Manual de BABEL EN EUROWIN

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1 Manual de BABEL EN EUROWIN

2 Documento: me_babel Edición: 03 Nombre: Manual de Babel en Eurowin Fecha:

3 Tabla de contenidos 1. Introducción Compatibilidades Requisitos Opciones de programa de Babel Configuración de Babel Conexión Configuración Exportación Importación Gestión documental Babel Exportar Importar Importar desde SPA Visor de ficheros Babel Histórico de envíos y recepciones Acceso a SPA Anexo Técnico Qué es SPA?

4 1. Introducción Babel es el nombre clave de un proyecto multidisciplinar a nivel de Sage España orientado a facilitar una herramienta que permita comunicar entre sí los diferentes programas del grupo, en el ámbito de la contabilidad, independientemente de la división a la que pertenezcan así como de su lenguaje de programación, estructura interna o funcionalidades avanzadas. La interrelación de datos se realiza mediante el envío y la recepción, por correo electrónico o servicio SPA, de ficheros con una estructura interpretable por las diferentes soluciones de gestión. El objetivo principal de Babel consiste otorgar una potente herramienta de gestión, tanto a las asesorías como a los clientes de éstas últimas: - Las asesorías que utilizan programas del grupo Sage pueden recibir la contabilidad de los clientes que utilizan programas del grupo Sage compatibles, integrarla en su aplicación, revisarla, gestionarla y, si es necesario, devolverla a los clientes con aquellas modificaciones que consideren oportunas. - Los clientes que utilizan programas compatibles del grupo Sage pueden enviar su propia contabilidad a su asesor con el objetivo que éste la gestione y la revise, y si fuera necesario la devuelva con aquellas modificaciones que considere oportunas Está disponible en Eurowin 8.0 SQL Estándar a partir del día 17 de Marzo de Compatibilidades El proyecto Babel está incluido inicialmente en Eurowin 8.0 SQL estándar y en todas las versiones de Eurowin SQL. También está incluido en Eurowin Solution a partir de la versión Es compatible con cualquier configuración de Eurowin que trabaje con contabilidad. En futuras versiones también se integrará con el módulo Gestión Documental. La utilización de las funciones de Babel no es compatible con las aplicaciones complementarias: Eurowin Director 2.0 SQL Eurowin Director Plus 2.0 SQL Wincom SQL 4

5 1.2. Requisitos Los requisitos necesarios para trabajar con Babel son los mismos que para trabajar con Eurowin. Dependiendo de si existe conexión a Internet se podrá conectar directamente con la plataforma SPA o enviar los ficheros por correo electrónico Opciones de programa de Babel Como se ha comentado, después de instalar la actualización de Eurowin 8.0 SQL del 17 de Marzo de 2010 estarán disponibles las opciones del nuevo proyecto en Eurowin. Las opciones de programa de Babel en Eurowin se encuentran en: La configuración en el mantenimiento de empresas» página Conexiones» página Babel. Las opciones de trabajo en el módulo Contabilidad» Menú Babel El usuario puede personalizar la barra de herramientas del terminal añadiendo los nuevos botones de Babel creando una nueva barra de herramientas o añadiendo los nuevos botones a la barra principal. En el menú Ver» Barras de herramientas se accede a la pantalla "Personalizar barra de herramientas" donde se puede crear una nueva barra en la página "Ver". Después en la página "Botones" hay que seleccionar la categoría Babel (aparece al final de la lista). En la parte derecha aparecen los botones: Acceso a SPA Exportar datos a BABEL Importar datos desde BABEL Los cuales se pueden arrastrar a la barra de herramientas. La configuración de la barra de herramientas es exclusiva de cada terminal. Ilustración 1. Barra de herramientas de Babel 5

