PROPUESTAS COMERCIALES

Transcripción

1 PROPUESTAS COMERCIALES 1. Alcance Entidades básicas Circuito Mantenimiento de rutas Añadir ofertas Alta desde CRM Alta desde el módulo de Propuestas Comerciales Seguimiento y gestión de ofertas Comparativo Flujo de aprobación Casuística Contraoferta Oferta sobre varios inmuebles Otras opciones Informes

2 1. Alcance. Este módulo va dirigido al análisis de la viabilidad o no de las ofertas que los potenciales clientes realicen para comprar o alquilar un inmueble, así como para gestionar la recepción y posterior aprobación o rechazo de las mismas, facilitando la toma de decisiones por parte de la compañía sobre la conveniencia o no de aceptar los precios propuestos en cada oferta. 2. Entidades Básicas. Oferta: Precio, distinto al de tarifa, que un potencial cliente se ofrece a pagar por la compra o alquiler de un inmueble. Comparador: Permite el estudio de una oferta comparando el importe de la misma con algunos valores de referencia definidos por el usuario, como por ejemplo el precio de tarifa del inmueble, o el valor de tasación o con una magnitud que defina el usuario (como podría ser el Coste Contable Bruto). Ruta: Establecimiento de las distintas etapas por las que viajará la oferta desde su entrada en el sistema hasta su aceptación o rechazo, denominadas Flujos de aprobación. Categoría de Oferta: Clasificación para agrupar las distintas ofertas, por ejemplo, en función de su procedencia. Estado de ofertas: Momento en el que se encuentra la oferta en función del grado de avance (pendiente, aceptada, rechazada, reservada,...). 3. Circuito Mantenimiento de Rutas. En primer lugar, para dar de alta una oferta, habrá que definir las diferentes etapas que componen el flujo de aprobación de dicha oferta, desde que se graba en el sistema hasta que es aceptada y pasa a formalizarse la reserva del inmueble, o bien es rechazada. Así, desde el menú: Propuestas Comerciales / Utilidades / Mantenimiento de Rutas 2

3 Añadir una nueva ruta, para lo que se pide asignar un nombre, y habrá que que definir tanto las etapas que componen esa ruta, como los itinerarios que conectan sus distintas etapas entre sí. Para dibujar las etapas que componen la ruta, pinchar con el ratón en la pantalla en blanco y arrastrar, hasta generar una figura geométrica. Al mismo tiempo se habilitan una serie campos a la derecha de la pantalla donde asignar un nombre a la etapa que se ha creado, definir que usuario o grupo de usuarios van a visualizarla y serán los encargados de avanzar o no la oferta a la etapa siguiente, también se puede catalogar la etapa en función de que sea a nivel de "Proponente" si se trata de una etapa creada por el comercial que registra la oferta o de "Supervisor" si se trata de una etapa de estudio o aprobación donde se va a estudiar su viabilidad, así como indicar si es necesario que el usuario firme al visar la etapa y por último si esa etapa se puede modificar, es decir, si una vez registrada la oferta se podrá entrar a una etapa y modificarla. Para guardar la etapa, pulsar el botón de "Confirmar" y del mismo modo crear tantas etapas como sean necesarias en la ruta a definir. Por último, las etapas se unen entre sí mediante conectores (itinerarios) en función del orden de avance que se quiera establecer. Estos conectores se crean trazando una línea con el ratón 3

4 desde una etapa hasta otra y al igual que en la creación de las etapas hay que definirles un nombre y además asignarles una de las acciones que se ofrecen en la parte derecha de la pantalla, en función de qué acción tiene que realizar la transición de una etapa a otra: Tramitar: Permite al usuario transitar una oferta hacia la siguiente etapa sin cambiar su estado. Aceptar: Se acepta la oferta fijando el precio de la operación. Cambia el estado de la misma de "pendiente" a "aceptada". Rechazar: Se rechaza la oferta comercial, aunque queda registro para el informe de "ofertas denegadas". Anular: Se anula la oferta comercial, no queda registrada. Contraofertar: En caso de no aceptar la oferta propuesta, se puede realizar una contraoferta. El estado de la misma cambia de "pendiente" a "contraofertada", y la etapa siguiente permite introducir el nuevo precio propuesto al posible comprador. Reservar: Se realiza la reserva del inmueble, y el estado de la oferta pasa a "reservado" En este punto habrá que tener en cuenta que el itinerario que lleva hasta la última etapa, la que conlleva la formalización de la reserva, debe ser de "Reserva". Una vez definidas las rutas que queramos, ya estaríamos en disposición de recibir ofertas. 4

