REGISTRO ELECTRÓNICO DE FACTURAS

Transcripción

1 REGISTRO ELECTRÓNICO DE FACTURAS A partir del 15 de enero de 2015 todas las Administraciones Públicas tienen que recibir de forma obligatoria las facturas de sus proveedores por vía electrónica, de acuerdo con lo que establece la ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable. Tan sólo podrán quedar excluidas de la obligatoriedad las facturas con importe inferior a euros y las destinadas a servicios en el exterior. El primer paso para poder aceptar facturas electrónicas es solicitar la adhesión de la entidad al punto general de entrada (FACe La adhesión a FACe se realiza mediante un formulario que se encuentra en el Portal de Entidades Locales. En se pueden descargar las instrucciones para la adhesión. Además, está disponible un manual de FACe para Administraciones Públicas en: Al finalizar el proceso se indicará a la entidad un código de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora, que deberá proporcionar a los proveedores que se lo soliciten, indicándoles a su vez que deberán presentar sus facturas en el citado punto de entrada. Los últimos pasos del proceso de alta en la plataforma se detallan al final de este documento en el Anexo 2. Una vez finalizado el proceso de alta en la plataforma FACe debemos de exportar la clave privada del certificado con el que hemos realizado el alta y posteriormente configurar la aplicación GIA para poder descargar y tratar las facturas que los proveedores suban a la citada plataforma. El proceso de exportación de la clave privada del certificado se puede consultar en este docmuento en el Anexo 1. La configuración de los datos proporcionados por FACe se debe de hacer en la ventana de Empresas del módulo de Administrador:

2 Es necesario introducir el código de oficina contable, la clave que hemos indicado para el certificado FACe (la exportación con clave privada) y la ruta en la que tenemos guardado dicho certificado. Si nuestro certificado digital está en una tarjeta criptográfica pónganse en contacto con el departamento de soporte donde le darán instrucciones para su configuración. Una vez realizados estos pasos previos, ya podremos proceder a la descarga de facturas electrónicas desde el módulo de registro de facturas:

3 Al entrar en esta opción, automáticamente se cargan todas las facturas de proveedores que han sido registradas en FACe, y pregunta si queremos revisar las facturas existentes: A continuación se mostrará la pantalla, en la que podemos ver las facturas electrónicas presentadas, su estado y las solicitudes de anulación:

4 Cuando algún proveedor registra una factura en FACe, la entidad recibirá un correo electrónico notificándoselo. En este formulario se diferencian las facturas por su color, las que ya están procesadas (aparecen en azul), las que están pendientes de procesar en GIA (en rojo) y las rechazadas por la entidad (en verde). Aquí podemos ver para cada factura su número de identificación de FACe, la fecha de registro, número de factura, importe, cif y proveedor (sólo aparece el nombre en los casos en los que ya esté dado de alta como tercero). Además, si el proveedor ha adjuntado el documento de la factura, en la columna anexo podemos visualizarlo. NOTA: En el momento en el que GIA conecta con la web FACE y se descargan facturas (aparecerán en rojo en la cuadrícula superior de esta ventana), también se descarga un fichero con extensión.xsig y los anexos que los proveedores hayan incluido al subir las facturas. Se aceptan anexos en múltiples formatos (.PDF,.DOC,.BMP, ). Todos estos ficheros, tanto los anexos como el.xsig, se guardarán en la carpeta GIA del servidor en la siguiente ruta: BDREMOTA/FACE/CIFAYTO/AÑO/CIFPROVEEDOR/ID_FACTURA El botón de pantalla con los datos que se hayan cargado de FACe. reemplaza los datos que se muestran en la Este botón realiza de nuevo la conexión con FACe para actualizar si hay facturas nuevas. Para procesar las facturas se debe marcar la casilla de Pro (Procesar) y pulsar sobre el icono: Este proceso enlaza automáticamente con el registro de facturas de GIA: FACe no distingue el importe que corresponde a la base imponible y al IVA, por lo que siempre se preguntará si la factura tiene IVA deducible o no.

5 Se rellenan los campos con la información de los datos de la factura enviada (fechas, importes, proveedor, ). Si el proveedor no existe en la base de datos, GIA lo da de alta como tercero con los datos que se han descargado en la factura, por lo que, posteriormente, es conveniente entrar en el mantenimiento de terceros para revisar y ampliar la información de dicho tercero. Si la factura no lleva descripción se puede modificar, al igual que el resto de campos (se puede incluir aplicaciones presupuestarias, descuentos, centro de coste, etc.). Al guardar los cambios, la factura queda incorporada en el registro de facturas de Gia para poder trabajar con ella con normalidad y, además, se comunica a FACe la recepción y registro de la misma.

