Manual para solicitar folios de comprobantes digitales MANUAL PARA SOLICITAR FOLIOS DE COMPROBANTES DIGITALES

Transcripción

1 MANUAL PARA SOLICITAR FOLIOS DE COMPROBANTES DIGITALES

2 Manual para solicitar folios de comprobantes digitales. 1. Introducción 1.1 Objetivo. El objetivo de este documento es mostrar los pasos necesarios para solicitar al SAT los folios digitales mediante su sitio Web, los cuales se utilizan para configurar el sistema SoftFacturas de National Soft de México antes de iniciar el proceso de facturación. 1.2 Alcance. Mostrar el proceso de solicitud de folios de comprobantes fiscales digitales hasta mostrar el dictamen que otorga el SAT como comprobante de dichos folios. 1.3 Prerequisitos. Contar con la FIEL (firma electrónica avanzada) del SAT. NOTA IMPORTANTE: Antes de realizar la solicitud de folios debe considerar que una vez aprobada su solicitud y su empresa no se encuentra dictaminada, a partir de ese momento dejaría de utilizar la facturación impresa, para facturar solamente con los folios de comprobantes digitales según el decreto del SAT. 2. Pasos para solicitar folios para comprobantes fiscales digitales. A continuación se muestran los pasos necesarios para solicitar los folios digitales ante el SAT mediante su aplicación SICOFI (sistema integral de comprobantes fiscales), es uno de los requisitos para facturar electrónicamente, este proceso se debe de generar conforme se vayan utilizando sus folios en el sistema SoftFacturas. 2.1 Autentificarse en el sitio con la Fiel 2.2 Solicitud de folios digitales 2.3 Envío de archivo de solicitud de folios 2.4 Consultar estado de aprobación de solicitud de folios

3 2.1 Autentificarse en el sitio de SICOFI con su FIEL. Teniendo los datos de la firma electrónica avanzada (FIEL) entre al sitio de SICOFI en la siguiente ruta: Enseguida le mostrará la pantalla de autentificación al sitio por medio de la FIEL con lo que le solicitará los siguientes datos: RFC. Registro Federal del Contribuyente de la empresa. Contraseña de clave privada (FIEL). Es la contraseña de la Firma Electrónica Avanzada. Clave privada (*.KEY). Es el archivo *.KEY de su llave privada la cual es proporcionada por SAT cuando tramita su firma electrónica avanzada. Presione el botón de Buscar y localice el archivo en el cuadro de dialogo que le desplegará, cuando lo seleccione se cerrará la ventana y le mostrará la ruta del archivo en el cuadro de texto correspondiente. Certificado (*.CER). Es el archivo *.CER de su llave pública la cual es proporcionada por SAT cuando tramita su firma electrónica avanzada. Presione el botón de Buscar y localice el archivo en el cuadro de dialogo que le desplegará, cuando lo seleccione se cerrará la ventana y le mostrará la ruta del archivo en el cuadro de texto correspondiente. Una vez proporcionados los datos presionamos el botón continuar y podrá accesar a las opciones que tiene SICOFI entre ellas la de solicitud de folios digitales.

4 2.2 Solicitud de folios digitales. Después de haber iniciado sesión en el sistema SICOFI, la pantalla inicial del sistema visualizara dos paneles, el panel izquierdo contiene las opciones ofrecidas por el sitio, y el panel derecho donde se muestran las opciones a nivel de detalle de la opción general del panel izquierdo. Ver imagen siguiente: Para solicitar los folios de facturación diríjase al panel izquierdo, localice y seleccione la opción solicitud de folios. Ahora en el panel derecho se visualizaran los datos requeridos para generar el rango de folios. Deberá proporcionar los siguientes datos para la generación de folios. Datos Firma Electrónica Avanzada. Son los datos de su firma electrónica avanzada (ver tema 2.1 Autentificarse en el sitio de SICOFI con su FIEL). Se vuelve a solicitar esta información como una medida de seguridad al generarse un proceso importante.

5 Datos Folio. En este apartado se localizan dos columnas, la primera columna indica la SERIE, y en la segunda columna el FOLIOS SOLICITADOS es el número de folios a solicitar. En caso de que su negocio cuenta con dos o más sucursales, puede solicitar una SERIE por cada sucursal para un mejor control en la facturación. Ejemplo la serie A para la sucursal 1, la serie B para la sucursal 2, etc. Se pueden especificar en este apartado varios números de serie con sus respectivas cantidades de folios, si por algún motivo se equivoco al poner un numero de serie o cantidad de folio, en la parte derecha de la tabla se localiza un botón Eliminar Serie, solo debe seleccionar la serie que desea eliminar, y pulsar el botón Eliminar Serie. NOTA: Los folios electrónicos no tienen caducidad, así que se pueden solicitar folios para incluso años de operación. Recomendamos solicitar series diferentes para sucursales diferentes. Recomendamos solicitar series diferentes para tipos CFD diferentes. Una vez que tenga definido sus folios en la parte derecha, localice el botón Generar Archivo, al presionar el botón le abrirá un explorador, en el cual deberá seleccionar una ruta en donde guardará el archivo que este proceso le generara, una vez seleccionada la ruta presionamos en el botón guardar. Al finalizar el proceso para generar el archivo de solicitud de folios el sitio le mostrará un mensaje indicándole la ruta del archivo y el resultado del proceso, también indicara la instrucción de redirigirse a la opción de Enviar solicitud de folios.

