner un ejemplo. De ese modo podremos tener guardados de forma ordenada los mensajes que queramos conservar. En las nuevas carpetas podemos guardar los mensajes que queramos, moviéndolos desde otras carpetas, aunque puede establecer que los mensajes con ciertas características se guarden directamente en una carpeta determinada. Para ello, acceda a la opción de menú Herramientas-Reglas de mensaje y seleccione Correo. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 9

10 En el cuadro superior indique las características que debe reunir un mensaje para que se le apliquen las acciones establecidas en el cuadro de acciones. Se pueden incluir varias reglas para indicar qué es lo que se hará con el mensaje. Por ejemplo, podemos establecer que todos los mensajes que lleguen con una determinada dirección electrónica se desplacen a una carpeta creada para ello. Por último, en el cuadro inferior podemos modificar la información específica de los valores descriptivos de las reglas. Una vez creada una regla de mensaje, Outlook Express nos muestra un cuadro donde podemos realizar varias tareas. Pulsando Nueva, podrá crear una nueva regla, con Modificar, podemos cambiar las características de la orden o regla que esté seleccionada en la lista, mientras que Quitar borra de la lista la regla seleccionada. 10

11 E Y R M Cuando tenga uno o varios mensajes para enviar, o si sólo quiere ver si tiene correo en el buzón, nos conectaremos a Internet y pulsaremos el botón Enviar y recibir. Durante el envío y recepción de los distintos mensajes de las diferentes cuentas de correo que tengamos, aparece un cuadro reflejando el proceso. Si pulsa >, el cuadro se amplía para ofrecer más información. Cuando se han transferido los mensajes del buzón del servidor a su ordenador, éste se vacía para poder albergar otros que reciba posteriormente. Para mostrar y leer el contenido de un mensaje, sólo tiene que seleccionarlo y aparecerá en la parte inferior. Los mensajes pueden estar marcados como leídos (en letra normal) o como no leídos (en negrita). A los pocos segundos de haber seleccionado un mensaje en la lista de mensajes (panel superior), cambiará su tipo de letra (de negrita a normal), indicando que ese mensaje ya ha sido leído. Desde el menú Edición podemos Marcar como leído o Marcar como no leído el mensaje o mensajes actualmente seleccionados. En la ficha Leer del cuadro Opciones, que se muestra accediendo a Herramientas-Opciones..., active la opción Marcar el mensaje como leído tras mostrarlo 5 segundos, para que los mensajes que seleccione se marquen como leídos transcurrido el tiempo establecido. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 11

12 Cuando un mensaje muestra el icono Archivo adjunto, indica que nos lo han enviado junto con un archivo. Haciendo clic sobre el icono, podremos guardar en una carpeta el archivo que está incluido en el mensaje. Para conocer el significado de los iconos que se muestran en Outook Express, acceda a la opción Ayuda-Contenido e índice. Muestre la ficha Búsqueda e introduzca la palabra iconos. A continuación, pulse el botón Enumerar temas, seleccione Iconos de la lista de mensajes de Outlook Express y pulse el botón Mostrar. 12

13 Pulsando Reenviar mensaje, volveremos a enviar el mensaje que esté seleccionado en ese momento. Con Responder al remitente se vuelve a enviar el mensaje que nos ha enviado un usuario, pudiendo añadir texto como contestación al mismo. L D D Si tiene que utilizar una dirección de correo electrónico con frecuencia, para no tener que escribirla cada vez que la incluya en un nuevo mensaje, podemos guardarla en una Libreta de direcciones. Esta libreta es accesible pulsando el botón Direcciones de la barra de herramientas. Para añadir una dirección electrónica de un usuario en la libreta de direcciones, pulse el botón Nuevo y seleccione, Nuevo Contacto. En el cuadro que aparece, rellene los datos de nombre, apellidos y la dirección de correo electrónico. Pulsando Grupo nuevo, podrá crear grupos que engloben varias direcciones de correo electrónico para tenerlas clasificadas y encontrarlas rápidamente. Si quiere volver a incluir o cambiar algún dato de uno de los usuarios de la lista, selecciónelo y pulse el botón Propiedades. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 13

