Copicopias: Sistema de Atención en Línea

Transcripción

1 Copicopias: Sistema de Atención en Línea Manual de operación Versión de Marzo 25, 2006 I- Usuarios Existen 5 clases de usuarios del servicio: 1- Administrador: responsable por el manjeo integral del sistema 2- Gerente Institucional: gestiona los usuarios autorizados por su empresa. Es el responsable por la empresa ante Copicopias 3- Usuario Individual: se registra voluntariamente en línea. Las solicitudes deben ser pagadas por consignación antes de ser ejecutadas. 4- Usuario Institucional: hace solicitudes de servicio a nombre de la empresa 5- Operador: se encarga de ejecutar las solicitudes hechas a Copicopias Al hacer Login el sistema reacciona en forma diferente de acuerdo con la categoría del usuario y le ofrece las opciones a que tiene derecho, de acuerdo con el momento del proceso de la orden. Solamente los usuarios Individual, Institucional o Gerente pueden hacer solicitudes de servicio en línea. Todos los usuarios pueden editar y modificar sus datos personales: , clave, teléfono, direccion. II- Solicitudes Cualquier solicitud se inicia desde la opción En Línea del menú principal. En primera instancia el usuario recibe una descripción general del sistema y sus opciones y puede seleccionar desde el menú propio de esta página, el servicio que desea solicitar. El sistema entonces le solicita que identifique el archivo que contiene su información y procede a guardarlo en el servidor.

2 Cuando el archivo ha sido almacendo exitosamente, el sistema le da paso a la página de especificaciones del servicio. El usuario puede navegar a través del sitio de Copicopias si necesita alguna información adicional del servicio solicitado y al volver a la página de En Línea el sistema lo regresa a este punto, para que identifique las especificaciones de su orden. Las opciones ofrecidas se acomodan automáticametne de cuerdo con el servicio solicitado. Son obligatorios los campos de Número de páginas del original y Número de copias deseadas. Las opciones de tipo de impresión y de clase de papel son generadas automáticamente desde la tabla de precios, permitiendo una actualización instantánea de los precios del servicio. Sin embargo, los precios de cada solicitud so almacenados de acuerdo con el precio vigente a la fecha de la orden.

3 En la ventana de Instrucciones particulares el cliente puede solicitar por ejemplo el uso de papel de color, o que el producto sea engrapado, etc. Estas instrucciones estarán presentes en la pantalla del Operador cuando vaya a realizar el trabajo solicitado. El cliente puede cancelar el item antes de incorporarlo la orden y en este caso el archivo que había cargado, se borrará del servidor. Una vez que son definidas las especificaciones, el usuario es llevado a la ventana principal de la orden, desde donde podrá: Editar las especificaciones de la solicitud y modificarlas Solicitar que la orden sea despachada a domicilio. El sistema le ofrece por defecto la dirección que almacenó al momento del registro en Copicopias, pero puede cambiarse libremente. Determinar si quiere que el producto sea encuadernado. El sistema le ofrece las alternativas que se ajustan a las especificaciones de la orden, de acuerdo con el

4 número de páginas de cada encuadernación. Las opciones y precios son tomados de las bases de datos. Toda la información adicional es incorporada a la orden de servicio que hasta el momento es solamente temporal. El usuario puede seguir incorporando solicitudes de servicio en la misma orden, o eliminar alguno de ellos. En cada cambio que se hace, el sistema recalcula el valor de la orden y asigna el descuento de acuerdo con el parámetro existente en la base de datos. Cuando el cliente está satisfecho con su solicitud, oprie el botón de Confirmar la Orden y toda la información temporal desaparece y pasa a ser almacenada en las bases permanentes del sistema. Si se trata de un usuario Individual, el sistema le presenta, junto con la factura total, las instrucciones para pagar mediante depósito el monto de la orden. En este momento se envía un mensaje de confirmación de recibo de la orden al cliente, con copia al Gerente Institucional si aplica, a la Administración y a los operadores de Copicopias.

5 La orden aparece a partir de ese momento en el listado de Pendientes del cliente y aparece también como pendiente de pago cada vez que el cliente entre a la página En Línea. Esta nota no aparece en los clientes institucionales pues la facturación se hace por separado. Cuando el cliente hace el depósito, puede ingresar los datos oprimiendo el botón Pago y enviar la fecha y monto del depósito que deberá coincidir con el valor Su Total de la factura correspondiente.