6 2. Configuración de Babel En la página Conexiones del mantenimiento de empresas se encuentra la página Babel donde se define la configuración de Babel. Hay cuatro páginas: Configuración Exportación Importación Gestión documental (en futuras versiones). Las opciones de configuración solamente las pueden modificar el Supervisor y los usuarios a los que éste ha facilitado acceso al mantenimiento de la empresa Conexión En la página Conexión de la configuración de Babel del mantenimiento de empresa se define la información necesaria para conectar con la plataforma SPA, la cual se utiliza en la opción Acceso a SPA y para exportar los datos a través de Babel: URL Babel. Es la dirección de la página web SPA. El programa la utiliza para acceder a la plataforma SPA. La dirección por defecto en el momento de la instalación es Usuario. Código del usuario que se utiliza para acceder a la plataforma SPA. Contraseña. Es la contraseña para acceder a la plataforma SPA. Esta información se guarda encriptada en Eurowin Configuración En la página Configuración de la configuración de Babel el usuario define los datos necesarios para los procesos de Exportación e Importación: . Dirección de correo electrónico a la que se envían los ficheros.babel. Babel utiliza el programa gestor de correo electrónico predeterminado de Windows en el terminal. Asunto. Texto que se introduce en el campo Asunto cuando se envía el de forma automática. Ruta ficheros Babel. Información que se introduce por defecto en el campo "Ruta de ficheros.babel" de la exportación y de la importación. 6

7 Ilustración 2. Babel. Página Configuración 2.3. Exportación En la página Exportación se configuran los valores por defecto de la pantalla Exportar: Tipo de usuario. (Cliente / Asesor). Plan de cuentas. (Sí / No) Asientos. (Sí / No) Asientos borrados. (Sí / No) Punteos. (Sí / No) Casaciones. (Sí / No) Sólo NO traspasados. (Sí / No) Contabilidad presupuestaria. (Sí / No) Ilustración 3. Babel. Página Exportación 7

8 2.4. Importación En la página Importación se configuran los valores por defecto de la pantalla Importar: Datos de la empresa. (Ninguno / Todos / Sólo nuevos) Árbol contable. (Sí / No) Cuentas secundarias. (Ninguna / Todas / Sólo nuevas) Contabilidad presupuestaria. (Ninguno / Sólo nuevos) Asientos. (Ninguno / Todos / Sólo nuevos) Asientos borrados. (Sí / No) Punteos. (Sí / No) Casaciones. (Sí / No) Ilustración 4. Babel. Página Importación 2.5. Gestión documental Cuando está instalada la Gestión documental en Eurowin, en la configuración de Babel aparece la página Gestión documental: Tipo documentos. (en futuras versiones). 8

9 3. Babel En el módulo de contabilidad aparece el menú Babel entre los menús Ejercicios y Herramientas. En el menú BABEL se encuentran las opciones que permiten realizar la importación y la exportación de la contabilidad con la plataforma SPA. En cada operación Eurowin importa o exporta sólo una empresa y un ejercicio: la empresa y el ejercicio actuales. Las empresas consolidadas no pueden ni exportar ni importar. Eurowin no realiza el control de fechas de los ficheros enviados. Es responsabilidad exclusiva del usuario el orden de envío y recepción de los ficheros. El menú Babel tiene las opciones: Exportar Importar Visor de ficheros Babel Histórico de envíos y recepciones Acceso a SPA Ilustración 5. Menú de Babel 3.1. Exportar La exportación de la Contabilidad mediante Babel se realiza con la opción Exportar que se encuentra en el menú Babel de Contabilidad, donde el usuario puede seleccionar la información que desea exportar y cómo se va a exportar. Datos de la pantalla Parámetros El usuario indica Cómo seleccionar la información contable a exportar. Filtrar por: La selección de asientos se puede hacer por Fechas o Asientos. 9

