Manual de usuario. Facturación Electrónica por Internet CFD-I. EdifactMx Free EMISION GRATUITA. Versión 3.0

Transcripción

1 Manual de usuario Facturación Electrónica por Internet CFD-I Versión 3.0 EdifactMx Free EMISION GRATUITA 0

2 INDICE MANUAL EDIFACTMX FREE CARATULA PRINCIPAL INTRODUCCION NUESTRO SISTEMA Y SOLUCIONES GRATUITAS REGISTRO AL SERVICIO GRATUITO INGRESO DE DATOS CONFIRMACION DE ACTIVACION ,7 INGRESO AL SISTEMA DE FACTURACION GRATUITA INGRESO DE CERTIFICADO Y LLAVE PRIVADA ALTA DE DATOS DE CLIENTE A FACTURAR CAPTURA DE CONCEPTOS DE FACTURA GENERACION DE FACTURA DESCARGAR Y GUARDAR FACTURA VISUALIZAR PDF DEL CFDI GENERACION DE UNA FACTURA NUEVA

3 MANUAL DE USUARIO INTRODUCCIÓN La facturación electrónica es un mecanismo de comprobación fiscal que se basa en el aprovechamiento de medios electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera digital 1. Hoy en día cualquier empresa sabe que es indispensable contar con sistema de facturación electrónica para poder administrar de manera eficiente su negocio. El uso de factura electrónica tiene muchas ventajas como disminuir costos administrativos, mayor agilidad en la operación administrativa, seguridad en el intercambio de información, incremento en la productividad, entre otras mas. A partir de Enero del 2011 entro en vigor un nuevo esquema. La facturación electrónica por Internet CFDI versión 3.0, en el cual los contribuyentes hacen uso de un proveedor autorizado de certificación, el cual tiene la obligación de signar los folios e incorporarlos a los comprobantes fiscales emitidos el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Asimismo en PAC tiene la obligación de enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. EdifactMx es un sistema integral de facturación electrónica por Internet CFDI que cumple con los requisitos fiscales dispuestos por el SAT. EdifactMx cuenta además con un valor agregado, debido a que aparte de proporcionar a sus clientes varias versiones de sistemas para emitir comprobantes fiscales por Internet CFDI, también es un proveedor autorizado de certificación de comprobantes fiscales (PAC), que cuenta con la infraestructura tecnológica necesaria para poder llevar acabo la validación, timbrado y sellado de los comprobantes fiscales, lo que convierte a EdifactMx en la solución indicada para empresas y corporativos que cuenten con procesos de misión critica. Al ser un proveedor autorizado de certificación (PAC) cuenta con una solución gratuita EdifactMx-Free disponible para cualquier contribuyente que desee generar sus comprobantes fiscales por Internet. EdifactMx-PAC EdifactMx-Free 1 2

4 NUESTRO SISTEMA Para entrar a nuestro portal es necesario dirigirse a En este portal viene toda la información referente a las soluciones de emisión de CFDI, así también todo lo referente al EdifactMx PAC. Dentro del menú principal se encuentra la opción de Tarifas de Timbrado, aquí viene la información referente al CFDI y EdifactMx como PAC. En soluciones gratuitas del PAC hay dos opciones: EdifactMx PAC. Es una aplicación totalmente gratuita para todos los suscriptores de las soluciones EdifactMxCFDI, tanto gratuitos como en convenio. Es una aplicación de consulta de documentos CFDI. Para poder acceder a esta opción debemos dirigirnos a EdifactMx Free. Esta aplicación es totalmente gratuita para todos los contribuyentes que quieran utilizarla, es una aplicación limitada a un servicio básico de emisión de documentos CFDI uno a uno. Para poder acceder a esta opción debemos dirigirnos a 3

5 Para poder acceder al servicio gratuito del PAC EdifactMxCFDI es necesario registrarse. Para ello damos clic en el botón que se encuentra en la parte inferior de esta misma página y que dice Registro al servicio gratuito. También podemos regístranos desde la pagina principal en donde dice Registro al servicio Gratuito 4

6 Al darle clic nos enviara al formulario de registro que aparece a continuación. Ingresamos los datos como el RFC, nombre, dirección, correo y contacto de la persona o empresa que desee usar el portal. Una vez que terminamos de llenar los campos es necesario leer los términos del uso y aceptación del servicio antes de darle clic en el botón de enviar formulario. Una vez que ha decidido aceptar los términos y condiciones de uso, nos enviara un mensaje indicando que la cuenta ha sido registrada y que para poder activarla se debe de dar clic al link que se le envío al correo proporcionado en el formulario anterior. 5

