COMO HACER LA FACTURACIÓN DE LAS CUOTAS

Transcripción

1 COMO HACER LA FACTURACIÓN DE LAS CUOTAS Para poder realizar la facturación, hay que tener en cuenta que primero debemos tener creado el presupuesto de ingresos y gastos y aplicado a los propietarios dependiendo de su coeficiente de participación. Además, si queremos generar el disquete de recibos domiciliados para enviar la remesa a la entidad bancaria, debemos tener introducidos correctamente los datos bancarios de dichos propietarios en: desde el módulo horizontal, propietarios datos generales El proceso de facturación se inicia mediante la facturación general. Se debe acceder desde módulo de gestión horizontal a la opción facturación y recibos facturación general.

2 La facturación se realiza a una fecha, la cual nos servirá de referencia para contabilizarla, elaborar soportes magnéticos... Se selecciona la comunidad a la cual queremos facturar desde comunidad _ hasta comunidad _. También marcamos los apartados todos los conceptos y ordinarios. Además, aplicamos el saldo de entregas a cuenta al campo de compensación de recibos, de esta forma, si algún propietario tiene realizada alguna entrega a cuenta anterior, directamente se aplicará a la nueva facturación. Por último, aceptamos y de esta forma la facturación ha sido creada. Si queremos visualizar las facturaciones realizadas y las fechas en que se han generado, podemos verlo en el mapa de facturaciones, a lo cual accedemos mediante: facturación y recibos mapa de facturaciones, y nos aparece una pantalla como la siguiente:

3 Si seleccionamos un día y pulsamos este icono, nos aparece un detalle del total facturado, los conceptos, así como si ha sido contabilizado la facutración. Al igual que generamos la facturación, si detectamos algún error o no la queríamos generar todavía, el programa ofrece la opción de anular la facturación generada, a través de la opción facturación y recibos anular una facturación Debemos seleccionar la fecha de la facturación a anular. 2. Desde la comunidad hasta la comunidad número que deseemos, normalmente anularemos la facturación de una única comunidad.

4 3. A través de este icono podemos acceder al mapa de facturaciones para comprobar que anulamos la correcta. 4. Aceptamos y la facturación seleccionada queda anulada. Se debe tener en cuenta al ejercitar la anulación de una facturación que si ya ha sido contabilizada, además de ejecutar este proceso, deberá borrarse el asiento registrado en el Diario, accediendo a Cobros y devoluciones Plan de cuentas, Diario, Mayor... y pulsar el botón Asientos, posicionarse sobre el asiento en cuestión a borrar y pulsar el icono borrar. Borrar CONFECCIONAR EL DISQUETE DE RECIBOS DOMICILIADOS EN ENTIDADES BANCARIAS Una vez que tenemos generada la facturación de cuotas, se puede obtener el disquete para la presentación en la entidad bancaria donde tenga cuenta la comunidad de los recibos que los comunitarios tengan domiciliados por banco. Para generar el disquete con la información de la facturación es necesario que en la ficha de propietarios estén

5 reflejados correctamente los datos bancarios. Ello lo podemos comprobar accediendo a dicha ficha de la siguiente forma: propietarios datos generales. Pulsando las flechas, vamos cambiando de propietarios Una vez comprobado que los datos bancarios están correctamente grabados, vamos a proceder a la generación de la remesa por disquete. Se deben utilizar disquetes formateados. Facturación y recibos recibos en soporte magnético Aceptar

6 Recibos facturados: con los cargos pertenecientes a una misma fecha de facturación. Se debe seleccionar la fecha de la facturación que deseamos generar en disquete, así como la comunidad, señalar el icono domiciliación vigente (se tomaría la domiciliación vigente, incluyendo a quienes han domiciliado el pago de recibo en entidad financiera con posterioridad al día en que se ha realizado la facturación, excluyendo los recibos de quienes a la fecha de facturar estaban domiciliados en entidad financiera, y han cambiado el pago a Caja o a Administración) y la fecha de presentación y cargo. Una vez seleccionado todo, insertaríamos el disquete en la unidad a: y pulsaríamos aceptar. En la ventana que se mostrará tras la generación de cada soporte, se indicará si se desea resumen C.S.B. por impresora ( por totales o con detalle). Este resumen se puede utilizar para la presentación en el banco como justificante de entrega. CONFECCIONAR LOS RECIBOS EN PAPEL (NO DOMICILIADOS) Los recibos de una facturación pueden ser impresos en papel mediante la opción: facturación y recibos impresión y diseño de recibos.

7 Debemos poner la fecha de facturación de los recibos que deseamos imprimir. 2. Seleccionamos la comunidad y propietarios a los cuales se desea imprimir el recibo: desde_hasta_ 3. Seleccionamos uno de los modelos diseñados para los recibos, el programa nos de elegir entre varios posibles formatos. Si no encontramos en estos formatos algunos que se ajuste a los recibos de que disponemos, podemos diseñarlo pulsando el botón DISEÑO. 4. De la pestaña desplegable, seleccionaremos indomiciliados y administración, que son los únicos recibos que deseamos imprimir en papel, pues no nos interesa imprimir los que ya tenemos domiciliados por banco. 5. Salida: en un principio es aconsejable imprimirlos por pantalla, para comprobar que el formato seleccionado es el que deseamos imprimir en papel. Luego, una vez comprobado, podemos cambiar a impresora. 6. Pulsamos aceptar, tanto para la comprobación en pantalla como para imprimir en papel.

8 CONTABILIZAR LAS FACTURACIONES DE LOS RECIBOS Una vez generada la facturación, se ha de contabilizar para poder proceder a realizar la gestión de cobro, devolución, confeccionar informes, etc. de los recibos. El programa dispone de un proceso automático para contabilizar la facturacion:facturación y recibos contabilización de la facturación. Indicar comunidad y propietarios Indicar la fecha de la facturación a contabilizar Fecha en que se desea contabilizar, normalmente la misma de la facturación Aceptar De esta forma, queda contabilizada automáticamente la facturación, teniéndose en cuenta que los recibos que no estén domiciliados por banco quedarán como pendientes de pago. Para contabilizar el cobro de recibos, a medida que vengan a la oficina a abonarlos, lo haremos a través de la opción diario de operaciones de la pantalla general horizontal.

9 Seleccionamos alta y nos aparecerá otra pantalla, donde haremos clic en cobros Seguidamente, podremos proceder a la contabilización del cobro de los recibos por acceso directo al recibo Introducir la comunidad y el cliente que va a abonar el recibo.

10 2. Fecha de cobro del recibo 3. La cuenta donde deseamos contabilizarlo. 4. El importe que nos abona. Debemos seleccionar aplicar y convertir en entrega a cuenta, de esta forma el dinero que nos entrega lo aplicará a los recibos pendientes, y si hay remanente de dinero lo convertirá automáticamente en entrega a cuenta. Una vez que hemos seguido estos pasos, aceptamos. Al final del día procederemos a contabilizar todas las operaciones del día haciendo clic en la pestaña contabilizar de la primera pantalla. Una vez cerrado el diario de operaciones, no se puede introducir ningún dato más ese día.