CIERRES DE CAJA POR TURNO

Transcripción

1 Instrucciones para el uso de CIERRES DE CAJA POR TURNO en MasterYield En la versión de MasterYield, se ha incluido la opción de cerrar caja por turnos. Estos turnos pueden ser por cada cambio de turno de personal en recepción, o bien un único turno por día. Es decir, puede haber varios cierres de caja durante un mismo día, o un único cierre de caja al final de la jornada. En el apartado de menú correspondiente a "Cierres", encontrará la opción de "Cierre de Caja" : Una vez elegida esta opción, la pantalla de Cierre de Caja por turno que obtendrá es : 1

2 Los cierres de caja por turnos se pueden hacer por cada Puesto de Trabajo en particular, o para Todos los Puestos de trabajo en general, y también se pueden hacer para un edificio o para varios edificios. Dependiendo de la opción elegida, el título de la ventana cambiará y se mostrará el Ultimo Cierre de Caja realizado. Si no ha habido cierres previos, no se indicará ninguna Fecha/Hora del último cierre, y los datos se corresponderán a los grabados en la base de datos desde el inicio de la actividad. En este caso, recomendamos que se realice un primer cierre en algún momento y se puedan gestionar posteriores cierres de caja a partir de ese momento. A continuación se muestran los totales por cada Forma de Pago de operaciones que se han realizado desde el último cierre indicado. Si lo desea, podrá abrir desde aquí el Listado Diario de Caja completo, con todo el detalle de operaciones de pagos, créditos. El listado Diario de Caja que se abra, mantendrá los parámetros que en ese momento se estén barajando en el Cierre de Caja, es decir, la fecha y hora del último cierre y si las operaciones deben de ser únicamente para el puesto local en el que se encuentra el usuario, o bien las operaciones realizadas en todos los puestos de trabajo. 2

3 Si necesita obtener el detalle de operaciones de alguna de las formas de pago totalizadas en esta pantalla, es imprescindible abrir y acceder al Listado Diario de Caja completo. En la pantalla del Cierre por Turno, únicamente se muestran los importes totalizados. En el siguiente apartado, MasterYield le permitirá cuadrar el efectivo de la caja. En primer lugar se muestra el Fondo de Caja anterior, correspondiente al dinero que quedó como fondo de caja en el último cierre realizado. En la siguiente línea, aparece el importe totalizado de todos los cobros en efectivo que se han efectuado. Para marcar las formas de pago que corresponden a efectivo, deberá de hacer click con el botón derecho del ratón en el listado anterior de Totales por formas de pago, y seleccionar aquellas formas de pago que correspondan a 'efectivo'. Puede Marcar o Desmarcar todas las formas de pago necesarias para determinar el totalizado de 'Cobro en Efectivo'. Su selección quedará grabada en la base de datos. Las dos primeras líneas del cuadre de caja, es decir, Fondo de Caja anterior y Cobros en Efectivo son valores positivos que sumarán para calcular el 'Efectivo Teórico en Caja'. 3

4 La siguiente línea corresponde a los 'Pagos / Salidas de Caja' realizados desde el último cierre. Puede gestionar estos pagos/salidas desde el apartado del programa correspondiente a "Pagos por Caja" : En el listado de Pagos / Salidas de Caja, podrá incluir todas aquellas facturas, recibos, justificantes, etc que ha recibido en su puesto de trabajo y que han sido pagados en efectivo, para precisamente permitir la gestión de la caja de recepción y el cierre de turno con su consiguiente cuadre de dinero en efectivo. Puede acceder directamente a este listado de Pagos por Caja, controlando además la fecha del último cierre efectuado y obteniendo únicamente los registros correspondientes, desde la opción de 'Ver Pagos' en el Cierre por Turno : 4

5 La suma de las dos primeras cifras anteriores, menos la cifra correspondiente a los Pagos/Salidas, dará como resultado el 'Efectivo Teórico en Caja'. A continuación deberá indicar el 'Efectivo REAL en Caja' que el usuario/recepcionista ha contado y registrado. Esta cantidad, lógicamente, deberá ser el efectivo TOTAL que se encuentre en la caja, bien del puesto actual, o de todos los puestos, según la opción inicial elegida, y deberá incluir también cualquier fondo de caja del cierre anterior. Para cuadrar los recibos de otras formas de pago, tales como tarjetas de crédito, el usuario deberá sumar o controlar el totalizado del TPV y comprobarlo con las cantidades de cada forma de pago mostradas anteriormente en el listado correspondiente a 'Totales por Formas de Pago'. Una vez contado el efectivo en caja existente, deberá indicar la cantidad correspondiente haciendo 'click' con el ratón en 'Indicar Efectivo' : Además de poder indicar la cantidad expresada directamente en cifras, correspondiente al efectivo contado en caja puede también hacer uso de la utilidad que le ofrece MasterYield para contar cantidad de Billetes y de Monedas, para obtener el total en efectivo : 5

