Guia Rapida Consulta facturas de proveedor

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1 Guia Rapida Consulta facturas de proveedor Facturación x Internet Page 1-1 of 13

2 Tabla de Contenido 1. Introducción PROPÓSITO Y ALCANCE Acceso al Sistema COMO ACCEDER AL SISTEMA DE FACTURACIÓN Registro de Proveedores en el Sistema COMO REGISTRARSE EN EL SISTEMA Registrar mis contactos AGREGAR CONTACTOS DE MI EMPRESA EN EL SISTEMA Recuperar Mi Contraseña Consulta de Facturas CONSULTA DE FACTURAS Listado de Facturas Otros DUDAS CON EL SERVICIO AVISO DE PRIVACIDAD Page 1-2 of 13

3 1. Introducción 1.1 Propósito y Alcance Este documento explica de manera rápida el uso del Sistema de Facturación que HEB tiene disponible para usted desde el portal de con la finalidad ofrecer a todos sus proveedores un portal para la obtención de las facturas electrónicas previamente generadas por los distintos conceptos ajenos a la comercialización de mercancías. Page 1-3 of 13

4 2. Acceso al Sistema 2.1 Como Acceder al Sistema de Facturación El acceso para el sistema de facturación se encuentra en la página principal del portal dando click en la imagen ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla, como se muestra en la siguiente figura. Desde con la opción Factura Electrónica Después de hacer clic en la imagen, se presentará la pantalla de inicio del sistema de facturación, donde se muestran las diferentes funciones disponibles, en la que deberán capturar los datos de acceso o bien entrar a la opción para registrarse en el sistema y obtener una cuenta. Pantalla Inicial del Sistema Page 2-4 of 13

5 3. Registro de Proveedores en el Sistema 3.1 Como registrarse en el sistema. Una vez que usted se encuentra en la página principal del sistema de Facturación, seleccione la opción Consulta facturas de proveedor la cual lo posicionara en la pantalla de Acceso a proveedores, para ingresar al portal, primero debe registrar sus datos para obtener el acceso. Para registrarse presione sobre la liga Regístrate aquí Sistema. que se encuentra en la sección Entrar al Enseguida, se presentará la pantalla de registro del sistema en la cual usted debe capturar la información personal necesaria para completar el registro. Page 3-5 of 13

6 Los campos necesarios a capturar son los marcados con el signo >, los cuales son: 1. RFC: Es el RFC del proveedor que se desea registrar y ligar al correo electrónico. 2. Numero de proveedor: Es el número de proveedor que le fue asignado en HEB. Tanto el RFC como el número de proveedor se validan en el sistema que correspondan, en caso de no tener relación el RFC con el número de proveedor ingresados, no le permitirá continuar. 3. Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del proveedor. Esta cuenta de correo debe ser una cuenta de correo válida y que usted use actualmente. Es importante también capturar la confirmación del correo electrónico correctamente, ya que éste será la el nombre de usuario para el acceso al sistema, y será la dirección a la cual se envíen las facturas que usted genere. 4. Contraseña: Es la clave de acceso al sistema. Está deberá tener un mínimo de 6 caracteres y un máximo de 20, y además debe contener al menos una letra mayúscula, una letra minúscula y un número. o Ejemplos de contraseñas invalidas: password1 (no contiene al menos una letra mayúscula) PASSWORD1 (no contiene al menos una letra minúscula) Password (no contiene al menos un número) Pas1 (no cumple con el mínimo de 6 caracteres) o Ejemplos de contraseñas válidas: Password1 (correcta) password1 (correcta) 1PaSsWoRd (correcta) 9a55W0rd (correcta) Importante: Por seguridad le recomendamos que no use ninguna de las contraseñas anteriores ya que son solo de ejemplo. Cuando haya terminado de capturar la información debe presionar el botón Guardar, si la información está completa, el sistema le mostrará una confirmación de que usted se registró correctamente. Page 3-6 of 13

7 4. Registrar mis contactos 4.1 Agregar contactos de mi empresa en el sistema Después de que usted se ha registro y tiene su usuario (correo electrónico) y contraseña para poder entrar, lo que hay que hacer enseguida, es agregar los datos de alguno de sus contactos, es requerido para poder iniciar a utilizar el sitio, esto le será recordado al entrar al sistema (Registro de contactos). Se deberán agregar los contactos que se requieran en el apartado Datos Contacto. Registro de contactos En la sección Datos Contacto todos los datos son requeridos, los cuales deberán capturar para poder iniciar a utilizar el sitio facturación por internet de HEB. Page 4-7 of 13

8 5. Recuperar Mi Contraseña En caso de haber olvidado la contraseña de acceso, el usuario podrá recuperarla. Para hacer esto es necesario dar click en la liga Recuperar Contraseña del cuadro de acceso. Y a continuación se presentará la pantalla de Recuperación de Contraseña, el usuario deberá introducir la cuenta de correo registrada en el sistema y presionar el botón Enviar. Se mostrará una confirmación de envío de la contraseña. Page 5-8 of 13

9 6. Consulta de Facturas 6.1 Consulta de Facturas Una vez que se han capturado los datos de al menos un contacto ya podemos hacer uso del sistema. En la opción Consulta de Facturas, podrá obtener tanto el archivo XML como PDF de las facturas que previamente se le han emitido a su empresa. En la pantalla de Consulta de Facturas, usted cuenta con tres filtros, los cuales le permitirán obtener sus facturas. Page 6-9 of 13

10 Una vez que se muestren los resultados de la consulta, podrá obtener los archivos de las facturas de acuerdo a las columnas siguientes: Descargar factura en PDF: Al dar clic al icono PDF, este le abrirá su factura en formato PDF, el cual podrá guardar en su computadora o bien generar la impresión a papel de la misma. Descargar factura en XML: Al dar clic en el icono del XML, abriremos el XML de nuestra factura, el cual podremos guardar en nuestra computadora. Enviar al correo electrónico: Al dar clic en el icono del sobre de correo, se enviaran los dos archivos (PDF y XML) de su factura a la cuenta de correo con que ingreso al sistema. Page 6-10 of 13

11 7. Listado de Facturas El sistema permite a los usuarios generar una consulta tipo estado de cuenta de todas las facturas que previamente se han generado, esta se puede generar en la opción Listado de Facturas, en el menú izquierdo. Al estar ubicados en esta pantalla, seleccionamos los filtros a utilizar y damos clic en Buscar Una vez que tenemos el resultado de esta consulta podemos exportarla a Excel y guardarla en nuestra computadora. Page 7-11 of 13

12 Se mostrara información general de las facturas que se nos han emitido. Este archivo puede conservarlo en su computadora para futuras consultas o bien generarlo cuando se requiera. Page 7-12 of 13

13 8. Otros 8.1 Dudas con el servicio Para dudas respecto al servicio ponemos a su disposición los siguientes medios de contacto cxpaclaraciones1@hebmex.com o bien a los teléfonos 52 (81) con las extensiones 1883, Aviso de privacidad Puede consultar nuestra política de privacidad de datos en esta dirección. Page 8-13 of 13