Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos.

Transcripción

1 USAR PLANTILLAS Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2010 a la hora de empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la creación de libros de trabajo. Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas: Pulsa la pestaña Archivo y elige la opción Nuevo... Junto a la opción Libro en blanco, encontramos más opciones: - Plantillas recientes nos mostrará un listado de las últimas plantillas utilizadas. Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha. Página 1

2 - Plantillas de ejemplo contiene varias plantillas ya listas para su utilización, que vienen incluidas con la instalación de Excel Algunos ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe de ventas, Presupuesto mensual personal, etc. Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha. - Mis plantillas abre un cuadro de diálogo que contiene las plantillas personalizadas que has ido creando. - Y Nueva a partir de existente abre un cuadro de diálogo muy similar al que utilizamos para abrir un nuevo archivo. Se trata de buscar un archivo Excel en el ordenador y pulsar Abrir. Por último, encontramos en la zona inferior una sección llamada Plantillas de Office.com. Las categorías que engloba: Agendas, Calendarios, Facturas, Formularios, etc. son todo recursos que se encuentran online. Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de búsqueda. Si utilizas la búsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podrían resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez más a disposición de los usuarios. Que las plantillas estén online implica, obviamente, que necesitaremos tener conexión a internet para poder utilizarlas. También implica que las categorías y ficheros disponibles en este apartado son susceptibles a variaciones. Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas. Al no disponer éstas plantillas directamente en nuestro ordenador, la opción que aparece junto a la vista previa es la de Descargar. Sea cual sea la plantilla que escojamos y el origen o procedencia de la misma, actuará de la misma forma: 1. Se abrirá en Excel un libro que ya contendrá información. Página 2

3 2. Rellenaremos los datos que creamos oportunos. 3. Y al guardar el documento, nos aparecerá el cuadro Guardar como para darle un nombre al mismo y conservar la plantilla original intacta. Un detalle importante es aprender a movernos por esta ventana. Para ello utilizaremos la barra de navegación superior. Cuando entramos en una categoría, por ejemplo Formularios, es posible que no encontremos nada que nos interese y deseemos volver a la pantalla anterior. Para ello, deberemos utilizar el botón Atrás de la zona superior. También disponemos del botón Adelante, que tiene el efecto contrario. Por ejemplo, si hemos vuelto Atrás desde Formularios, al pulsar el botón Adelante veremos el contenido de Formularios de nuevo. Junto a éstos botones veremos la ruta (o camino de migas). Por ejemplo, en la imagen estamos situados en Formularios, que a su vez está en Inicio. Cada opción es en realidad un botón, de forma que, por ejemplo, si estamos en Formularios y pulsamos Inicio, volveremos al principio. Crear plantillas Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos: 1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. 2. Hacer clic en la pestaña Archivo. Página 3

4 3. Elegir la opción Guardar como Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. 5. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel. 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Excel2010 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo > Mis plantillas. Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar. Página 4

5 En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones: - Cancelar: El archivo no se cierra. - Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación. - No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la última vez que guardamos. Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar está justo debajo del botón que cierra Excel. de la barra de menú, que Si lo que cierras es la aplicación, ya sea desde el menú o desde el botón Cerrar, se cerrarán todos los libros que tengas abiertos, en caso de que estés trabajando con más de uno. El funcionamiento será el mismo, si algún libro no ha guardado los cambios se mostrará el mismo cuadro de diálogo para preguntarnos si queremos guardarlos. EMPEZAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO Página 5

6 Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. Ésta operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo. O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U. Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones: Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en el panel situado más a la derecha. Página 6