MANUAL PARA LA ELABORACION DEL COMPROBANTE FISCAL DIGITAL (CFDfácil) BIENVENIDOS A CFDfácil

Transcripción

1 MANUAL PARA LA ELABORACION DEL COMPROBANTE FISCAL DIGITAL (CFDfácil) BIENVENIDOS A CFDfácil 1

2 INDICE PAGINA INSTALACION 4 DATOS DEL EMISOR 5 DATOS FISCALES 8 SERIES Y FOLIOS 9 COMPROBANTES FISCALES DIGITALES 11 INFORME MENSUAL 17 USO DE BASE DE DATOS CLIENTES Y ARTÍCULOS 19 DATOS DE CORREO ELECTRÓNICO 21 ACERCA DE CFDfácil 22 2

3 El objetivo de este manual es explicar la facilidad con la que se puede crear un comprobante digital CFD o comúnmente llamada Factura Electrónica. La finalidad que tiene el CFD es generar 3 archivos a saber: 1. El formato XML de la factura que es un formato incorruptible 2. El formato PDF que no se puede manipular ni alterar y es el que se va a utilizar para hacer las copias necesarias para el cliente y para uso interno de la empresa 3. El formato de texto que es un listado que permite llevar el control de todas las facturas elaboradas La aplicación se puede descargar de internet y del cual se descargar en la pestaña de Porque Nosotros de la cual obtenemos Un programa en.rar que al descomprimirlo obtendremos una carpeta La cual contiene 3 archivos 3

4 INSTALACION Copie la carpeta CFDfácil Setupo a su disco duro directamente en C:\ que es casi siempre el nombre del disco principal de su computadora. Abra la carpeta. De doble click en el Setup y siga los pasos hasta que diga instalación correcta En el escritorio aparece un icono con la leyenda CFDfácil dar doble click A continuación aparecerá la siguiente pantalla en donde se procederá a llenar todos los datos necesarios, los cuales aparecen en el alta ante Hacienda y los que hagan falta como el *.CER y el *. KEY, y la clave privada hay que solicitarlos al SAT en caso de no tenerlos. Así como también hay que solicitar la cantidad de folios necesarios para su utilización. Nótese que cada vez que se inicializa el sistema CFDfácil mostrará un cuadro de diálogo que nos indica si hay o no actualizaciones disponibles o si estamos trabajando sobre la última actualización. En este caso el cuadro de diálogo que se muestra hace referencia a que no existen actualizaciones nuevas. Esto se debe a que estamos haciendo el manual bajo la última versión pero cada vez que el SAT requiera alguna modificación generalizada la estaremos actualizando a través de internet. Y usted podrá descargarla de forma gratuita. 4

5 DATOS DEL EMISOR Antes de proceder a llenar los datos del Emisor se necesita guardar en la carpeta de C:\ CFDfácil *.CER y el *. KEY, y la clave privada. Esta carpeta se encuentra en Inicio: C:/Dentro de la carpeta principal de CFDfácil se tienen varios detalles importantes: La primera es la carpeta de comprobantes 1. Carpeta de comprobantes en donde se guardaran cada una de las facturas que se hagan en sus 3 archivos XML, PDF y TXT. Estos archivos son generados de forma automática. 5

6 2. La carpeta de facturas canceladas, y 3. La cfdfdb que es la base de datos en donde se acumula toda la información de los registros o datos que se están capturando tales como clientes con todos sus datos incluyendo RFC, todos los artículos con sus códigos, descripciones, precios etc. 6

7 Por tal motivo la carpeta de CFDfácil no se debe de cambiar de lugar a ninguno de sus componentes ya que estos se necesitan para el buen funcionamiento. Dentro de la Carpeta de CFDfacil se deben colocar *.CER, el *. KEY y el logotipo de la empresa 7

8 DATOS FISCALES Una vez llenada esta pantalla se le da Guardar datos para que los guarde en la base de datos y se puedan utilizar durante todos los proceso de facturación. Se recomienda tener mucho cuidado en la instalación de la Llave Publica, Llave Privada y la Clave Privada pues la validación de éstos solamente se comprueba una vez hecha la factura, mediante un validador de CFD del SAT. (para cualquier duda, consulte la página Pasamos a la siguiente pestaña Series y Folios 8

