DCISERVICIOS, SA DE CV

Transcripción

1 DCISERVICIOS, SA DE CV MANUAL DE OPERACIÓN WEB. PERFIL ADMINISTRADOR. SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA GENERACIÓN DE CFDI Enlace para accesar al sistema de facturación electrónica y generación de CFDI. cfdi.dcigroupmexico.com.mx Este sistema fue desarrollado como una herramienta para los contribuyentes obligados a emitir comprobantes fiscales mediante la más completa administración. La generación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) será más fácil y sencilla mediante el uso de catálogos de datos que creará el administrador en el aplicativo. El sistema almacena todos los comprobantes generados de los cuales se pueden generar consultas y filtros mediante información específica. La página de acceso permitirá ingresar al sistema mediante el usuario y contraseña asignadas previamente según el nivel de operación, también permitirá la recuperación de contraseñas (enlace Olvidé mi contraseña ).

2 Recuperación de contraseña En los casos en que los administradores hayan olvidado su contraseña, deberán hacer uso del enlace Olvidé mi contraseña, al dar clic en este, se presentará el siguiente formulario el cual solicita el usuario y correo electrónico registrado inicialmente.

3 Si los datos ingresados son correctos, el sistema lo confirmará con el siguiente mensaje. Al quedar registrado nuevamente en el sistema, recibirá un correo electrónico confirmando el usuario y la nueva contraseña.

4 Acceso al sistema Las cuentas a cualquier nivel son generadas por DCI. Con los datos usuario y contraseña asignados, el usuario podrá accesar al sistema. Los datos que recibirá en su correo electrónico son generados mediante el sistema en el momento en que su cuenta ha quedado configurada, cabe mencionar que para lograr una configuración exitosa todos los archivos deben ser correctos. Enlace cfdi.dcigroupmexico.com.mx

5 Al iniciar sesión, el usuario tendrá la facultad de actualizar datos, capturar, generar CFDI, filtrar información de sus catálogos y comprobantes emitidos, generar consultas mismas que podrán ser representadas a nivel gráfico y en archivos de formato excel. El menú inicial se desplegará de la siguiente forma: El sistema estará activo por un lapso de 15 minutos después de iniciar sesión, cuando no se realiza acción alguna la sesión expira y se tendrá que iniciar una nueva sesión con los mismos datos o bien dar clic en el menú inicio para reiniciar el contador.

6 Política de privacidad La política de privacidad publicada por DCI puede ser visualizada al iniciar sesión.

7 MENÚ INICIO Al accesar al sistema se presenta el menú para el usuario (administrador). El menú Inicio cuenta con la primera opción Inicio, este permitirá regresar al enlace inicial de la página estando en cualquiera de los distintos módulos. Las configuraciones de cuentas según el nivel de operación varían en cuanto a facultades de los diferentes tipos de usuarios. El administrador define las facultades activas, estas pueden variar, a continuación se muestra un ejemplo: Perfil Capturista Inicio o Inicio Cuenta Actual o Bitácora de Accesos o Cambiar Contraseña Comprobantes Fiscales o Pre Captura o Reportes Salir o Cerrar Sesión

8 Perfil Liberación de facturas Inicio o Inicio Cuenta Actual o Bitácora de Accesos o Cambiar Contraseña Comprobantes Fiscales o Liberar CFD o Reportes o Refacturar Ingresos/Egresos o Comprobantes Emitidos Salir o Cerrar Sesión Perfil Administrador Inicio o Inicio Cuenta Actual o Bitácora de Accesos o Cambiar Contraseña Comprobantes Fiscales o Información Fiscal o Series Fiscales o Certificado de Sello Digital o Sucursal o Cancelar Comprobantes o Catálogo de Clientes o Catálogo de Conceptos o Pre Captura o Liberar CFD o Reportes o Refacturar Ingresos/Egresos o Comprobantes Emitidos Salir o Cerrar Sesión

9 CUENTA ACTUAL Bitácora de Accesos Al dar clic en el enlace Bitacora de Accesos podrá identificar las acciones realizadas en los diferentes catálogos del sistema mostrando fecha y hora en que se realizaron.

