Guía rápida Factura Electrónica Versión para proveedores de Sacyr

Transcripción

1 Guía rápida Factura Electrónica Versión para proveedores de Sacyr Noviembre Versión 2.0

2 Índice 1. Acceso a la plataforma 2. Configuración del proveedor 3. Emisión de facturas

3 Acceso a la plataforma Para disponer del acceso a la plataforma de facturación electrónica de Sacyr, deberá disponer de usuario y clave que se le habrá proporcionado en una comunicación personalizada. 1 Acceder a través de la dirección URL: o bien a través de la sección de proveedores de la página del Grupo SyV ( 2 Incluir código y clave de acceso que se le habrá proporcionado mediante una comunicación personalizada. Asegurarse de incluir correctamente estos datos Puntos clave En caso de no disponer de clave, dispone de la opción: Olvidó su clave? En la que podrá hacer que se le envíe una nueva Las comunicaciones con su empresa están automatizadas en función de los datos disponibles en Sacyr. Contrástelos y asegúrese de que son correctos y están actualizados

4 Índice 1. Acceso a la plataforma 2. Configuración del proveedor 3. Emisión de facturas

5 Pantalla de acceso Una vez que se accede al Portal del Proveedor, se pueden distinguir las siguientes secciones dentro de la plataforma: Gestión del usuario Administración de la empresa Gestión de facturas Puntos clave Dedique tiempo a personalizar su usuario: simplificará su forma de trabajar con la plataforma en el futuro Compruebe los datos de su empresa. Aunque proceden de nuestra base de datos, pueden haber cambiado o estar incorrectos En caso de inactividad, la sesión expirará para evitar malos usos del usuario

6 Gestión del usuario Para la salida ordenada de la aplicación se dispone de una opción para cerrar la sesión, lo cual debe hacerse siempre que no se vayan a realizar más gestiones en la plataforma. La plataforma también expira la sesión una vez que hayan pasado varios minutos sin usarla 1 Seleccionar Salir de la aplicación para cerrar la sesión Puntos clave La información contenida en la plataforma es de carácter particular entre Sacyr y su empresa, no deje que terceros puedan acceder a la misma El uso del usuario de la plataforma es responsabilidad del proveedor. En caso de sospecha o constancia de mal uso de su usuario deberá comunicarlo lo antes posible a Sacyr.

7 Administración de la empresa En el apartado consultar datos de la empresa, el usuario dispone de la información que la plataforma tiene de su empresa. De manera previa, Sacyr ha realizado una carga inicial de los datos disponibles en sus bases de datos, sin embargo, es conveniente comprobar y completar los datos disponibles en esta pantalla Puntos clave La información contenida en la plataforma es de carácter particular entre Sacyr y su empresa, no deje que terceros puedan acceder a la misma El uso del usuario de la plataforma es responsabilidad del proveedor. En caso de sospecha o constancia de mal uso de su usuario deberá comunicarlo lo antes posible a Sacyr

8 Administración de la empresa En el apartado Gestión de certificados, el usuario podrá cargar él/los certificados digitales de los que disponga su empresa de manera que estén disponibles para la firma digital de las facturas que emita a través de la plataforma Puntos clave Debido a su naturaleza, no se admitirá el uso de certificados emitidos por la FNMT Su firma electrónica permanecerá custodiada en el Portal sin coste alguno para su empresa, agilizando sus trámites para la generación de facturas El portal de Sacyr dispone de sistema de permisos para que nadie pueda emplear su firma de manera fraudulenta

9 Índice 1. Acceso a la plataforma 2. Configuración del proveedor 3. Emisión de facturas

10 Gestión de facturas La plataforma permitirá la generación de facturas mediante dos métodos, bien la generación manual de la misma, bien con la carga de facturas electrónicas que hayan sido generadas por la aplicación de administración del proveedor con el formato aceptado por Sacyr* * Los datos obligatorios y/o particulares de Sacyr están disponibles en el Formato para Facturae Sacyr

11 Gestión de facturas - Generación manual En el primer paso de la generación de facturas se tienen que incluir los datos de la cabecera de la factura. La mayor parte de los mismos, estarán completados en base a lo que se haya especificado en la sección de Administración de la empresa 1 Revisión de los datos de cabecera como proveedor 2 Selección de la empresa de SACYR contra la que se va a emitir la factura 3 Selección de la obra/ute que tendrá que hacerse cargo de la factura Puntos clave En el caso de que se trate de un endosatario podrá incluir sus datos en la factura Aquellos campos de obligada cumplimenta ción se resaltarán en el caso de que no estén completos

12 Gestión de facturas - Generación manual Para la selección de obra se abrirá una nueva ventana, en la que aparecerán las obras de Sacyr disponibles en el Portal. Se tiene que seleccionar una única obra a la que se hará llegar automáticamente la factura. Listado con todas las obras disponibles en el Portal, identificadas mediante Código y Nombre Buscador en el que se pueden filtrar las obras por su denominación o por el código proporcionado en el contrato con la obra 1 2 Selección de la obra/ute que tendrá que hacerse cargo de la factura Pulsar sobre Seleccionar Obra para fijar la obra contra la que se emitirá la factura

