MANUAL DE USUARIO OPERADOR LOGÍSTICO

Transcripción

1 OPERADOR LOGÍSTICO

2 Para poder utilizar la aplicación de ECOLUM, como Operador Logístico es necesario: Disponer de conexión a Internet. Microsoft Windows Vista o superior. Tener instalado los siguientes exploradores: o o o Internet Explorer 8 o superior. Chrome 32 o superior. Firefox: 26 o superior. Desde la página pulse en acceso usuarios con registro. Esta navegación le llevará a la ventana de introducción de usuario y contraseña, que es como la que se muestra a continuación: Ilustración 1. Acceso usuarios Deberá teclear el usuario y la contraseña en la casilla correspondiente y pulsar Entrar. Si el usuario o la contraseña son incorrectos, se puede volver a intentar el acceso pulsando el botón Reintentar que saldría en la ventana informativa. Una vez aceptados el usuario y la contraseña, se navegará a la página de inicio: Página 2 de 28

3 Ilustración 2. Página de Inicio OL Vemos que aparecen arriba, a la derecha, dos procesos, que estarán siempre disponibles: Inicio: siempre que pulsemos este botón desde la ventana en la que estemos, el proceso nos devolverá a esta misma ventana. Salir: una vez terminadas las gestiones que se desean realizar, deberemos pulsar este botón para salir del sistema. Con esto nos garantizamos que la sesión de trabajo que se ha iniciado será cerrada correctamente. En el cuerpo de la ventana aparece la razón social del Operador que se ha autentificado, así como un mensaje de ECOLUM. Lea con regularidad estos mensajes. La ventana de inicio de divide en dos áreas: Consultas: aquí se podrán ver datos relacionados con el desempeño de tareas realizadas por el Operador Logístico. Se podrán ver datos de consulta sobre contenedores, pesos de las solicitudes de recogida gestionadas, etc. Procesos: desde esta área el usuario podrá ejecutar los procesos necesarios para informar de las tareas logísticas. Página 3 de 28

4 Lea DETALLADAMENTE el funcionamiento antes de ejecutar ningún proceso en el sistema. Página 4 de 28

5 RECOGIDAS PENDIENTES (apartado procesos) Si desde la ventana de inicio pulsamos sobre el enlace Recogidas pendientes, accederemos a un listado con todas las recogidas que se deben gestionar: Ilustración 3. Recogidas pendientes. Desde este listado se verán todas las solicitudes de recogida (columna Ref Solicitud). Pinchando en dicha referencia, se podrá navegar a una ventana detalle donde podrán ver las matrículas de los contenedores incluidos en la solicitud: Página 5 de 28

6 Ilustración 4. Detalle Contenedores de la solicitud. En la parte inferior derecha hay dos botones para poder realizar una serie de procesos: Los procesos son los siguientes: Fecha Prevista. Se informa a Ecolum y al punto de recogida de la fecha en la que se ha planificado recoger el contenedor o contenedores de la solicitud de la recogida. Página 6 de 28

7 Ilustración 5. Fecha prevista de recogida. Recogida. Al pinchar en esté botón aparecerá una ventana en la que se podrá informar de los contenedores recogidos y depositados. En esa ventana se informará de todo lo necesario para gestionar la recogida: Ilustración 6. Proceso de recogida. Como se puede observar en la ventana anterior, hay que informar el campo fecha de recogida, el/los contenedores recogidos y el/los contenedores depositados. Mediante las Página 7 de 28

8 aspas rojas y el botón añadir, se pueden editar los campos de las matriculas a informar. Una vez terminado el proceso, se debe pinchar en Aceptar. Incidencia. Al pinchar en esté botón aparecerá una ventana en la que se podrá informar una nueva incidencia referente a dicha solicitud de recogida. En esa ventana se informará de todo lo necesario para que pueda ser gestionado el incidente. (Más información en apartado Incidencias) Página 8 de 28