10 Fechas. En los campos Desde Hasta hay que indicar las fechas inicial y final del periodo que se desea exportar. Por defecto, el día actual. Asientos. En los campos Desde Hasta hay que indicar el intervalo de números de asiento. Opciones de exportación El usuario selecciona Que información contable desea exportar. El valor por defecto de los campos de este apartado se define en la página Exportación de la configuración de Babel. Plan de cuentas. Mantenimiento de cuentas contables, de clientes, de proveedores, los bancos y los cuatro niveles. Asientos. Asientos incluidos en el filtro de fechas o números de asiento. Al marcarla se habilitan las siguientes opciones: Informar asientos borrado. Exporta asientos que han sido borrados después de haberlos exportado. Punteos. (en futuras versiones). Casaciones. (en futuras versiones). Sólo NO traspasados. (en futuras versiones). Contabilidad presupuestaria. Contabilidad presupuestaria, clientes, proveedores y bancos. Sólo se exporta una plantilla, la marcada con la opción "Asociar con Babel" en el mantenimiento de contabilidad presupuestaria, Contabilidad» Archivos» Contabilidad presupuestaria. No se exporta ni el saldo ni las diferencias. Exportar a. El usuario indica Cómo exportar los ficheros generados. Cada método de exportación tiene sus opciones: Carpeta. Los ficheros babel se depositan en una carpeta de la red de Windows. o Ruta ficheros Babel. Carpeta en la que graba el fichero. SPA. Los ficheros babel se envían automáticamente a la plataforma SPA. Después de generar el fichero babel aparece la pantalla de conexión a SPA utilizando la URL, el usuario y la contraseña definidos en la configuración. El usuario debe pulsar el botón Aceptar para conectar a SPA y exportar el fichero. Para lograr un rendimiento óptimo en la exportación de ficheros BABEL se recomienda realizar exportaciones de ficheros que contengan un máximo de asientos. Por . El fichero babel se envía por correo electrónico según los campos enviar a, y asunto. El programa genera un nuevo mensaje con el programa gestor de correo electrónico predeterminado de Windows del terminal, antes de hacer el envío el usuario puede modificar los datos del mensaje. El usuario es quien ejecuta el envío. o Enviar al: Cliente / Asesor. Indica si el destinatario es el cliente o el asesor. Es decir, si es el asesor quien envía al cliente o el cliente quien envía al asesor. o Dirección de correo electrónico de destino. o Asunto: Título del mensaje que se envía. Por defecto "Fichero babel". C.I.F. Empresa: C.I.F. de la empresa que realiza la exportación. Es obligatorio, no se puede dejar en blanco. 10

11 Aceptar: Inicia el proceso de generación del fichero babel y exportación del mismo según el método indicado. Cancelar: Cierra la pantalla sin realizar ninguna acción. La estructura del nombre del fichero es SageSpain_licencia_fecha.babel, donde: licencia: son los 8 primeros caracteres de la licencia de la aplicación. Si se trabaja con multiempresa se añaden 6 caracteres con el código del grupo precedido de ceros. fecha: es la fecha y hora en formato de YYYYMMDDhhmmss. El fichero se genera temporalmente en la carpeta del terminal c:\ew800term\temp\babel\xml_out\ y según el método de exportación indicado, se copia a la carpeta de destino indicada en "Ruta ficheros Babel", donde el usuario puede recogerlo para tramitarlo con su asesor o cliente; o se exporta a la plataforma SPA o se envía por correo electrónico. Si por algún motivo no se genera el fichero Babel a partir del fichero XML (por ejemplo no se ha podido comprimir), el fichero XML de la carpeta temporal se encripta en base 64 por el tema de la protección de datos. Al finalizar la exportación se graba una entrada en el fichero histórico con el usuario, la fecha, la hora, el nombre del fichero babel, el destino, los filtros y las opciones seleccionadas por el usuario. El fichero histórico de exportación se encuentra en una subcarpeta del terminal de Eurowin y se llama: C:\Ew800Term\TEMP\BABEL\History\HEXPEEAAAA.log Donde EE es el código de la empresa y AAAA el código del ejercicio. Ilustración 6. Exportar a Babel 11