6 Al hacerlo se envía un mensaje al cliente reconociendo el ingreso de la información y al Administrador del Sistema para que verifique el ingreso del depósito al Banco y confirme el status de pagado para que la orden de servicio pueda ser ejecutada. Así mismo, desaparece la notificación de Pago al comienzo de la página En Línea. III- Procesamiento Cuando el Operador ingresa al sistema es llevado automáticamente la página de Control de Operaciones. Allí el sistema le presenta todas las Ordenes de servicio pendientes de ser ejecutadas, juto con la información completa de especificaciones y de instrucciones especiales. Si se trata de un cliente institucional o de una orden individual pagada y confirmada, el sistema permite que el operador pueda bajar el archivo y proceder a cumplir con la orden. En caso contrario, identifica el estado del proceso que puede ser Pago pendiente o Actualización pendiente. En ninguno de estos casos el operador tiene acceso al archivo y tiene que esperar que el Administrador confirme al pago para poder ejecutrar la

7 orden. Aunque parece un poco burocrático, este proceso está orientado a incrementar la seguridad, en especial financiera, del sistema. En el encabezamiento de cada Orden se servicio, el operador encuentra la información del nombre, teléfono y del usuario solicitante, en caso de que necesite contactarlo para alguna aclaración adicional, así como la dirección en donde deberá enviarse el trabajo, si se ha seleccionado la opción de entrega a domicilio. Una vez realizado el trabajo, el operador procede a registrarlo mediante la opción de Actualiza, donde confirma que el trabajo ha sido completado y determina si el archivo deberá guardarse para uso posterior (por ejemplo en caso de tarjetas personales o papelería institucional). Esta alternativa será utilizada posteriormente. Al momento de confirmar la finalización del trabajo, el sistema revisa si la orden de servicio ha sido cumplida íntegramente, esto es si todos los servicios se han ejecutado, y entonces envía un mensaje de confirmación al cliente, al Gerente Institucional, si aplica, y al Administrador, identificando si el trabajo deberá ser recogido en Copicopias o si será enviado a domicilio. La orden que ha sido completamente ejecutada, pasa de la lista de pendientes a la de Histórico del cliente solicitante y en la descripción detallada del servicio se identifica la fecha y hora en que fue terminado. Esta información será utilizada posteriormente para producir reportes e indicadores de eficiencia y productividad. IV- Control Cuando ingresa al sistema el Administrador, es llevado automáticamente a la página de Administración del Sistema desde donde puede realizar su gestión. La opción Control de Pagos le ofrece una lista de las órdenes de servicio de clientes individuales pendientes de pago o de confirmación. En una sola operación puede actualizar el pago de todas las ordenes pendientes de confirmación.

8 Al hacerlo se envía un mensaje al cliente informándole de la recepción del pago y al Operador para que proceda con la ejecución de la Orden de Servicio.

9 La opción de Servicios por ejecutar ofrece un listado de las Ordenes de Servicio sin ejecutar, con información de su status de pago cuando aplique. En todos los casos es posible visualizar la descripción detallada de cada una de ellas. En la sección de Empresas es posible crear fichas nuevas para las Empresas que funcionarán como clientes Institucionales de Copicopias. Para ello basta ingresar el número del NIT de la empresa y llenar todos los campos de la ficha de registro. El sistema no permite duplicación de fichas a partir del NIT que a su vez solo puede ingresarse en forma numeral, sin puntos ni signos. Como parte integral de la ficha de la empresa, se incluyen los datos de su representante, que será el Gerente Institucional para el sistema. Los datos de este representante solo se pueden editar desde esta ficha. Al editar la ficha de una empresa, el Administrador puede cambiar todos sus datos, y activar o desactivar los usuarios institucionales adscritos a la empresa. Adicionalmente puede desactivar la empresa como cliente en cuyo caso todos los usuarios relacionados con la empresa quedarán desactivados, sin que se pierda la información de ellos o de la empresa. Posteriormente podrán ser reactivados.

10 El Administrador puede así mismo crear fichas de usuarios institucionales, en caso de que el gerente Institucional no pueda hacerelo. En este caso el usuario quedará adscrito a una empresa específica y la facturación de sus solicitudes irá a esa empresa. Este es un proceso que no se recomienda utilizar pues la responsabildad por la creación y gestión de usuarios institucionales deberá recaer totalmente sobre el Gerente Institucional. El Gerente Institucional se encarga de la creación y gestión de los usuarios responsables por el uso de estos Servicios en Línea. (ver página siguiente) Finalmente, el Administrador puede gestionar los usuarios individuales y los Operadores del sistema, creando, editando o activando sus fichas.

11 V Control de Usuarios Institucionales Una vez creada la Ficha Institucional e identificado su Gerente, este puede proceder a crear las Fichas de los Usuarios de su Empresa que estarán autorizados para hacer uso de los Servicios en Línea, obligando contractualmente a la Empresa al hacer cada Solicitud. Para ello puede usar una ficha simple que identifica los datos básicos de cada Usuario Institucional, los cuales serán archivados en forma histórica junto con cada una de las Solicitudes de Servico en Línea. El Gerente Institucional puede modificar todos los datos de un Usuario, con excepción de su Cédula, y puede, adicionalmente, definir su Status como Inactivo, en el caso de ausencia temporal del usuario en sus funciones, por ejemplo durante el período de Vacaciones. Al estar inactivo, el usuario no puede hacer uso de los Servicios en Línea a nombre de la Empresa. En cuanto se reintegre a sus funciones, bastará entonces con Activarlo y el Sistema lo volverá a reconocer. Versión de Marzo 25, 2006