6 El "Efectivo Teórico en Caja" menos el "Efectivo Real en Caja", dará como resultado el descuadre de efectivo. Este descuadre puede ser una cantidad en positivo, en caso de que sobre dinero en caja, o bien en negativo, en caso de que falte dinero en caja. Los posibles 'descuadres' de tarjetas de crédito o formas de pago que no sean en efectivo, no se controlan o gestionan en este apartado ya que dichos casos deberían ser inexistentes. Si de la cantidad de dinero en efectivo que se ha contado en caja, se va a retirar una parte para entregar en sobre a administración, dicha cantidad también deberá ser indicada en el apartado correspondiente : El resultado de la diferencia entre el 'Efectivo Real en Caja' y el Importe correspondiente a 'Retirada Efectivo para Administración', será el importe correspondiente a 'Nuevo Fondo de Caja'. También puede indicar el importe correspondiente al Fondo de Caja que se queda para el nuevo turno, y el programa le indicará la cantidad a retirar en 'Efectivo para Administración'. Esto también dependerá del método de trabajo de cada establecimiento. Si es habitual trabajar con un Fondo Fijo de Caja por Turno, el dinero restante será el que deberá retirarse para administración. En caso de que falte dinero suficiente para el fondo de caja fijo, en caso de que el establecimiento lo tenga predeterminado a nivel de gestión interna, administración deberá aportar el dinero restante para ese fondo fijo. Dicha cantidad podrá ser incluida (con importe en negativo) en el 'Listado de Pagos/Salidas de Caja' correspondiente a ese turno. Junto con el sobre de 'Efectivo para administración' irá el total de justificantes (tarjetas de crédito, etc) que deberá haber sido cuadrado previamente con los totales mostrados anteriormente por cada forma de pago. 6

7 El Informe de 'Cierre por Turno' además muestra Información Adicional correspondiente al número de operaciones de cada tipo realizadas desde el último cierre : Antes de 'Confirmar el Cierre' del Turno, deberá considerar oportuno imprimir el informe correspondiente para la entrega a Administración : Las opciones de impresión le permitirán elegir qué apartados deben de aparecer en el informe impreso : Si ha efectuado cualquier cambio en las operaciones, tanto de pagos en efectivo como de pagos con otras formas de pago, y necesita 'recalcular' el informe, también dispone de la opción oportuna. 7

8 El informe impreso que se obtiene contiene además de la información correspondiente al cierre de caja para ese turno, de acuerdo con las opciones elegidas para el listado, unas casillas de firma para que el usuario/recepcionista saliente, y su compañero entrante que debe de asumir el cuadre de caja realizado y el fondo de caja determinado para el nuevo turno, puedan firmar en el informe impreso que se remitirá a administración : Antes de confirmar de manera definitiva el Cierre, el programa avisará en caso de que no haya sido realizada previamente la impresión en papel. Una vez confirmado el cierre, los datos de cierre se grabarán en la base de datos, y se procederá a cerrar todas las facturas, pagos, etc, que correspondan al cierre efectuado, de manera que a partir de este momento, sólo los usuarios con el privilegio adecuado podrán modificar cualquiera de los datos anteriores. A partir del cierre, hasta el próximo cierre que se realice, se contabilizarán de nuevo todas las operaciones. 8

9 Una vez realizados los cierres, el usuario con privilegio suficiente y autorización para ello, podrá consultar de nuevo cualquier cierre anterior que se haya realizado. Para ello deberá hacer 'Doble Click' en el texto superior de la ventana : Se abrirá una nueva ventana que (por defecto) mostrará un máximo de los 8 últimos cierres realizados (en orden descendente, el último cierre al principio de la lista): Puede consultar cualquiera de los cierres anteriores haciendo doble click sobre la línea correspondiente (o pulsando Intro), lo que abrirá el informe de Cierre de Turno para el cierre de caja elegido. El periodo de fechas y horas de ese cierre corresponderá al periodo entre el cierre elegido y el cierre inmediatamente anterior (en el listado, el siguiente de la lista al estar ordenados en orden descendente). Si desea consultar cierres anteriores a los últimos 8 cierres realizados, podrá seleccionar el periodo de fechas que desea en : 9

10 Por último, recuerde que MasterYield permite realizar cierres de caja de varios edificios diferentes al mismo tiempo. En el caso de que una misma recepción gestione los cobros y operaciones de caja de varios edificios diferentes, cada operación de cobro se contabilizará a efectos organizativos, fiscales y de informes del programa en cada edificio respectivamente, pero el cuadre/cierre de caja se puede hacer conjunto, ya que en este caso que estamos indicando, una misma recepción se encargará de gestionar los pagos y cobros de diferentes edificios. Para ello deberá seleccionar los edificios de los cuales quiere hacer el cierre de turno : MasterYield