GERENCIA DE COMPRAS Y LOGISTICA DEPARTAMENTO DE GESTION Y SOPORTE MANUAL DE USUARIO: PORTAL DE PROVEEDORES SRM

Transcripción

1 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGISTICA DEPARTAMENTO DE GESTION Y SOPORTE MANUAL DE USUARIO: PORTAL DE PROVEEDORES SRM Manual de Usuario- Noviembre de 2013

2 1. Objetivo El presente documento tiene por objeto instruir al usuario, respecto del correcto uso del portal de Proveedores. Se deben seguir los pasos tal cual se indica, para evitar errores en el ingreso de la información. 2. Requisitos Para poder acceder a todas las funcionalidades del portal de proveedores, el usuario deberá cumplir con los siguientes requisitos. Utilizar como navegador Internet Explorer desde la 5º versión hasta la 9. Con otros navegadores, el sistema no funciona correctamente, por lo cual es necesario que se realicen las transacciones por este medio, NO por otro. Tener habilitadas las ventanas emergentes para este sitio. Si no se cumple con estos requisitos básicos, es probable que el portal genere errores y no muestre toda la información necesaria para el ingreso de los datos correspondientes. 3. Ingreso al portal Para acceder al portal de proveedores, se debe ingresar a Página 2 de 29

3 En la parte donde dice ingrese a Entelcompras se deberá ingresar el Rut de la empresa: Una vez ingresado este dato, el portal lo llevara a otro portal: En este portal debe ingresar: Usuario: Se debe ingresar el rut de la empresa sin puntos ni guión. Clave de Acceso: Se debe ingresar la clave correspondiente que tengan asignada al portal. Acceder al sistema: Una vez ingresados los datos anteriores, se ejecuta este botón (dar click). Página 3 de 29

4 En caso de no recordar la clave Cuando no recuerde la clave o desee modificar su clave de acceso, se deberá acceder a la opción Modificar clave acceso o Ingrese Aquí : Se deberá ingresar una nueva clave, la cual no debe ser igual a las ultimas 5 contraseñas utilizadas anteriormente en el portal. La confirmación del cambio, llegara al correo que este ingresado como contacto de la empresa, por lo que hay que tener claro quien es la persona que cuenta con este acceso. Nota: Es probable que algunas veces se realice la acción de modificar la clave, pero la confirmación no llega al correo de la persona que generó el cambio, esto se debe a que no es el contacto registrado en el sistema. Es de responsabilidad de la empresa, traspasar la información respecto a las claves que se utilizaran. Cuando olvide la clave y la desee resetear, el correo que se enviará con la nueva clave demora alrededor de 15 a 20 min en llegar a su correo, favor no insistir dentro de ese tiempo nuevamente. En caso de bloqueo de clave Si al colocar la clave se bloquea por reiterados errores de ingresos, lo cual ocurre tras ingresar 3 veces la contraseña de forma errónea, se deberá enviar un correo a entelcompras@entel.cl para solicitar el desbloqueo. Se debe indicar el rut de la empresa y su razón social. Página 4 de 29

5 4. Etapas proceso de confirmación e ingreso de factura. 4.1 Luego de ingresar Usuario y clave lo llevará entrar a la Página de inicio de SRM Página 5 de 29

6 4.2 Tablero de Opciones 4.3 Confirmación OC, Orden de Compra La primera acción que se debe realizar, es confirmar la OC. La OC llega de forma automática una vez que se ha generado. En caso de no contar con una copia, se puede ir a la opción Imprimir/Exportar orden : Página 6 de 29

7 La cual se debe presionar. Una vez que se haya realizado esto, se direccionara a un una entrada, en la cual debe ingresar la OC y presionar la opción de imprimir : En caso de que se requiera guardar una copia en formato PDF. Una vez que aparezca la OC, para guardar el archivo, se debe apretar el botón. Página 7 de 29

8 En caso que se requiera guardar en formato Excel, se debe apretar el botón de Exportar a Excel : Nota: Es importante contar con una copia de la OC, ya que es un documento obligatorio que se solicita al entregar la factura en la Oficina de Recepción de Documentos o a través del envío por correo de las facturas electrónicas Confirmación OC de materiales Una vez que se hayan entregado los materiales, y que estos hayan sido recepcionados de manera conforme, se debe confirmar la OC a través del portal. Página 8 de 29

9 Se debe ir a la opción visualizar o tratar confirmaciones, la cual indicara dos alternativas más. Para confirmar la OC, se debe seleccionar la opción Confirmación entrada mercancías/registrar servicio, la cual permitirá ingresar parámetros de búsquedas tales como el Nº de OC y periodo. Se solicita que solo se ingresen los datos del Nº de OC y periodo, en donde este último parámetro, por defecto deberá ser Ultimo Año. No es necesario buscar por más parámetros. Finalmente cuando se hayan ingresado estos datos, de click en el botón Inicio. Página 9 de 29