12 3.2. Importar Con la opción Importar que se encuentra en el menú Babel de Contabilidad se importan los datos contables a la empresa actual. El usuario puede escoger la información que desea importar y el lugar de donde obtener los datos. No se puede importar a una empresa consolidada. A la izquierda de cada opción a importar hay un botón que hay que marcar para importar la información. De cada opción marcada hay que seleccionar un elemento de la lista desplegable adjunta: Datos de empresa. (Todos / Sólo nuevos). (en futuras versiones). Árbol contable. (Sí / No). Cuentas contables, clientes, proveedores, bancos y niveles. Cuentas secundarias. (Todas / Sólo nuevas). (en futuras versiones). Asientos. (Todos / Sólo nuevos). Asientos y registros de IVA. o Informar asientos borrados. Importar asientos que han sido borrados después de haberlos exportado. o Punteos. (en futuras versiones). o Casaciones. (en futuras versiones). Contabilidad presupuestaria. Contabilidad presupuestaria de la empresa actual. Sólo se importan las cuentas, no los importes. Importar desde: Origen de los datos a importar. Carpeta. El fichero babel a importar se encuentra en la carpeta definida en el campo Ruta ficheros Babel. Fichero Babel. Ruta y nombre del fichero babel a importar. Por defecto aparece la ruta de ficheros babel definida en la configuración de la empresa. Con el origen Carpeta es obligatorio indicar el nombre del fichero a importar. SPA. El fichero babel a importar se obtiene de la plataforma SPA. Al pulsar el botón Aceptar aparece la pantalla de conexión a SPA, el usuario tiene que Aceptar para conectar; entonces aparece la pantalla "Recepción de ficheros Babel" donde el usuario selecciona un fichero y pulsa el botón "Descargar". Para lograr un rendimiento óptimo en la importación de ficheros BABEL se recomienda realizar importaciones de ficheros que contengan un máximo de asientos. Aceptar. Al pulsarlo se inicia la importación obteniendo el fichero babel del origen indicado y capturando los datos seleccionados. El fichero babel seleccionado de la carpeta o de SPA es descomprimido en el terminal de Eurowin, en la carpeta temporal c:\ew800term\temp\babel\xml_in\nombreficherobabel\ para ser procesado. Antes de realizar la importación de los datos del fichero babel a Eurowin, el programa comprueba que coincidan los siguientes datos entre Eurowin y el fichero: - El código y el CIF de la empresa actual. - El ancho de los códigos contables. 12

13 - El ejercicio contable. La importación se realiza sobrescribiendo los datos o añadiendo nuevos registros según la configuración de cada opción. Consultar la configuración de importación. Todos: Importa todos los registros del fichero. Si ya existen se sobrescriben. Sólo nuevos: No modifica los registros existentes. Al finalizar la importación se graba una entrada en el fichero histórico con el usuario, la fecha, la hora, el nombre del fichero babel, el destino, los filtros y las opciones seleccionadas por el usuario. El fichero histórico de importación se encuentra en una subcarpeta del terminal de Eurowin y se llama: C:\Ew800Term\TEMP\BABEL\History\HIMPEEAAAA.log Donde EE es el código de la empresa y AAAA el código del ejercicio. Ilustración 7. Importar desde carpeta 13

14 Importar desde SPA Al pulsar el botón "Aceptar" de la pantalla de Importación, teniendo marcada la opción "Importar desde SPA" aparece la pantalla de Conexión a SPA con el usuario y la clave de la configuración, aunque se pueden cambiar. Al pulsar el botón Conectar aparece la pantalla Recepción de ficheros Babel. En ella el usuario puede seleccionar las opciones de búsqueda: Recibir del. Indica de quien es el fichero a importar. - Cliente. El asesor recibe el fichero del cliente. - Asesor. El cliente recibe el fichero de su asesor. Estado. Filtro para mostrar la lista de ficheros en la pantalla. - Pendientes. Muestra los ficheros pendientes de descargar. - Descargados. Muestra los ficheros descargados. Visualizar. Botón para actualizar la lista de los ficheros de SPA según la selección realizada. Eurowin filtra los ficheros a importar por el subtipo "Contabilidad". Ilustración 8. Importar desde SPA 14

