Microsoft Office XP Access XP (III)

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1 PRÁCTICA 6 BASES DE DATOS Microsoft Office XP Access XP (III) Para la realización de esta práctica necesitas contar con la base de datos generada en las prácticas anteriores así que, abre la base de datos biblioteca.mdb y manos a la obra!! 1. Consultas Las consultas son preguntas que el usuario hace a la BD para obtener información sobre la misma. Queremos que la aplicación nos de respuesta a preguntas tales como las siguientes: 1. Qué libros tenemos en la biblioteca de cada autor? 2. Qué libros tenemos en la biblioteca de cada tema? 3. Qué citas tenemos en la biblioteca de cada autor? 4. Cuántos autores diferentes tengo en mi biblioteca? Para ello seleccionad la opción Crear una consulta utilizando el asistente del objeto Consultas de la ventana de base de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas. Elige las tablas necesarias para generar las consultas mencionadas anteriormente y, a continuación, selecciona de cada tabla los campos que se desea aparezcan en la consulta. Realiza las cuatro consultas anteriores tal y como se indica en la Figura 1. Figura 1 Práctica 11 Página 1 de 7

2 Pero utilizando el asistente para realizar este tipo de consultas no podemos discriminar registros concretos dentro de la base de datos. Es decir, todavía no sabemos cómo responder a las siguientes preguntas: 5. Qué libros ha escrito en concreto el autor XXX?, o 6. Qué libros de género (tema) YYY ha escrito en concreto el autor XXX? Para ello seleccionad ahora la opción Crear una consulta en vista diseño del objeto Consultas de la ventana de base de datos. Aparecerán los siguientes cuadros de diálogo: Figura 2 A continuación y desde el cuadro de diálogo Mostrar Tabla, selecciona aquellas tablas (botón Agregar) donde se incluyan los campos que quieres utilizar en tu consulta. Una vez agregadas todas las tablas, cierra este cuadro de diálogo (botón Cerrar). Ahora, y desde la utilidad de Consulta en la que ya aparecen las tablas añadidas (Figura 2, cuadro superior) ve definiendo los campos a mostrar en la consulta, especificando (desde la línea de criterios) aquellos valores concretos que quieres que aparezcan (por ejemplo, si quieres mostrar todos los libros escritos por el insigne autor Pepito de los Palotes, deberás utilizar tres tablas, la de Autores y la de Libros (y la tabla intermedia de Autores de libro que relaciona las otras dos), para mostrar los campos Libros.TituloLibro que corresponden con el criterio de selección Autor.Nombre= Pepito y Autor.Apellidos= de los Palotes ). Además, y para que la consulta te presente el número total lde libros escritos por el autor en cuestión, tendrás que agrupar el total del campo Libros.TituloLibro por el valor de Cuenta (para ello tienes que utilizar la herramienta de Totales que habilita el desplegable del registro Total, Figura 3). El cuadro de consulta debería quedar como sigue (Figura 4): Figura 3 Práctica 11 Página 2 de 7

3 Figura 4 Si has realizado la consulta correctamente y en la tabla Autores de Libro de la base de datos habías introducido registros que relacionen el autor Pepito de los Palotes con sus libros, el resultado será la lista de libros de nuestro querido Pepito. CONCEPTO!! Ahora ya conoces la potencia de una base de datos RELACIONAL: no sólo no es necesario replicar información sino que las consultas se ejecutan sobre múltiples campos (pertenecientes a tablas diferentes) muy fácilmente. Recuerda los problemas que se planteaban en este caso con una base de datos MONOLÍTICA (considerando como tal la hoja de cálculo de MS Excel). ATENCIÓN!!! Si lo que quieres obtener son los TOTALES (por ejemplo, el número de libros publicados por un determinado autos) o las SUMAS (el dinero invertido en libros científicos) recuerda que deberás modificar la consulta desde su vista diseño, incluyendo la fila de Total para seleccionar en cada caso el tipo de total a visualizar en la consulta (suma, promedio, cuenta etc.). Para que aparezca en la tabla de diseño esta fila vuelve a hacer click sobre el icono de Totales (ver Figura 5). Figura 5 Práctica 11 Página 3 de 7