10 Una vez realizada esta acción, el sistema desplegara los siguientes datos: Cuando se muestre esta información, para confirmar la OC se deberá presionar el botón. Luego, el sistema desplegara la siguiente información: Cuando aparezca esta pantalla, se deben llenar los campos obligatorios: Nombre de Confirmación: En este campo se debe asignar un nombre a la confirmación que se realizara, con el objeto de sirva como filtro de búsqueda ante eventuales monitoreos de status de confirmación. Por ejemplo: Entrega parcial OC Página 10 de 29

11 de Entrega/ de Prestación: Dejar valor que por defecto entrega el sistema. Documento referencia: Se debe indicar el número de la guía de despacho, o bien, el número de factura que se va a ingresar mas adelante. En el caso de que los materiales hayan sido entregados con más de una guía de despacho, se debe ingresar solamente una de ellas. Posteriormente se debe indicar la totalidad de materiales que se hayan ingresado: Entrega de totalidad de los materiales: Por defecto, la opción de Marcar todas las posiciones viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas las posiciones que trae la OC, de las cuales se entrego la totalidad de los materiales. En la OC, aparece la cantidad por la cual se genero el pedido, si se entrego todo, se deben colocar esas cantidades en el menú que indica el portal. Cantidad solicitada: 100 unidades de cada producto. Entrega de materiales de forma parcial: Por defecto, la opción de Marcar todas las posiciones viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas las posiciones que trae la OC, de las cuales se entregó la real cantidad de materiales solicitados en el pedido. Cantidad solicitada: 100 unidades de cada producto. Página 11 de 29

12 Nota: En caso de que solo se requiera confirmar una posición o algunas que la OC traiga, se deberá marcar solo las que se desean facturar en esta ocasión y las que no, deberán quedar sin marca y con cantidad 0. Si queda marcada y con cantidad 0, el sistema arrojara un error y no permitirá generar la confirmación. Se ha habilitado una nueva opción para la corroboración de la información. Antes de que confirme la OC, se deberá hacer click en Verificar. Tras realizar esto, se desplegara un mensaje indicando si existen errores o no, si aparece la siguiente imagen: Cuando aparecen el icono, significa que el ingreso de la información esta correcto y se puede proceder a confirmar. Si aparece un icono significa que existe algún error en la confirmación y este deberá ser modificado, antes de proceder con el siguiente paso. De caso contrario, el sistema no permitirá grabar la confirmación realizada. Una vez ingresados los datos y que estos hayan sido verificados correctamente, se marca la opción de Confirmar : Cuando la confirmación haya sido realizada, los campos de entrega y Documento referencia quedan en color Gris, y solo quedan habilitadas las opciones Ver impresión y Ver Confirmación. Página 12 de 29

13 En este caso el número de confirmación asignado es el Página 13 de 29

14 Confirmación OC de Servicios Una vez que se haya efectuado el servicio solicitado de manera conforme, se debe confirmar la OC a través del portal: Se debe ir a la opción visualizar o tratar confirmaciones, la cual indicara dos alternativas más. Para confirmar la OC, se debe seleccionar la opción Confirmación entrada mercancías/registrar servicios, la cual permitirá ingresar parámetros de búsquedas tales como el Nº de OC y periodo. Se solicita que solo se ingresen los datos del Nº de OC y periodo, en donde este último parámetro, por defecto deberá ser Ultimo Año. No es necesario buscar por más parámetros. Finalmente cuando se hayan ingresado estos datos, se da inicio a la búsqueda. Página 14 de 29

15 Una vez realizada esta acción, el sistema desplegara los siguientes datos: Cuando se muestre esta información, para confirmar la OC se deberá presionar el botón. Luego, el sistema desplegara la siguiente información: Cuando aparezca esta pantalla, se deben llenar como campos obligatorios: Nombre Confirmación: En este campo se debe asignar un nombre a la confirmación, con el objeto de utilizar este valor como filtro de búsqueda ante eventuales monitoreos de status de confirmación. Por ejemplo: Entrega total proyecto Fonasa. de Entrega/ de Prestación: Dejar valor que por defecto entrega el sistema. Documento de referencia: En el caso de una confirmación total, se debe indicar el número del acta de entrega (si existiera). Si la confirmación se realizara de forma parcial, no se debe repetir el nombre del documento de referencia utilizado con anterioridad, ya que esto le generara un error en el Página 15 de 29

