Manual del Usuario Del Ejecutivo de Telemarketing

Transcripción

1 # 1 Manual del Usuario Del Ejecutivo de Telemarketing Actualizaciones Competitivas

2 # 2 Índice 1. Acceso a la Solicitud de Actualizaciones Competitivas PANTALLA DE ACCESO AL SISTEMA PANTALLA PRINCIPAL OPERATIVA Creación de Solicitudes de Actualización Competitiva CREAR NUEVA SOLICITUD VALIDACIONES POR TIPO DE SOLICITUD GUARDAR Y ENVIAR SOLICITUD Etapa Final del Proceso BUSCAR RAZÓN SOCIAL O NO. DE SOLICITUD AUTORIZAR LA ACTUALIZACIÓN COMPETITIVA RECHAZAR LA ACTUALIZACIÓN COMPETITIVA... 9

3 # 3 1. Acceso a la Solicitud de Actualizaciones Competitivas 1.1 PANTALLA DE ACCESO AL SISTEMA Esta solicitud esta accesible en el sistema de Claves para los perfiles de Ejecutivo de Claves y Supervisor de Claves. La ruta para entrar a la aplicación de Claves es la siguiente: Fig. 1.1 Pantalla de acceso Una vez en la pantalla de acceso (Fig. 1.1), hay que capturar el usuario y contraseña con el que se quiere acceder al sistema. Si el usuario es valido, el sistema le mostrará a la pantalla que contiene la solicitud de actualizaciones competitivas, de lo contrario le notificará que su usuario no es invalido. 1.2 PANTALLA PRINCIPAL OPERATIVA En el menú principal del sistema, aparece una pestaña llamada Act. Comp. (Fig. 1.2), la cual muestra la lista de solicitudes de actualizaciones competitivas que el usuario creo o que tiene asignadas. (Fig. 1.3). Fig. 1.2 Pestaña de la solicitud de actualizaciones competitivas

4 # 4 Fig. 1.3 Lista de solicitudes de actualización competitiva Las solicitudes tienen 3 status de proceso que son: STATUS En Proceso Autorizada Rechaza DESCRIPCIÓN Fue creada una nueva solicitud y se esta en espera de que el personal de telemarketing apruebe los datos del registro. El personal de telemarketing ya reviso los datos y registra la empresa, contacto y número de serie en nuestra base de datos de clientes. El personal de telemarketing determino que esta solicitud no aplica, razón que específica en los comentarios del rechazo. El usuario tiene la posibilidad de poder filtrar estas solicitudes por status, usando la opción de Seleccionar Filtro (Fig. 1.4), al momento de elegir un status en específico filtra las solicitudes que estén en ese status. Fig. 1.4 Filtros de status

5 # 5 2. Creación de Solicitudes de Actualización Competitiva 2.1 CREAR NUEVA SOLICITUD La manera de crear estas solicitudes es usando el botón de Crear, ubicado en la parte superior media de la lista de solicitudes (Fig. 2.1). Al momento de oprimir el botón el sistema muestra la forma de captura de la solicitud. Fig. 2.1 Botón de crear solicitudes Cuando un usuario con perfil Ejecutivo de Claves crea una nueva solicitud esta le es asignada a su usuario. En caso de que la solicitud sea creada por cualquier otro perfil la asignación se realiza al usuario que tenga menos solicitudes asignadas en la semana y que haya sido marcado por el Supervisor de Telemarketing. Dentro de la forma existen campos requeridos que están marcados con un asterisco (*), los campos que no tengan ese identificador son opcionales (Fig. 2.2). El campo de No. de Lote es requerido, al momento de guardar la forma se valida que sea un número correcto y que no haya sido un número registrado y asignado a otra empresa. Solo el Supervisor de telemarketing puede crear registros de actualizaciones competitivas con números de lote registrados a otra empresa.

6 # 6 Fig. 2.2 Forma de captura de la solicitud Existen 3 tipos de solicitudes de actualizaciones competitivas: Tipo Excel Sistema de COMPAC Sistema de la Competencia DESCRIPCIÓN La empresa realizaba sus procesos de negocio manualmente usando la herramienta de Microsoft Office Excel. La empresa realizaba sus procesos de negocio usando un producto obsoleto de Computación en Acción. La empresa realizaba sus procesos de negocio usando un producto de nuestros competidores. 2.2 VALIDACIONES POR TIPO DE SOLICITUD Las validaciones adicionales que se hacen antes de guardar y enviar la solicitud (Fig. 2.3). Son las siguientes: 1. Si se trata de un Sistema COMPAC, se debe de capturar: el sistema, la versión, la plataforma y el número de usuarios del sistema anterior. 2. Cuando es un Sistema de la Competencia, se debe especificar el nombre del sistema por medio del catálogo de sistemas de nuestros principales competidores o en su defecto elegir * OTRO SISTEMA y especificar el nombre. 3. Eligiendo la opción de Excel no se solicita información adicional. 4. Se debe de especificar si el cliente entrego los manuales del sistema, discos o disco llave y algún cuestionario aplicado al cliente. 5. El número de guía es opcional y sirve para identificar cuando se envía por correo la documentación del sistema anterior. Fig. 2.3 Campos de solicitud 2.3 GUARDAR Y ENVIAR SOLICITUD Una vez que ya se capturan los datos de la solicitud solo hay que oprimir el botón de Guardar ubicado en la parte superior derecha de la forma (Fig. 2.4).

7 # 7 Fig. 2.4 Forma Principal del Distribuidor Si todos los datos son correctos la forma se enviará a un Ejecutivo de Telemarketing para dar el seguimiento correspondiente.

8 # 8 3. Etapa Final del Proceso 3.1 BUSCAR RAZÓN SOCIAL O NO. DE SOLICITUD Una vez que el Ejecutivo de Telemarketing recibe la llamada del cliente para activar su sistema, este lo debe de buscar dentro de la lista de solicitudes de actualizaciones competitivas y generalmente se hace por medio de la Razón Social o el No. de Solicitud (Fig. 3.1). Fig. 3.1 Búsqueda de actualización competitiva 3.2 AUTORIZAR LA ACTUALIZACIÓN COMPETITIVA Cuando se localiza el registro de la actualización competitiva, hay que entrar en la solicitud y confirmar los datos generales de la empresa (calle, estado, teléfono, etc.), así como completar el dato del RFC. Para que se cree automáticamente el registro de la empresa, contacto y número de serie en el sistema de claves, hay que autorizar la solicitud usando el botón de Autorizar Actualización Competitiva (Fig. 3.2). Fig. 3.2 Botón para autorizar El sistema mostrará una confirmación de autorización (Fig. 3.3) y en caso de aceptar, se hará el pre-registro del número de serie y lo mostrará en la pantalla, para que el Ejecutivo de Telemarketing pueda realizar la activación del sistema (Fig. 3.4). Una vez autorizado el sistema envía una notificación vía correo electrónico al cliente de la actualización competitiva. Fig. 3.3 Confirmación de actualización

9 # 9 Fig. 3.4 Pre-registro automático del número de serie 3.3 RECHAZAR LA ACTUALIZACIÓN COMPETITIVA Pueden existir casos en los que se deba cancelar una solicitud de actualización competitiva. Para este escenario solo se debe usar el botón de Rechazar Actualización Competitiva (Fig. 3.5). Fig. 3.5 Botón para rechazar El sistema mostrará una confirmación para rechazar la solicitud (Fig. 3.6) y en caso de aceptar, mostrará un recuadro para capturar los motivos del rechazo de la solicitud (Fig. 3.7). Fig. 3.6 Botón para rechazar Fig. 3.7 Motivo del rechazo