10 El administrador podrá realizar filtros de datos de las acciones que el mismo realizó mediante un tipo de operación y rangos de fechas.

11 Cambiar Contraseña Para hacer uso del enlace bastará con hacer clic en el enlace Cambiar Contraseña Registrar los datos solicitados y dar clic en el botón Enviar. Si los datos ingresados son correctos, el sistema enviará un mensaje notificación. Cuando el sistema haya confirmado que los datos ingresados son correctos, el usuario recibirá un correo electrónico como confirmación de la nueva contraseña.

12 COMPROBANTES FISCALES El menú Comprobantes Fiscales permite visualizar los módulos activos para el usuario, el administrador tiene la facultad de poder trabajar con todos. Módulos disponibles para el administrador de la cuenta Información Fiscal Series Fiscales Certificado de Sello Digital Sucursal Cancelar Comprobantes Catálogo de Clientes Catálogo de Conceptos Pre Captura Liberar CFD Reportes Refacturar

13 Información Fiscal El módulo permite visualizar las razones sociales registradas, cabe mencionar que únicamente el administrador del sistema está facultado para agregar nuevas razones sociales, esto se generará en cuanto se apruebe la prestación de servicios. Si el cliente tiene dos razones registradas podrá visualizarlas dando clic en Mostrar todos El usuario podrá hacer modificaciones en sus datos fiscales haciendo clic en el registro correspondiente o marcando la viñeta y dando clic en el botón modificar. A excepción del RFC y el nombre todos los datos pueden modificarse. En cuanto el cliente haya actualizado su información deberá dar clic en el botón Enviar para que la información se actualice en el sistema.

14 Series Fiscales El módulo permite visualizar las series registradas por el cliente, el menú permite Mostrar todos para identificar la serie requerida, Agregar una nueva, realizar búsquedas mediante la opción Buscar. El usuario podrá hacer modificaciones en sus series fiscales haciendo clic en el registro correspondiente o marcando la viñeta y dando clic en el botón modificar.

15 Certificado de Sello Digital El módulo permite visualizar los CSD registrados, no se permite editar los datos debido a que no hay que actualizar información puesto que el registro es cada 4 años. El usuario podrá registrar nuevos CSD y realizar búsquedas. Sucursal El módulo permite Mostrar todos los registros correspondientes a las sucursales.

16 En caso de utilizar el módulo, el usuario podrá actualizar datos haciendo clic en el registro correspondiente o marcando la viñeta y dando clic en el botón modificar. Para agregar una nueva sucursal se debe dar clic en el botón Agregar y registrar los datos del formulario como se muestra en imagen anterior. El usuario podrá eliminar sucursales previamente registradas marcando la viñeta correspondiente y dando clic en el botón Eliminar. Las series eliminadas no podrán ser recuperadas. Se pueden realizar búsquedas registrando el dato correspondiente y haciendo clic en el enlace Buscar.

17 Cancelar Comprobantes El sistema despliega un manual como procedimiento para cancelar un CFDI, para poder realizar dicha tarea deberá ingresar a la liga correspondiente del SAT. Catálogo de Clientes El módulo permite Mostrar todos los registros correspondientes a los clientes.

18 El usuario podrá actualizar datos haciendo clic en el registro correspondiente o marcando la viñeta y dando clic en el botón modificar. Para agregar un nuevo cliente se debe dar clic en el botón Agregar y registrar los datos del formulario como se muestra en imagen anterior. El cliente podrá eliminar usuarios previamente registrados marcando la viñeta correspondiente y dando clic en el botón Eliminar. Los usuarios eliminados no podrán ser recuperados. Se pueden realizar búsquedas registrando el dato correspondiente y haciendo clic en el enlace Buscar.