15 3.3. Visor de ficheros Babel El visor de ficheros Babel es un programa de Sage que sirve para ver el contenido de los ficheros Babel. La opción Visor de ficheros Babel se encuentra en el menú Babel de Contabilidad de Eurowin. Abre el programa Visor de ficheros Babel "VisorBabel.exe" el cual debe encontrarse en la ruta de instalación por defecto "C:\Archivos de programa\sage\visor Babel\" o "C:\Program Files\Sage\Visor Babel\". Si al seleccionar esta opción no se abre el visor aparece un enlace para descargar el fichero instalador VisorBabel.zip. Hay que descomprimirlo y ejecutar el fichero VisorBabel.msi. El otro fichero VisorBabel.chm es la ayuda que se puede consultar desde el visor. Si el visor de ficheros Babel no está instalado y no hay conexión a Internet, se puede obtener el instalador de la carpeta Visores» Babel del CD de instalación de Eurowin, y ejecutar el fichero VisorBabel.msi para hacer la instalación. Ilustración 9. Visor der ficheros Sage Babel 15

16 3.4. Histórico de envíos y recepciones Permite al usuario de Eurowin visualizar el historial de las importaciones y exportaciones de Babel realizadas en Eurowin. El histórico de importación / exportación contiene la información: o Código de la empresa desde la cual se ha realizado la operación. o Fecha y hora en la que se ha realizado la importación o exportación. o Usuario de Eurowin que la ha ejecutado. o Fecha inicial y o números del intervalo de asientos que se han importado o exportado. Ilustración 10. Histórico de envíos y recepciones 3.5. Acceso a SPA La opción Acceso a SPA se encuentra en el menú Babel de Contabilidad. Permite acceder a la plataforma Babel. La pantalla abre la dirección de Internet definida en la configuración del Mantenimiento de empresas» Conexiones» Babel. Hay que introducir el usuario y la clave de conexión con Babel. Si el usuario está registrado como cliente, para conectar a SPA se le pide el CIF. Si está registrado como asesor, es suficiente con el usuario y la clave. 16

17 Una vez conectado a SPA el asesor puede ver el estado de los ficheros de sus clientes, crear nuevas empresas, subir y bajar ficheros, etc. Y el cliente puede ver el estado de los ficheros enviados a sus asesores, subir y bajar ficheros, etc. Ilustración 11. Acceso a SPA 17

18 4. Anexo 4.1. Técnico En la tabla DOC_XML de la base de datos Comunes de Eurowin se encuentra la especificación del formato que utiliza Eurowin para generar el fichero XML. Los caracteres como letras acentuadas, ç, etc. cuando Eurowin genera el fichero XML los transcribe como &#nnn; donde nnn es el código ASCII del carácter. El símbolo del Euro se transcribe como Eur Qué es SPA? 1. Una plataforma online, mediante la cual tus clientes pueden introducir sus facturas, registrar sus gastos e ingresos, imprimir facturas con su logo y obtener de manera directa toda la información sobre su negocio. Todo de forma fácil, intuitiva y sin conocimientos previos. 2. Archivar e intercambiar documentos contables, laborales y tributarios con su cliente. 3. Los clientes pueden registrar las incidencias (bajas, anticipos...) de sus empleados y mantener el histórico. 4. Sincronización de información contable, laboral y tributaria entre aplicaciones Sage (ContaPlus, Logic Class, Sage 100)*, permitiendo una comunicación directa entre su programa de contabilidad y el de su cliente. Pulsando sólo un botón y sin salir de la aplicación el cliente puede enviar su contabilidad al asesor para que éste la introduzca en su aplicación Sage automáticamente y viceversa. (*) Disponible con Sage ContaPlus 2010, Sage Logic Class y Sage Profesional Class V5 o superior. Más información en Internet:

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20 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta, salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: manuales@eurowin.com Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.