16 proceso. En estos casos se deberá repetir el número de referencia, pudiendo ingresar un prefijo o sufijo, ejemplo: ; ; ; Si no se cuenta con este dato, se debe ingresar el nº de OC. Inicio: Indicar la fecha en la cual se comenzó a prestar el servicio. Fin: Indicar la fecha en la cual se termino a prestar el servicio. Posteriormente se debe indicar la totalidad de servicios que se hayan ingresado: Entrega de la totalidad del servicio: Por defecto, la opción de Marcar todas las posiciones viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas las posiciones que trae la OC, de las cuales se entrego la totalidad de los servicios. En la OC, aparece la cantidad por la cual se genero el pedido, si se entrego todo, se deben colocar esas cantidades en el menú que indica el portal. Cantidad solicitada: 30 unidades de cada servicio. Entrega de servicios de forma parcial: Por defecto, la opción de Marcar todas las posiciones viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas las posiciones que trae la OC, de las cuales se entrego una determinada cantidad de los servicios solicitados en el pedido. Página 16 de 29

17 Cantidad solicitada: 30 unidades de cada servicio. Nota: En caso de que solo se requiera confirmar una posición o algunas que la OC traiga, se deberá marcar solo las que se desean facturar en esta ocasión y las que no, deberán quedar son marca y con cantidad 0. Si queda marcada y con cantidad 0, el sistema arrojara un error y no permitirá generar la confirmación. Se ha habilitado una nueva opción para la corroboración de la información. Antes de que confirme la OC, se deberá apretar el botón Verificar. Tras realizar esto, se desplegara un mensaje indicando si existen errores o no, si aparece la siguiente imagen: Cuando aparecen el icono, significa que el ingreso de la información esta correcto y se puede proceder a confirmar. Si aparece un icono significa que existe algún error Página 17 de 29

18 en la confirmación y este deberá ser modificado, antes de proceder con el siguiente paso. De caso contrario, el sistema no permitirá grabar la confirmación realizada. Una vez ingresados los datos y que estos hayan sido verificados correctamente, se marca la opción de Confirmar : Cuando la confirmación haya sido realizada, los campos de entrega y Documento referencia quedan en color Gris, y solo quedan habilitadas las opciones Ver impresión y Ver Confirmación. En este caso, el número de confirmación asignado es el Aprobación Confirmación OC Una vez que ha sido generada la confirmación, se emitirá un mensaje automático a la persona responsable de aprobar esta solicitud. El encargado de realizar este paso, es aquel que se informa en la OC: Cuando la confirmación ha sido aprobada, llegara un correo de notificación al contacto que este asociado al portal, indicando que se encuentra realizado este paso. Página 18 de 29

19 Paralelamente, se puede ir monitoreando el proceso de aprobación de la confirmación. Para realizar esto, debe presionar el menú: Luego, seleccionar la opción: Se debe revisar el status, cuando aparezca la palabra AUTORIZADO o CONTABILIZADO EN BACK END, se puede proceder con el ingreso de la factura. Cuando está aún en espera de la confirmación en status aparece la palabra CONFIRMACIÓN EN PROCESO. NOTA: Solo cuando hayan recibido la aprobación por parte del área cliente, pueden ingresar la factura al sistema. En caso de intentar realizar esta acción, sin contar con la aprobación, el sistema entregara errores y no se podrá generar la facturación final. 4.3 Ingreso factura en portal de proveedores Ingreso factura de materiales. Cuando se haya generado la aprobación de la confirmación nº se debe ingresar en la opción. Dentro de esa opción, se debe indicar: Sociedad: Se debe indicar a la sociedad a la cual se va a facturar Página 19 de 29

20 Documento de compra: Se debe indicar el Nº de OC que se desea facturar y luego presionar aceptar. El sistema mostrara la información correspondiente a la OC indicada. Se debe seleccionar la OC deseada presionando el botón. Cuando aparezca la información como sale en el recuadro, se debe presionar el botón de Seleccionar. A continuación se desplegara la información solicitada, ante lo cual, antes de generar el ingreso preliminar de la factura, se deberá adjuntar una imagen digitalizada del documentos a través de la opción Adjuntar Archivo. Se debe ingresar en le campo e indicar una breve descripción, como por ejemplo Factura ENTEL. Luego, acceder a la opción de examinar y subir el archivo correspondiente, finalizado esto, se debe apretar el botón de Añadir. Para verificar que la factura este adjunta, se debe visualizar el archivo que aparece en el cuadro de documentos adjuntados. Si desea eliminar el archivo, debe utilizar el icono del basurero. Una vez que la información este correctamente ingresada, se debe volver a la opción de ingreso de factura preliminar. Para regresar se debe ir al botón Volver. A continuación se deben ingresar datos a los siguientes campos: Página 20 de 29

21 documento: Se debe ingresar la fecha de la factura. Indicador de impuesto: Se debe verificar el tipo de IVA que aplica a esta factura. Nota: En caso de que la OC este expresada en otra moneda distinta a CLP, se debe ingresar a la opción Tipo Cambio y cambiar la moneda por lo que indica la OC. Para esto se debe seleccionar sobre la posición correspondiente, la cual debe quedar tal como se muestra en la siguiente imagen: Nº de factura: Se debe ingresar el número de la factura correspondiente. Calcular: Se debe seleccionar esta opción para actualizar los datos efectuados. Enviar Factura: Para finalizar y enviar la factura se debe presionar este botón. Página 21 de 29