9 SERIES Y FOLIOS En esta pestaña se llenan los datos de Serie la cual puede ser A, B, C etc. El folio inicial con el cual se va comenzar a elaborar las facturas electrónicas hasta la última solicitada al SAT. (para cualquier duda, consulte la página También se debe de incluir su número de Aprobación y el año de aprobación. Una vez que ha terminado de llenar todo, oprima Aceptar. Todos los datos deben llenarse conforme aparecen en el Certificado que les dio el SAT al momento de solicitar la facturación electrónica. Si tiene dudas de cómo solicitar esta información, ingrese en 9

10 Si el llenado fue correcto, aparecerá el siguiente Cuadro: Pasamos a la pestaña de Comprobantes Fiscales Digitales 10

11 COMPROBANTES FISCALES DIGITALES Desde esta pantalla se generan todos los Comprobantes Fiscales Digitales de nuestra empresa. El Botón Nuevo se oprime para generar los comprobantes fiscales digitales CFD s y tenemos lo siguiente. 11

12 Cuando se utiliza CFDfácil por primera vez, se deberá capturar todos los datos del cliente y los artículos. Estos datos se guardan una vez generada la factura electrónica y estarán disponibles para futuras ocasiones. 12

13 Hasta llegar aquí Se llenan los datos del cliente, además de la serie (A, B, ) y si es de Ingreso (Venta), Egreso (nota de devolución) o Traslado de mercancía y se procede a llenar cada uno de los artículos que se van a vender, capturando la clave, la descripción del artículo, la cantidad a facturar, el precio unitario y la pieza, cada vez que se llena un campo se le da con el tabulador para saltar al siguiente hasta llegar al para ir agregando cada uno de ellos en donde se le dará ENTER. Y así sucesivamente hasta terminar de llenar todos los artículos a facturar. Nótese que se van calculando los valores de importe, impuestos y total por default. En caso de que se requiera hacer retenciones se pueden hacer del 4 y 10% y los calculará automáticamente. Una vez concluida la factura se le dará en GUARDAR CAMBIOS y con esta operación se generará la factura electrónica. 13

14 Tenemos el siguiente ejemplo para el caso de retenciones del 4%: 14

15 Al guardar los cambios se genera la factura electrónica y aparece la leyenda Factura electrónica generada Y se generará el consecutivo de las facturas generadas en XML 15

16 Si se requiere visualizar en PDF oprima el botón Visualizar PDF aparecerá la siguiente ventana: donde 16

17 Esta Pantalla se puede imprimir. Acciones adicionales que podemos realizar sobre la factura electrónica son: Anexar el logo de la empresa (insertar desde antes de comenzar a facturar), Cancelar documento Visita para mayor información. INFORME MENSUAL (para el caso de CFD) Si usted esta dentro del esquema del SAT 2011 para facturación electrónica no necesita enviar el informe mensual. Para generar el informe mensual al SAT se selecciona la fecha en la cual se va a hacer dicho informe y se le da click en Generar informe mensual, con esto se genera un archivo de texto que se diferencia de las facturas normales por que tiene la fecha de elaboración y también aparece en la carpeta de Comprobantes la cual es necesario enviar al SAT cada mes. 17

18 Si realizaste eso de manera correcta, aparecerá el siguiente mensaje: Aquí encuentras todos tus documentos. Recuerda que la dirección es C:/CFDfacil/Comprobantes 18

19 USO DE LA BASE DE DATOS, CLIENTES Y ARTICULOS. Los clientes y los artículos se van guardando en la base de datos cada vez que se genera una factura. Solo la primera vez es necesario capturarlos completamente. Para buscarlos se coloca el cursor en la ventana de cliente y se da flecha para abajo con el primer ENTER aparecen el Nombre y RFC, con un segundo ENTERR aparecen todos sus datos. Para los artículos es el mismo caso, en articulo se pone el código y flecha para abajo una vez localizado el artículo, se oprime ENTER, para obtener en pantalla la descripción del artículo, su precio unitario, y la unidad de medición. Solo faltará ingresar la cantidad en cada uno de ellos. 19

20 Se terminó la operación. Estamos listos para seguir facturando. 20

21 DATOS DE CORREO ELECTRONICO Antes de elaborar la primera factura se recomienda configurar el correo electrónico desde el cual se va a enviar al cliente de manera automática el DCF. Es necesario contar con un dominio particular. No funcionan los servidores de correo gratuito como: Hotmail, yahoo, gmail, etc. Visita para mayor información. 21

22 ACERCA DE CFDfácil Le damos las gracias por adquirir CFDfácil y esperamos seguir contando con su preferencia. Estamos a sus órdenes. Le recordamos que nuestros números de Soporte Técnico aparecen en la pestaña de Acerca de CFDfácil Teléfono de Soporte: