Ingresar a Y proporcionar los datos de usuario, correo electrónico y su contraseña

Transcripción

1 Ingresar a Y proporcionar los datos de usuario, correo electrónico y su contraseña A continuación se desplegará la pantalla principal del sistema. 1

2 Recuperación de Contraseña En caso de haber olvidado la contraseña oprimir la opción Se desplegara la siguiente pantalla donde deberá de ingresar su correo electrónico para que de este modo le llegue vía mail su nueva contraseña 2

3 Facturación Inicio Esta será la pantalla de bienvenida de su sistema y es aquí donde se mostrará la información Clientes Clientes y receptores Dentro de esta sección se podrán crear clientes y usuarios que interactuarán con el sistema, a continuación se explica el procedimiento a seguir: Seleccionar de la barra de menú la opción Clientes y Clientes y Receptores una vez ya dentro de esta sección, el sistema le mostrará dos iconos para que usted pueda realizar la opción que desea y en la parte de abajo se enlistarán todos y cada uno de sus clientes dados de alta. 3

4 Agregar un Nuevo Cliente Seleccionar Agregar un Nuevo Cliente Se desplegará el siguiente formulario, el cual deberá de ser llenado conforme a lo solicitado. NOTA Los campos marcados con asterisco son obligatorios. Agregar archivo de clientes En caso de que se cuente con una lista larga de clientes y no tener que cargarlos de forma manual, existe esta opción para ser cargado un archivo txt con la información. Seleccionar el icono Agregar archivo de clientes Se mostrará la pantalla con las indicaciones que le ayudarán a formar dicho archivo, y en esta sección deberá de ser cargado mediante el botón examinar y buscará su archivo en la carpeta donde fue guardado. 4

5 Manipulación de clientes agregados al sistema Una vez que los clientes ya han sido dados de alta, se enlistarán n la pantalla mostrada anteriormente, la cual se divide en dos secciones según el tipo de cliente que se haya capturado. Para poder manipularlos es necesario seleccionar al cliente con el que se desea trabajar de la lista como se presenta a continuación, y automáticamente desplegará las siguientes opciones. Modificar al Cliente Esta opción permitirá realizar alguna corrección en el cliente capturado, mostrando nuevamente la pantalla de captura para poder realizar dicha modificación. 5

6 Eliminar al Cliente Para poder eliminar a su cliente solo se deberá de seleccionar al cliente que se desea eliminar y elegir la opción mencionada, y automáticamente le aparecerá una pantalla de confirmación de dicha solicitud. Búsqueda para esta sección En la parte de Clientes y receptores se cuenta con una sección especial para poder buscar clientes en específico, mediante el RFC o bien la Razón Social, una vez alimentada la búsqueda con los datos desplegará en la parte inferior la lista con la información solicitada. 6

7 Productos Dentro de esta sección se hará toda la administración de los diferentes tipos de productos que maneje la empresa. Agregar Grupo de Productos Es aquí donde se podrá dar de alta el grupo de productos que se manejen. Ejemplo Grupo de producto Autos y los productos serían en este caso las marcas. Seleccionar la opción Agregar Grupo de Productos Mostrará lo siguiente, donde solo se deberá de llenar con el nombre deseado para ese grupo y la descripción del mismo. 7

8 Una vez dado de alta se enlistará en la parte inferior. Manipulación de productos agregados al sistema Una vez dado de alta el grupo de productos para poder manipular el deseado, es necesario seleccionarlo de la lista e inmediatamente se mostrarán las actividades que se pueden realizar dentro del sistema como sigue Modificar Grupo de Productos Si es necesario realizar alguna modificación al grupo de productos es necesario seleccionar el icono Modificar Grupo de Productos. Mostrará nuevamente la pantalla donde se hizo la captura para poder ser modificado el producto. 8

9 Eliminar Grupo de Productos Seleccionar el grupo de productos que se desea eliminar y elegir la opción de Eliminar Grupo de Productos Por lo que se presentará en pantalla un mensaje de confirmación Administrar Productos del Grupo Aquí es donde se cargarán los productos que contengan el grupo de productos ya generado con anterioridad, para de este modo tener los productos bien organizados. Seleccionar la opción y se podrán realizar las actividades que se explican a continuación. 9

10 Agregar un Producto Seleccionar el icono Mostrará un formulario que deberá de ser llenado de manera adecuada con los datos que se solicitan. Modificar un Producto Ya que han sido dados de alta los productos se podrá trabajar con ellos, así que si se desea modificar alguno, solo se deberá de seleccionar el producto y elegir el icono el cual mostrará nuevamente la pantalla donde se capturó dicho producto para su modificación. 10