5 3.2. Añadir Ofertas. Desde el menú Propuestas Comerciales / Flujo de Ofertas / Añadir Oferta, el usuario podrá añadir nuevas ofertas comerciales sobre su cartera de activos inmobiliarios. El alta de una oferta puede realizarse desde el propio módulo de Propuestas Comerciales o desde el módulo de CRM, a través de la ficha del contacto Alta desde CRM. En el caso de querer realizar el alta desde el módulo de CRM, será necesario marcar el parámetro Las ofertas nacen desde un contacto, situado en el módulo de Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Ofertas Comerciales. En el módulo de CRM, situándonos en la ficha del contacto que realiza la oferta, desde de la opción Añadir de la pestaña Ofertas, podrá añadirse la oferta sobre el inmueble seleccionado. 5

6 Al seleccionar la opción de Añadir el sistema presenta el panel de búsqueda de inmuebles. 6

7 Aquí habrá que seleccionar el inmueble sobre el que se quiera pasar la oferta, asignarle la categoría de la oferta, establecer el importe de la misma y si la conocemos, la distribución de la forma de pago. Los datos del potencial interesado aparecerán por defecto, puesto que hemos entrado desde una ficha de CRM. 7

8 Al aceptar el registro de la oferta, nos pedirá que asignemos cual debe ser la ruta a seguir por dicha oferta, es decir, las etapas por las que viajará hasta que se formalice como reserva, o sea rechazada Alta desde el módulo de Propuestas Comerciales. Sería en el caso de NO tener marcado el parámetro "Las ofertas nacen desde un contacto", situado en los Parámetros generales del módulo. Desde el menú Propuestas Comerciales / Flujo de Ofertas / Añadir Ofertas. Una vez aquí, el sistema presentará el panel de búsqueda de inmuebles. 8

9 Seleccionar el inmueble que interesa y al igual que en el alta desde CRM, lo siguiente será establecer el importe de la oferta y la distribución de la forma de pago si se conoce. Pero a diferencia del caso anterior, donde los datos del potencial interesado aparecían por defecto, ahora tendremos que añadirlos, puesto que hemos entrado directamente desde un inmueble, no desde un contacto. Con la opción de añadir, llamar a la búsqueda de contactos para elegir al interesado. 9

10 Se pueden añadir varios potenciales clientes en la oferta, siempre que la suma de sus % sea el 100%. Y una vez aquí, si se confirma, la oferta quedará registrada. Por último, habrá que definir qué ruta (flujos de aprobación) debe seguir la oferta: 10

11 3.3. Seguimiento y gestión de ofertas. Una vez grabadas las ofertas, las tendremos a nuestra disposición para consultarlas o trabajar con ellas desde Propuestas Comerciales / Flujo de Ofertas / Situación Actual de Ofertas. Seleccionando una oferta, desde esta pantalla podremos acceder a: Añadir una nueva oferta. Consultar detalles de la oferta. Estudio de la oferta. Consultar la ficha de la promoción. Consultar la situación de la promoción. Consultar la ficha del inmueble. Visualizar la ruta del flujo de aprobación de la oferta. Consultar la historia de la oferta. 11