22 Una vez que se ha ingresado correctamente la factura aparecerá una opción que permite imprimir el comprobante de ingreso del documento: Al momento de presionar el icono de la impresora, se abrirá una ventana que da la opción tanto de imprimir como de guardar la copia correspondiente: Página 22 de 29

23 Nota: Es de carácter obligatorio imprimir este documento, ya que es un requisito que se solicita en la oficina de recepción de documentos. En caso de no presentarlos, la factura no será recibida Ingreso factura de servicios. Cuando se haya generado la aprobación de la confirmación nº se debe ingresar en la opción. Dentro de esa opción, se debe indicar: Sociedad: Se debe indicar a la sociedad a la cual se va a facturar Unidad Org: Se debe ingresar el código que aparece en la OC en el recuadro de Autorización confirmación, con el nombre de Unidad solicitante : Doc. Compras: Se debe ingresar el nº de la OC que se desea facturar y luego se coloca aceptar: Nota: El campo de se debe llenar con Nº Ext. HES NO ningún dato. El sistema mostrara la información correspondiente a la OC indicada. Se debe seleccionar la OC deseada marcando el botón Página 23 de 29

24 Cuando aparezca la información como sale en el recuadro, se debe presionar el botón de Seleccionar. A continuación se desplegara la información solicitada, ante lo cual, antes de generar el ingreso preliminar de la factura, se deberá adjuntar una imagen digitalizada del documentos a través de la opción Adjuntar Archivo. Se debe ingresar en el campo e indicar una breve descripción, como por ejemplo Factura ENTEL. Luego, acceder a la opción de examinar y subir el archivo correspondiente, finalizado esto, se debe apretar el botón de Añadir. Para verificar que la factura este adjunta, se debe visualizar el archivo que aparece en el cuadro de documentos adjuntados. Si desea eliminar el archivo, debe utilizar el icono del basurero. Una vez que la información este correctamente ingresada, se debe volver a la opción de ingreso de factura preliminar. Para regresar se debe ir al botón Volver. A continuación se deben ingresar datos a los siguientes campos: documento: Se debe ingresar la fecha de la factura. Página 24 de 29

25 Indicador de Impuestos: Se debe verificar el tipo de IVA que aplica a esta factura. Nota: En caso de que la OC este expresada en otra moneda distinta a CLP, se debe ingresar a la opción Tipo Cambio y cambiar la moneda por lo que indica la OC. Para esto se debe seleccionar sobre la posición correspondiente, la cual debe quedar tal como se muestra en la siguiente imagen: Nº de factura: Se debe ingresar el número de la factura correspondiente. Calcular: Se debe seleccionar esta opción para actualizar los datos efectuados. Enviar Factura: Para finalizar y enviar la factura se debe presionar este botón. Página 25 de 29

26 Una vez que se ha ingresado correctamente la factura aparecerá una opción que permite imprimir el comprobante de ingreso del documento: Página 26 de 29

27 Al momento de marcar el icono de la impresora, se abrirá una ventana que da la opción tanto de imprimir como de guardar la copia correspondiente: Nota: Es de carácter obligatorio imprimir este documento, ya que es un requisito que se solicita en la oficina de recepción de documentos. En caso de no presentarlos, la factura no será recibida. 4.4 Consulta Status de factura Consulta factura de materiales Esta opción permite monitorear el estado de las facturas. Es posible visualizar si la factura se encuentra bloqueada o liberada para su pago. Indica también la posible fecha de pago. Para poder utilizar esta opción, se debe ingresar el nº de factura por el cual se esta consultando y luego presionar la opción Aceptar: Lo cual desplegara la siguiente información: Página 27 de 29

28 En caso de no haber impreso una copia del comprobante de ingreso, es posible conseguir una a través de esta opción. Para esto se debe presionar nuevamente el icono de la impresora Consulta factura de servicios Esta opción permite monitorear el estado de las facturas. Es posible visualizar si la factura se encuentra bloqueada o liberada para su pago. Indica también la posible fecha de pago. Para poder utilizar esta opción, se debe ingresar el nº de factura por el cual se esta consultando y luego marcar la opción Aceptar: Lo cual desplegara la siguiente información: En caso de no haber impreso una copia del comprobante de ingreso, es posible conseguir una a través de esta opción. Para esto se debe presionar nuevamente el icono de la impresora. Página 28 de 29

29 Opción 1: Consultas Sobre FACTURAS Opción 2: Consultas sobre soporte del Portal Página 29 de 29