Guía rápida de la Oficina Virtual Área Web y Administración Electrónica

Transcripción

1 Guía rápida de la Oficina Virtual Área Web y Administración Electrónica

2 HOJA DE CONTROL Título Nombre del Fichero Autores Guía rápida de la Oficina Virtual UHU_GuiaRapidaSolicita_V5.pdf Área Web y Administración Electrónica Versión/Edición v01r00 Fecha Versión 26/11/2010 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Fecha del Cambio v01r00 Versión Inicial 26/11/2010

3 1.- INTRODUCCIÓN 2.- ACCESO CON CERTIFICADO 3.- HABILITACIÓN A TERCEROS 4.- SUBSANACIÓN 5.- ACCESO SIN CERTIFICADO 1

4 1.- INTRODUCCIÓN En esta guía se describe el proceso de presentación de solicitudes de forma telemática mediante la herramienta versión 5». 2

5 2.- ACCESO CON CERTIFICADO Guía rápida de la Oficina Virtual V5) En este punto se detalla el proceso de presentación telemática de solicitudes mediante la herramienta versión 5»: El solicitante accede al Portal de Administración Electrónica a través de la dirección Accede al catálogo de procedimientos: Selecciona el procedimiento: 3

6 Se recomienda que el solicitante lea toda la información relativa al procedimiento y a continuación haga click sobre el acceso «Con certificado»: En el Portal de Administración Electrónica está publicada toda la información referente a los procedimientos, los requisitos técnicos necesarios y documentación de ayuda para el uso de las plataformas. Se muestra la siguiente pantalla de la «Oficina Virtual»: 4

7 Una vez que se indique que la máquina virtual Java del navegador funciona correctamente, presionar el botón «Acceder al sistema», apareciendo una ventana en la cual debemos seleccionar el certificado digital que vamos a usar. Tras haber seleccionado el certificado correcto, se accede a la pantalla principal del procedimiento. Junto al nombre del usuario que está usando la aplicación, se encuentra el enlace que se utilizará para salir de la Oficina Virtual. Las opciones principales de la aplicación son las siguientes: Tramites disponibles: son los que el usuario puede solicitar 5

8 Trámites en borrador: esta opción mostrará los trámites que actualmente se encuentran en proceso de realización, tanto los propios como en los que estamos autorizados. Trámites presentados: esta opción mostrará los trámites que ya han sido presentados, propios o de otro usuario que nos haya autorizado como tercero. La siguiente figura lo recoge Para consultar el detalle de un Trámite presentado, el usuario debe pulsar sobre el nombre del Procedimiento, y visualizará una pantalla informativa del trámite, donde se especifica: Código de Registro Fecha de Registro DNI del Presentador Descargar Justificante 6

9 Documentación aportada en el procedimiento: o Solicitud o Anexos o Documentación aportada Mis Documentos: esta opción mostrará los documentos presentados por el usuario en los trámites. 7

10 Mis Pagos: esta opción mostrará los pagos pendientes o pagados por el usuario en los trámites que requieran pago telemático: 8

11 2.1. Documentos que componen un trámite Un trámite está compuesto por los siguientes documentos: Guía rápida de la Oficina Virtual V5) Solicitud: formulario que se debe rellenar y firmar por uno o varios Usuarios. Anexos: anexo o anexos que puede tener un trámite y que es posible que tengan que firmarse. Documentación requerida: otro tipo de documentos, que sean requeridos para presentar un trámite y que deben firmarse para presentarlo. Otros Documentos: documentos adicionales que pueden adjuntarse al trámite Cumplimentación de la solicitud En primer lugar, pulsamos sobre el botón Iniciar : En la pantalla se muestra el formulario que el usuario desea rellenar. En la cabecera del formulario nos muestra un texto informativo ( La información contenida en este formulario será almacenada en los sistemas de la Universidad. Pulse guardar para continuar ) junto con el botón Guardar. De esta forma, el solicitante tiene conocimiento de que los datos que está introduciendo quedarán almacenados en los sistemas de la Universidad. Dará su conformidad pulsando sobre el botón Guardar, o bien pulsando sobre el botón para salir del formulario y no guardar el documento. 9