12 Hasta este punto, lo único que hemos hecho ha sido registrar la oferta en el sistema. Ahora vamos a trabajar con ella Comparativo. Lo primero será analizar su viabilidad, para lo que se utiliza el comparador, con el que se puede estudiar la rentabilidad e impacto económico que supone aceptar la oferta. Para ello, con la oferta a analizar seleccionada, pinchando sobre el botón "Estudio". Se abre la siguiente pantalla: En la primera columna se puede ver el inmueble sobre el que se realiza la oferta, en la segunda el importe de la oferta a analizar, y en las siguientes columnas situadas a la derecha se ofrecen cuatro valores del mismo inmueble con los que realizar una comparativa, tanto por importes como por %. Tres de los precios o valores con los que se compara la oferta son definidos por el usuario en el módulo de configuración, los dos primeros se eligen de entre las distintas categorías de precios que tenga la ficha del inmueble, como pueden ser un precio mínimo de venta, un precio de mercado, un precio web para ofertas de portales inmobiliarios, un precio ajustado que tengamos para una API en concreto,..., y el tercer valor con el que compara es una magnitud financiera a elección del usuario. Por último, el último valor con el que se compara el precio de la oferta es el de valor de tasación del inmueble si lo tiene grabado en su ficha. 12

13 Una vez vista esta comparativa con los precios de referencia establecidos y analizada la viabilidad de la oferta, ya podríamos ir avanzando por las distintas etapas que componen su Flujo de Aprobación, hasta llegar a su aceptación o rechazo Flujo de aprobación. Desde el menú Propuestas Comerciales / Flujo de Ofertas / Flujo de Aprobación. De nuevo aparece la pantalla donde podremos filtrar los datos para buscar una oferta: 13

14 En esta pantalla aparecen conceptos nuevos, que no aparecían en pantallas anteriores, como: Fase Actual: Nombre de la etapa en la que se encuentra la oferta en este momento. Estado Oferta: Descripción del estado en que se encuentra la oferta desde el punto de vista de "Proponente" y "Supervisor. (Este concepto se detalla más adelante en "Mantenimiento de Estados Comunes") Trabajar con rutas: Desde este menú se pueden crear, modificar o consultar rutas de aprobación de ofertas comerciales. Libero una tarea: desbloquear la oferta para que los demás usuarios puedan gestionarla. Me reservo la tarea: El usuario podrá bloquear una oferta, de manera que ningún otro usuario pueda gestionarla. Observaciones: Anotar o consultar las observaciones que otros usuarios pudiesen haber realizado. Historia de un documento Gráfico: Abre la ruta y muestra la etapa en que se encuentra la oferta en ese momento. Avanzar: Avanza la oferta hacia la siguiente etapa en su ruta. Desde aquí, el usuario responsable de analizar la validez de una oferta, ve las distintas ofertas que se han registrado en el sistema, y una vez comprobado que cumplen los requisitos marcados por su organización para darles continuidad, puede enviarlas a la siguiente etapa marcando el botón de "Avanzar". 14

15 En el ejemplo se ha marcado una oferta cuyo estado es "Recepción", si se da la opción "Avanzar" llevará a la siguiente pantalla. En esta pantalla podemos ver en qué etapa se encuentra la oferta actualmente, qué usuario la está gestionando y a qué etapa la está enviando. Una vez que le damos a confirmar, si volvemos a consultar la misma oferta podemos ver que su estado ha cambiado y ahora está en "Estudio". Si seguimos gestionando la misma oferta y le damos de nuevo a "Avanzar", el sistema nos ofrece dos posibles etapas, porque así se ha definido en la ruta ejemplo: 15

16 El usuario puede continuar con el alta, o rechazarla de acuerdo con los flujos de aprobación definidos en la ruta que sigue la oferta. Ahora la oferta se encuentra en la segunda etapa "Estudio", donde tiene dos posibles itinerarios, el de "Alta" y el de "Rechazo". En función del que se elija, la oferta se desestimará, o seguirá avanzando hacia su "Aceptación" y posterior "Reserva". En nuestro ejemplo vamos a avanzar la oferta para seguir el itinerario hacia su "Aceptación". 16

17 Se puede ver que la oferta ahora está en "Aceptación". Si se avanza el proceso, la oferta pasará a estar "Aceptada": Como se trata de la última etapa dentro de la ruta definida para esta oferta (el itinerario que lleva a ella se ha definido como de reserva), antes de continuar se muestra de nuevo la oferta por si fuese necesario realizar alguna modificación previa a la formalización de la reserva. 17

18 Al confirmar en este punto, la oferta es aceptada y queda grabada en el sistema, siendo visible ya tanto en la ficha del inmueble como en la del contacto, la siguiente pantalla será la de "Reserva de Inmuebles" del módulo de ventas para formalizar la reserva y establecer la forma de pago. 18