6 2.3 Envío del archivo de solicitud de folios. En el panel izquierdo localice la opción Envío de archivo, se habilitarán sus opciones en el panel derecho, seleccione la opción Envío de solicitud de folios. Ver imagen siguiente: En esta opción los pasos para enviar el archivo de solicitud de folios son: Archivo. Se debe especificar el archivo.txt previo generado en la solicitud del folios (2.2 Solicitud de folios digitales), para seleccionar el archivo deberá presionar en el botón Examinar, este le abrirá un cuadro de dialogo en el cual deberá localizar el archivo con extensión TXT. En el grupo de opciones siguientes debemos seleccionar la opción con la etiqueta Solicitud de folios de comprobantes fiscales. Una vez proporcionados estos datos presionamos el botón Enviar, el sistema le visualizará una pantalla en el cual le indicara el nombre del archivo a enviar, y le especificara que el proceso puede durar varios minutos dependiendo del tamaño del archivo, presionamos aceptar para continuar con el proceso. Después el sitio procesará el archivo mostrando en la pantalla el tiempo transcurrido. Una vez que finalice el proceso le mostrará el comprobante de la solicitud de folios, en la misma pantalla le

7 indicara un número de seguimiento por la operación de la solicitud de los folios. Recomendamos imprimir este comprobante en formato PDF. Este proceso de aprobación para los folios, puede tardar aproximadamente 12 horas. 2.4 Consultar estado de aprobación de solicitud de folios. En el panel izquierdo del sitio localice y seleccione la opción de consultar, este le desplegara debajo el grupo de opciones de consultas. En este grupo de opciones localice la opción de Folios, este le activara en el panel izquierdo un formulario.

8 En estas opciones debe de proporcionar los siguientes datos para consultar el estado de la aprobación de la solicitud de los folios digitales. Número de aprobación.- Es el número de aprobación del rango de folios solicitados. Es dato puede consultarlo en el comprobante generado en el paso 2.3 Envío del archivo de solicitud de folios. En un campo opcional en caso de no tenerlo será suficiente con los siguientes datos. Año. Es el año en el que fue solicitado el rango de folios. Mes. Mes en numérico de la solicitud de folios. Serie. Es la serie enviada en la solicitud de folios. Folio inicial. Se indica el folio inicial enviado en la solicitud de folios. (No es requerido para la consulta). Folio Final. Se indica el folio final enviado en la solicitud de folios. (No requerido para la consulta). Después de proporcionar los datos, presionamos en el botón Consultar, si los datos son correctos nos mostrara los registros de las solicitudes aprobadas o el estado de las mismas en caso que estén pendientes por aprobar. Ver imagen siguiente. En esta pantalla visualizará la siguiente información: Año. Año en que fueron solicitados los folios. Numero de aprobación. Número de aprobación emitido por el SAT al enviar el archivo de folios digitales. Serie. Serie de folios solicitados. Folio inicial. Serie inicial de la serie, en este caso llega un conteo de los folios solicitados anteriormente, por ejemplo si anteriormente se solicitaron 1000 Folios de la serie A, y volvemos a solicitar otros 1000 folios este valor sería Folio final. Serie final de la serie, tomando el ejemplo anterior el folio final sería 2000 que representa la suma de los 1000 previamente solicitados y los nuevos 1000 folios solicitados. Fecha de aprobación. Fecha en que el SAT aprobó dichos folios.

9 Recomendamos que una vez aprobados los folios, imprima los datos de la aprobación de los folios, o guarde una copia en digital del formato de la solicitud (PDF).

10 Anexo A, Preguntas frecuentes. En qué momento se considera que el contribuyente ha optado por emitir comprobantes fiscales digitales? Se considera que el contribuyente ha optado por emitir comprobantes fiscales digitales una vez que haya solicitado uno o más Certificados de Sello Digital así como la asignación de folios y/o series, quedando de esta forma imposibilitado a emitir comprobantes fiscales en papel. Cuáles son las principales diferencias entre una factura en papel y una factura electrónica? Desde el punto de vista fiscal, ambas facturas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrónicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales. Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas son creadas, enviadas, validadas y almacenadas por medios electrónicos y se pueden imprimir en caso de que así se requiera. Cómo se obtienen los folios para facturas electrónicas? Para solicitar folios, deberá ingresar a la página web del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI). Una vez dentro del portal, deberá realizar lo siguiente: Ingrese su RFC. Seleccione su serie y rango de folios. Indique la ruta o localización del certificado de Fiel (Firma Electrónica Avanzada). Indique la ruta o localización de su llave privada (*.key) asociada a dicho certificado de Fiel. Al terminar dicho proceso, usted contará con uno o varios rangos de folios asignados por el SAT. Cuál es la cantidad de folios a solicitar como máximo? Se pueden solicitar todos los folios que el contribuyente necesite.