12 Cuando el Usuario rellene todos los datos de la solicitud y pulse sobre el botón Guardar, se mostrará un mensaje de confirmación que indica que la solicitud se ha guardado correctamente y se posibilitará volver al trámite actual. 10

13 2.3. Firmar un documento La firma permite validar y certificar la identidad de la persona que está rellenado los datos, y corrobora que éstos se pueden enviar correctamente. En el caso de que se haya rellenado una solicitud, esta debe ser firmada para que el trámite pueda ser presentado. Debe indicarse que, para que una solicitud/anexo se pueda firmar, este debe estar correctamente guardado. La firma de una solicitud/anexo puede ser simple o múltiple, es decir, que puede ser firmada sólo por una persona o por varias. Una solicitud/anexo tendrá firma múltiple cuando junto al botón Firmar aparezca un asterisco. El proceso de firmar una solicitud/anexo es el que se expone a continuación. Pulsamos sobre el botón Iniciar firma y a continuación aparecerá una pantalla con el documento y un botón para firmarlo: 11

14 Pulsaremos sobre el botón Firmar y al igual que al acceder a la Oficina Virtual aparecerá un cuadro de diálogo con los Certificados Digitales con los que podemos firmar el documento. Seleccionaremos el Certificado Digital (el mismo que con el que se accedió a la Oficina Virtual) y pulsamos aceptar. A continuación aparecerá un mensaje, a través del cual se informará de que la firma del documento se ha realizado correctamente. 12

15 Presionamos sobre «Volver al trámite» para regresar a la pantalla principal del procedimiento. Ahora la solicitud cambia al estado «Firmado». El solicitante puede adjuntar documentación de forma opcional u obligatoria mediante el botón «Adjuntar documento», que también tiene que firmar. Seleccionar el documento que se desee incorporar como documentación adjunta (preferiblemente en formato pdf) mediante el botón Examinar o seleccionado el documento de la lista que se muestra si ya se ha presentado con anterioridad en otro trámite. 13

16 El documento que ha sido adjuntado debe ser firmado siguiendo los mismos pasos que se han descrito anteriormente para la firma de la solicitud Presentar el trámite Para presentar un trámite, los documentos requeridos deben estar firmados por el firmante (firma simple) o número de firmantes mínimos (firma múltiple) definidos en la Administración del sistema. Cumplido este requerimiento se pulsará sobre el botón Presentar. Una vez presentado el procedimiento aparecerá el siguiente mensaje con el código de registro telemático y la fecha de registro, como se puede observar en la siguiente imagen: 14

17 Una vez presentado el trámite, éste sigue su curso administrativo. 15

18 3.- HABILITACIÓN A TERCEROS Guía rápida de la Oficina Virtual (Solicit@ V5) La habilitación a terceros se necesita cuando una solicitud tiene que ser firmada por una o varias personas además del solicitante antes de presentarla. Por ejemplo, el procedimiento de «Comisión de Servicios Personal de Administración y Servicios» necesita ser firmado por el solicitante, el responsable de la unidad administrativa y el responsable de la unidad de gastos. Hay que hacer dos habilitaciones para que el solicitante pueda presentar la solicitud (acceder al portal para ver los procedimientos que requieren habilitación a terceros). Los pasos cuando se requiere habilitación a terceros son: PASO 1.- El solicitante rellena la solicitud, la firma y habilita a terceros (los que sean necesarios). PASO 2.- La persona habilitada podrá acceder al trámite y firmar el documento en el que esté autorizado. NO presenta la solicitud, sólo la firma. PASO 3.- El solicitante comprobará que se han realizado todas las firmas requeridas y podrá presentar la solicitud. PASO 1 El solicitante rellena la solicitud y la firma (como se muestra en el punto 2.3 de este manual), y no puede presentar la solicitud hasta que el habilitado no haya firmado. La siguiente pantalla nos muestra como el solicitante accede a la habilitación a terceros: Pulsando el botón «Habilitar» se muestra una pantalla donde deben introducirse los siguientes campos obligatorios: 16