19 Seguidamente se pide confirmar los datos del cliente que realiza la reserva 19

20 El estado de la oferta ahora es el de "Reservado": Al consultar la ficha del inmueble, en la pestaña de Ofertas se puede ver la oferta: Desde a la ficha del contacto también es visible: 20

21 4. Otras opciones Contraoferta. Si se hubiese definido entre los flujos de aprobación una etapa en la que registrar una contraoferta, tendría que asignarse al itinerario que llegase hasta ella la acción de "Contraofertar" Visto desde los flujos de aprobación, sería: 21

22 Al avanzar la oferta hasta la etapa de "Contraoferta" aparecerá de nuevo la oferta original en pantalla, para introducir el precio de la contraoferta que se le ofrece al potencial comprador, en la misma casilla donde se indicó la oferta inicial. Una vez grabada la contraoferta, si se consulta de nuevo la operación, aparece una nueva pestaña de "Histórico" en la que se guardan los distintos precios a los que se ha ido ofertando el inmueble. Manteniendo en la pestaña principal "Datos Económicos" el importe de la última contraoferta, es decir, el precio al que se realizaría la operación si avanzásemos la oferta a la etapa de "Acepto" en ese momento. 22

23 4.2. Oferta sobre varios inmuebles. En caso de tratarse de una oferta comercial sobre varios inmuebles, independientes entre sí, la operativa para gestionar la propuesta será exactamente igual que la descrita en el caso general, con la particularidad de que se puede asignar un precio individualizado para cada uno de los inmuebles. No así si se tratase de un inmueble con inmueble anejados, donde el importe de la oferta se registra únicamente sobre la línea correspondiente al inmueble principal por la totalidad de la operación Tablas auxiliares. Dentro de los diferentes procesos que se realizan en el módulo de Propuestas Comerciales, se utilizan una serie datos auxiliares, algunos ya predefinidos en el sistema y otros modificables por el usuario, como son: 23

24 Causas de cambio de estados: En esta tabla deben definirse las razones por las que aceptar o rechazar una oferta, y se solicita cada vez que se transite una oferta de un estado a otro. Categoría de ofertas: En esta ventana el usuario debe definir diferentes categorías con el fin de calificar los distintos tipos de ofertas que puedan recibirse. La categoría será un dato que se solicitará en el alta de las ofertas. Estados de ofertas: Esta tabla viene definida por defecto con los diferentes estados por los que una oferta comercial puede transitar. Únicamente es modificable la descripción de dichos estados. El estado de la oferta será visible tanto en la Situación actual de ofertas como en el Flujo de aprobación, a fin de indicar el estado en el que se encuentra dicha oferta comercial. Estados comunes: Tabla cerrada que asigna una descripción comercial a una oferta, en función de la situación de la misma desde el punto de vista del "Proponente" y del "Supervisor". Por ejemplo, si una oferta se encuentra "Aceptada" desde el punto de vista del "Proponente", y "Pendiente" desde el punto de vista del "Supervisor", se encontrará en estado "Pendiente de Supervisión", pero si se encuentra "Aceptada" por ambos, su estado será de "Aceptada Pre Reserva". 24

25 Solo se permite modificar la descripción. Este dato será visible desde la situación actual de ofertas o flujo de aprobación a fin de indicar el estado de dicha oferta comercial. Tipos de mensajes: Cuando una oferta transita de una etapa a otra, es posible enviar un mensaje al usuario o usuarios que pertenezcan a la etapa siguiente, con el fin de avisar de la situación en la que se encuentra la oferta. Para ello, dentro de este proceso podremos configurar diferentes tipos de mensajes que podremos aplicar dentro de los diferentes itinerarios entre etapas. 25

26 Por último, este módulo cuenta con una serie de parámetros configurables que permitirán establecer diversos criterios en cuanto al comportamiento de las ofertas. En el módulo de Configuración / Configuración / Parámetros Generales / Ofertas Comerciales. 26