9 DEPOSITADO DE CONTENEDORES EN PLANTAS DE TRATAMIENTO (apartado procesos) Una vez que la solicitud se ha gestionado, existen dos opciones: Depositar el contenedor en la planta de tratamiento Acumular los contenedores en las instalaciones del Operador Logístico, para posteriormente hacer un envío conjunto (lote) a la planta de tratamiento A continuación se muestran los pasos para depositar el contenedor en planta. Desde la página de inicio del Operador, pinchamos en Depositado de contenedores en planta de tratamiento. Al pinchar ahí se mostrará el siguiente listado: Página 9 de 28

10 Ilustración 7. Contenedores pendientes de depositar en planta. Aquí se mostrarán los contenedores recogidos en las solicitudes de recogida. Ejecutando el proceso de la parte inferior derecha, se mostrará una ventana para indicar en qué planta se ha depositado y en qué fecha. Se podrán seleccionar varios contenedores para depositar en planta. Ilustración 8. Proceso de depositado en planta. Página 10 de 28

11 DEPOSITADO DE CONTENEDORES EN CAT (apartado procesos) Como se ha comentado en el apartado anterior, una vez informado el contenedor recogido se puede depositar directamente en la planta de tratamiento, o depositarlo en las instalaciones (en el sistema lo denominamos CAT) para posteriormente enviarlo, en un lote con más contenedores, a planta. Este caso es el que se explica a continuación: Desde la pantalla de inicio accedemos Depositado de contenedores en CAT. Ahí veremos un listado como el que se muestra a continuación: Ilustración 9.Depositado de contenedores en CAT. En el listado veremos todos los contenedores recogidos. En la parte inferior derecha veremos el botón Depositado en CAT. Al ejecutarlo se lanzará la siguiente pantalla: Página 11 de 28

12 Ilustración 10. Depositado en CAT. En la ventana se informará de la fecha de depositado, el transportista y autorización (si el contenedor pertenece a una recogida de OFIRAEE) y los pesos de los residuos recogidos. Como se puede observar, solo se pueden introducir pesos en diferentes residuos, dependiendo del tipo de solicitud con el que se esté trabajando. Una vez que se acepte, se habrá gestionado el depositado, y el contenedor desaparecerá del listado, para aparecer en el listado del apartado siguiente. Página 12 de 28

13 CAT TRASLADO DE RESIDUOS A PLANTA (apartado procesos) Como se ha comentado en el apartado anterior, una vez depositado el contenedor recogido en CAT, éste puede enviarse a planta junto con otros contenedores mediante el envío de un lote. Un lote es un conjunto de contenedores que se envían a planta, para que ésta lo pese en conjunto. Para poder hacer los envíos a planta se debe pinchar en CAT-Traslado de residuos a planta. Desde ahí accederemos a un listado donde seleccionaremos los contenedores a enviar a planta. Seleccionaremos los contenedores y pincharemos en el botón Traslado a planta Ilustración 11. Listado de recogidas a trasladar a planta. Al ejecutar el proceso se lanzará la siguiente ventana, en la cual se informará de la suma total de los contenedores incluidos en el lote: Página 13 de 28

14 Ilustración 12. Traslado a planta. Se deberá informar de la planta a la que se envían los contenedores, una referencia externa del envío (matricula del contenedor marítimo, por ejemplo), y la fecha en la que se envió a planta. Una vez hecho esto ya se habrá finalizado el proceso de depositado de contenedores, habiéndose depositado en CAT (instalaciones del Operador) previamente. Página 14 de 28

15 ENTRADAS DIRECTAS (apartado procesos) Se ha introducido un nuevo proceso en la gestión logística que es la entrada directa de residuos en Operador. Esto se ha desarrollado para contemplar los casos de entrega de residuos en las instalaciones del Operador Logístico. Para poder informar en el sistema de Ecolum de estas entregas, se debe acudir al enlace de la ventana de inicio Entradas Directas. Al pinchar ahí, se lanzará la ventana que se muestra a continuación: Ilustración 13. Entradas directas. Ahí se informará de la fecha de depositado del residuo en el Operador, el origen y el tipo de residuo (solo podrá ser luminarias, rótulos, PAEs o impropios). Respecto al origen hay dos opciones: Puntos de recogida Otros Si se selecciona la opción Otros, aparecerán una serie de campos que deben ser completados: Página 15 de 28