19 Al pulsar el botón «Añadir» los datos que hemos introducido se guardan y, a partir de ese momento, la persona habilitada podrá acceder al trámite y firmar el documento (ver punto 2.3). En la pantalla principal del procedimiento aparece en «Habilite firma a terceros» el nombre de la persona que acabamos de autorizar: La persona habilitada recibe un correo electrónico en el que se le avisa de que tiene un procedimiento a firmar: 17

20 PASO 2 Cuando el habilitado entra en la Oficina Virtual accede a la carpeta de «Trámites en borrador» y en «Trámites autorizados» aparece el procedimiento que tiene que firmar: cambiar accede, revisa la solicitud comprobando que el solicitante la ha firmado y procede a firmar la solicitud (SOLO LA FIRMA, NO LA PRESENTA). 18

21 PASO 3 Por otro lado el solicitante vuelve a entrar en la oficina virtual para ver si ya la solicitud ha sido firmada por el tercero habilitado. Para ello accede a la carpeta de «Trámites en borrador», selecciona el procedimiento: y aparece la pantalla principal del procedimiento. En «Datos de los firmantes» aparecerán los datos de las personas que han firmado la solicitud, donde se puede comprobar que ya está realizada la firma de la persona habilitada: Una vez se comprueba que todos han firmado, el solicitante puede proceder a presentar la solicitud. 19

22 4.- SUBSANACIÓN Una vez se ha presentado un trámite, puede ser requerida una subsanación para adjuntar documentación complementaria a los datos de los documentos presentados. Para ello el solicitante accede a la carpeta de «Trámite presentados» y seleccionamos el procedimiento al que queremos añadir algún documento. Para adjuntar una nueva documentación deberá pulsar sobre «Adjuntar más documentación». Esta acción nos lleva a una pantalla en la que tendremos que seleccionar el documento y en el campo descripción se introduce un texto descriptivo relacionado con la documentación que se adjunta. Aquí se puede indicar el motivo de la subsanación. Una vez adjuntado el documento pulsamos sobre «Adjuntar», una ventana, desde la que se puede eliminar el documento de subsanación adjunto, visualizarlo o firmarlo. Hay que firmar la documentación pulsando «Iniciar firma». Si todo es correcto, se mostrará de nuevo la pantalla de documentación presentada con la información actualizada de las operaciones realizadas. El documento aparece como Firmado y ya podemos presentarlo: 20

23 5.- ACCESO SIN CERTIFICADO Mediante este acceso se permiten varias opciones: o o o Descargar los formularios establecidos por la Universidad, para rellenarlos en papel y presentar en el registro general. Rellenar los formularios desde la aplicación, imprimirlos y entregarlos físicamente en el registro general. Rellenar los formularios desde la aplicación para posteriormente acceder a la entrada con certificado para la firma y presentación de los mismos. Si se accede a la Oficina Virtual sin Certificado Digital a través del portal de administración electrónica, se muestra la siguiente pantalla. Con este tipo de acceso, se permite editar, guardar los formularios de la Solicitud y/o Anexos a entregar a la Oficina de Registro correspondiente. Una vez guardado los documentos correctamente se finalizará (pulsando Finalizar) la solicitud para obtener el PDF. A continuación, se imprimirá el PDF mostrado en la imagen, que nos servirá para entregarlo en la oficina de registro correspondiente. Otra opción del usuario es acceder en la entrada con certificado a la pestaña de borradores para recuperar esta solicitud para firmarla y presentarla por vía telemática. 21