27 Por defecto las ofertas caducan pasados N días: Se indica el número de días por defecto, para los cuales estará vigentes la oferta. Transcurrido ese plazo, la oferta pasará a estado caducada. Avisar Ofertas Caducadas: Se visualizará en la pantalla de acceso a PRINEX las ofertas caducadas a partir del número de días informado en este parámetro general. Las ofertas nacen desde un contacto: Si está activado el parámetro, la oferta debe nacer necesariamente desde una ficha de contacto de CRM. En caso contrario, la oferta nacerá desde el módulo de Propuestas. Categoría de Precio al aceptar una oferta de venta: Categoría de precios que el sistema asignará a la oferta comercial propuesta por el cliente (tabla que podrá ser alimentada por el usuario desde esta misma ventana) Categoría de Precio al aceptar una propuesta de alquiler: Categoría de tarifas que el sistema asignará a la oferta comercial propuesta por el cliente (tabla que podrá ser alimentada por el usuario desde esta misma ventana) Ruta por defecto: Ruta por defecto que el sistema asignará a las propuestas para en el proceso de alta de oferta. Meses tope para ejercer la opción de compra: Valor que se mostrará por defecto en las ofertas cuyo tipo de gestión sea venta o alquiler con opción a compra. Sólo una oferta activa por inmueble: Activado este parámetro, un activo inmobiliario no podrá recibir más ofertas mientras tenga ofertas vivas pendientes de caducar. Múltiples ofertas aceptadas por inmueble: En el caso de que el parámetro anterior no esté marcado, podrá activarse éste con el fin de poder registrar más de una oferta. Recuperar ofertas relacionadas al anular reservas: Si se marca esta opción, en el caso de que un inmueble se reserve tras ser ofertado y esa reserva se anule con posterioridad, se recuperarán aquellas ofertas que existiesen sobre el mismo. Solicitar motivo de aceptación de oferta y fecha de caducidad: Permitirá definir si en el proceso de aceptación de ofertas se solicitará un motivo de aceptación. En el caso de marcarlo, deberá indicarse cuál será el motivo que se mostrará. Solicitar motivo de rechazo: En el caso de rechazar una oferta, si está marcado solicita motivo del mismo modo que en el caso anterior. En el caso de no estar marcado, asignará el motivo de rechazo que esté configurado por defecto. Informe Ofertas Top Valor mínimo: Permite establecer el número mínimo de ofertas que debe recibir un inmueble para aparecer en el informe de Ofertas Top. 27

28 En esta pestaña se establecen los diferentes estados en los que un inmueble puede recibir ofertas comerciales, es decir, en qué estado comercial puede encontrarse un inmueble para ser susceptible de recibir una oferta. En esta pestaña se podrán parametrizar los diferentes valores de comparación para el estudio de una propuesta. Para la comparación de ofertas contaremos con dos criterios, Precios y Magnitudes, y será aquí donde el usuario deberá establecer aquellos parámetros que estime necesarios para estudiar la viabilidad de las diferentes propuestas comerciales. Al igual que en el módulo de CRM, aquí también se puede establecer la obligatoriedad de cumplimentar aquellos campos que se consideren necesarios a la hora de dar de alta al contacto que realiza una oferta. 28

29 5. Informes. Este módulo cuenta con cuatro informes, accesibles desde el menú de "Consultas": Top Inmuebles con Ofertas: A través de una serie de filtros (sociedad, promoción, estado, ), podremos obtener la relación de inmuebles que más ofertas hayan recibido. El campo Inmuebles top permitirá al usuario indicar un valor que será utilizado como criterio para la emisión del informe. Dentro del rango (>=, =<), el valor >= que queramos que nos muestre en pantalla podrá definirse en los parámetros generales del módulo de Propuestas Comerciales. 29

30 Ofertas Denegadas: Este listado nos mostrará una relación de todas aquellas ofertas que se hayan rechazado. 30

31 Ofertas caducadas: Nos permitirá obtener una relación de ofertas que, o bien hayan caducado o vayan a caducar, dependiendo del período establecido en los criterios de selección. 31

32 Histórico de Ofertas: Nos mostrará una relación de todas aquellas ofertas que han entrado en el sistema, con la relación de fechas de alta, aceptación/denegación, caducidad, así como el estado de la oferta o la situación del inmueble sobre el que se realiza la misma. 32