16 En el caso de seleccionarse Puntos de recogida, aparecerá un campo para seleccionar el punto de recogida (es decir, el punto debe existir en el sistema de Ecolum). Una vez completados los datos, y habiéndose pinchado en aceptar, se guardará la información en el sistema como si se hubiera gestionado una recogida ficticia. Esta recogida se debe gestionar posteriormente para depositar en planta o en CAT (ver apartados anteriores). Por tanto cuando ejecutemos esos procesos, podremos seleccionar esta entrada directa. Página 16 de 28

17 UBICACIÓN DE CONTENEDORES NUEVOS (apartado procesos) El Operador Logístico podrá informar de los contenedores que deposite en los puntos, sin que sea una sustitución por gestión de una solicitud. Para poder informar de ese depositado de contenedor vacío (generalmente un primer depositado de contenedor) se debe pinchar, desde la ventana de inicio, en Ubicación de contenedores nuevos. Ilustración 14. Depositado de contenedores vacíos. Página 17 de 28

18 GENERACIÓN BORRADOR PREFACTURA (apartado procesos) Cuando el operador logístico haya revisado la previsión de la prefactura (ver apartado consultas ), puede generar lo que denominamos borrador de prefactura. Este borrador, como su propio nombre indica muestra al usuario como va a quedar la prefactura en un principio, es decir, sin realizar modificaciones sobre la misma. Este proceso sirve además para avisar a la Fundación de que puede continuar los proceso de prefactura a no ser que en el borrador exista algún dato que deba modificarse, en cuyo caso se deberá contactar con la Fundación Ecolum para subsanar el dato que no sea correcto. Página 18 de 28

19 APARTADO CONSULTAS Una vez explicados los procesos existentes en el apartado Procesos, se van a explicar brevemente los listados de información para el usuario que figuran en el apartado consultas. Control de contenedores En este listado se mostrará la información actual del estado de los contenedores asignados. Contenedores en propiedad Aquí podremos ver los contenedores en propiedad del Operador y la ubicación en la que se encuentran en ese momento (en punto de recogida, Operador o Planta) Traslados CAT-Planta pendientes En este listado se mostrarán los envíos de lotes a planta pendientes de pesar por parte de la Planta de tratamiento CRT asignados En este listado se mostrarán los puntos de recogida asignados al Operador Logístico. Pesos históricos Desde este listado podremos ver todos los contenedores gestionados y pesados, ya sean solicitudes de recogida normales o entradas directas en Operador. Histórico de traslados a planta Aquí ya se mostrarán los lotes enviados a planta que ya han sido pesados por parte de la Planta de tratamiento. Página 19 de 28

20 De forma un poco más amplia se van a explicar los siguientes apartados del apartado Consultas. Prefacturas. Se mostrarán las facturas que han sido generadas por el Operador Logístico. Ilustración 15. Listado de Prefacturas. A través del símbolo de detalle, se navegará al detalle de las recogidas incluidas y de las tarifas aplicadas. A través del símbolo de impresión se podrá imprimir y visualizar el informe de factura. Cuando se genera, la factura aparece en estado Editable cuando el Operador Logístico ha repasado y está conforme, debe seleccionar la prefactura y realizar la Confirmación. Página 20 de 28

21 Recogidas incluidas en Prefacturas. Se mostrarán todas las recogidas que ya han sido incluidas en una prefactura a lo largo del tiempo. Ilustración 16. Recogidas incluidas en Prefactura Desde este listado se podrá modificar el precio de cualquier tarifa de servicios logísticos ya realizados. Previsión Prefactura. Se mostrarán todas las recogidas que van a ser incluidas en la próxima factura. Con este listado los Operadores logísticos podrán realizar los cambios correspondientes antes del lanzamiento de la prefacturación. Página 21 de 28