11 Eliminar Producto Para eliminar un producto solo hay que seleccionar el producto a eliminar y elegir este icono por lo que mostrará una pantalla de confirmación. Agregar archivo de productos De la misma forma que los clientes esta opción opera igual, si se cuenta con una gran cantidad de productos y evitar la carga manual, es más sencillo que se genere en un archivo txt el compendio de todos y cada uno de los productos, por lo que una vez elegida esta opción deberá de cargar el archivo como lo indique en la página que le aparecerá en el sistema. 11

12 Búsquedas para esta Sección Dentro de menú Productos se visualizará el listado de los grupos de productos dados de alta, dentro de esta se encuentra la sección de búsqueda, donde se podrán realizar consultas introduciendo en la barra los siguientes criterios Nombre del Grupo y Descripción. Una vez delimitados estos conceptos seleccionar el botón Buscar, el cual desplegará el listado de la información que contiene los criterios de búsqueda delimitados. Buscar Productos del Grupo Dentro de menú Productos se visualizará el listado de los grupos de productos dados de alta donde deberá seleccionar de dicha lista al grupo, posteriormente seleccionar icono Administrar Productos del Grupo. El cual permitirá visualizara el listado de todos los productos que contiene dicho grupo y dentro de esta sección de igual forma se cuenta con la sección de búsqueda, donde se podrán realizar búsquedas introduciendo los siguientes criterios Nombre del producto y Descripción. Una vez delimitados estos conceptos seleccionar el botón Buscar, el cual desplegará el listado de la información que contiene los criterios de búsqueda delimitados. Documentos Las operaciones que se pueden realizar dentro de esta sección del sistema son las siguientes. 12

13 Nuevo Documento En esta sección se crearán Facturas, Notas de Crédito, Notas de Cargo y Recibos de Honorarios. Factura Concepto: Factura es aquel documento fiscal y legal que abala la compra o adquisición de un bien o servicio. Primero se seleccionará el cliente a facturar y el documento fiscal a elaborar Seleccionar de la barra de Menú la opción Factura/Nuevas Facturas, seleccionar el cliente y elegir el icono Factura. A continuación mostrara la siguiente pantalla donde se deberá de hacer la captura de los conceptos que integrarán el documento. Sección 1 Sección 2 Sección 2. En esta sección se hará la captura de los datos de deposito del cliente Sección 2. En esta sección se hará la captura de datos para la factura donde se llenará según se solicite. En esta parte existen dos campos en la parte inferior la cual servirá para capturar algún concepto que no esté capturada como producto. 13

14 De la misma forma se ve un recuadro verde con la palabra Datos el cual al dar click sobre el mismo desplegará un formulario que podrá ser utilizado solo en caso de que se cuente con aduanas o descuentos. Agregar más conceptos Por medio de esta opción se podrán agregar más conceptos en caso de tener que capturar de los que se tienen en el formulario. Por lo que mostrara la misma pantalla de captura para seguir registrando los faltantes. 14

15 Pre visualizar Documento Una vez capturado los conceptos para poder generar el documento se deberá de elegir la opción Pre visualizar Documento y nos mostrará el Estado de Cuenta para su revisión que de encontrarse correcto podrá entonces ser generado ya como una factura como tal. En éste momento el documento se convierte en una remisión sin quemar folio. Y cuenta con opción de modificar la remisión en caso de no estar correcta ó inclusive de cancelarla Si se modifica llevará a la pantalla de captura y si se elimina desaparecerá del sistema dicha remisión. 15

16 Al previsualizar el documento éste quedará guardado en la opción de Remisiones: En caso de que la previsualización este correcta éste formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo. Automáticamente se generarán los archivos PDF y XML de la factura Enviar por Si se desea enviar el Estado de Cuenta por mail al cliente se deberá de elegir esta opción la cual permitirá enviar el correo en automático. 16

17 Abrir PDF Para poder abrir en PDF debe de seleccionar la opción Abrir PDF, el cual abrirá el archivo en éste formato con opciones a guardar o imprimir Abrir XML Para poder abrir en XML debe de seleccionar la opción Abrir PDF, el cual abrirá el archivo en éste formato con opciones a guardar o imprimir Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo. 17

18 Registrar como pagada Para que se pueda llevar un con trol interno de las facturas podrá seleccionar esta opción la cual marcara en automático que esa factura ya ha sido pagada. Enviar por Si desea enviar la factura generada por correo electrónico, al seleccionar esta opción se hará de manera automática.. Cancelar Factura Si por alguna cuestión es necesario la cancelación de la factura, podrá elegir esta opción con la cual quedará en automáticamente cancelada la misma. En documento, CFI emitidos y opción Cancelar Factura 18