14 Una vez ha escrito la dirección de correo electrónico, pulse Agregar para añadir la dirección a la lista. Puede incluir varias direcciones para el mismo usuario. Si quiere modificar la dirección electrónica, sólo tiene que pulsar Modificar, mientras que con Quitar se elimina de la lista. Además del nombre, apellidos y dirección electrónica, podemos incluir otros datos: Domicilio: calle, número, ciudad, código postal, provincia, etc. Negocios: trabajo que realiza, datos de la empresa, etc. Personal: información personal, como el cónyuge, los hijos, fechas de cumpleaños, etc. Otros: datos adicionales sobre el usuario que puede anotarse NetMeeting: datos para el programa de videoconferencias. Identificadores digitales: certificados que posee el usuario. Al redactar un nuevo mensaje, cuando tenga que indicar una dirección incluida en la libreta de direcciones, en lugar de escribir la dirección, haga clic en el botón del campo Para. Outlook Express mostrará el siguiente cuadro: 14

15 A continuación, seleccione una dirección de la lista y pulse Para ->. De esta forma, la incluiremos en el cuadro superior de la derecha (destinatarios del mensaje). Del mismo modo, podemos incluir distintas direcciones para los campos CC y CCO. Cuando pulse Aceptar, las direcciones indicadas se incluyen automáticamente en los campos del mensaje. Puede acceder a la libreta de direcciones desde Internet Explorer, mediante la opción de menú Herramientas-Libreta de direcciones. Otra forma de crear un nuevo mensaje de forma aún más rápida es a través del panel de Contactos, que se muestra en la parte inferior izquierda de la ventana. Al hacer doble clic sobre uno de los contactos que muestra este cuadro, Outlook crea un Nuevo mensaje con los datos de ese contacto en el campo Para. También puede desplegar el menú Contactos y seleccionar Nuevo contacto para introducir sus datos. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 15

16 P E E Igual que Internet Explorer, en el entorno de Outlook Express podemos cambiar algunos elementos para adaptarlo a nuestra forma de trabajo. Podemos modificar la disposición de los paneles de mensajes. Para ello, acceda a la opción Ver-Diseño para mostrar el cuadro de distribución de ventanas. Pulsando d, podrá cambiar la distribución de los botones, añadir nuevos botones o quitarlos. En la sección Panel de vista previa puede mostrar, ocultar o disponer de otra forma los paneles así como personalizar la barra de herramientas. Si activa Junto a los mensajes, aparecen los tres paneles de Outlook Express uno al lado del otro. Desactivando la casilla Lista de carpetas, se oculta el panel izquierdo, que muestra las bandejas que albergan los mensajes. Desactivando Mostrar Panel de vista previa, se oculta el panel de vista previa (el que muestra el contenido del mensaje seleccionado). 16

17 Veamos una imagen de Outlook Express con todas las opciones de vista activadas: El tipo y orden de las columnas que aparecen en el panel de la lista de mensajes puede también modificarse accediendo a Ver-Columnas... En el cuadro Columnas están todos los tipos de columnas que puede incluir en el panel. Todas las columnas que se pueden mostrar en el panel figuran en esta lista. Las columnas que aparecen marcadas en la lista son las que aparecen en el panel derecho. Puede ocultar las columnas del panel derecho que no le interese ver, desactivando sus casillas desde este cuadro. Seleccionando una de las columnas y pulsando Subir o Bajar, cambiará el orden con respecto al resto de columnas cuando se muestren en el panel de mensajes. Copyright (c) Computer Aided Education S.A. 17

18 Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de herramientas y seleccionando Personalizar en el menú que aparece, podremos añadir, quitar o modificar el orden de los botones de la barra de herramientas, de la misma forma que hemos hecho con las columnas. Por último, el tamaño de los paneles puede modificarse desplazando la barra que separa un panel de otro. Para ello, sitúe el puntero del ratón en el borde y, cuando cambie de forma, arrástrelo. 18

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