22 Ilustración 17. Previsión de prefactura. Desde este listado se podrán cambiar tarifas y suspender servicios para facturar. Esto último significa que un servicio que quiera facturar un operador, se puede dejar pendiente para facturar a futuro. Los cambios de tarifa que se informan desde este listado se muestran en el listado denominado Cambios de precio descrito posteriormente en este documento. Ilustración 18. Ventana para cambio de tarifa Trámites e incidencias. Se mostrarán todas las Incidencias con las que el Operador Logístico tenga relación. Por defecto aparecerán las asignadas al usuario, aunque este filtro será modificable. Página 22 de 28

23 Ilustración 19.Listado de incidencias. Los estados de las incidencias son los siguientes, y estos son los usuarios que pueden realizar cada acción: Página 23 de 28

24 Incidencia abierta OL/PTR Call center Gestor comercial Responsable incidencias Incidencia asignada Responsable incidencias asigna a quien corresponda 'en proceso' El agente al que se le asigna confirma que la está gestionando Incidencia solucionada Quien la tiene asignada informa sobre su resolución Incidencia cerrada Quien creó la incidencia confirma que está solucionada (OL/PTR, Call center...) Las Tipologías e Incidencias son las siguientes: Tipología Incidencia Contendores Jaula/Contenedor mal estado Jaula con matricula no legible No informada en el sistema Nuevas matrículas y alta en el sistema Jaula pérdida Recogidas Solicitud presupuesto especial Retraso recogida de la jaula Retirada definitiva de jaula o contenedor Jaula sin residuo Jaula con alto porcentaje impropios No se entregan luminarias completas Retraso de información de peso en sistema Introducción y modificación de datos Modificación de pesos Modificación de fechas Alta solicitudes sistema Introducción de recogidas de forma manual Comerciales Visita Actualización datos Punto Rec./productor Documentación Documentación Página 24 de 28

25 Al pulsar sobre Nuevo o acceder a una ya creada: Pestaña General: Se muestra información general sobre la incidencia. Ilustración 20. Edición de Incidencias. General. Los campos Centro de recogida y Solicitud de recogida no son obligatorios y son excluyentes. Pestaña Descripción: En el momento de creación se dará la explicación del hecho sucedido o de la petición en el apartado Información Añadida. Cada vez que se realice un proceso se irán añadiendo en este lugar las notas sobre el trabajo que se ha realizado. En el cuadro de abajo denominado Notas aparecerá el histórico de Información añadida, con usuarios y fechas en las que se han dado estas anotaciones. Página 25 de 28

26 Ilustración 21. Edición de Incidencias. Descripción. Página 26 de 28

27 Pestaña Imágenes: En esta ventana se podrán adjuntar a la incidencia las imágenes correspondientes para la justificación de la misma. Mediante el botón Anadir se seleccionará la ruta de nuestro equipo en donde tenemos guardada la imagen. El tamaño máximo de las imágenes será de 256Kb y las extensiones posibles son: jpg, gif. y npl. Ilustración 22. Edición de Incidencias. Imágenes. Pestaña histórico: Se verán por todos los estados por los que ha pasado la incidencia, la fecha, del cambio y el usuario que ha realizado el proceso. Ilustración 23. Edición de Incidencias. Histórico. Página 27 de 28

28 Servicios especiales. En este listado se mostrarán todos los servicios especiales que el operador logístico quiera añadir a la prefactura para así facturar a la Fundación. Los servicios especiales también pueden ser añadidos directamente por la Fundación si previamente se acuerda con el operador logístico. El listado dispone de dos botones: Añadir. Permite al usuario incluir nuevos servicios especiales. Eliminar. Permite anular un servicio especial creado previamente. Cuando añadimos servicios, el sistema pedirá una serie de información para poder dar de alta el elemento: Ilustración 24. Nuevo servicio especial Cambios de precio. En este listado se mostrarán todos los cambios de tarifa que se hayan registrado en el sistema, indicando si se han usado o no en Prefacturas. Ilustración 25. Listado con el histórico de cambios de precio/tarifa Página 28 de 28