13 Gestión de facturas - Generación manual Una vez que se han completado los datos de cabecera de la factura, se pasa a completar los datos de la factura. Al igual que en una factura emitida en papel, se tienen que incluir los datos básicos de la factura así como el detalle incluido en la misma Datos básicos de la factura (Obligatorios el número de factura y la fecha de expedición) Período de facturación en el caso de aquellas facturas que se emitan por servicios y/o suministros durante un período de tiempo Campo opcional para incluir las observaciones de factura que permitan una mejor identificación de la misma Incluir la descripción del servicio que se vaya a facturar (Es obligatorio incluir al menos uno). Se abrirá en una ventana aparte (Max caract.) Incluir los datos de cantidad, seleccionar la unidad a emplear y el precio unitario; así como los descuentos, impuestos especiales que se apliquen y/o que se retengan En el caso de incluir nuevas líneas de detalle en la factura pulsar en el botón

14 Gestión de facturas - Generación manual Una vez que se han completado los datos de cabecera de la factura, se pasa a completar los datos de la factura. Al igual que en una factura emitida en papel, se tienen que incluir los datos básicos de la factura así como el detalle incluido en la misma 4 Incluir el/los vencimiento/s de la factura, indicando la fecha de vencimiento y el medio de pago a emplear. En el caso de disponer de varios vencimientos asociados a la factura, 5 En el caso de que sea preciso incluir retenciones por garantía en la factura, se incluirán como porcentaje de la base imponible de la factura 6 Por último se comprobará en el resumen de la factura que se han incluido correctamente todos los datos de la misma, así como los cálculos de impuestos, retenciones y otros conceptos hasta obtener el TOTAL A PAGAR 7 Tras la comprobación, se procederá a guardar la factura para que quede registrada (No se envía a SACYR) IMPORTANTE: RECUERDE ENVIAR LA FACTURA TRAS ESTE PASO

15 Gestión de facturas - copia de facturas anteriores Se podrán crear facturas a partir de facturas anteriores, de forma que sea más rápido el proceso de emisión de facturas. Para ello se podrá escoger en el listado de facturas enviadas aquellas que se quieren copiar, trabajar con ellas en el asistente para la creación de facturas y enviarlas: 1 2 Seleccionar la/s factura/s que se pretenden copiar y pulsar sobre la opción copiar facturas seleccionadas Confirmar en la pantalla emergente que se solicita realizar una copia de la/s factura/s seleccionadas 3 En el Asistente para creación de factura electrónica estará disponible la copia de la factura lista para su modificación 4 Se modificará la información de la factura mediante la edición de la misma IMPORTANTE: RECUERDE ENVIAR LA FACTURA TRAS ESTE PASO

16 Gestión de facturas - Carga de remesas Aquellas facturas que hayan sido generadas por la aplicación de administración del proveedor tendrán que seguir las pautas marcadas en el documento de formato de Facturae Sacyr Puntos claves Solicite a través del teléfono de asistencia a los proveedores ( ) o bien vía mail (sac@seres.es) el esquema facturae 3.1. y 3.2 de Sacyr Asegúrese de incluir los campos marcados como obligatorios en el esquema, adaptando su generación de xml a la aceptable por Sacyr Asegúrese de que su aplicación de Administración cumple con estándar Facturae v3.1 o posterior

17 Gestión de facturas - Carga de remesas En la pantalla de remesas se dispone de la información sobre todas aquellas remesas que ha tramitado el proveedor, así como la posibilidad de incluir nuevas o bien de enviar documentos adjuntos a las mismas: 1 Para lanzar una nueva remesa de facturas se escogerá la opción enviar nueva remesa 2 Seleccionar en la pantalla emergente el fichero con la factura electrónica o en el caso de que sean varias el fichero comprimido con todas (Formato ZIP) En el caso de disponer de varias facturas, comprímalas mediante formato ZIP para poder cargarlas en un paso

18 Gestión de facturas - Carga de remesas Tras la carga de la/s factura/s, la plataforma conformará el formato empleado y la firma del mismo. Es necesario que los datos marcados por obligatorios por Sacyr (P.e: Código de obra) estén incluidos. Tras la carga se mostrará el resultado de la misma, indicando si ha sido correcta o se han producido errores: Aquellas facturas que no dispongan del formato solicitado serán rechazadas automáticamente En el caso de que la remesa haya sido cargada sin fallos se dispondrá la información de facturas procesadas y cargadas correctamente

19 Gestión de facturas enviadas Una vez que se haya enviado la factura, estará disponible en el buzón de la obra receptora correspondiente. Las facturas puestas a disposición de SACYR se pueden consultar escogiendo el listado de facturas enviadas Acceso a búsquedas personalizadas creadas por el proveedor Lista de facturas enviadas a SACYR Estado de la factura Datos principales de la factura Puntos claves En este listado podrá visualizarse el grado de avance en la tramitación de la factura Se permite la descarga de las facturas al ordenador del usuario, con lo que se pueden incorporar al archivo Se permite la configuración de filtros automáticos que permiten al usuario agilizar las búsquedas

20 Servicio de Atención al Proveedor Para ayudarle y contestar aquellas preguntas o dudas sobre factura electrónica o el uso de la plataforma, adicionalmente a las explicaciones disponibles en esta guía, tiene disponible un servicio de ayuda vía telefónica o bien mediante mail, con el que podrá resolver aquellas dudas que surjan durante el uso de la plataforma: Preguntas frecuentes que puede tener para usar la facturación electrónica Acceso a página web con más información sobre la factura electrónica Estado de la factura Datos principales de la factura Puntos claves Se dispone de un teléfono de atención en el , disponible de 8:00 a 18:00 de lunes a viernes Mediante el sac@seres.es se prestará también soporte a los proveedores de Sacyr Indicar en ambos casos que se trata de la consulta de un proveedor de Sacyr para facilitar la atención