19 Se mostrará la siguiente pantalla donde se confirma que no podrá habilitar nuevamente la factura. El documento cancelado no se podrá imprimir desde sistema, la comprobación de la cancelación será el acuse de recibo enviado al receptor, el documento se podrá imprimir si el cliente lo requiere únicamente copiando y pegando el archivo. 19

20 Empresa En esta sección se podrán hacer modificaciones de los datos de la empresa así como del logotipo que se presentan en las facturas y los usuarios que operarán el sistema. Usuario Dentro de esta sección se podrán administrar y dar de alta los usuarios del Sistema de Facturación Electrónica Agregar un Nuevo Usuario Seleccionar el icono con dicha opción Mostrará una pantalla que se deberá llenar conforme lo solicita. Sección 2 Sección 1 En la Sección 1 Se deberán de llenar los datos del usuario. En la opción Usuario Activo sirve para seleccionar si dicho usuario se encuentra en funciones. Un ejemplo es si el usuario Juan Domínguez se encuentra de vacaciones por seguridad se elige la opción de inactivo por seguridad de la empresa, y al incorporarse nuevamente a sus actividades se activa nuevamente. En la Sección 2 Es en donde se da la selección de permisos a usuarios dentro de cada módulo del sistema. Donde cada icono representa un tipo de permiso: Donde: Consulta y Modificación Sin Acceso Únicamente Consulta Modificar Usuario Una vez que ya se dieron de alta los usuarios y se desea modificar la información, seleccionar al usuario que se desea modificar y el icono Modificar Usuario. 20

21 Mostrará la pantalla donde fue capturado el usuario para su modificación Eliminar Usuario Para eliminar un usuario solo hay que elegir el icono con dicha opción. Aparecerá un mensaje de confirmación. Desbloquear Usuario Dentro del menú de clientes tiene la opción de desbloquear a un usuario en caso de haber sido bloqueado 21

22 Apareciendo la siguiente confirmación en pantalla Datos de la Empresa Seleccionar del menú Empresa/Datos Fiscales, se visualizara los datos internos de la empresa, y si es necesario modificar algún dato se podrá efectuar aquí mismo. Plantillas En éste módulo Usted podrá elegir de nuestras 4 plantillas (presentación PDF) la que mejor le agrade, así como el color 22

23 Logotipo Esta sección está diseñada para cargar el logotipo de la empresa De existir algún logotipo cargado ya en el sistema lo mostrará en pantalla así como la sección donde se podrá cargar dicho logotipo. Publicidad Esta sección permite subir banners de publicidad que podrá aparecer en su plantilla PDF (la posición variará según la plantilla elegida) Hacienda En éste módulo se generó el alta de su certificado de sello digital y folios, el cual se utilizará únicamente cuando el Certificado tenga que ser renovado y los rangos de folios necesiten ser modificados para agregar alguna serie Certificado Su permiso para facturar electrónicamente. 23

24 Folios Folio inicial y serie que requiera en su consecutivo Reportes En esta sección se muestran reportes para ayudar a extraer información relevante. Por factura Aquí muestra los documentos generados por mes y por año, por estatus de documento y también se puede bajar a excel para manipular el archivo. Por concepto Aquí muestra los documentos generados por mes y por año, por estatus de documento y también se puede bajar a excel para manipular el archivo. 24

25 Por mes Aquí puede conocer gráficamente sus ventas por mes y por año, tanto ingresos como egresos. por medio de la búsqueda permitirá mostrar el reporte exacto de las ventas mensuales. Por clientes Aquí se muestra gráficamente los clientes y sus escalas de comportamiento de compra de manera gráfica Por producto En esta parte puede ver gráficamente que producto le ha generado más ganancias y cual se ha facturado mayor número de veces. por medio de la búsqueda permitirá mostrar la información. 25

26 Descargas En éste modulo se registrarán los reportes generados los cuales para no cargar su ordenador con éstos reportes éstos quedarán activos en el sistema por siete días. Bitácora Esta parte del sistema permitirá llevar el control interno de movimientos que se realizaron dentro del mismo. Bitácora Sistema Aaquí se mostrarán todas y cada una de las actividades que se realicen dentro del sistema. Se podrán realizar búsquedas por Usuario, Empresa, Acción, Id y Detalle el cual deberá ser ingresado en el campo de búsqueda. A la vez se podrán especificar las búsquedas seleccionando el Módulo y la Acción, así como la fecha, de este modo desplegará la información solicitada. Salir Para salir del sistema solo abra que hacer la selección en el menú y mostrará la pantalla de confirmación. 26