4 2. Informes Se emplean para ofrecer una presentación personalizada de la información. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla, consulta o instrucción SQL base, que es el origen de los datos del informe. Utilizando el asistente para informes, crear los siguientes informes: Figura 6 Figura 7 Práctica 11 Página 4 de 7

5 Finalmente trata de crear el informe que refleje el dinero invertido en libros para cada uno de los autores incluidos en la biblioteca (Figura 8). PISTA: este informe se crea a partir de una consulta previa (que puedes llamar Autores Consulta precio TODOS y que te proporcionará el dato necesario para el informe!!!). Figura 8 ATENCIÓN!!! Recuerda que el esquema de relaciones entre tablas, a partir del cual podrás realizar las consultas y los informes comentados es el que se muestra en la Figura 9. Figura 9 Práctica 11 Página 5 de 7

6 3. Últimos retoques: Panel de Control Finalmente diseñaremos de una forma muy básica un panel de control que nos permita acceder a los diferentes objetos creados en prácticas anteriores (desde los formularios, a las consultas y los informes ). Para ello deberás acceder al menú de Herramientas -> Utilidades de la base de datos -> Administrador del panel de control (Figura 10). Figura 10 Ahora crea un nuevo panel de control, asígnale un nombre (por ejemplo, el nombre de tu empresa) y hazlo tu predeterminado (ya que se pueden crear varios paneles de control si se estima oportuno, por ejemplo se puede crear un panel de control para formularios y otro distinto para consultas ). Una vez creado (y desde el mismo cuadro de diálogo), puedes modificarlo (botón Modificar) para insertar los botones correspondientes asignándoles las acciones a realizar (por ejemplo, la de abrir un formulario para la inserción de nuevos datos). En el caso de la figura (Figura 11) ya hemos creado dos de los botones que aparecerán posteriormente en el panel: Temas y Autores. Figura 11 Ahora vamos a añadir un nuevo botón que nos permita el acceso al formulario de los Libros. Para ello haz click sobre el botón de Nuevo y configura el cuadro de diálogo que aparece tal y como se te indica en la Figura 12. Figura 12 Práctica 11 Página 6 de 7

7 De esta forma estamos añadiendo un nuevo botón al panel de control que nos permitirá el acceso al formulario de los Libros en modo Edición (esto significa que podremos insertar nuevos registros en la base de datos). Cerramos los tres cuadros de diálogo que estaban abiertos y comprobamos cómo se ha creado (en la ventana de Formularios) un nuevo formulario llamado Panel de Control. Por otra parte, en la ventana de Tablas también se ha creado una nueva tabla llamada Switchboard Items, que es la que gestiona los elementos del panel de control no la borréis!!! Haciendo clic sobre el FORMULARIO del panel de control (al que le podéis cambiar el nombre si queréis), obtendréis el panel de la Figura 13. Figura 13 Por supuesto, editando el panel en modo diseño podéis cambiar su apariencia y añadir nuevas funcionalidades. Aunque este no es el motivo de esta práctica, que se queda en un nivel más básico, podéis investigar el diseño del panel de control cambiando aquellos aspectos que creáis oportuno. Finalmente y para terminar de adornar tu Biblioteca, podemos configurar la aplicación de tal forma que presente inicialmente la carátula del panel de control al abrir la base de datos. Para ello deberás hacer click en Herramientas Inicio presentándote el cuadro de diálogo de la Figura 14 en el que podrás seleccionar como formulario inicial el del Panel de Control e, incluso, podrás configurar un icono gráfico con el que se presenta la biblioteca en tu sistema operativo. Figura 14 Práctica 11 Página 7 de 7

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