6 En el icono que tenemos en esta ventana, podemos comprobar los datos de la factura electrónica, tales como oficina contable, órgano gestor, unidad tramitadora, número único (numeración de la factura en la web FACe) y fecha. Asimismo, podremos comprobar el estado de la factura en FACe. Los distintos estados en los que se pueden encontrar las facturas son los siguientes: - Al procesar la factura y guardar el registro en GIA, se confirma la recepción en FACe y pasa por los estados Registrada - Verificada y Recibida en destino. - En el momento en el que se contabiliza el reconocimiento de la obligación O y este número de operación figura en el mantenimiento de facturas, el estado de la misma es Conformada Contabilizada. - Cuando contabilizamos la operación de pago material K y este número de operación figura en el mantenimiento de facturas, el estado será de Pagada. Una vez guardada, la factura ya está procesada y si volvemos a entrar en la pantalla de conexión FACe se mostrará en color azul. Todas aquellas facturas que no se hayan procesado y quieran borrarse, basta con seleccionarla y pulsar sobre el siguiente botón Destacar que en esta ventana podemos ver las facturas pendientes de procesar, o únicamente las facturas RECHAZADAS, marcando los check correspondientes:

7 Cuando la factura es debidamente procesada y registrada en GIA, si es necesario, podría ser rechazada por parte de la entidad. Para poder rechazar una factura, primero hay que procesarla. Para rechazarla se debe marcar la casilla de Re (Rechazar) y pulsar sobre el icono: Este rechazo figurará en la ventana de introducción de facturas, en el botón Datos FACe, en el campo de Estado: Desde esta misma pantalla si pinchamos en el botón consultar la factura enviada por el proveedor en formato facturae 3.2. podemos Si el proveedor ha incluido junto con la factura algun documento anexo podremos consultarlo pinchando en el botón: Si una vez registrada la factura, se borra desde el módulo de registro de facturas, se considerará como rechazada, enviando a FACe ese rechazo. Es importante señalar, que cada vez que se realice una modificación en la factura (registro, rechazo, contabilización, pago, ), el proveedor recibirá un correo electrónico de FACe indicando que se ha producido algún cambio sobre su factura. El proveedor puede solicitar a la entidad la anulación de la factura para que ésta la rechace. Las solicitudes de anulación figuran en la cuadrícula inferior de la ventana de CONEXIÓN FACe.

8 La entidad puede aceptar o rechazar esta solicitud. De igual forma que en los casos anteriores, se debe marcar la casilla correspondiente y pulsar sobre el icono de: Si la factura se anula, el estado de la factura en Datos FACe será de ANULADA. Los botones, Revisar estado de la factura seleccionada y, Revisar estado de TODAS las facturas, actualiza en FACe el estado que tenga la factura en GIA. NOTA: Las facturas rechazadas y anuladas no se tendrán en cuenta en los listados de morosidad, aunque el estado contable sea Pendiente. Es importante tener en cuenta que el proceso para contabilizar una factura es el habitual (incluso si se contabilizan anulaciones de pagos desde el menú de gastos, se notificaría el cambio a FACe). Para facilitar el trabajo a los usuarios del módulo, existe un acceso directo a FACe.

9 ANEXO 1.- EXPORTACIÓN CERTIFICADOS DIGITALES. Para poder instalar en el navegador el certificado (debe ser un documento.pfx) debemos entrar en el navegador y desde ahí, en Herramientas / Opciones de Internet: Accedemos a la pestaña de Contenido, y pinchamos en el botón de Certificados:

10 Ahí aparecerán los certificados que tuviéramos, seleccionamos el certificado que hemos usado para darnos de alta en FACe. A continuación pinchamos el botón Exportar:

11 Se abrirá la siguiente pantalla y pinchamos en el botón Siguiente: Es fundamental marcar la casilla de Exportar la clave privada. Pulsamos en Siguiente y accedemos a la pantalla donde tenemos que introducir la contraseña privada para proteger el certificado.

12 IMPORTANTE: Es preciso recordar esta contraseña ya que se debe indicar en la pantalla de Empresas del modulo de Administrador, para poder establecer la conexión con FACe. Continuamos con el proceso de exportación: Seleccionamos la ruta donde lo vamos a guardar y le asignamos un nombre (ni la ruta ni el nombre pueden tener espacios en blanco). Pinchamos en Siguiente y se finaliza el proceso de exportación y tendríamos disponible el certificado digital para su exportación.

13 ANEXO 2.- PROCESO DE ALTA EN FACe. Para finalizar correctamente el trámite de alta en la modalidad de Servicios Web y la creación de su RCF (Registro Centralizado de Facturas), es necesario remitir la parte pública de un certificado de sello de órgano el cual identifique al Ayuntamiento que será el encargado de firmar los mensajes SOAP en su comunicación con FACe en el formato ".cer". Lo primero que se debe hacer es exportar el certificado del Ayuntamiento sin clave privada. Realizamos el proceso de la siguiente manera:

14 Pulsamos en el botón de EXAMINAR para generar el fichero importado en la carpeta que seleccionamos y asignarle un nombre.

15

16 El fichero generado hay que enviarlo como fichero adjunto en una incidencia que se debe generar en esta dirección: En este formulario de generación de incidencias se deben rellenar los campos que se solicitan. Una vez que nos envíen por correo la confirmación de que el proceso ha sido realizado correctamente tendremos que ir a la gestión del FACe para comprobarlo y terminar el proceso de alta.

17 Debemos identificarnos y seleccionar nuestro certificado electrónico, el personal como usuarios de la plataforma (no el del Ayuntamiento) y pinchar en la opción de FACe. Se abre la siguiente pantalla:

18 Pulsamos sobre Directorio FACe y continuamos con el proceso: Pinchamos en Mis relaciones :

19 Si no existen relaciones hay que pulsar en Nueva Relación y seleccionar nuestra oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. De esta forma, ya figurará la nueva relación creada.

20 Pinchamos de nuevo en Mis unidades : Pulsamos sobre el icono señalado. En esta pantalla debemos pinchar en el desplegable, buscar y seleccionar nuestra entidad (lo más habitual es encontrarla al final de la lista).

21 Para finalizar pulsamos sobre GUARDAR.