7 Si usted se dirige a la cuenta de correo que escribió en su registro, se dará cuenta que recibió una notificación por parte de EdifactMx. En este correo nos indica que para poder acceder al portal de EdifactMx Free debe hacerlo con un usuario (RFC) y con una contraseña generada por el sistema; pero antes debe de activar su cuenta en el enlace que viene abajo en el correo. En el correo viene anexo en la parte inferior una copia de la carta de aceptación de uso y términos de uso de la solución PAC Free de EdifactMx, así también como una copia en formato pdf de la misma y que podrá ser descargado con fines informativos. 6

8 Al darle clic al link quedara activada su cuenta como cliente de la solución free. Si le damos clic en donde dice: Para continuar haga clic aquí nos redirecciona al portal de EdifactMx, facturación gratuita automáticamente o bien podemos dirigirnos a una nueva ventana del explorador y escribir la siguiente dirección 7

9 Portal Facturación Gratuita EdifactMx Free Para accesar a la solución de facturación gratuita de EdifactMx es necesario introducir el RFC y contraseña proporcionado en el correo que se le envío cuando activo su cuenta y dar clic en entrar. Es importante destacar que en esta solución gratuita, se tienen 3 intentos para escribir correctamente el RFC y la contraseña. Una vez que haya agotado sus tres intentos su cuenta se desactivara por lo que será necesario volver a activarla. Una vez que se acceso al portal, lo primero que le pedirá es que cargue su certificado de sello digital, su llave privada y su contraseña. 8

10 Si seleccionamos el botón de cancelar, este nos sacara del sistema, pero si le damos clic en siguiente, nos pasara a otra ventana con los datos del contribuyente emisor de los comprobantes fiscales. En esta sección debemos de verificar que los datos efectivamente sean correctos y en caso de que no sea así, podrán ser modificados. 9

11 Como se pude notar en la parte inferior viene otra sección que dice cambiar contraseña. Aquí se puede cambiar la contraseña asignada por el sistema por una que el usuario pueda recordar y asociar más fácilmente. Damos clic en siguiente y nos mostrara un formulario, donde debemos de introducir los datos generales del cliente al cual se va a facturar. Llenamos el formulario y damos clic en siguiente. La siguiente pantalla que se mostrara sirve para capturar los conceptos de la factura. Esta dividida en dos partes, en la primera se tiene que especificar la cantidad, la unidad de medida, descripción, el precio unitario, la nota larga del producto y en el caso de que existan pedimentos también se pueden introducir en esta sección. 10

12 Se pueden agregar n cantidad de conceptos. Después de introducir cada concepto es necesario darle clic en el botón agregar para que los añada a la factura. 11

13 Como podemos observar al darle clic en agregar nos pasa los conceptos a la parte de abajo. Una vez que agregamos los conceptos de la factura podemos especificar en la parte inferior izquierda si dicha factura tiene un descuento, el porcentaje del IVA, las retenciones del IVA, del ISR y la forma de pago. En la parte inferior derecha viene el detalle de los importes. Si los datos son correctos le damos clic en Facturar y nos mandara un mensaje preguntando si esta seguro de facturar. Si aceptamos nos pasara a la factura y automáticamente preguntara si se desea descargar la factura electrónica en pdf y xml. Al darle clic en aceptar mostrara el cuadro de guardar, en donde podemos especificar el nombre y la ubicación en donde se almacenara la factura electrónica (xml y pdf). Cabe mencionar que estos dos archivos se guardaran en una carpeta comprimida (.zip). 12

14 Clic en Guardar Una vez que se guarda el comprobante fiscal, si regresamos a la pantalla del portal nuevamente nos podemos dar cuenta que se muestra en la parte inferior, el pdf de la factura generada. 13

15 Si observamos este comprobante fiscal cumple con las características fiscales requeridas por el SAT de un comprobante fiscal por Internet CFDI impreso debe de cumplir. 14

16 Si por laguna razón le dimos cancelar cuando nos salio la ventana para guardar el xml y el pdf del comprobante fiscal, lo podemos volver a descargar dando clic en el botón que se encuentra en la parte superior izquierda. Es importante mencionar que si no se guarda el comprobante (xml y pdf) estando dentro del portal y se da clic en salir, dicha factura ya no puede ser recuperada, debido a que al salir del sistema la información del comprobante fiscal digital generado es borrada del sistema. Esta solución free como ya se había mencionado anteriormente, es una aplicación limitada a un servicio básico de emisión de documentos CFDI uno a uno. Es decir, que si se requieren generar más de un comprobante fiscal digital se tiene que volver a la página principal del portal para poder generar otra factura. 15