19 Catálogo de Conceptos El módulo permite Mostrar todos los registros correspondientes a los conceptos que se utilizarán en los comprobantes que serán generados. El usuario podrá actualizar datos haciendo clic en el registro correspondiente o marcando la viñeta y dando clic en el botón modificar. Para agregar un nuevo concepto se debe dar clic en el botón Agregar y registrar los datos del formulario como se muestra en imagen anterior. El cliente podrá eliminar conceptos previamente registrados marcando la viñeta correspondiente y dando clic en el botón Eliminar. Los conceptos eliminados no podrán ser recuperados. Se pueden realizar búsquedas registrando el dato correspondiente y haciendo clic en el enlace Buscar.

20 Capturar CFDI El módulo permitirá visualizar todos los comprobantes que han sido capturados en el sistema y que aun no han sido liberados para generar el CFDI, es decir, que aun no se reportan al SAT o que no han sido timbrados. En el momento en que el usuario hace clic en el enlace Agregar, se desplegará un formulario con cuatro pestañas diferentes el cual permitirá capturar la información correspondiente al documento por crear. Es recomendable dar clic en el botón Guardar en cuanto se haya registrado la información de las cuatro pestañas. En cuanto el cliente se sitúe en la pestaña Información CFD deberá dar clic en los diferentes combos para que el sistema despliegue el listado de las opciones previamente configuradas y de esta forma seleccione la opción correspondiente, en los cuadros de texto deberá registrar la información que corresponda manualmente. Los datos seleccionados pueden ser modificados posteriormente hasta antes de generar el CFDI.

21 Al seleccionar la pestaña Datos Receptor el usuario deberá capturar los datos correspondientes al receptor a quien va dirigida la factura, si el cliente fue registrado previamente en el catálogo de clientes, bastará con capturar el RFC correspondiente para que se actualicen los datos automáticamente, solo deberá dar clic en el siguiente cuadro de texto. En cuanto se hayan actualizado los datos, no será necesario modificar la información al menos que desee actualizar un registro en específico. Es importante recordar que se deben actualizar los datos en el catalogo de clientes para que sean almacenados con los últimos cambios. Al seleccionar la pestaña Detalles el usuario deberá capturar los datos correspondientes a los conceptos de la factura, si el concepto fue registrado previamente en el catálogo de conceptos, bastará con capturar el campo NoIdentificacion para que se actualicen los datos automáticamente, solo deberá dar clic en el siguiente cuadro de texto para que se realice esta acción. En cuanto se hayan actualizado los datos, será necesario capturar el dato cantidad y verificar que el importe se haya calculado automáticamente. Si requiere modificar la descripción deberá hacerlo manualmente. Es importante recordar que se deben actualizar los datos en el catalogo de conceptos para que sean almacenados con los últimos cambios. Para agregar conceptos deber dar clic en el botón correspondiente.

22 La pestaña información adicional permite capturar leyendas que podrán ser impresas en el archivo PDF a generar, la posición en la que se imprimen es al final del segmento de conceptos. Imprimir Nota de Venta El sistema cuenta con la opción Imprimir Nota de Venta, esta opción es utilizada cuando el usuario solo requiere imprimirle una nota al cliente final, sin la necesidad de crear un comprobante fiscal digital.

23 En cuanto el usuario haya terminado de capturar la información de las cuatro pestañas, deberá dar clic en el enlace Guardar, el sistema almacenará el registro en su base de datos y mostrará automáticamente los comprobantes capturados hasta el momento. Si el cliente desea eliminar el documento capturado bastará con seleccionar la viñeta correspondiente hasta que cambie de color para posteriormente dar clic al botón Eliminar. Liberar CFD El módulo permitirá verificar y emitir todos los comprobantes que han sido capturados en el sistema y que aun no han sido liberados para generar el CFDI, es decir, que aun no se reportan al SAT o que no han sido timbrados.

