CONFIGURACION FACTURACION ELECTRONICA

Transcripción

1 CONFIGURACION FACTURACION ELECTRONICA El objetivo de este breve manual es dar a conocer los pasos para la configuración de la factura electrónica, los cuales empiezan con el alta de los datos de la empresa tales como datos fiscales y comerciales, posteriormente se tienen que configurar los certificados que son otorgados por el SAT, tales como son el certificado, la llave y el password, y por último se tienen que configurar los folios otorgados por el SAT. Conociendo las herramientas del módulo de la Facturación Electrónica. Herramienta configuración empresa Herramienta configuración certificados Herramienta configuración de folios Herramienta reporte mensual Herramienta factura electrónica Herramienta editar plantilla 1.- Configuración de empresa Para empezar a trabajar con la aplicación de la facturación electrónica lo primero que se tiene que realizar en la configuración de los parámetros es dar de alta los datos de la empresa tanto fiscales como comerciales. Pasos para dar de alta a una empresa: 1. Haga clic sobre el botón configuración de empresa en el módulo de facturación electrónica para abrir la ventana Empresa, figura 1.

2 Figura 1 2. En la vista de datos fiscales proceda a llenar los campos en donde le solicita la información requerida para la configuración, tales como razón social, dirección fiscal, C.P., RFC, también deberá seleccionar el país, estado y ciudad que correspondan a su localidad. 3. Si desea también puede agregar un logotipo fiscal haciendo clic sobre el botón logotipo fiscal, en caso de no disponer de la imagen este se puede quedar en blanco ya que tiene carácter de opcional, figura 2. Figura 2 4. Una vez que haya llenado toda la información fiscal, cambie a la pestaña datos de la empresa para dar de alta a la información comercial del taller de servicio. Figura 3 Figura 3 5. Ya estando en la vista datos de la empresa proceda a editar la información que en los campos le solicita tales como nombre comercial, dirección, C.P., teléfonos, fax y correo electrónico.

3 6. También puede personalizar el logotipo de su taller de servicio dando clic sobre el botón logotipo, lo cual es en caso de contar con la imagen si no se puede quedar con la imagen que incluye el Box Mecanic, ya que es opcional. 7. Ya que ha llenado la información de ambas vistas de la ventana empresa haga clic sobre el botón Guardar. 8. Le desplegará un cuadro de diálogo informando la empresa se ha guardado exitosamente, haga clic sobre el botón aceptar 9. Cierre la ventana. 2.- Configuración certificados. Con la herramienta configuración de certificados realice de una manera fácil y práctica la configuración del sello digital por medio del "certificado, la llave privada y la clave privada" que son proporcionados por el SAT para generar el sello digital. Pasos para realizar la configuración del certificado digital. 1. Haga clic sobre el ícono de configuración de certificados que se encuentra dentro del módulo de facturación electrónica, figura 1. Botón nuevo certificado Botón guardar certificado Botón buscar certificado Botón buscar key Figura 1 2. Dentro de la ventana configuración de certificado haga clic sobre el botón buscar certificado para abrir la ventana de búsqueda y proceder a abrir el certificado otorgado por el SAT, figura2.

4 Figura 2 3. Una vez abierto el certificado observe que la ventana se llena con la información del certificado tales como número de certificado, nombre del certificado, fecha de inicio y fecha de vencimiento, figura 3. Información obtenida por el certificado de una forma automática Figura 3 4. Ahora proceda a escribir la contraseña del certificado digital en el campo Password key, figura 4. Figura 4 5. Ahora haga clic sobre el botón buscar key para abrir la ventana en donde buscaremos la llave privada para ingresarla a la configuración del certificado, figura 5

5 Figura 5 6. Una vez abierta la llave privada la ventana de la configuración de certificado ya debe estar lista para guardar la configuración, figura 6. Figura 6 7. Haga clic sobre el botón guardar configuración certificado que se encuentra en la barra superior. 8. Una vez guardado la configuración del certificado se desplegará en resultados de búsqueda, figura Cerrar ventana. Figura Configuración de folios El tercer y último paso es la configuración de folios, con la información que el SAT debe de proporcionar al cliente al momento de realizar el trámite de alta para facturación electrónica, tales como folio inicial, folio final, serie, número de aprobación y año de aprobación, los cuales ingresaremos en la ventana configuración de folios de Box Mecanic.

6 Pasos para la configuración de folios 1.- Haga clic sobre el ícono configuración de folios que se encuentra dentro del módulo facturación electrónica para abrir la ventana, figura 1. Datos proporcionados por el SAT Información proporcionada por el SAT Figura Haga clic en la pestaña empresa para seleccionar la empresa a la cual le asignará los folios que está dando de alta, figura 2. Figura Una vez seleccionada la empresa haga clic sobre la pestaña certificado para seleccionar el certificado que dio de alta anteriormente el cual fue proporcionado por el SAT a la empresa, figura 3.

7 Figura Posteriormente proceda a editar el folio inicial, folio final, el siguiente folio a imprimir, seleccione la plantilla factura a utilizar en este caso PlantillaFacturaElectronica.repx, figura 4. Figura Ahora edite la serie, número de aprobación y año de aprobación que también debió ser proporcionado por el SAT, figura 5. Figura 5

8 6.- Cuando haya concluido con el llenado de los campos para la configuración de los folios haga clic sobre el botón guardar block que esta en la barra superior, figura 6. Figura A continuación en resultados de búsqueda despliega información detallada del registro guardado, figura Cierre la venta. Figura 7 Ahora está listo para empezar a operar el módulo de la factura electrónica.

9 Venta de facturación Impresión de una factura Nota.- La forma de facturar lleva el mismo proceso que ya conocemos, se pueden emitir facturas por medio de recibos para llevar el proceso del software, o también se pueden emitir facturas por medio de un concepto, que en este caso ya no altera el inventario. REPORTE MENSUAL REQUERIDO POR EL SAT Mensualmente se tendrá que enviar un reporte mensual al SAT acerca de las facturas que fueron emitidas, este es generado por el Software Box Mecanic. Pasos para generar el reporte de periodo mensual.

10 1.- Haga clic sobre el botón Reporte mensual dentro del módulo de facturación electrónica el cual desplegará la siguiente ventana, figura 1. Figura En la ventana reporte mensual periodo seleccione el mes y año del cual generará el reporte, posteriormente proceda a seleccionar la empresa y haga clic sobre el botón generar reporte, figura 2. Figura A continuación se desplegará una ventana de diálogo informando Se ha generado exitosamente el reporte mensual haga clic sobre el botón aceptar, figura Cierre la ventana. Figura 3 Ahora diríjase a C:\BoxMecanic\Certificado para ver el reporte generado. Reporte periodo mensual Abra el reporte para confirmar la información

11 Validación de archivos XML ante el SAT Reporte generado El paso siguiente es validar ante el SAT, para tal efecto diríjase a: dor.asp El cual muestra la siguiente página de validación de archivos XML, es decir, el formato estructurado de la factura electrónica. Dentro de la ventana de validación haga clic sobre el botón cargar de la opción comprobante el cual abre la siguiente ventana, en donde deberá buscar la dirección de C:\BoxMecanic\Certificado para abrir el archivo XML. Posteriormente haga clic sobre el botón cargar pero ahora de la opción certificado para abrir el certificado siempre en la misma dirección C:\BoxMecanic\Certificado

12 Proceda a abrir el certificado para que por último la página web del SAT haga la validación de la información.