24 Para hacer una validación de determinado comprobante deberá seleccionar el comprobante y dar clic sobre el registro o bien seleccionarlo marcando la viñeta correspondiente y dando clic en el botón Modificar. Esta opción desplegará una vista previa del documento antes de generar el CFDI. Si requiere modificar algún dato, deberá regresar a la opción Pre Captura y actualizar los datos. Si la información del comprobante a emitir es correcta deberá dar clic en el botón Generar CFD para que el sistema envíe el archivo al PAC y se valide la información requerida por el SAT generando posteriormente el proceso de timbrado. Cabe mencionar que el sistema genera validaciones sobre los datos requeridos, si detecta alguna inconsistencia enviará un mensaje de error antes de que los datos sean enviados al PAC.

25 Cuando el sistema no detecta ningún error al validar los datos, el comprobante es timbrado y emitido. En ese momento el usuario podrá descargar el archivo XML y PDF correspondiente. Cuando el usuario necesita enviar el comprobante al receptor, bastará con capturar la dirección de correo electrónico en el cuadro de texto . El receptor deberá revisar su bandeja de entrada para validar el correo enviado automáticamente por el sistema. Cuando el correo electrónico haya sido enviado, se presentará un mensaje de confirmación El correo se envió al destinatario.

26 El usuario tiene la opción de descargar el archivo XML y PDF haciendo clic en el ícono correspondiente.

27 Los documentos recibidos son el XML y el PDF.

28 Reportes El módulo reportes permite generar una gráfica de tipo circular o barras representando la cantidad de comprobantes capturados y liberados (timbrados) en el sistema. Tiene la opción de consultar por fecha de captura o fecha de liberación así mismo permite realizar filtros por rangos de fecha. Para generar una gráfica de cualquier tipo bastará con elegir una de las opciones y posteriormente dar clic en el botón Actualizar.

29 Con respecto a la generación de reporte de datos, el sistema permite crear un archivo en formato Excel con los campos específicos, bastará con especificar los rangos de fecha y dar clic al botón Guardar Excel. Campos exportados al archivo Excel

30 Refacturar El módulo refacturar despliega un listado de las facturas emitidas. Cuando el usuario requiere generar una nota de crédito, el sistema tiene tres opciones: Copiar Registro actual para utilizarlo como una factura nueva o una nota de crédito. Inverso fiscal Genera un registro como egreso (de ingreso a egreso) Ambas esta última opción generará una copia del registro para crear la nueva factura y una nota de crédito del mismo registro. Los registros creados a partir de la opción seleccionada se ubicarán en el estatus precaptura, el usuario realizará las adecuaciones necesarias para cada uno.

31 INGRESOS/EGRESOS El menú Ingresos y Egresos contiene el módulo Comprobantes Emitidos que permite validar un listado completo de los comprobantes que han sido timbrados. El botón Mostar todos permite visualizar los comprobantes generados. El módulo permite realizar búsquedas por Fecha Inicial, Fecha Final, agregando el contrato, nombre, RFC o número de Folio. El usuario deberá teclear el parámetro de búsqueda y dar clic en el enlace Buscar para logra obtener el filtro. Al dar clic en determinado registro, el sistema despliega una pantalla que permite descargar el archivo XML y PDF, así mismo permite generar el envío de los archivos por correo electrónico. Para utilizar esta opción también puede seleccionar la viñeta correspondiente y dar clic en el botón `Modificar`.

32 Guardar Excel El sistema permite crear un archivo en formato Excel con los campos específicos, bastará con dar clic al botón Guardar Excel. Guardar Archivos (Zip) El sistema tiene la opción de almacenar archivos de forma masiva, para ejecutar dicha acción bastará con identificar el rango de comprobantes y activar la casilla de verificación o bien activar la viñeta correspondiente a los comprobantes selectivos, cuando esta cambie de color deberá dar clic en el botón Guardar Archivos (Zip). El archivo se descargará en la carpeta de descarga predeterminada.

33 Cerrar Sesión Cuando el usuario haya terminado sus operaciones deberá cerrar sesión dando clic en la opción Cerrar Sesión del menú Salir. El sistema situará al usuario en el enlace inicial del desarrollo.

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